2019130034 Depita Simanjuntak 2-02

TUGAS 1- (INDIVIDU)
1. Penjelasan dari:

 Arche
Dalam Bahasa Yunani Arche adalah permulaan yang berarti sesuatu yang menjadi langkah
pertama dalam suatu rangkaian.

 Arcief
Dalam Bahasa Belanda Arcief adalah tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip
seperti piagam, surat-surat, akte, dokumen dan peta.

 File
File adalah Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok
lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file: untuk menyimpan atau mengelompokkan jenis warkat
surat menyurat dengan perseorangan atau organisasi di lua r negeri.

 Warkat
Warkat merupakan surat berharga yang dikeluarkan oleh suatu bank sebagai instrument
perbankan menggambarkan dana yang belum diterima; kertas berisi keterangan mengenai suatu peristiwa
untuk dipakai sebagai bukti.

 Record
Record Sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka,
gambar, dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk dijadikan sebuah suatu bahan informasi
dan juga komunikasi yang direkam dalam berbagai media, seperti media computer, kertas atau kertas
film.

 Arsip
Arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena
memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan Kembali dengan cepat

2. Pengertian arsip menurut beberapa ahli:

 Menurut The Liang Gie
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat ditemukan Kembali.
 Menurut Sularso Mulyono
Arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan
yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat
ditemukan Kembali dengan cepat.

[Type here]
2019130034 Depita Simanjuntak 2-02

 3) Menurut Wursanto bahwa arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor. Produk
pekerjaan kantor ialah formular, surat dan laporan.
Jadi kesimpulan nya bahwa arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang
berlaku ditentukan dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan Kembali dengan cepat.

3. Perbedaan dari:
a. Arsip Aktif : arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
b. Arsip In-aktif : arsip yang tidak secara langsung, tidak terus menerus diperlukan.
c. Arsip Vital : Arsip operasional yang tidak tergantikan apabila rusak atau hilang, tidak
dapat diperbaharui.
d. Arsip Statis : arsip tidak langsung yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi oleh ANRI.
4. Pengelolaan arsip di Indonesia masih kurang baik. Dilihat dari beberapa kasus yang sering
terjadi yaitu: arsip pertanahan, banyak yang sepele dengan masalah ini padahal apabila sertifikat
asli tidak disimpan dengan baik, bukan mustahil akan berpindah ke pihak lain. “ padahal tanah
tersebut milik negara tetapi karena tidak bisa menujukkan yang asli maka dapat pindah ke tangan
orang lain.
5. Maksud dari arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi organisasi adalah pusat
informasi yang artinya di dalamnya berisi informasi-informasi yang beragam yang dapat
membantu ingatan jika sewaktu-waktu kita lupa dan bila diperlukan ditemukan dengan cepat.
Contoh : pada saat rapat di perusahaan, apa yang disampaikan oleh pembicara rapat di catat
dengan baik. Catatan tersebut merupakan suatu informasi dan tidak semua dapat mengingat, jadi
arsip menjadi sumber ingatan dan informasi bagi orang-orang yang tidak dapat menghadiri rapat
maupun dan bos perusahaan tersebut.

6. Karena suatu perusahaan yang sukses atau bisa dikatakan top dilihat dari manajemen arsip
yang baik. Jika management arsip sudah baik, perusahaan tersebut akan dengan mudah
mengelola suatu organisasi, informasi dalam arsip disimpan dengan baik, sistematis, dan dapat
ditemukan dengan cepat, sehingga mudah dalam melaksanakan kegiatan dalam organisasi.

7. Arsip juga penting bagi kehidupan pribadi karena saya sendiri sebagai mahasiswa tidak dapat
menghafal segala informasi yang telah disampaikan oleh setiap dosen , oleh sebab itu arsip
digunakan untuk membantu ingatan saya maupun oranglain.
Contoh arsip pribadi : catatan perkuliahan

[Type here]
2019130034 Depita Simanjuntak 2-02

8. Nilai guna primer : nilai arsip yang kegunaannya untuk menunjang pelaksanaan kegiatan-
kegiatan yang sedang berlangsung dan juga kegunaan nya bagi Lembaga/ instansi pencipta arsip
di waktu yang akan datang.
Contoh : arsip notulen rapat.
Nilai guna sekunder : nilai arsip yang kegunaannya untuk kepentingan bagi Lembaga/instansi
pencipta dan juga diluar Lembaga. Nilaiguna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai
guna informasional.

9. Arsip menurut sifat kepentingan nya.

1. Arsip Biasa: semua warkat yang mempunyai nilai kegunaan informasi saja dan pada
akhirnya tidak berguna lagi.
Conto: nota, surat lamaran, surat undangan,
2. Arsip penting: semua warkat yang diperlukan sekarang dan masih diperlukan untuk
masa yang akan datang.
Contoh: surat pesanan, surat pernyataan, surat pengaduan.
3. Arsip berguna: semua warkat yang mempunyai nilai kegunaan sementara hanya
kadang-kadang diperlukan.
Contoh: surat dinas, pengumuman-pengumuman, formulir.
4. Arsip: semua warkat yang dijadikan sebagai alat pengingat dalam jangka waktu tidak
terbatas (disimpan secara permanen).
Contoh: sertifikat, akte kelahiran.

10. Faktor-faktor yang menjadi pertimbangan

a. Sebagai bahan atau alat pembuktian nantinya
b. Untuk bahan pengambilan keputusan
c. Mempunyai nilai guna

[Type here]