TUGAS DISKUSI PENGELOLAAN KEARSIPAN SEKOLAH

Kelompok SMK Negeri 9 Pandeglang :

1. Cuncun Kurnaefie, SE NIP.197403052007011015
2. H. Suhaedi, S.Ag NIP.196902122008011008

3. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai
macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya,
yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya
perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih
dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola
arsip yang ada.
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi
yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun
diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang
diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan.

2. JENIS-JENIS ARSIP
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang di antaranya sebagai berikut:
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut
sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut ensiklopedia
Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:
a. Vital record (warkat sangat penting)
b. Important record (warkat penting)
c. Useful record (warkat berguna)
d. Non essential record (warkat tidak penting)
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari/warkat dari wujud benda arsip tersebut.
Arsip/warkat jenis ini terdiri atas:
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan
lain-lain.
b. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain.
 3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya.
Arsip/warkat jenis ini dapat berupa:
a. Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan, misalnya tata
cara pembayaran.
b. Inventory record. Adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang
dagangnan (goods) yang memuat antara lain keadaan fisik barang, lokasi tempat
barang tersebut, dan lain-lain.
c. Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, penglaman kerja, konduite absensi
pegawai.
d. Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan,
misalnya, mutu penjualan, hasil penjualan, prosedur penjualan, dan lain-lain.
e. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungna dengan masalah
produksinya, misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang dihasilkan,
dan lain-lain.
4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dar aspek kepemilikannya serta asal arsip
tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, antara lain:
a. Berasal dari lembaga pemerintahan antara lain:
1) Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan
Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnapus)
2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masning-masing Daerah
tinkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)
b. Berasal dari instansi pemerintahan/swasta
1) Arsip primer merupakan arsip asli.
2) Arsip sekunder, adalah srsip yang berupa salinan.
3) Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).
4) Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing
unit di mana arsip tersebut dibuat (tersebar/desentralisasi).
5. Ditinjau dari fungsi arsip
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan
pekerjaan dilingkungan unit pengolahan suatu organisai.
b. Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dan pengelolaannya sudah mulai menurun oleh unit sentral dalam suatu
organisasi.
c. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus, menerus bagi
organisasi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/Negara
karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referansi saja.

3. Bagaimanakah pengelolaan arsip di sekolah bapak/ibu?

 Pengelolaan Arsip di sekolah SMK Negeri 9 Pandeglang, Arsip dipilah pilah berdasarkan
jenisnya yaitu :
1. Arsip Surat masuk keluar
2. Arsip Ketenagaan /pegawai
3. Arsip kesiswaan
4. Arsip Sarana dan Prasarana
5. Arsip Keuangan
6. Arsip bagian kurikulum

Setelah arsip terbagi berdasarkan jenisnya, arsip tersebut diurutkan menurut abjad dan dipisah
berdasarkan tahunnya. Dan arsip arsip tersebut di simpan dilemari berdasarkan jenis arsipnya

4. Apabila tumpukan berkas di ruang kerja apa yang harus dilakukan oleh bapak/ibu untuk
mengelola berkas tersebut?

Yang saya lakukan apabila melihat melihat berkas-berkas di kantor :

a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan
(meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi
dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai system
penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.
c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan
dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat
menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian
dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
e. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.