ADMINISTRASI UMUM

KOMPETENSI DASAR 7
PENATAAN SURAT/DOKUMEN
3.7 Menerapkan surat penataan atau dokumen
4.7 Melakukan penataan surat atau dokumen sesuai dengan sistem berlaku

A. PENGERTIAN ARSIP
1. MENURUT UU NOMOR 7 TAHUN 1971
Yang dimaksud dalam undang-ungang ini arsip adalah:
a. Naskah –naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun.
b. Naskah-naskah yang dubuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2. MENURUT LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA (LAN)
Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, file,microfilm,rekaman suara,
gambr peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, aslinya atau salinan, serta dengan segala penciptaannyayang dihasilkan
tau diterima oleh suatu badan, sebagai daripada tujuan organisasi, fungsi-fungsi,
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegitan lain pemerintah
atau karena pentingnya informasinyang terkandung didalamnya.
3. MENURUT ENSIKLOPEDIA ADMINISTRASI
Arsip yaitu:
a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badanswasta yang
diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan
yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen yang bagi suatu
keperluan.
b. Suatu instansi atau tempat dimana warkat-warkat daripada suatu organisasi
disimpan secara tertib.
4. MENURUT THE LIANG GIE DALAM BUKU ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODERN
Arsip adalah suatau kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
5. MENURUT PROJUDIADMOSUDIRJO DALAM BUKU
Sehingga pengrtian arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yng
dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta memiliki kegunaan dan
disimpan secara sistematis, sehingga bila diprlukan mudah untuk ditemukan
kembali.
B. JENIS-JENIS ARIP
1. Berdasarkan tingkat kepentingan dan kegunaannya

1 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
a. Arsip vital (sangat penting)
Arsip vital adalah arsip yang memiliki nilai guna/arti sagat penting bagi
suatu organisasi/perorangan.
Contoh: akta kelahiran
b. Arsip penting
Arsip penting adalah arsip yang memiliki nilai guna besar untuk jangka
waktu cukup lama.
Contoh: ktp
c. Arsip biasa
Arsip ini pada awalnya adalah penting, namun seiring dengan perjalanan
waktu kegunaan yang terkandung didalamnya habis pada saat informasi yang
ada didalamnya sudah tidak diperlukan lagi.
Contoh:surat pesanan
d. Arsip tidak penting
Nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip ini habis setelah arsip tersebut
telah dibaca.
Contoh: undangan rapat
2. Berdasarkan sifatnya
a. Arsip terbuka
Arsip terbuka adalah arsip yang tifdak mengandung informasi rahasia
dis=dalamnya, sehingga boleh dilihat/diketahui isinya oleh pihak lain.
Contoh: surat penawaran
b. Arsip rahasia
Arsip rahasia adalah yang memiliki informasi rahasia didalamnya, sehingga
hanya pihak-pihak tertentu saja yang boleh mengetahui isinya.
Contoh: surat peringatan
3. Berdasarkan fungsinya
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang memiliki dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi.
Contoh: surat pesanan yang masih baru
Arsip ini digolongkan menjadi 3 tingkat keaktifannya:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
b. Arsip statis (abadi)
Arsip satatis adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung dalam
pnyelangaraan administrasi.
Contoh: teks proklamasi
4. Berdasarkan kaslihan fisik warkat
a. Arsip primer (asli)

2 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
Arsip primer adalah arsip/warkat yang dibuat pertama, tidak diperolah dari
hasil penggandaan atau carbon copy dari rip sebelumnya.
Contoh: master dokumen
b. Arsip sekunder (duplikat)
Arsip sekunder adalah arsip yang diperoleh dari proses penggandaan,
carbon copy dari warkat asliny.
Contoh: surat edaran kepada orang tua murid
5. Berdasarkan tempat penyimpanannya dalam lembaga pemerintahan
a. Arsip nasional pusat
Arsip nasional pusat adalah arsip-arsip yang memiliki nilai guna yang
sangat tinggi bagi kehidupan berbangsa dan bernegara yang dibuat atau
diperoleh departemen atau lembaga negara ditingkat pusat dan disimpang
dilembaga arsip nasional
Contoh: nakah supersemar
b. Arsip nasional daerah
Arsip nasional daerah adalaharsip yang memiliki, nilai guna tinggi yang
dibuat atau diperoleh oleh lembaga pemerintah ditingkaat wilayah dan
disimpan dilembaga arsip nasional daerah.
Contoh: ketetapan DPRD
6. Berdasarkan tempat pengolahan arsip dalam suatu organisasi
a. Arsip sentral
Arsip sentral adalah arsip yang dikelolah oleh unit kearsipan pada suatu
organisasi.
b. Arsip unit
Arsip unit adalah arsip yang dikelolah oleh unit pngolah pada masing-
masing bagian dari suatu organisi.

C. PENGERTIAN KEARSIPAN
1. Ensiklopedia kersipan
Filling ( penyimpanan warkat ) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat – warkat secara sistematis sehingga bila mana
diperlukan bagi warkat – warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan
dapat secara tepat ditemukan kembali.
2. Kamus administrasi
Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan
kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkirnya.
3. Menurut R. soebroto
Kearsipan adalah aktivitas penerimaan , pencatatan ,
penyimpanan ,penggunaan , pemeliharaan ,penyusunan pemusnahan arsip

D. TUJUAN DAN FUNGSI KEARSIPAN

3 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
Untuk mendukung terwujudnya tujuan diatas ,maka secara lebih terinci tujuan
kearsipan dapat diuraikan sebagai berikut .
1) Menggunakan keberadaan arsip sebagai sumber informasi bagi pemakai
2) Membantu kelancaran kegiatan administrasi
3) Melayani pemakai arsip untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan
cepat
4) Menghindari terjadinya pemborosan biaya, waktu dan tenaga dalam melayani
pemakai
Kearsipan berfungsi sebagai:
1. Tempat penympanan warkat - warkat / arsip yang berkaitan dengan bukti
pertanggung jawab atas kebiasaan yang telah diambil
2. Pelayanan terhadap kelancaranya pekerjaan administrasi

E. ASAS KEARSIPAN
Secara umum kearsipan yang dapat diterankan adda 3 macam yaitu :
1. Asas sentralisasi ( pusat )
Asas sentralisasi adalah kebijakan penerapan pengurusan surat / arsip baik surat
apapun surat keluar sepenuhnya ditangani dan pusatkan pada unit kearsipan
1. Kelebihan penerapan asas sentralisasi antara lain sebagai berikut :
a. Mudah melakukan pengawasan
b. Adanya keseragaman dalam pengawasan arsip
c. Hemat biaya ruang , peralatan dan tenaga
d. Sumber biaya manusia mendukungnya memilliki keahlian dan kecekapan
dalam bidangnya
2. Kekurangan penerapan asas sentralisasi antara lain sebagai berikut
a. Keseragaman sistem sebelum tentu cocok untuk semua unit kerja yang ada
b. Karena arsip ada dipusat , maka akan meperlambat kerja unit apalagi, bila
adanya peminjaman pada saat yang bersamaan
c. Sumber daya manusia kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan
– permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi saran presensi dalam
menilai sebuah arsip
d. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar, karena hilang atau
berselip
2. Asas desentralisasi ( bagian unit )
Asas desentralisasi pada prinsipnya merupakan lawan dari sentralisasi pada
asa ini penerapan kebijakan penerapan pengurusan arsip
1. Kelebihan asas desentralisasi antara lain sebagai berikut :
a) Sikap unit kerja dapat menetapkan sistem kearsipan yang sesuai / cocok
b) Proses kerja akan lebih lancar , arsip cepat ditemukabn , tidak berbelit –
belit
c) Hemat waktu dan tenaga dalam penemuan kembali arsip

4 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
d) Penetapan nilai kegunaan arsip lebih cepat
e) Setiap karyawan yang ada di unit kerja dapat mengembangkan
pengetahuanya tentang kearsipan
2. Kekuarangan asas desentralisasi antara lain sebagai berikut :
a) Kemungkinan terjadinya kesamaan arsip yang disimpan pada tiap unit
kerja
b) Membutuhkan ruang dan perawatan arsip sebanyak unit kerja yang ada
c) Tidak didukung dengan sumber daya manusia yang menguasai bidang
kearsipan dengan baik
d) Susah melakukan pengawasan
3. Asas gabungan
Asas gabungan adalah kebukaan penerapan pengurusan arsip pada suatu
organisasi pada unit kerja / pengolah untuk pengurusan arsip aktif dan unit
kearsipan untuk arsip in aktif , sehingga dalam asas ini terdapat dua tempat yang
mengelolah arsip unik kearsipan dan unit kerja pengolah .
1. Kelebihan asas gabungan antara lain sebagai berikut :
a) Proses kerja lancar , karena arsip aktif ada di pengolah
b) Unit kearsipan dapat mengontron kearsipan pada unit pengololah
c) Karyawan pada unit pengolah dapat menigkatkan pengetahuan kearsipan
kerena bimbingan dari unit kearsipan
d) Efisiensi kerja di unit pengolah dan unit kearsipan meningkat , karena
adanya pemisahan arsip aktif dan in aktif
2. Kekurangan asas gabungan antara lain sebagai berikut :
a) Membutuhkan ruang dan peralatan kearsipan yang cukup banyak
b) Banyak membutuhkan tenaga kerja
c) Adanya kemunkinan arsip kembar

F. Peralatan dan perlengkapan kearsipan

1. Peralatan kearsipan
1. Map arsip ( folder )
Map atau folder adalah lembaran kertas / plastik tebal yang dilipat yang
digunakan sebagai tempat untuk meletakkan arsip yang akan disimpan
a. Stap map ( map berdaun )
Stap map , yaitu map yang memiliki daun dan penutur pada bagian
sisinya sebagai alat untuk mengamankan surat yang ada didalamnya agar
tidak mudah jatuh
b. Folder ( map tanpa daun )
Map jenis ini hanya merupakan lipatan kertas/ plastik tebal tanpa
dilengkapi daun penutup pada isi –isinya folder ada 2 macam : 1) folder
bergantung , 2) folder biasa
c. Sheiheehter ( map penjepit )

5 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
Sheiheehter adalah map yang disimpan dilengkapi dengan besi / plastik
penjepit didalamnya sehinngga arsip yang disimpan didalamnya mudah
jatuh .dalam sheiheehter tertentu arsip akan disimpan di dalamnya terlebih
dahulu harus dilubangi arsip dengan perforator agar mudah dijepit dengan
baik dan rapi
Macam macam sheihecter
1) Dilihat dari segi ukuran
a. Sheihcter folio , memiliki ukuran folio berguna untuk menyimpan
arsip berupa surat – surat
b. Shehcter setengah folio berbentuk kecil, setengah folio
2) Dilihat dari ketabalan punggungnya
a. Sheihcter punggung sempit terbuat dari kertas tebal yang dilipat
begitu saja sehngga punggungnya sangat sempit , cara manyimpan
arsip didalamnya secara horizontal
b. Sheihcter punggung lebar terbuat dari kertas / plastik tebal yang di
buat sedemikian rupa sehingga punggungnya lebar ( kurang lebih ) ‘
15 cm sheihcter semacam ini disimpan dengan cara leteral
c. Sheihcter ( mejepit )
Sheicter adalah map yang dilengkapi dengan besi / plastik penjepit
di dalamnya sehingga arsip yang tersimpan didalamnya tidak mudah
jatuh .

Dalamnya terlebih dulu harus dilubangi dengan perforator dengan

mudah .macam – macam sheihcter

1) Dilihat dari segi ukuran

2) Dilihat dari ketebalan punggungnya
d. Portepel yaitu map dilengkapi dengan tali sebagai pengaman arsip yang
disimpan dalamnya
e. Brief ordner
Alat ini sering hanya disebut ordner saja, yaitu lipatan kartun plastic
tebal dengan punggung lebih arsip kurang 5 cm dan diberi
penjepitdidalamnya.
2. guide/sekat petunjuk
Guide atau sekat petunjuk terbuat dari karton didalam bentuk segi empat dengan
tonjoan dibagian atasnya yang disebut tab.
Macam-macam guide:
1. Dilihat dari ukurannya
2. Dilihat dari fungsinya/posisinya
3. Almari arsip
Guna almari arsip adalah untuk menyimpan arsip yang terlebih dulu di masukkan
kedalam map sheihecter ataupun ordner almari arsip ada beberapa macam yaitu:

6 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
1. Almari
2. Filling cabinet
4. Rak arsip
Adalah almari tanpa daun dan / dinding pembatas, berguna menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan kedalam ordner atau kotk/box arsip.
Rak arsip ada dua macam, yaitu:
a. Rak bergerak, yaitu rak yang dilegkapi dengan roda pada kakinya sehingga
mudah digerakkan dalam rangka membuka atau menutupnya.
b. Rak tak bergerak, yatu rak yang tidak dilengkapi dengan roda pada kakinya ,
berbentuk seperti lemari tanpa daun dan dinding pembatas.
5. Kotak/almari kartu
Kartu kendali, kartu indeks, dan kartu-kartu lainnya,tidak boleh disimpan secara
sembarang.
Macam-macam kotak/almari kartu adalah:
a. Cardex (card irolet cabinet)
Adalah tempat menyimpan kartu indeks secara horizontal pada kantor-
kantor yang telah disediakan dalam tiap-tiap lacinya.
b. Card cabinet
Adalah tempat menyimpan kartu secara vertical.bentuknya dapat
menyerupai almari berdaun maupun filing cabinet.
c. Kotak kartu
Adalahkotak untuk menyimpan kartu secara vertical.
6. Tickler file
Adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang dilengkapi dengan lembaran
tanggal (31 buah), bulan (12 bulan) dan tahun tickler file ini digunakan untuk
menyimpan lembar disposisi, bon pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki
tanggal jatuh tempo.
7. Kotak/kardus/box arsip
Kotak/kardus/bon iniberukuran 30 cm x 20 cm x 27 cm atau 28 cm x 20 cm x 27
cm yang digunakan untuk menyimpan arsip in aktif atau statis yang terlebih dulu
disimpan didalam folder biasa (tanpa penggantung). Selanjutnya folder-folder
tersebut diatur secara vertical.
8. Rak penyortir
Adalah rak yang berupa kotak-kotak, digunakan umtuk
menyortir-menyortir/menggolong-golongkan arsip-arsip sebelum disimpan.
9. Daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi arsip adalahsuatu daftar yang memuat
penggolongan/pengelompokan arsip secara logis dan sistematis berdasarkan
fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya. Daftar ini
selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk penentuan tempat penyimpanan
maupun penemuan kembali.

7 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM

G. MACAM-MACAM SISTEM KEARSIPAN

1. Filing system abjad
a. Pengertian filing system abjad
System ini merupakan system penyimpanan dan penemuan kembali
warkat-warkat berdasarkan abjad/huruf-huruf pertama nama orang atau
badan. Untuk surat masuk nama diambil dari nama pengirim. Dan untuk surat
keluar diambil darialamat yang dituju.
Kelebihan system ini antara lain sebagai berikut:
1. Dapat diterapkan padasemua jenis kegiatan usaha baik yang berskopi basar
maupun kecil
2. Fleksibel
3. Mudah diterpkan
4. Tidak terlalu rumit
5. Orang mudah mengingat nama orang/badan
Kekurangan system abjad antara lain sebagai berikut:
1. Bila peminjam arsip tidak bisa/lupa menyebutkan nama pengirim/alamat
yang dituju dengan lengkap pada arsip yang akan dipinjamnya.
2. Walaupun kode sudah ditemukan tidak serta merta
2. filling system tanggal
a. pengertian filling system tanggal
filling system tanggal juga sering di sibut sebagai sitem waktu. Menurut
pendapat beberapa ahli,pengertian filling system tanggal adalah sebagai
berikut:
1) menurut meokijat penggolangan menurut waktu adalah penggolongan
dimana dokumen-dokumen disimpan menurut catatan tanggalnya.
2) Menurut the liang gie iyalah menurut urutan-urutan tanggalyang tertera
pada tiap-tiap warkkat itu
3) Menurut anhar system krionologis ialah suatu simtem kearsipan dengan
menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hasil, tanggal, bulan, dan
tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat adlah tanggal pembuatan surat
atau tanggal penerimaan surat.
b. Kelebihan system tanggal antara lain sebagai berikut :
1. Sangat cocok untuk unit pengolah dan kegiatannya berkaitan dengan
tanggal jatuh tempo
2. Sangat mudah diterapkan , karna tanpa klasifikasi
3. Sederhana
c. Kekurangan system tanggal antara lain sebagai berikut :
1. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, apabila
peminjam menyebut kan masalah/perihal arsip tersebut.

8 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
2. Orang sering lupa dengan tanggal surat dan terutama tanggal
penyimpanan
3. Tidak semua unit mengolah dalam organisasi itu cocok menerapkan
system ini
4. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder, maka pembuatan kode
tidak dapat murni 100% tetapi harus di tambah kan dengan kode abjad
3. Filling system wilayah
a. Pengertian filling system wilayah
Beberapa pendapat tentang pengertian filling system wilatyah adalah
sebagai berikut :
1. Menurut meokijat
Penggolongan menurut wilayah adalah penggolangan dimana surat-
surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah .

2. Menurut anhar
System geografis adlah system kearsipan yang diselenggarakan
berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima
3. Menurut r.soebroto
Pada system ini misalnya surat ini surat keluar yang alamatnya dalam
satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas atau tempat
tertentu.
b. Kelebihan system wilayah antara lain sebagai berikut
1) Cocok untuk organisasi yang memilki kantor cabang dibeberapa tempat
sepeti travel biro, usaha pengirim paket antara perusahaan ekspor impor
dan sebagainya.
2) Sederhana
3) Mudah dilaksanakan
c. Kekurangan system wilayah antara lain sebagai berikut
1) Bila terjadi penambahan wilayah baru, maka harus mengubah daftar
klasifikasi dan perlengkapan kearsipan (tidak flekxibel)
2) Tidak cocok di terapkan untuk seluruh unit organisasi
3) Harus didukung petugas yang memiliki pengatahuan tingggi
berhubungan dengan geografi
4. Filling system nomor
a. Pengertian filling system nomor
Menurut beberapa ahli pengertian filling system nomor adalah:
1) Menurut meokijat , penggolongan menurut nomor adalah penggolongan
dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut
urutan nomor.

9 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M

ADMINISTRASI UMUM
2) Menurut anhar system ini tiap surat atau folder diberi nomor arsip yang
sudah di tentukan dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang
telah ditetapkan.
3) Menurut r. soebroto system ini misalnya benda arsip yang mempunyai
nomor urut misalnya kartu mahasiswa, kartu pegawai, nomor bukti
pengeluaran /pemasukan uang ,faktur took, nomor polis asuransi dan
sebagainya disimpan menurut urutan nomor 1 terus meningkat sampai
bilngan yang terbesar.
4) Menurut the liang gie system ini warkat yang mempunyai nomor
disimpan menurut urutan-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga
bilangan yang lebih besar.
5. Filling system pokok masalah
a. Pengertian filling system pokok masalah
1. Menurut meokijat
Penggolongan menurut pokok soal adalah penggolongan dimana
dokumen-dokumen disusun menurut pokok soal.bukan menurut nama-
nama perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya
2. Menurut anhar
Dalam system perihal yang dijadikan kode penyimpanan dan
penemuan kembali surat-surat ialah pokok isi atau perihal surat.
3. Menurut r. soebroto
Pada system ini misalnya surat-surat milik instansi atau organisasi
yang lain yang jumlahnya tidak terlalu banyak baik surat masuk
maupoun surat kelkuar mengenai hal yang sama disimpan kedalam satu
berkas.
4. Menurut the liang gie
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang
dimuat dalam tiap-tiap warkat.
b. Kelebihan dan kekurangan pokok masalah/perihal
a) Mudah mengingat pokok masalah/perihal surat/ arsip.
b) Fleksibel.
c) Dapat diterapkan untuk segala jenis organisasi / instansi dan setiap unit
kerja .
d) Bila peminjam lupa menyambutkan pokok masalah, dapat
menyembutkan nama asal/ tujuan surat/arsip.

10 ISIBAH BTE LAKUBA,S.Pd,M.M