KORESPONDNSI

KOMPETENSI DASAR 2
3.8. Menganalisis pembuatan surat Niaga
4.8. Membuat surat Niaga

1. PENGERTIAN SURAT NIAGA

Surat Niaga adalah surat yang di buat atau di keluarkan untuk kepentingan
perdagangan/niaga atau urusan bisnis. Surat ini di keluarkan oleh perusahhan atau
badan usaha dalam kapasitas perjalankan usahanya. Surat ini di jelaskan merupakan
jenis resmi ang pada umumnya berisi tentang penawaran,jual beli barang tau jasa.
Surat ini biasa juga diartikan sebagai surat yang di buat seseorang atau oleh
badah usaha untuk mencari keuntungan. Sifat surat ini biasa internal maupun
eksternal. Secara internal memiliki arti surat ini dapat di pakai untuk hubungan
antara perusahan itu sendiri baik dari tingkat pusat hingga cabangnya. Dan untu
secara eksternal surat ini dapat di gunakan untuk hubungan dengan prusahaan atau
badan usaha lain. Pada umunya surat niaga dapat di sebut juga dengan surat dagang
atau surat bisnis.
2. RUANG LINGKUP SURAT NIAGA
Proses jual beli pada umunya di awali oleh adanya pemerintah dari calon
pembeli. Mereka mengajukan permintaan dengan cara mengirimkan surat
permintaaan penawaran kepada penjual atau produsen dengan kata lain maksud
minta informasi mengenai barang atau jasa yang di perlukannya. Dengan adanya
permintaan tersebut penjual atau produsen akan membalas dengan surat penawaran
(offerte) yang menginformasikan mengenai barang dan jasa yang di minta calon
pembeli. Biasanya surat penawaran di lengkapi dengan daftar harga booflet atau
kaflet untuk memperkuat mengenai barang tau jasa yang di tawarkan.
3. TUJUAN PENULISAN SURAT NIAGA
a. Sebagai bukti nyata hitam di atas putih,terutama surat-surat perjanjian
b. Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat di lihat lagi jika di
perlukan
c. Sebagai bukti sejarah
d. Sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas
e. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawanan bicaranya.
f. Sebagai alat promosi

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

g. Sebagai bahan untuk mengambil keputusan ( misalnya surat penawaran dan surat
pelaporan).
4. FUNGSI-FUNGSI SURAT NIAGA
Surat niaga mempunyai fungsi yang bisa dignakan sebagai berikut:
a. Menjadi sebuah wujud atau bukti jika terjadi perjanjian
b. Menjadi alat pengungat yang dapat di arsipkan dan bisa di lihat dari setiap
kebutuhan
c. Menjadi wakil penulis untuk dapat bertatap dengan lawan di bicaranya
d. Menjadi alat untuk promosi
e. Menjadi suatu bahan atau alat dalam mengambil keputusan
f. Menjadi bukti sejarah karena kebanyakan informasi sejarah di tulis juga dalam
bentuk surat.
g. Menjadi panduan ketika dalam menjalankan tugas.

5. CIRI-CIRI SURAT NIAGA

1. Dimulai dengan pembukan yang tepat dan menarik.
2. pengutaaan masalah secara jelas tanpa meninggalkan sikap ramah dan sopan santun.
3. keceenderungan menggunakan bentuk penulisan untuk menggunakan efesiensi
kerja, peghematan waktu,tenaga dan biaya.
6. MACAM-MACAM SURAT NIAGA
1. Surat perkenalan produk
Surat perkenalan merupakan salah satu jenis surat niaga yang secara umum
merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan.

PT. SEJATI MULIYA

JL. AP. PETTARANI NO .25 . PANGKAJENE
Telp. (0421) 91035 . Pangkajene 912611
Kodepos 91611kode
Pangkajene,12Februari 2018

Nomor : 13/BM/II/2018
Lampiran :-
Hal : pekenalan produk

Kepada,
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA ( BRA )
Jln. Pahlawan .no.4

Dengan hormat

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Bersama ini, perkenankan kami memperkenalkan kepada ibu, tentn perusahaan

kami yang bernama PT. SEJATI MULIYA perusahaan kami memproduksi berbagai jenis
barang tekstile seperti kain sutra, wol , bahan katum, dacron,kain songket, kain planel,
benang, jarum pola ( bidang).barang –barang kami yang produksi memiliki merk dengan
“MUNAWWARAH”, kami juga menjual barang –barang dri korea yaitu : kain PE, ught
welght wools, akrill, cashmere, jersey,dehim, bby tray.

Perlu ibu ketahui, bahwa perusahaan kami adalah perusahaan petungan antara
perusahaan nasional dan korea . Karyawan yang ami miliki praktisi “anak bangsa dan
praktisi “ yang khusus ditunjukkan dari korea perusahaan ini telah berdiri dari tahun 1998
atasizin dari departemen perdagangan dan induksi.Barang-barang produksi kami sudah
dikenal diseluruh wilaya jawa bali dan sebagian sumatra. Maka perkenakan kami
perkenalkan barang –barang kami kepada ibu .Agar lebih jelas, kami lampirkan pula daftar
barang, syarat, pembayaran, potongan, dandiskon mngenal barang-barang resmi

Demikian urat perkenalan kami sampaikan kepada ibu.Semoga berkenang di hati

atas perhatian kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. SEJATI MULIYA

Manejerpenjualan
Srikandini
MG

2. Surat permintaan penawaran

Merupakan surat permintaan yang diterbitkan kaena calon pembeli tertarik
dengan barang atau jasa yang di informasukan melalui surat perkenalan.

PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Jln Pahlawan No.4 PANGKAJENNE
Tlp.(0421)24315

SIDRAP 12 FEBRUARI 2018

Nomor : 21/BP/II/2018
Lampiran :-
Perihal : PermintaanPenawaranProduk

Kepada
PT.SEJATI.MULIA
Jln. A.P. Pettarani No.25
Pangkajenne

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Dengan hormat,
Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 13/BM/II/2018, Perihal
perkenalan produk textile sudah kami terimadenga nbaik.

Untuk itu kami mohon Ibu dapat Mengirimkan beberapa informasi yang kami butuh kan
sebagai berikut :
• Rincian barang yang lebih mendetail
• Daftar harga
• Cara pemesanan dan pembayaran
Pemesanan akan kami mempertimbangkan kembali informasi di atas yang telah kami
terima.
Semoga surat ini menjadi awal hubungan kerja sama yang baik anta rperusahaan kita.

Hormat Kami

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Mutiara
(Direktur)
D.F

3. Surat Konfirmasi Perkenalan Produk

PT. SEJATI MULIYA
JL. AP. PETTARANI NO .25 . PANGKAJENE
Telp. (0421) 91035 . Pangkajene 912611
Kodepos 91611kode
Pangkajene,12Februari 2018
Nomor : 13/BM/II/2018
Lampiran :-
Hal: : Konfirmasi Perkenalan Produk

Kepada
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA ( BRA )
Jln. Pahlawan .no.4

Dengan hormat

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Sehubungan dengan surat permintaan penawaran yang ibu kirim berikut adalah
informasi sebagai berikut.

DAFTAR NAMA BARANG SATUAN HARGA

Kain sutra Lusin Rp,3,000,000,00
Wol Kubik Rp,500,000,00
Bahankatum Kubik Rp.200,000,00
Dackron Karung Rp.1,000,000,00
Kainsongket Kubik Rp,4,000,000,00
Kainplanel Kubik RP,3,000,000,00
Benang Lusin RP,200,000,00
Jarum Lusin Rp,250,000,00
Pola(bidang) Buah Rp,600,000,00
Kain PE Kubik RP,8,000,000,00
Light welghwods Kubik Rp,10,000,000,00
Akrilit Kubik Rp,6,000,000,00
Cashmere Kubik Rp,3,000,000,00
Jersey Kubik Rp,2,000,000,00
Detim Kubik Rp,4,000,00,000
Cara pemesanan dan pembayaran dapat di lakukan secara online dan atau dating langsun
gkeperusahaan kami. Dan dapatjuga melakukan pembayaran secara kridit.semoga
informasi yang kami berikan dapat berguna dalam hubungan kerjasama antar perusahaan
kita.

Demikian surat konfirmasi ini kami sampaikan,semoga bekenan di hati atas

perhatian kami ucapkan banyak terimakasih.
Hormat kami,
PT.SEJATI MULIYA

Direkturpenjualan
Mega
M.G

4. Suratpesanan
Adalah surat yang di terbitkan pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk
keperluan pemesanan atau permintaaan barangatau jasa yang hendak di beli.

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Jln. Pahlawan No.4 PANGKAJENNE
Tlp.(0421)24315.

SIDRAP 12 FEBRUARI 2018

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Nomor : 21/BP/II/2018
Lampiran :-
Perihal : Pesanan Barang Textile

Kepada
PT.SEJATI.MULIA
Jln. A.P. Pettarani No.25
Pangkajenne

Dengan hormat,

Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 14/BM/II/2018, Perihal

konfirmasi pesanan produk textile sudah kami terima dengan baik.

Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk
memasan bahan textile sebagai berikut :
1. 2 kubig kain sutra
2. 5 lusin benang wol
3. 3 lusin jarum
4. 2 kubig kain planel
5. 5 kubig kain songket
Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara.
Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin, Atas perhatiannya kami ucapkan
terima kasih

Hormat Kami

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Ramlah

(Sekertaris)

M.R

5. Surat pemberitahuan pengiriman barang

Surat ini diterbitka oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi
jual beli barang tersebut.

PT. SEJATI MULIYA

JL. AP. PETTARANI NO .25 . PANGKAJENE

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Telp. (0421) 91035 . Pangkajene 912611

Kode pos 91611kode

Pangkajene,12Februari 2018
Nomor : 13/BM/II2018
Lampiran :-
Hal : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada yaitu,
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA ( BRA )
Jln. Pahlawan .no.4

Dengan hormat
Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 13/BM/II/2018Perihal
pesanan barang textile sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa pesanan telah kami kirim dengan paket kilat
JNE. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus agar tidak mengalami
kerusakan ditengah jalan.Bersama ini pula kami lampirkan packing list faktur seharga
Rp.144.000.000,00. Atas pembelian.
1. 2 kubig kain sutra : Rp,6000,000,00
2. 5 lusin benang wol :Rp.25,000,000,00
3. 3 lusin jarum :Rp.75,000,000,00
4. 2 kubig kain planel :Rp.9,000,000,00
5. 5 kubig kain songket :Rp.2,000,000,00 +
Rp.144,000,000,00
Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 kubig kain songket
karena saudara memesan sebelum tanggal 12 maret 2018, sesuai dengan penawaran kami.
Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.

Demikian surat pemberitahuan ini saya buat. Atas perhatian saudara, kami
sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT. SEJATI MULIYA

Manejer penjualan
Nhurul santi Adyati

Tembusan :1.
MG

6. Surat peneriman barang

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Jln. Pahlawan No.4 PANGKAJENNE
Tlp.(0421)24315.

SIDRAP 12 FEBRUARI 2018

Nomor : 21/BP/II/2018
Lampiran :-
Perihal : : Pemberitahuan Penerimaan Barang

Kepada
PT.SEJATI.MULIA
Jln. A.P. Pettarani No.25
Pangkajenne

Denganhormat,

Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 15/BM/II/2018, Perihal

pemberitahuan pengiriman barang textile sudah kami terima dengan baik.

Barang tersebut berupa :

1. 2 kubig kain sutra
2. 5 lusin benang wol
3. 3 lusin jarum
4. 2 kubig kain planel
5. 5 kubig kain songket
Barang-barang tersebut diterima dengan baik dalam kondisi lengkap dan baru oleh pihak
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA).

Demikian surat pemberitahuan ini, Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Zhainab Rahman

(ManajerPemasaran)

N. F

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

7. Surat pengaduan barang rusak

Surat pengaduan kirim oelh pembeli kepada penjual karean tidak adanya
kesesuaian dengan barang yang mereka terima.

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Jln. Pahlawan No.4 PANGKAJENNE
Tlp.(0421)24315.

SIDRAP 12 FEBRUARI 2018

Nomor : 21/BP/II/2018
Lampiran :-
Perihal : Konfirmasi Pengaduan Barang Rusak.

Kepada
PT.SEJATI.MULIA
Jln. A.P. Pettarani No.25
Pangkajenne

Denganhormat,

Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 15/BM/II/2018, Perihal

pemberitahuan pengiriman barang textile sudah kami terima dengan baik.

Barang pesanan kami yang berupa :

2 kubig kain sutra
5 lusin benang wol
3 lusin jarum
2 kubig kain planel
5 kubig kain songket
Telah kami terima. Atas pelayanan saudara, kami sampaikan terima kasih pada wktu
barang dibuka, kami edikit kecewa karena ternyata terdapat kain yang robek sehngga tidak
dapat dijadikan oleh sebab itu dengan sangat menyesal kami menyatakan bahwa kain yang
robek akan kami kembalikan, kami mohon saudara mengirimkan kain yang baru. Bersama
ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk mempermudah
penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian saudara kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)
Musfianty

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

(ManajerPemasaran)
N. F

8. Surat Keberatan Penangguhan Pembayaran

PT. SEJATI MULIYA

JL. AP. PETTARANI NO .25 . PANGKAJENE
Telp. (0421) 91035 . Pangkajene 912611
Kodepos 91611kode

Pangkajene,12Februari 2018

Nomor : 13/BM/II/2018
Hal : Keberatan Penangguhan Pembayaran

Kepada,
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA ( BRA )
Jln. Pahlawan .no.4

Dengan hormat,

Surat saudara tertanggal 12 Februari 2018 dengan nomor 13/BM/II/2018

mengenai keberatan penangguhan pembayaran telah kami terima dengan penuh
perhatian .

Bersama dengan ini saya bermaksud untuk menyampaikan keberatan saya terhadap
surat penanguhan pembayaran berkaitan dengan pembayaran yang ingin dilakukan dua
kali. Saya berharap itu dapat memikirkan lagi.

Demikian surat keberatan ini saya buat. Atas perhatian dan kebijaksanannya di
sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT. SEJATI MULIYA

Manejer keuangan
Ana vfffvfgtttttt555

M.G

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

9. Surat Konfirmasi Pengaduan Barang Rusak

PT. SEJATI MULIYA

JL. AP. PETTARANI NO .25 . PANGKAJENE
Telp. (0421) 91035 . Pangkajene 912611
Kodepos 91611kode

Pangkajene 12, februari, 2018

Nomor : 13/BM/II/2018
Lampiran :-
Hal : Konfirmasi Pengaduan Barang Rusak

Kepada ,
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA ( BRA )
Jln. Pahlawan .no.4

Dengan hormat
Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor 13/BM/II/2018 mengenai
pengaduan barang telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat saudara tersebut, kami melakukan konfirmasi dan

pengecekan. Berdasarkan proses yang kami lakukan ternyata karyawan kami telah
melakukan kesalahan dalam proses kemas, sehingga barang pesanan saudara mengalami
kerusakan.Atas kejadian tersebut,kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-
besarnyadanakan lebih memperhatikan pesanan saudara agar tidak ada kejadian
berulang.Kami akan mengirimkan kain songket yang baru sebagai bentuk penggantian
barang pesanan yang mengalami kerusakan.

Demikian surat pengaduan barang, kami sampaikan kepada ibu. Semoga berkenang
di hati atas perhatian kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. SEJATI MULIYA

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Manejer pemasaran

M.G

10. Surat konfirmasi pengaduan

Apabila penjual menerima surat pengaduan, penjual harus segera mungkin
untuk menjawab surat tesebut dengan baik.

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Jln. Pahlawan No.4 PANGKAJENNE
Tlp.(0421)24315.

SIDRAP 12 FEBRUARI 2018

Nomor : 21/BP/II/2018
Lampiran :-
Perihal : Konfirmasi Pengaduan Barang Rusak.

Kepada
PT.SEJATI.MULIA
Jln. A.P. Pettarani No.25
Pangkajenne

Denganhormat,

Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 16 /BM/II/2018 Perihal pesanan
barang textile sudah kami terima dengan baik.

Sehubungan dengan surat saudara tersebut, kami melakukan konfirmasi dan pengecekan.
Berdasarkan kroscek yang kami lakukan ternyata karyawan kami telah melakukan
kesalahan dalam proses pengemasan, sehingga barang pesanan saudara mengalami

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

kerusakan.Atas kejadian tersebut,kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-
besarnyadanakan lebih memperhatikan pesanan saudara agar tidak ada kejadian
berulang.Kami akan mengirimkan kain songket yang baru sebagai bentuk penggantian
barang pesanan yang mengalami kerusakan

Atas perhatian saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

SukmawatiSudirman

(DirekturKeuangan)

T.W

11. Surat Tagihan

Surat tagihan di buat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan
menggunakan system hutang.

PT. SEJATI MULIYA

JL. AP. PETTARANI NO .25 . PANGKAJENE
Telp. (0421) 91035 . Pangkajene 912611
Kodepos 91611kode

Pangkajene,12Februari 2018
Nomor : 275/IM/2018
Lampiran :-
Hal :Tagihan

Kepada ,
PT. BUSANA REMAJA AGRACIPTA ( BRA )
Jln. Pahlawan .no.4

Dengan hormat
Dengan ini kami kirimkan surat tagihan atas hutang sebesar Rp.144.000.000,00 juta,
yang sampai saat ini Anda belum selesaikan.

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Karena batas waktu pembayaran sudah lewat dari 15 hari maka dari itu, Kami
berharap anda dapat segera melunasi dan menyelesaikan seluruh kewajiban atas anda.

Demikian surat tagihan,kami sampaikan kepada bapak/ibu.semoga berkenang di

hati atas perhatian kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. SEJATI MULIYA

Direktur keuangan
Ilipu

M.G

12. Suratpembayaran

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Jln. Pahlawan No.4 PANGKAJENNE
Tlp.(0421)24315.

SIDRAP 12 FEBRUARI 2018

Nomor : 21/BP/II/2018
Lampiran :-
Perihal : : Pemberitahuan Pembayaran

Kepada
PT.SEJATI.MULIA
Jln. A.P. Pettarani No.25
Pangkajenne

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Denganhormat,

Surat saudara tanggal 12 februari 2018 dengan nomor : 17/BM/II/2018 Perihal keberatan
penangguhan pembayaran sudah kami terima dengan baik.

Surat saudara tentang penagihan pembayaran barang atas pesanan bahan textile taelah
kami terima. Dan kami telah melakukan pelunasan sebesar Rp.1444.000.000,00 (seratus
empat puluh empat) juta melalui Bank BRI Cabang Sidrap dengan nomor sekening
421XXXXXXX Pada tanggal 12 februari 2018 dengan lampiran bukti transfer pembayaran

Demikianlah pemberitahuan pembayaran ini kami sampaikan,agar tidak terjadi

kesalahpahaman dianttara perusahaan kita. Terima kasih atas kerjasamanya

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

PT BUSANA REMAJA AGRACIPTA (BRA)

Dian FaradillahHamka

(SekertarisKeuangan)

S.S

7. BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

 KEPALA SURAT (KOP)
Surat resmi pada umunya ditulis pada kertas yang memakai kepala surat atau
kop surat. bisanya kepala surat disusun dengan tata letak yang menarik,terutama
kepala surat perusahaan.
 NOMOR
Setiap surat resmi terutama yang di kirim keluar lingkungan organisasi
hendaknya diberi nomor dank ode tertentu
 TANGGAL
Cara menulis tanggal selalu di ikuti oleh bulan atau tahun di bedakan antara
surat pribadi dan surat resmi.
 LAMPIRAN

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Lampiran adalah seseuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu

berupa dokumen yang merupakan kesatua dengan surat pengantarnya.
 HAL ATAU PERIHAL
Perihal berfungsi untuk memberi penunjuk kepada pembaca tentang masalah
pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan lain.edudukan
hal atau perihal dalam surat resmi kiranya sudah mantap dan tentang posisinya tidak
ada masalah, yaitu di bawah lampiran.
 ALAMAT TUJUAN
- Alamat tujuan ada dua macam
- Alamat luar yaitu alamat yang di tulus pada sampul surat
- Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada ketas surat.
 SALAM PEMBUKA
Salam pembuka hanya di pakai dalam surat perihal.gunanya agar surat tidak
terasa kaku.secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnyab tidak wajib . surat
berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.dalam kenyataan bahwa surat
pribadi selalu memakai salam pembuka,surat niaga dan surat dinas pemerintah jarang
memakai salam pembuka,
 ISI SURAT
Jika dilihat dari segi kompotensi isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri
dari 3 macam alinea yaitu alinea pembuka,macam alinea yaitu alinea penutup . ketiga
alinea tersebut menjalankan fungisi tertentu dalam keteranga, termasuk di dalam surat .
- Aliniea pembuka
Alinea pembuka pada suatu surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk
segera mengetahui masalah pokok surat.
- Alinea transisi
Yaitu seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan alinea penutup.
- Alinea penutup
Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah
selesai.
 SALAM PENUTUP
Pemakaian salam penutup sama halnya dengan salam pembuka sifatnya tidak
wajib.pada kenyataannya surat pribadi dan surat niaga selalu memakai salam penutup
sedangkan surat dinas perintah jarang memakai surat penutup
 NAMA ORGANISASI YANG MENGELUARKAN SURAT

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5

KORESPONDNSI

Dalam surat niaga, setelah salam penutup masih sering tecantum nama
organisasi yang mengeluarkan surat.
 JABATAN PENANDA TANGANAN
Jika dalam surat niaga nama penanda tangan di ditempatkan di bawah tempat
tangan,dibawah surat pemerintah justru kebalikanya nama jabatan di cantumka
yerlebih dahulu,kemudian tanda tangan barulah di ikuti oleh nama penandatangan di
bawahnya.
 TANDA TANGAN DAN NAMA PENANGUNG JAWAB
Dalam materi korespondensi di Indonesia yang boleh gani surat adalah orang
yang tercantum namanya dalam surat. Yang berwenang menandatangani sebuah surat
adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang di laksanakannya baik atas
nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi.
 TEMBUSAN
Sebuah surat aan memenuhi tembusan bila kop surat dikirimkan kepada pihak
ketiga yang sangkut paut atau keterkaitannya dengan surat yang di keluarkanya
kadang-kadang ada pejabat atau pihak yang harus mengetahui terbitnya surat karena
surat itu menyangkut bidang tgasnya karena kepaadanya harus di berikan tembusan.
Misalnya :
a. Pimpinan BNI atau 46 cabang UPI
b. Rektior upi
 Inisial Pengonsep Dan Penegetik
Inisial adalah singkatan nama dari pengonsep dan pengetik surat. Inisial
kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama
kecil dan huruf awal nama keluarga,ab yan Yanfa=ay. Inisial banyak dipakai
dalam surat bisnis. Gunanya untuk menetahui pengonsep dan pengetik
surat,jika sewaktu-waktu di perlukan
1. NHURUL SANTI ADYATI
2. RAMLAH
3. ZHAINAB RAHMAN
4. MUSFIANTI
5. ANA

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN KELOMPOK 5