BAHASA INDONESIA

SURAT NIAGA
Surat niaga:
surat yang dikeluarkan oleh badan–badan
atau perusahaan–perusahaan dalam rangka
menjalankan usahanya.

Surat niaga yang akan kita bahas :

1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Pesanan
4. Surat Pengaduan
1. SURAT PENAWARAN

Surat penawaran (barang / jasa):

Surat yang berisi informasi keadaan suatu

barang/ jasa yang hendak dijual kepada
calon pihak yang dikirimi surat (calon
pembeli/ pengguna jasa).
Surat penawaran harus disusun
dengan teliti dan dapat menarik
perhatian pembaca. Kepada pihak
yang dikirimi surat harus ditunjukkan
keunggulan kualitas barang yang
ditawarkan.
Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat penawaran:

a. nama/ jenis barang yang ditawarkan

b. kualitas, merk barang
c. jumlah barang yang ditawarkan
d. harga satuan
e. potongan harga yang diberikan
f. syarat pembayaran
g. cara pengiriman
 CONTOH SURAT PENAWARAN

PT PUSTAKA WIDYA
Jalan Pelajar 10 A
Yogyakarta 55197

Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta 1 April

2003
Lampiran : 2 ( dua) lembar
Hal : Penawaran Buku

Yth . Saudara Pemilik Toko Buku

Cerdas Abadi
Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25
Surabaya
Dengan hormat,

Menyongsong peringatan Hari

Pendidikan Nasioanal 2003 dan
diberlakukannya Kurikulum Berbasis
Kompetensi, kami penerbit buku-buku
pelajaran untuk SD sampai dengan
perguruan tinggi, mengajak Saudara
bekerja sama berpartisipasi
mencerdaskan kehidupan bangsa.
 Buku–buku kami telah mendapat
pengesahan dari Dirjen Dikdasmen
Depdiknas, sebagai buku pelengkap
disamping buku teks wajib yang telah
diterbitkan oleh pemerintah.
Semoga Saudara berkeinginan
meningkatkan kualitas pendidikan.
Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar
buku dan sebuah blangko surat
pesanan.
Kami juga memberikan diskon menarik
dengan persentase tinggi kepada toko
pengecer dengan ketentuan :
- Pembayaran tunai diskon 40 %
- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %
- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %

Pesananan Saudara sangat kami tunggu.

Terima kasih.
Hormat kami,
Kabid Pemasaran

A. Latief
2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh

calon pembeli dengan maksud meminta
informasi mengenai harga dan keadaan
barang, serta persyaratan mengenai jual-
beli barang.
Surat ini biasanya dibuat karena
calon pembeli belum banyak
mengenal suatu produk, baik
jenisnya maupun harganya. Mungkin
juga karena ada perubahan harga
dan jenis produk.
Agar calon pembeli memperoleh
jawaban yang memuaskan dari
penjual, maka surat ini perlu berisi
pertanyaan mengenai :

a. nama / jenis barang

b. harga satuan
c. potongan harga
d. cara dan syarat pembayaran
e. cara pengiriman
 CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Bogor, 31 Januari
2003
Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami akan sangat gembira jika Saudara
dapat memberikan penjelasan mengenai
jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga
produksi Jati Murni.
Jika ada kesesuaian harga, kami akan
memesan dalam jumlah besar.
Informasi secepatnya sangat kami
harapkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Sabrina
3. SURAT PESANAN

Surat pesanan merupakan surat dari

pembeli yang dikirim kepada penjual
yang berisi pesanan untuk membeli
sejumlah barang atau memesan
suatu jasa tertentu.
Pada dasarnya penyusunan surat
jenis ini cukup singkat, padat, tetapi
jelas sehingga tidak menimbulkan
keraguan pada diri si penjual.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan surat pesanan:

a. Menyebutkan surat pemesanan,

berdasarkan surat penawaran atau
iklan dan sebagainya.
b. Menyebutkan jenis dan jumlah
pesanan, jika perlu dibuat dalam
bentuk daftar agar mudah melayani
dan mengeceknya.
c. Menyebutkan cara pengiriman
yang dikehendaki.
d. Menyebutkan cara pembayaran.
e. Menyebutkan waktu pengiriman
yang dikehendaki.
f. Menyebutkan cara pengepakan.
CONTOH SURAT PESANAN

Bogor, 2 Maret 2005

Yth, Direktur PT Jati Murni

di
Solo
Dengan hormat,
Kami sangat bergembira menerima
informasi tentang jenis-jenis dan harga
perabot rumah tangga produksi Saudara.
Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah
tangga sesuai dengan kode nomor :
No. 15 sebanyak 7 buah
No. 17 sebanyak 8 buah
No. 25 sebanyak 10 buah
Harga sesuai penawaran, begitu pula cara
pembayarannya.
Terima kasih atas kepercayaan terhadap
pelanggan lama.

Hormat kami,
Sabrina
4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli

kepada penjual, karena barang-barang yang
diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

Surat pengaduan dibuat karena :

jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan,
keterlambatan, atau pengingkaran isi
perjanjian
Seseorang menulis surat pengaduan di
antaranya untuk:

a. Menyelesaikan proses jual beli agar

memuaskan kedua belah pihak
b. Meningkatkan hubungan baik yang
sudah dibina agar tidak sampai
putus karena kesalahan yang tidak
disengaja.
c. Mengingatkan penjual agar
memberikan pelayanan yang
memuaskan karena pembeli adalah
raja, sehingga pelayanan yang baik
akan mendatangkan pelanggan
yang setia.
d. Meminta informasi atau keterangan
kepada penjual, harus kepada
siapa dirinya menuntut ganti rugi
jika kesalahan bukan pada pihak
penjual.
Alternatif penyelesaian pengaduan di
antaranya :

a.Meminta potongan harga, jika

pengaduan disebabkan oleh
kesalahan dalam pengiriman barang.
b.Meminta pergantian barang, jika tidak
mungkin untuk menjualnya karena
rusak atau kesalahan mutu barang
pesanan.
c. Meminta pengiriman barang yang
kurang jika memang jumlah yang
dikirim kurang.
d. Meminta pengganti kerugian
berupa uang, jika barangnya tidak
diganti.
 Untuk menyusun surat pengaduan,
sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini :

a. Hubungkan dengan nomor dan

tanggal surat pesanan.
b. Ungkapkan dengan bahasa yang
sopan meskipun Anda merasa tidak
puas.
c. Sebutkan jenis dan jumlah barang
yang Anda adukan.
d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-
alasan yang logis tentang
pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.
e. Jelaskan penyelesaian pengaduan
yang Anda kehendaki dengan tidak
merugiksn kedua belah pihak
CONTOH SURAT PENGADUAN

TOKO BUMI ASIH

Jalan MT. Haryono 53
Surabaya

Surabaya, 14 Agustus 2003

Nomor : 71/ BA/ VII – 03
Hal : Pengaduan Kualitas
Barang

Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR

Jalan H. Samanhudi 36
Sidoarjo
Dengan Hormat,

Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai

telah kami terima pada tanggal 12
Agustus 2003. Hal ini berarti lebih
cepat dari permintaan kami. Oleh
karena itu kami ucapkan terima kasih.
Perlu kami sampaikan bahwa setelah
kami cek ada 20 karung kedelai yang
mutunya tidak sesuai dengan pesanan.
20 karung tersebut kami kembalikan,
kami mohon potongan harga sebesar
20 %.
 Jika saudara tidak setuju dengan
potongan harga, silakan mengirim utusan
untuk mengeceknya dan mohon dibawakan
penggantinya.
Atas perhatian dan kebijakan Saudara,
kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Boy Wijaya
Pemilik Toko
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelim­pahan
wewenang dari perseorangan atau pejabat kepada orang
atau pejabat lain sehingga pihak yang diberi wewenang
dapat bertindak mewakili pihak yang memberi
wewenang/kekuasaan.

Di dalam surat kuasa selalu ada dua pihak yang

berkepentingan, yaitu pihak yang memberi kuasa dan yang
diberi kuasa. Pihak yang memberi kuasa harus menyebutkan
jenis pelimpahan kekuasaan, atas na­ma pribadi atau atas
nama organisasi.

Surat kuasa yang dibuat atas nama pribadi ter­golong

sebagai surat pribadi dan surat kuasa yang dibuat untuk
mewakili seorang pejabat di dalam sua­tu organisasi dengan
sendirinya termasuk surat orga­nisasi.
 Pemakaian surat kuasa di dalam suatu orga­nisasi dapat
dibedakan sebagai berikut.

•Surat kuasa untuk keperluan intern orga­nisasi

Surat kuasa yang dipakai di dalam lingkungan suatu organisasi
pada dasarnya lebih merupa­kan formalitas saja. Karena itu, dalam
surat kua­sa yang bersifat intern, data pribadi kedua belah pihak
tidak perlu dicantumkan secara rinci.

•Surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi

Di dalam surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi harus
dicantumkan secara jelas dan rinci.
•Data pribadi pihak yang memberi kuasa.
•Data pribadi pihak yang diberi kuasa.
Bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap dengan batas-
batasnya
 SURAT KUASA
PT PANJI UTAMA
Gedung Nusantara-Lantai 4,
Jalan Sudiro Husodo No. 12, Jakarta 10230
SURAT KUASA
No.: 021/KS/Dir/IV/07

Melalui surat ini, saya:

Suharto, S.E.
Direktur Administrasi PT Panji Utama
Yang bertindak untuk dan atas nama PT Panji Utama, memberi kuasa kepada:
Budi Utomo, S.H.
Kepala Biro Administrasi PT Panji Utama

Untuk dan atas nama Direksi PT Panji Utama

1. menandatangani akta pelepasan hak jual, pengurusan hak guna bangunan atas sebidang tanah
beserta bangunan di atasnya di Jalan H. Arifin No. 2, Blora; dan
2. menghadap notaris atau pejabat lainnya untuk pembuatan surat-surat tanah tersebut.

Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 21 April 2007

Penerima kuasa, Pemberi kuasa,

Susanto Utomo, S.H. Suharto,S.E.
 SURAT REFERENSI

• Surat referensi adalah surat yang dibuat

oleh pihak ketiga (bank/pengusaha
terkemuka sebagai penanggungnya).
Isinya menerangkan tentang bonafiditas
(kemampuan memenuhi kewajiban
finansial) dari seorang nasabahnya (relasi
bisnis yang bertindak sebagai calon
pembeli).
Secara konkrit yang perlu diterangkan
dalam surat referensi antara lain:
• Kondisi keuangannya (finansial)
• Kondisi kekayaannya
• Rasa tanggung jawab dalam berhubungan bisnis
• Reputasi seperti sering melakukan transaksi
pembayaran atau tidak, berita diluaran akan
kemampuan memenuhi kewajiban keuangannya
atau tidak
 SURAT PENGIRIMAN
• Surat pemberitahuan pengiriman barang
adalah surat yang dibuat dan dikirimkan
oleh penjual kepada pemesan yang
memberitahukan bahwa barang
pesanannya siap dikirim, telah diserahkan
ke perusahaan pengangkutan atau
sedang dalam perjalanan. Surat ini dapat
dikirim sebelum atau sesudah barang
diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
 Isi Surat Pemberitahuan Pengiriman
Barang

• Nomor dan tanggal surat pesanan

• Nama, jenis dan jumlah barang yang dikirim
• Cara pengemasan barang, kode atau nomor
kemasan
• Waktu pengiriman barang, dalam hal ini hari,
tanggal dan jam penyerahan barang ke
perusahaan pengangkutan
• Perusahaan ekspedisi/pengangkutan yang ditunjuk
• Dokumen yang disertakan
 Cara menyusun surat
pengiriman barang
• Kemukakan tanggal dan nomor surat
pesanan
• Kemukakan tanggal, hari, dan jam
pengiriman barang
• Kemukakan nama perusahaan
pengangkutan, contoh kalimat
 SURAT PENGADUAN
• Surat pengaduan berarti surat yang ditulis
dan dikirimkan oleh pembeli yang
umumnya berisi tuntutan atau pengaduan
atas ketidaksesuaian atau penyimpangan
barang pesanan yang diterima kepada
penjual
 Hal yang menyebabkan
timbulnya pengaduan
• Barang pesanan terlambat diterima
• Kekeliruan jenis, model barang yang dikirim
• Kualitas tidak sesuai dengan pesanan
• Jumlah, banyak, berat barang tidak cocok
dengan dokumen
• Potongan harga berkurang atau bahkan tidak
ada sama sekali
• Barang yang diterima ternyata sebagian cacat
atau rusak
 Bentuk Tuntutan yang diajukan
• Pembatalan pesanan
• Penukaran/penggantian barang
• Penambahan kekurangan
• Pengurangan harga
• Pengembalian barang
• Diserahkan pada kebijaksanaan penjual
 ISI SURAT PENGADUAN
• Tanggal surat pesanan/perjanjian jual beli yang
telah disetujui bersama
• Tanggal penerimaan barang
• Sebab dan alasan pengaduan
• Macam atau wujud tuntutan
• Bukti atau saksi-saksi yang ada, dan sebagainya
• Dalam mengemukakan tuntutan itu pembeli
hendaknya:
• Jangan memakai uraian yang panjang dan lebar
• Jangan dengan nada marah
• Menguraikan secara rinci hal-hal yang
kurang memuaskan berdasarkan
kenyataan
• Jangan sampai memberi kesan menuduh
• Contoh alinea pembuka surat pengaduan:
 Contoh alinea pembuka surat
pengaduan

• Selama ini kami selalu merasa puas dengan kiriman-kiriman

barang yang kami terima dari Saudara, tetapi kiriman yang
kemarin agak menyimpang dari yang sudah-sudah.
• Hari ini terpaksa kami memberitahukan kepada Saudara
yang selama ini belum pernah kami lakukan. Kiriman barang
tanggal 1 Desember 2009 agak mengecewakan kami.
• Rupa-rupanya ada kekeliruan dalam perhitungan komisi
bulan ini, sebab hasil perhitungan kami lain daripada hasil
perhitungan Saudara.
 SURAT PERJANJIAN
• Surat perjanjian adalah surat yang berisi
suatu perjanjian yang dilakukan antara
pihak yang satu dengan pihak yang lain
tentang suatu hal. Yang digunakan untuk
membuat surat perjanjian adalah surat
bersegel ataupun surat yang dilengkapi
dengan nilai materai tertentu
 ISI SURAT PERJANJIAN
• Perjanjian kerja
• Perjanjian sewa menyewa
• Perjanjian borongan
• Perjanjian jual beli