Tanggerang, 13 November 2023

New Logo MyRobin

SearchSearch

Search...

Menu

Beranda › Untuk Pekerja

Ketahui, 5 Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar

Bisnis, Surat & Dokumen

Habib Hidayat

Maret 8, 2023

Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar

Sebagai seorang business owner tentu kamu akan sering melakukan transaksi bisnis dengan pihak
eksternal, seperti klien atau pelanggan, vendor, supplier, perusahaan, dan lain sebagainya. Salah satu
media yang bisa kamu gunakan untuk melangsungkan kegiatan bisnis ini adalah dengan surat
penawaran. Pada dasarnya, surat penawaran berisi informasi tentang produk atau jasa yang
ditawarkan oleh perusahaan kepada calon pelanggan atau mitra bisnis.

Meskipun saat ini sebagian besar perusahaan lebih memilih untuk menggunakan media digital
seperti email atau pesan singkat lainnya untuk mengirimkan penawaran, namun surat penawaran
tetap dianggap penting karena dapat memberikan kesan yang lebih profesional dan serius kepada
calon pelanggan atau mitra bisnis.

Selain itu, surat penawaran juga dapat menjadi bukti tertulis yang sah dan dapat digunakan sebagai
dasar dalam menyelesaikan masalah atau perselisihan yang terjadi di kemudian hari. Oleh karena itu,
surat penawaran masih digunakan dan tetap memiliki peran penting dalam dunia bisnis saat ini.Nah,
bagaimana sih bentuk dari surat penawaran itu? Yuk, cari tahu selengkapnya di sini!

Daftar Isi

Apa Itu Surat Penawaran?

Struktur Surat Penawaran

1. Kop Surat

2. Tanggal

3. Nama dan Alamat Penerima

4. Salam Pembuka

5. Pengantar

6. Rincian Penawaran

7. Syarat dan Ketentuan

8. Penutup

9. Tanda Tangan

Tips Menulis Surat Penawaran yang Efektif

1. Pahami Kebutuhan Klien

2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Dipahami

3. Jelaskan Manfaat Produk atau Jasa

4. Tentukan Harga yang Wajar

5. Berikan waktu yang cukup untuk pertimbangan

6. Sertakan informasi kontak

7. Buat surat penawaran yang rapi dan menarik

Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar Berdasarkan Jenisnya

1. Contoh surat penawaran barang

2. Contoh surat penawaran jasa

3. Contoh Surat Penawaran Harga

4. Contoh surat penawaran kerjasama

5. Contoh Surat Penawaran Negosiasi

Apa Itu Surat Penawaran?

Surat penawaran merupakan surat yang dimaksudkan untuk menawarkan kerja sama bisnis dengan
pihak lain. Bentuk kerja sama ini bisa berupa kegiatan jual beli barang atau jasa. Umumnya, surat
penawaran berisi tentang penjelasan produk yang ditawarkan, termasuk harga, cara pembayaran,
benefit, dan keterangan terkait lainnya.

Sederhananya, surat penawaran ini adalah surat yang berisikan informasi mengenai produk yang
akan ditawarkan kepada calon pembeli, dengan tujuan agar calon pembeli tersebut tertarik untuk
membeli.

Surat penawaran tidak hanya dibuat ketika ingin menawarkan suatu barang atau jasa saja kepada
konsumen, namun surat ini juga dibuat sebagai balasan dari surat permintaan penawaran yang
dikirim oleh calon pembeli.
Jika kamu mengenalkan suatu barang atau jasa melalui surat ini, maka kamu pun dapat menjangkau
calon pelanggan potensial lebih mudah. Tidak hanya itu saja, melalui surat penawaran kamu juga
bisa memperluas relasi atau jaringan bisnis dengan banyak pihak. Dengan begitu, bisnis kamu pun
dapat berkembang dan memperoleh keuntungan.

Struktur Surat Penawaran

Struktur surat penawaran terdiri dari beberapa bagian, di antaranya adalah:

1. Kop Surat

Kop surat berisi informasi mengenai identitas perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan
email. Kop surat harus mencantumkan semua informasi yang diperlukan sehingga penerima surat
dapat dengan mudah menghubungi perusahaan.

2. Tanggal

Tanggal harus dicantumkan dengan jelas di bagian atas surat penawaran. Hal ini memudahkan
penerima surat untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirimkan.

3. Nama dan Alamat Penerima

Penerima surat penawaran harus dicantumkan dengan jelas dan lengkap, termasuk alamat dan
nomor telepon jika perlu. Ini akan memastikan bahwa surat penawaran sampai ke tangan penerima
yang benar.

4. Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi untuk memperkenalkan diri dan perusahaan, serta menyampaikan niat
baik untuk menjalin kerjasama.

5. Pengantar

Pengantar berisi deskripsi singkat tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Deskripsi harus jelas
dan mudah dipahami oleh penerima surat.

6. Rincian Penawaran

Rincian penawaran harus mencakup deskripsi produk atau jasa yang ditawarkan, harga, jumlah,
ketersediaan stok, dan cara pembayaran. Hal ini akan membantu penerima surat untuk membuat
keputusan yang tepat.
 7. Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan harus dicantumkan dengan jelas agar penerima surat dapat memahami hal-hal
yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan pembelian atau kerjasama dengan perusahaan.

8. Penutup

Penutup berfungsi untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian penerima surat dan memberikan
informasi tentang cara menghubungi perusahaan.

9. Tanda Tangan

Surat penawaran harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan. Hal ini
menunjukkan bahwa penawaran tersebut resmi dan sah.

Tips Menulis Surat Penawaran yang Efektif

Untuk meningkatkan kemungkinan klien atau calon klien menerima surat penawaran Anda, perlu
untuk memahami hal-hal berikut:

1. Pahami Kebutuhan Klien

Sebelum menulis surat penawaran, pastikan untuk memahami kebutuhan dan keinginan klien.
Dengan mengetahui apa yang diinginkan oleh klien, Anda dapat menyesuaikan penawaran yang
ditawarkan agar sesuai dengan kebutuhan mereka.

2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Dipahami

Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat. Hindari penggunaan kata-kata atau
frasa yang sulit dipahami. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, sehingga informasi yang
disampaikan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima surat.

3. Jelaskan Manfaat Produk atau Jasa

Jelaskan manfaat dari produk atau jasa yang ditawarkan. Berikan penjelasan yang detail mengenai
manfaat yang akan didapatkan oleh pelanggan jika menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan.

4. Tentukan Harga yang Wajar

Pastikan untuk menetapkan harga yang wajar dan sesuai dengan kualitas produk atau jasa yang
ditawarkan. Harga yang terlalu tinggi dapat membuat pelanggan enggan untuk melakukan
pembelian, sedangkan harga yang terlalu rendah dapat memberikan kesan bahwa produk atau jasa
yang ditawarkan tidak berkualitas.

5. Berikan waktu yang cukup untuk pertimbangan

Beri waktu yang cukup kepada penerima surat untuk mempertimbangkan penawaran yang diberikan.
Jangan terlalu mendesak penerima surat untuk segera memutuskan, karena hal ini dapat membuat
mereka merasa tidak nyaman.

6. Sertakan informasi kontak

Pastikan untuk menyertakan informasi kontak yang jelas dan mudah dihubungi. Jika penerima surat
memiliki pertanyaan atau ingin melakukan negosiasi, mereka dapat menghubungi perusahaan
dengan mudah.

7. Buat surat penawaran yang rapi dan menarik

Pastikan untuk membuat surat penawaran yang rapi dan menarik. Gunakan format dan tata letak
yang baik dan sertakan ilustrasi atau gambar produk jika perlu. Hal ini akan membuat surat
penawaran lebih menarik dan mudah dipahami oleh penerima surat.

Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menulis surat penawaran yang efektif dan dapat
mempengaruhi keputusan pelanggan dalam melakukan pembelian atau kerjasama dengan
perusahaan Anda.

Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar Berdasarkan Jenisnya

Surat penawaran ada banyak jenisnya berdasarkan tujuan atau maksud dari penawaran tersebut.
Berikut adalah beberapa contoh suratnya:

1. Contoh surat penawaran barang

Dalam surat penawaran barang, kamu harus memberikan detail informasi terkait barang yang akan
kamu tawarkan kepada calon pembeli. Bila perlu cantumkan katalog produk kamu yang sudah
lengkap dengan keterangan harganya di bagian lampiran surat. Dengan begitu, calon pembeli tidak
akan bingung dengan tujuan penawaran kamu.

Pada surat penawaran barang biasanya dijelaskan juga metode pembayarannya. Kamu bisa
menawarkan cara tunai maupun non tunai dengan mencantumkan nomor rekening bank. Tidak
hanya itu saja, proses pengiriman barang pun juga akan dijelaskan dalam surat ini.
PT. BUNGASARI GROUP

Supplier Bunga Segar

Jl. Raya Indah 1 No. 12, Kota Tangerang

Telp. 021-98492111 | Email: contact@bungasari.com

Tangerang, 23 Maret 2022

Nomor : 89/SBS/SN/XII/2022

Lampiran : 2 lembar

Perihal : Penawaran barang

Kepada Yth,

Owner Del Luna Florist

Jl. Kebangsaan No.10 Bogor

Dengan hormat,

Melalui surat ini izinkan kami PT. BUNGASARI GROUP, perusahaan pemasok bunga segar, untuk
memberikan penawaran berbagai jenis bunga dengan kualitas tinggi untuk dapat memenuhi atau
menunjang kebutuhan bunga Del Luna Florist.

PT. BUNGASARI GROUP merupakan perusahaan pemasok bunga segar yang sudah beroperasi sejak
tahun 2011 dan telah menyuplai berbagai jenis bunga ke seluruh Indonesia. Melalui perawatan yang
baik serta menggunakan media tanam yang sesuai, kami dapat menyediakan bunga yang segar,
subur, dan berkualitas tinggi bagi store Anda.
Jenis bunga yang kami tawarkan antara lain adalah sebagai berikut:

Mawar putri

Mawar mega putih

Tiny bee lily

Tulip darwin hybrid

Tulip single late

Sunflower big smile

Baby’s breath

Peony pink

Untuk pembelian lebih dari 10 ikat, Anda akan mendapatkan potongan harga sebesar 5% dan
voucher Rp 200.000 untuk pembelian berikutnya. Pembayaran bisa dilakukan secara tunai ketika
bunga diantar ke Del Luna Florist atau melalui transfer ke rekening BCA 8982399111 atas nama PT.
BUNGASARI GROUP.

Bersamaan dengan surat ini, kami juga melampirkan katalog produk beserta dengan harga dan cara
perawatannya. Jika Anda tertarik dengan penawaran ini, kami akan segera memproses pesanan
Anda.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan
pertimbangan Anda.

Hormat kami,

Alisandra

Direktur Pemasaran

2. Contoh surat penawaran jasa

Tidak jauh berbeda dengan surat penawaran barang, surat penawaran jasa bertujuan untuk
menawarkan suatu jasa atau layanan kepada calon pembeli. Sebagai penyedia jasa, kamu harus
menuliskan surat penawaran yang berisi informasi lengkap tentang jasa yang kamu tawarkan. Hal ini
tentu sudah termasuk dengan harga, cara pengiriman jasa, benefit seperti gratis ongkir, service,
maupun garansi.
Jasa yang ditawarkan biasanya dalam bentuk transportasi, komunikasi, perawatan pribadi, atau
perbaikan. Berikut adalah contoh dari surat penawaran jasa:

PT. ADI ELEKTRONIKA

Jl. Garuda Satu No. 18, Jakarta

Telp. (021) 4829832 | Fax. (021) 302393

Email: marketing@elektronikadi.com

Jakarta, 2 Oktober 2012

Nomor : 101/SJK/AE/XX/2012

Lampiran : 1 bundel

Hal : Penawaran Jasa Instalasi CCTV

Kepada Yth,

Manager Keamanan PT. Setia Abadi

Di Tempat.

Dengan hormat,

Sebelum membahas lebih lanjut tentang penawaran jasa, kami akan memperkenalkan diri terlebih
dahulu. Kami adalah PT. ADI ELEKTRONIKA yang sudah 9 tahun bergerak di bidang pemasangan
instalasi atau perawatan alat keamanan. Kami sudah banyak membantu memberikan fasilitas
keamanan yang canggih dan berkualitas tinggi. Kami pun sudah bersertifikat resmi dalam bidang
instalasi keamanan.
Surat ini kami buat setelah membaca pengumuman di website perusahaan Anda, bahwa Anda
sedang mencari perusahaan instalasi CCTV yang berpengalaman di bidang keamanan sehubungan
dengan pembangunan cabang perusahaan PT. Setia Abadi yang baru di kota Semarang.

Dengan ini, kami bermaksud untuk mengajukan penawaran jasa pemasangan instalasi CCTV untuk
perusahaan Anda. Berdasarkan pengumuman di website tersebut, penawaran instalasi CCTV yang
kamu ajukan sudah memenuhi kualifikasi yang perusahaan Anda butuhkan.

Selain itu, kami juga melampirkan berbagai dokumen terkait informasi mengenai jasa kami sebagai
bahan pertimbangan Anda. besar harapan kami untuk bisa menjalin kerja sama dengan perusahaan
Anda.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur PT. Adi Elektronika

Huang Lee

3. Contoh Surat Penawaran Harga

Dalam surat penawaran harga, biasanya pihak penjual akan menawarkan harga tertentu dari produk
yang mereka jual. Pihak penjual akan memberikan rincian harga yang kompetitif disertai dengan
keunggulannya. Hal ini bertujuan agar calon pembeli tertarik untuk membeli produk tersebut.
Berikut ini merupakan contoh surat penawaran harga yang bisa kamu jadikan inspirasi:

CV. GUNUNG TIARA

Penyedia jasa konstruksi, transportasi, dan alat-alat berat

Jl. Raya Agung No.87 Makassar

Telp. (0441) 481113 | Fax. (0441) 300393

Email: customer@gunungtiara.com

Makassar, 12 Juli 2019

No : 18/PP/GT/VII/2019

Lamp : 1 (satu) rangkap

Hal : Penawaran harga material bangunan

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Kuda Kencana

Jl. Bunga Matahari No. 9A

Banjarmasin

Dengan hormat,

Kami dari CV. Gunung Tiara bermaksud menawarkan harga material bangunan kepada Bapak/Ibu
pimpinan PT. Kuda Kencana. Kami ingin memberikan penawaran harga yang sangat menarik untuk PT.
Kuda Kencana. Berikut ini merupakan daftar harga material yang kami tawarkan:

No Nama Material Satuan Harga

1 Batu kapur putih m3 Rp 150.000

2 Pasir pasang m3 Rp 250.000

3 Abu batu m3 Rp 350.000

4 Pipa m3 Rp 150.000

Bila Bapak/Ibu berminat, ada beberapa metode pembayaran yang bisa dipilih diantaranya yaitu:
Pembayaran cash (dibayar saat barang diantarkan ke perusahaan)

Pembayaran dengan kartu kredit (BCA, BNI, BRI)

Pembayaran dengan dicicil sebanyak 3 kali dengan uang muka (DP) sebesar 50%

Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan. Besar harapan kami Bapak/Ibu berminat
dengan harga yang kami tawarkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat Kami,

Direktur Utama

CV. Gunung Tiara

Ginanjar Putra

4. Contoh surat penawaran kerjasama

Surat penawaran tidak hanya untuk media promosi produk saja, namun surat penawaran juga dapat
digunakan untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan, vendor, supplier, atau pihak eksternal
lainnya.

Dalam surat ini, kamu harus menjelaskan lebih detail mengenai kelebihan dan keuntungan yang bisa
pihak tersebut dapatkan jika bekerja sama dengan kamu. Berikut adalah contoh surat penawaran
kerja sama:

PT. MEDIA KARYA

Jl. Emas No.17 Bandung

Telp. (022) 111113 | Email: partnership@mediakarya.com

Bandung, 1 Juni 2019

No : 17/RRP/PMK/VII/2019
Lamp : 3 (tiga) rangkap

Hal : Penawaran Kerjasama Periklanan

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Bumi Langit

Jl. Karya Barat No. 111

Bandung

Dengan Hormat,

Sebelumnya, kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang Anda berikan kepada PT. Media
Karya sebagai media informasi dan publikasi untuk perusahaan Anda.

PT. Media Karya merupakan salah satu media online yang menyajikan informasi berita dan publikasi
terupdate dan terpercaya. Berkat proses dan respon positif dari masyarakat, kini pengunjung website
kami telah mencapai 34.000 pengunjung setiap harinya. Sebagai website media yang mempunyai
pengaruh besar, maka kami bertekad untuk semakin menyebarkan informasi ke seluruh wilayah
Indonesia.

Dengan potensi pasar yang sangat besar dan luas ini, kami menawarkan kepada Anda yang ingin
mengembangkan brand melalui media internet. Dengan ini kami menawarkan kerjasama periklanan
berupa:

Penayangan logo/gambar/identitas perusahaan Anda di website kami.

Penayangan logo/gambar di media sosial PT. Media Karya seperti Instagram, Facebook, dan Twitter.

Penayangan logo/gambar diunggah setiap hari di media sosial PT. Media Karya dalam masa kontrak.

Penayangan logo/gambar akan ditampilkan di 15 website media network PT. Media Karya.

Sebagai bahan pertimbangan Anda, kami melampirkan daftar jenis iklan, daftar harga, serta
beberapa statistik pengunjung dan peringkat website PT. Media Karya. Demikian kami sampaikan,
atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,

Sultan Ali

Kepala Media

5. Contoh Surat Penawaran Negosiasi

Beberapa perusahaan terkadang juga mengajukan negosiasi terkait produk yang mereka tawarkan
kepada calon pembeli. Tentu saja negosiasi ini harus menguntungkan kedua belah pihak, sehingga
transaksi pun dapat berjalan lancar dan sesuai dengan harapan. Berikut adalah contoh surat
penawaran negosiasi:

PT. SUMBER JAYA ABADI

Jl. Raya No.109 Bekasi

Telp. (021) 100013 | Email: contact@sumberjayaabadi.com

Bekasi, 5 April 2011

No : 21/RP/PJJ/VX/2011

Lamp : 1 (satu) rangkap

Hal : Penawaran Negosiasi

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Lancar Jaya

Jl. Ester Blok A No. 123

Bekasi

Dengan Hormat,

Kami PT. Sumber Jaya Abadi, perusahaan yang bergerak di bidang peralatan tulis dan kantor
menyetujui untuk melakukan kerjasama dengan PT. Lancar Jaya. Terkait detail perjanjian dan
penawaran harga telah kami jelaskan pada lampiran surat.

Dari beberapa jenis sampel yang PT. Lancar Jaya telah berikan sebelumnya, kami tertarik untuk
melakukan pemesanan kertas secara bertahap. Dikarenakan jumlah pesanan kami cukup banyak,
perkenankan kami untuk melakukan negosiasi harga seperti berikut:

Kertas ukuran A4 80 gr = Rp 195.000/dus

Kertas ukuran F4 75 gr = Rp 275.000/dus

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga kerjasama yang baik tetap dapat terjalin bersama.

Hormat saya,

Triadi S

Manager PT. Sumber Jaya Abadi