13 Jenis Surat Niaga dan Penjelasannya

Dengan perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, pengetahuan akan surat-menyurat atau
korespondensi memang tidak terlalu banyak mendapat perhatian dari masyarakat. Banyak dari
kita yang tidak mengetahui bila surat-menyurat mempunyai jenis surat yang berbeda untuk setiap
bidang. Dalam bidang perdagangan atau perniagaan dikenal dengan istilah surat niaga. Apakah
surat niaga itu dan apa saja jenis-jenis surat niaga? Berikut ini penjelasan mengenai jenis jenis
surat niaga.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga atau juga disebu dengan surat dagang adalah surat yang ditulis untuk keperluan
perdagangan atau bisnis. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oelh badan-badan usaha maupun
perusahaan untuk kepentingan usaha mereka ataupun menyampaikan informasi dan berita
perniagaan. (Baca juga: Bisnis Rumahan Modal Kecil Menguntungkan).
Secara umum surat niaga berisi tentang jual-beli barang atau jasa atau bisa juga tentang tawaran.
Surat niaga umumnya bersifat intern maupun ekstern, yaitu secara intern bila digunkan untuk
hubugan perusahaan dengen pusat maupun cabangnya. Sedangkan surat niaga bersifat ekstern
apabila digunakan untuk hubungan antar perusahaan dengan badan usaha lain. Surat niaga
memiliki banyak jenis, diantaranya adalah sebagai berikut :
Jenis-jenis surat niaga
1. Surat Perkenalan – surat perkenalan adalah salah satu jenis surat niaga yang secara umum
merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat
perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli. (Baca
juga: Peluang Usaha Air Isi Ulang)
2. Surat Penawaran – surat penawaran merupakan surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk
menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan
untuk calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran adalah
informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara
pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau
jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik
minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai balasan
untuk surat permintaan penawaran. Bila dibuat untuk surat balasan, surat penawaran harus
mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran.
Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan
pembeli. (Baca juga: Penyebab Kegagalan Usaha)
3. Surat Permintaan Penawaran – Surat jenis ini dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan
kepada penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa
kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan
barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun, surat permintaan
penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini
secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau
jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari surat ini adalah nama dan harga produk, cara
pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap
perlu.