Jenis-Jenis Surat Niaga

 Surat Perkenalan

surat perkenalan ialah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi
untuk memperkenalkan hasil produksi dari perusahaan. Dalam suatu surat perkenalan memuat
infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.

 Surat Penawaran

surat penawaran ialah surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang
dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk
dapat menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran ialah informasi tentang
barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran.

Untuk surat penawaran, pihak penjual wajib pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang
mereka punyai menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga dapat menarik minat
pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan maupun sebagai balasan
untuk surat permintaan penawaran. jika dibuat untuk surat balasan, surat penawaran perlu
mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran.
Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan si
pembeli.

 Surat Permintaan Penawaran

Surat jenis ini nantinnya dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada sang penjual yang
secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat
permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang
diinformasikan melalui surat perkenalan.

Baca Juga :  Cara Belajar Efektif

Namun, surat permintaan penawaran juga dapat dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat
permintaan penawaran ini secara umum berisikan tentang permintaan penjelasan secara detail
atau rinci tentang pada suatu produk atau jasa yang hendak dibeli.
Inti utama dari surat ini ialah nama dan harga produk yang dijual, cara pembayaran serta cara
pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.

 Surat pesanan

Surat pesanan ialah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk
keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya
dibuat berdasarkan iklan / surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan.

Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta
harganya dan cara pembayaran. jika pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli perlu
menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

 Surat Konfirmasi Pesanan

Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan si pembeli perihal pesanan
mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan ialah memberitahukan secara detail barang pesanan
oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga
barang.

 Surat pemberitahuan pengiriman barang

Surat ini diterbitkan oleh penjual apabila kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli
tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli jika pesanan telah
siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan
dan siap untuk menerima barang tersebut.

Biasanya surat seperti ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam
surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan secara detail jenis dan jumlah barang, serta
metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke
pembeli. Surat ini juga dapat dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi
jika diperlukan.
  Surat penolakan pesanan

Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual jika mereka tidak bisa memenuhi permintaan
pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan
sebaiknya dikirimkan secepat mungkin.

 Surat pengaduan

Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada sang penjual karena adanya ketidaksesuaian
dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut dapat berupa barang rusak, kualitas
dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

 Surat jawaban pengaduan

jika penjual menerima surat pengaduan, penjual perlu sesegera mungkin untuk menjawab surat
tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini ialah ucapan terima kasih untuk
surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah
pengaduan tersebut.

 Surat penagihan

Surat penagihan dibuat karena ada transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan
sistem hutang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar
hutang mereka karena sudah jatuh tempo atau sudah diluar perjanjian.

 Surat pengiriman pembayaran

jika si pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang
barang tersebut, maka pembeli harus untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena
pembayaran dilakukan secara non-tunai.

Baca Juga :  Asal Usul Kota Palembang

Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang sudah dibayarkan, cara pembayaran, beserta
bukti pembayaran.

 Surat pengangguhan pembayaran

surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari para pembeli karena menerima
surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan yang sesuai tentang
adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak dapat membayar sesuai dengan perjanjian.

Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang sudah
dijanjikan.

 Surat jawaban penagguhan pembayaran

surat ini dibuat oleh si penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari
pembeli. Surat ini dapat berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.

Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama apabila anda seorang pengusaha. Jenis
jenis surat niaga ini akan sangat dibutuhkan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun
didalam perusahaan dengan anak cabangnya.

 Surat Perjanjian

Yaitu surat yang dibuat oleh penjual dan pembeli mengenai kesepakatan jual beli antara kedua
belah pihak.