SURAT-SURAT BSNS

1. Surat Perkenalan
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Penawaran
4. Surat Pesanan dan Balasannya
5. Surat Penerimaan Pesanan
6. Referensi Dagang dan Referensi Bank
7. Surat Pengiriman Pesanan
8. Surat Klaim (Penuntutan)
9. Surat Penagihan
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat dari penjual
kepada calon pembeli yang berisi informasi
tentang perusahaan penjual agar diketahui
oleh calon pembeli.
Penjual mengharapkan respon positif dari
calon pembeli terhadap surat perkenalan
tersebut.
Di dalam surat perkenalan sebenarnya sudah
ada unsur penawaran secara terselubung
(implisit)
Surat perkenalan memuat hal-hal berikut ini:
1. Nama perusahaan/lembaga serta bidang
usaha atau kegiatannya.
2. Gambaran kemampuan yang dimiliki seperti
tenaga ahli, peralatan yang digunakan, SDM,
dll.
3. Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani
4. Prospek lembaga/perusahaan ke depan
5. Tanda Daftar Rekanan (TDR)
6. SUP, STU, NPWP (jika berkenalan dengan
pihak pemerintah)
7. Melampirkan brosur, prospektus dalam bentuk
leaflet atau booklet
Produk
1. Barang: brosur
2. Jasa: prospektus (sekolah, hotel, travel
Brosur dan prospektus :
a. Leaflet (selembar kertas)
b. Booklet (buku)
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat dari
calon pembeli kepada penjual yang isinya
meminta penawaran. Maksudnya, calon
pembeli meminta melalui surat agar penjual
mengajukan penawaran secara resmi dengan
mengirimkan surat penawaran kepadanya.
Dasar penulisan surat permintaan penawaran:
1. Didasarkan pada surat perkenalan
2. Didasarkan pada iklan atau promosi lainnya
baik secara lisan dan visual (radio/TV) maupun
melalui media cetak.
si surat permintaan penawaran barang meliputi:
1. Nama dan jenis barang
2. Spesifikasi barang (tipe, ukuran, kualitas,
kapasitas, warna, bentuk, dll.)
3. Harga satuan
4. Potongan harga
5. Cara pembayaran
6. Cara pengiriman dan penyerahan barang
7. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli
seperti service gratis, garansi, dan layanan
purnajual lainnya (after sales services)
8. Daftar harga, brosur, leaflet, sampel barang
si surat permintaan penawaran jasa
meliputi:
1. Bentuk layanan jasa yang ditawarkan
penjual
2. Peralatan penunjang yang digunakan
3. Harga
4. Potongan harga
5. Cara pembayaran
6. Spesifikasi jasa yang ditawarkan
7. Daftar harga, prospektus, leaflet yang
berkenaan dengan jasa yang ditawarkan
3. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat dari
penjual kepada pembeli yang berisi
penawaran barang atau jasa secara
resmi.
Dasar penulisan surat penawaran:
1. Penawaran atas inisiatif penjual
2. Penawaran sebagai balasan atas surat
permintaan penawaran
Syarat penulisan surat penawaran:
1. Bahasa surat harus menarik
2. si surat tidak boleh bertentangan dengan
kondisi barang atau jasa yang ditawarkan
3. si surat mampu memotivasi pembaca agar
ingin tahu lebih lanjut tentang barang atau jasa
yang ditawarkan
4. Surat penawaran harus berisi keterangan yang
lengkap tentang barang atau jasa yang
ditawarkan dan sebaiknya dilengkapi dengan
gambar-gambar barang atau jasa yang
ditawarkan.
4. Surat Pesanan dan Balasannya
a. Surat Pesanan
b. Surat Penerimaan Pesanan
c. Surat Konfirmasi Pesanan
d. Surat Penolakan Pesanan
e. Referensi Bank dan Referensi Dagang
a. Surat Pesanan
Surat pesanan (order) adalah surat dari
pemesan (pembeli) kepada penjual yang
isinya memesan barang atau minta
(menempah) jasa tertentu.
Dasar penulisan surat pesanan adalah:
1. Surat penawaran
2. Promosi melalui iklan dan jasa lainnya
ang perlu diperhatikan dalam menulis surat
pesanan adalah:
1. Harus menyebutkan (menuliskan) apa yang
hendak dipesan secara jelas, singkat, dan
sopan.
2. Hal-hal yang dipesan umumnya berhubungan
dengan:
a. Nama, jenis, tipe, dan ciri lain dari barang atau
jasa yang dipesan.
b. Jumlah atau banyaknya pesanan
c. Cara pembayaran
d. Cara pengiriman dan cara penyerahan barang
yang dikehendaki pembeli (pemesan)
e. Waktu penyerahan dan waktu pengiriman
barang yang dikehendaki pembeli (pemesan)
b. Surat Penerimaan Pesanan
Surat penerimaan pesanan adalah surat
dari penjual kepada pembeli (pemesan)
yang isinya menjelaskan bahwa pada
hakikatnya pesanan barang tersebut
dapat dipenuhi namun pengiriman
pesanan memerlukan waktu yang cukup
lama karena barang tidak dalam
keadaan ready stock atau ada alasan
lain seperti situasi politik, kondisi alam,
dll.
Manfaat penulisan surat penerimaan pesanan:
1. Pemesan merasa tenang karena pesanannya
dapat dipenuhi oleh penjual
2. Pemesan tidak lagi mencari barang yang sama
dari penjual lain.
3. Pemesan dapat mempersiapkan segala
sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang
dipesan tiba (uang, gudang, alat angkut, dll.)
4. Pemesan dapat menawarkan barang
pesanannya kepada pihak lain walaupun
barang pesanan tersebut belum tiba (bila
barang yang dipesan untuk dijual kembali)
c. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat
dari penjual kepada pembeli (pemesan)
untuk menindaklanjuti pemesanan
barang atau jasa yang dilakukan secara
lisan (umumnya melalui telepon).
Surat ini perlu dibuat untuk membuktikan
bahwa pihak pembeli telah melakukan
pesanan secara lisan yang kemudian
dilanjutkan dengan bukti secara tertulis
melalui surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan umumnya dibuat
dua rangkap. ang asli harus dikembali-
kan oleh pembeli kepada penjual karena
surat tersebut berfungsi sebagai surat
pesanan (order).
si surat konfirmasi pesanan meliputi:
1. Segala sesuatu yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang dipesan
2. Mencantumkan hari, tanggal, bulan, dan
tahun pemesan yang dilakukan secara
lisan atau tertulis melalui telepon.
d. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan adalah surat dari penjual
kepada pembeli yang isinya menyatakan penolakan
atas pesanan yang dilakukan oleh pembeli (pemesan).
Hal-hal yang menyebabkan sebuah pesanan ditolak
adalah:
1. Barang yang dipesan sudah habis dan tidak diproduksi
lagi.
2. Tidak tercapainya kesepakatan antara penjual dan
pembeli mengenai syarat jual-beli
3. Tidak tercapaianya kesepakatan antara penjual dan
pembeli mengenai cara pengiriman dan penyerahan
barang
4. Kridibelitas pemesan (pembeli) cacat di mata penjual
Syarat penulisan surat penolakan pesanan:
1. Gunakanlah bahasa yang santun dan
sopan
2. Upayakan tetap memelihara hubungan
baik dengan pemesan (pembeli)
3. Alasan penolakan harus dikemukakan
secara logis, namun diupayakan tidak
menyinggung perasaan pemesan
(pembeli)
4. Jika mungkin penjual menawarkan hal
lain kepada pemesan (pembeli) agar
tidak kecewa.
e. Referensi Bank dan Referensi Dagang
Referensi adalah surat dari pihak ketiga
kepada pihak kedua tentang pihak pertama.
Pihak pertama adalah pembeli
Pihak kedua adalah penjual
Pihak ketiga adalah perusahaan lain atau bank
yang dapat memberi keterangan tentang pihak
pertama (pembeli)
Referensi ini biasanya diberikan jika hubungan
jual-beli itu baru berlangsung pertama kalinya.
Prosedur pemberian surat referensi:
1. Pemesan (pembeli) mencantumkan nama
perusahaan atau nama bank yang dapat
memberikan referensi tentang dirinya dalam
surat pesanan (order).
2. Penjual akan menulis surat permohonan
referensi kepada perusahaan atau bank yang
ditunjuk oleh pembeli (pemesan).
3. Perusahaan atau bank referensi akan
mengirimkan surat referensi kepada penjual
tentang keadaan pembeli (pemesan) terutama
keadaan keuangannya. Surat referensi
tersebut sifatnya rahasia bagi pembeli
(pemesan).
5. Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan adalah surat
pemberitahuan dari penjual kepada
pembeli bahwa barang pesanannya
sudah atau segera dikirim.
Fungsi surat pengiriman pesanan adalah
selain untuk memberitahukan pengiriman
barang juga sebagai pengantar untuk
dokumen yang dikirimkan
si surat pengiriman pesanan:
1. Menyebutkan nomor dan tanggal surat
pesanan (order) yang dijadikan dasar
pengiriman pesanan tersebut.
2. Menyebutkan jenis barang yang dikirimkan
3. Menyebutkan jumlah barang yang dikirimkan
4. Menyebutkan alat angkut yang digunakan
dalam mengirimkan pesanan tersebut.
5. Menyebutkan dokumen-dokumen yang
disertakan (dilampirkan) dalam surat
pengiriman pesanan tersebut.
Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti yang dimaksud adalah:
1. Faktur
2. Daftar Perincian Barang
3. Surat Pengantar Barang
1. Faktur
Faktur atau 3;oce adalah tanda bukti penjualan
barang. Lazimnya faktur dibuat beberapa
rangkap. Lembar asli harus diberikan kepada
pembeli yang telah membayar lunas.
Faktur ada yang digabungkan dengan kuitansi.
Faktur yang demikian dinamakan faktur
berkuitansi.
Kadang-kadang faktur juga sekaligus
merupakan tanda terima. Namun, fungsi
faktur yang sebenarnya adalah sebagai
tanda bukti jual-beli.
Kuitansi bukan tanda bukti jual-beli,
melainkan tanda bukti pembayaran.
Jenis-jenis faktur:
1. Faktur pro-forma
2. Faktur biasa
3. Faktur konsuler
1. Faktur Pro-Forma
adalah faktur sementara yang diberikan sebelum
penyerahan barang secara keseluruhan. Dengan
adanya faktur pro-forma itulah baru pemesan
melakukan pembayaran, sebab ia telah membeli
barang berdasarkan faktur pro-forma, hanya
barangnya belum diterima.
2. Faktur biasa
Faktur biasa adalah faktur yang umumnya digunakan
dalam proses jual-beli.
3. Faktur konsuler
adalah faktur yang digunakan dalam perdagangan
ekspor-impor. Faktur konsuler adalah faktur yang
dikeluarkan atau dilegalisasikan oleh perwakilan
negara pengimpor (atase perdagangan, konsulat, atau
kedutaan) yang berkedudukan di negara pengekspor.
Faktur tidak mempunyai bentuk yang standar.
Namun, secara umum kolom-kolom faktur
terdiri atas:
1. Nomor urut
2. Nama barang
3. Banyaknya barang yang dijual
4. Harga satuan
5. Jumlah harga seluruhnya.
Catatan: pada bagian akhir dicantumkan
singkatan: S.E.& O atau E & O.E. yang artinya
apabila terjadi kesalahan dalam perhitungan,
dapat diperbaiki.
S.E.&O = Salvo Errore et Omissionem
E &O.E.= Error and Omision Excepted
aftar Perincian Barang (Packing List)
Daftar perincian barang dibuat jika barang yang
akan dikirim dipak dan barang tersebut terdiri
atas beberapa jenis. Jika hanya satu jenis
barang yang dipak dan dikirim, maka packing
list tidak perlu dibuat.
Packing list dibuat berdasarkan faktur. Satu faktur,
satu packing list dan isinya harus sesuai
dengan jenis dan jumlah barang yang terdapat
pada faktur.
Dengan demikian fungsi packing list sebagai alat
kontrol untuk mengetahui apakah kiriman
barang sudah lengkap seluruhnya atau belum.
Daftar perincian barang berbentuk formulir yang
mempunyai kolom-kolom untuk diisi dengan data:
1. Kode atau nomor peti
2. si peti
3. Ukuran peti
4. Berat barang (netto dan bruto)
Kode atau nomor peti dan ukuran peti berguna untuk
memudahkan mengenali barang.
Keterangan tentang berat barang (netto dan bruto) berguna
bagi perusahaan pengangkutan untuk menghitung
ongkos angkut.
Kolom isi peti berguna untuk mengetahui jenis barang dan
berapa jumlahnya di dalam peti tersebut.
Dengan mengetahui isi peti, maka memudahkan petugas
untuk menempatkan peti tersebut dalam kendaraan
pengangkutan.
Guna daftar perincian barang:
1. Untuk mengetahui isi peti atau alat
pengepakan lainnya.
2. Untuk dicocokkan dengan faktur.
3. Untuk memudahkan mengenali barang.
4. Untuk memudahkan menghitung ongkos
angkut.
5. Untuk memudahkan proses pemuatan
dan pengangkutan barang.
Surat Pengantar Barang
Surat pengantar barang adalah surat yang
disertakan bersama barang sebagai pengantar
dalam pengiriman barang.
Surat ini mempunyai arti penting karena
merupakan bukti penyerahan barang.
Surat pengantar barang dibuat mininal rangkap
dua. Lembar asli akan dibawa kembali oleh
petugas yang mengantar barang setelah
ditandatangani oleh penerima untuk diserahkan
kepada petugas bagian penjualan atau bagian
ekspedisi pada perusahaan pengiriman barang.
Surat pengantar barang dapat ditulis dengan
menggunakan surat berjudul atau surat
berperihal.
Jika menggunakan surat berjudul, maka
format surat pengantar barang adalah
sebagai berikut:
1. Nama barang
2. Banyaknya barang
3. Kendaraan pengangkut
4. Keterangan lain yang dirasa perlu
SURAT PENUNTUTAN (KLAIM)
Surat penuntutan (klaim) adalah surat dari pihak yang
dirugikan kepada pihak yang merugikan yang berisi
tuntutan ganti rugi atas kerugian yang dialami yang
terjadi dalam proses jual beli barang atau jasa.
Dalam transaksi jual beli ada beberapa pihak yang terlibat,
yaitu:
a. Penjual
b. Pembeli
c. Perusahaan pengangkutan
d. Perusahaan asuransi
e. Pemilik gudang
Kelima pihak tersebut dapat saja menjadi pihak yang
dianggap merugikan atau sebaliknya pihak yang
dirugikan.
Kasus yang dapat mengakibatkan terjadinya
penuntutan (Klaim), yaitu:
1. Barang tidak sesuai dengan pesanan
(tertukar, kesalahan mutu)
2. Barang sangat terlambat tiba
3. Barang rusak
4. Berat atau jumlah barang berkurang
5. Barang hilang
6. Barang musnah karena kecelakaan
Beberapa contoh penuntutan:
1. Minta ganti rugi sejumlah uang karena
kesalahan mutu atau karena pengiriman
barang yang sangat terlambat.
2. Minta dikirimi barang baru sebagai pengganti
barang-barang yang rusak atau hilang dengan
ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang
merugikan
3. Meminta potongan khusus (rafaksi) karena
terlalu banyak barang yang rusak
4. Membatalkan pesanan dan meminta uang
kembali apabila pembayaran telah dilakukan.
Syarat-syarat penulisan surat klaim:
1. Harus berdasarkan kejujuran dan
keadilan
2. Didukung alasan yang logis dan bukti
yang kuat (bukti dilampirkan/disertakan)
3. Tuntutan atau penyelesaian yang diminta
harus wajar dan sesuai dengan kerugian
yang dialami
4. Menggunakan bahasa yang sopan,
lugas, dan jelas.
Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang berisi permintaan atau
peringatan dari kreditur kepada debitur agar debitur
membayar hutangnya.
Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan:
1. Menyebutkan tanggal transaksi dan nomor faktur
penjualan yang berkaitan dengan hutang piutang
tersebut.
2. Menyebutkan tanggal jatuh tempo dan sudah berapa
lama tanggal tersebut berlalu.
3. Menyebutkan besarnya tunggakan yang harus dibayar
oleh debitur.
4. Menyebutkan cara pengiriman uang atau cara
pembayaran yang diinginkan oleh kreditur
5. Menyebutkan hal-hal lain yang dianggap perlu seperti
teguran, peringatan, atau ancaman akan melaporkan
kepada bank yang mengeluarkan referensi atau akan
mengadu ke kantor pengadilan, sesuai dengan sifat
dan tahap penagihan.
Surat penagihan dikirimkan dengan memperhatikan
tahapan-tahapan berikut ini:
1. Surat penagihan pertama berisi permintaan agar
debitur pembayar hutangnya
2. Surat penagihan kedua berisi peringatan pertama
karena debitur lalai membayar hutangnya.
3. Surat penagihan ketiga berisi peringatan kedua dan
dapat disertai ancaman; bila sampai tanggal tertentu
debitur tidak membayar hutangnya, kreditur akan
menagih melalui inkso bank, bila bank dilibatkan
dalam transaksi
4. Surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga
(peringatan terakhir) dan dapat disertai ancaman: bila
sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan
pembayaran, kreditur akan mengadu kepada pihak
pengadilan perdata.
Jika bank dilibatkan dalam penagihan
hutang dan ternyata pihak debitur tidak
memenuhi janjinya (rekeningnya
kosong), maka pihak debitur dapat:
1. Kehilangan kesempatan untuk
memperoleh kredit bank
2. Kehilangan kesempatan untuk
memperoleh referensi bank
3. Nama debitur akan dicatat dalam
blacklist (daftar hitam).
Jika diperkarakan melalui pengadilan
perdata, maka:
1. Barang jaminan dapat disita pengadilan
meskipun perkara belum selesai
2. Pihak pengadilan dapat melakukan
penyegelan terhadap barang jaminan
3. Jika debitur kalah dalam perkara, maka
ia dibebani ongkos perkara
4. Jika debitur tidak dapat membayar, maka
ia dapat dikenakan hukuman kurungan.
SURAT LAMARAN PEKERJAAN
Surat lamaran pekerjaan adalah surat
pribadi yang bersifat resmi. Surat ini
ditujukan oleh seseorang kepada
lembaga/instansi agar yang
bersangkutan memperoleh pekerjaan.
Penulisan surat lamaran pekerjaan
didasarkan pada:
1. nformasi tentang lowongan pekerjaan
(iklan, pengumuman, edaran)
2. Mencoba-coba
Model surat lamaran pekerjaan:
1. Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan
dengan riwayat hidup (curriculum vitae)
Model ini lebih cocok digunakan untuk menulis
surat lamaran pekerjaan yang sifatnya
spekulatif (mencoba-coba)
2. Surat lamaran yang dipisahkan dengan riwayat
hidup (curriculum vitae)
Model ini lebih cocok digunakan untuk menulis
surat lamaran yang didasrkan pada informasi
tentang lowongan pekerjaan.
Syarat penulisan surat lamaran pekerjaan:
1. Surat lamaran yang ditulis tangan harus ditulis oleh
pelamar sendiri pada kertas yang berkualitas baik,
tidak boleh timbal- balik dan tidak harus pada kertas
bergaris
2. Surat lamaran yang diketik hendaknya diketik pada
kertas yang berkualitas baik (minimal HVS 60 gr)
dengan jarak 1,5 spasi.
3. Penampilan surat lamaran harus necis, bebas dari
coretan atau koreksian (tip-ex).
4. si surat lamaran harus menggambarkan sikap optimis
bahwa pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
5. si surat lamaran tidak boleh bernada memelas atau
minta dikasihani.
6. Sapaan yang digunakan: Bapak/bu jika melamar pada
instansi pemerintah atau perusahaan swasta nasional
dan Tuan (Sir)/Nyonya (Madam) jika melamar pada
perusahaan asing
7. Biasanya surat lamaran pekerjaan dibubuhi meterai
sebesar Rp6.000,00.
si daftar riwayat hidup:
1. Data pribadi
2. Pendidikan
3. Pengalaman bekerja
4. Keterangan lain
5. Referensi pribadi
Pembahasan:
1. Data pribadi:
ang harus dicantumkan dalam data pribadi
adalah: nama, tempat, tanggal lahir, jenis
kelamin, status perkawinan, jati diri
(KTP/SM/Paspor), dan alamat (domisili pada
saat melamar).
Data yang kadang-kadang juga dicantum-
kan pada data pribadi adalah:
1. Suku bangsa,
2. agama,
3. kewarganegaraan,
4. tinggi dan berat badan.
2. Pendidikan
a. Jika subjudulnya !e3ddka3 maka dimulai
dengan pendidikan tertinggi ke pendidikan
terendah.
Contoh:
1. Tahun 2008 lulus S1 FKP Untan Pontianak
2. Tahun 2004 lulus SMA Negeri 7, Pontianak
3. Tahun 2001 lulus SMP Negeri 1, Pontianak
4. Tahun 1998 lulus SD Negeri 1, Pontianak
5. Tahun 1993 lulus TK Pertiwi, Singkawang
b. Jika subjudulnya riwayat pendidikan, maka
diurutkan dari pendidikan terendah ke yang
tertinggi.
Contoh:
1. Tahun 1993 lulus TK Pertiwi, Singkawang
2. Tahun 1998 lulus SD Negeri 1, Pontianak
3. Tahun 2001 lulus SMP Negeri 1, Pontianak
4. Tahun 2004 lulus SMA Negeri 7, Pontianak
5. Tahun 2008 lulus S1 FKP Untan, Pontianak
c. Jika pernah mengikuti pendidikan nonfor
mal, maka pendidikan formal ditulis
terlebih dahulu. Contoh:
1. Tahun 2004 lulus SMA Negeri 7,
Pontianak
2. Tahun 2008 lulus S1 FKP Untan,
Pontianak
3. Tahun 2007 tamat kursus intensif
bahasa nggris pada UPT Bahasa
Universitas Tanjungpura, Pontianak.
d. Jika pernah mengikuti pendidikan di luar
negeri, maka pendidikan dalam negeri
ditulis terlebih dahulu, baru pendidikan
luar negeri. Contoh:
1. Tahun 2005 lulus sarjana ekonomi
Universitas ndonesia, Jakarta
2. Tahun 2009 lulus MBA California
University, California USA.
3. Tahun 2011 lulus Ph.D Oklahoma
University, Oklahoma USA.
3. Pengalaman Bekerja
Jika pernah bekerja atau sedang
bekerja, sebaiknya dituliskan dalam
riwayat hidup secara kronologis dengan
menyebutkan:
a. Kapan/bilamana pekerjaan itu dilakukan?
b. Menjabat sebagai apa?
c. Pada perusahaan apa?
d. Dimana?
e. Mengapa berhenti kekerja?
Contoh:
Mei 2006 s.d. Mei 2007, Guru pada SMP Kemala
Bayangkari, Jalan Adisucipto No. 17 Pontianak.
Berhenti bekerja karena menyelesaikan kuliah .
Mei 2000 s.d. Juni 2004, Staf administrasi pada
PT Langgeng, Jalan Pahlawan No. 78 Pontianak.
Berhenti bekerja atas permintaan sendiri.
4. Keterangan lain
Keterangan lain umumnya memuat bidang
keahlian khusus dan hobby yang dimiliki
oleh pelamar.
Contoh:
1. Kepemilikan SM (A, B, C)
2. Sertifikat kursus bahasa nggris,
Mandarin, dsb.
3. Hobby: membaca, piknik, sport
4. Lulus Kursus Pelatih Karate
,~ ,~--,~ ---~ ,~ ---~
1. SURAT KUASA
Surat kuasa adalah surat yang berisi perlimpahan
wewenang dari perseorangan atau pejabat
kepada seseoarang atau pejabat lain sehingga
pihak yang diberi wewenang dapat bertindak
mewakili pihak yang memberi wewenang atau
kekuasaan
Dalam surat kuasa ada dua pihak yang terlibat,
yaitu:
1. Pihak yang memberi wewenang
2. Pihak yang diberi wewenang
Surat kuasa ada yang dibuat untuk kepentingan
pribadi digolongkan sebagai surat pribadi.
Surat kuasa ada yang dibuat untuk kepentingan
lembaga/organisasi digolongkan sebagai
surat lembaga/surat organisasi.
Surat kuasa untuk kepentingan organisasi
dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu:
1. Surat kuasa untuk keperluan intern organisasi
atau lembaga
2. Surat kuasa untuk keperluan ekstern
organisasi
1. Surat kuasa untuk keperluan intern organisasi
atau lembaga
Hanya bersifat formalitas, oleh sebab itu data
kedua belah pihak tidak perlu dicantumkan
secara rinci/detil
2. Surat kuasa untuk keperluan ekstern
organisasi
Data dalam surat kuasa ini perlu dicantumkan
secara rinci/detil, yaitu mengenai:
a. data pihak yang memberi kuasa
b. data pihak yang diberi kuasa
c. Bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap
dengan batas-batasnya
Surat kuasa umumunya dibubuhi meterai sesuai
dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Surat kuasa dianggap sah jika telah ditanda-
tangani oleh kedua belah pihak
Surat kuasa yang bersifat kedinasan (lembaga),
rincian data pribadi kedua belah pihak meliputi:
a. nama
b. tempat, tanggal lahir
c. NP/NRP
d. Pangkat/golongan
e. jabatan/pekerjaan
Data surat kuasa yang bersifat pribadi
meliputi:
a. Nama
b. Tempat/tanggal lahir
c. Nomor kartu identitas (NK, NM, SM,
Paspor, KTP, dll.)
d. Pekerjaan
e. Alamat
2. SURAT KETERANGAN
Surat keterangan adalah surat yang isinya
menerangkan seseorang atau sesuatu
hal
Berdasarkan derajat kepentingannya dan isi
suratnya, surat keterangan dibedakan
menjadi empat macam, yaitu:
1. Surat keterangan biasa
2. Surat referensi
3. Surat rekomendasi
4. Surat pernyataan
1. Surat Keterengan Biasa
Surat keterangan yang diberikan kepada seseorang
dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat di
tengah-tengah kesibukannya sehari-hari (mahasiswa,
pelajar, pegawai/karyawan, artis, dll.)
si pokok surat keterangan biasa:
1. Data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan
2. Data pribadi pihak yang diterangkan
3. si keterangan (menerangkan apa)
4. Tujuan keterangan yang dibuat (untuk keperluan apa
keterangan itu dikeluarkan)
5. Penutup (umumnya berisi himbauan atau harapan
agar pihak ketiga maklum)
2. Surat referensi
Surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat
rahasia dari pihak ketiga kepada pihak kedua tentang
pihak pertama yang berisi penilaian mengenai
bonafiditas, perilaku, dan kualifikasi pihak pertama
untuk kepentingan pihak kedua (pihak yang meminta
referensi).
Pihak ketiga tidak bertanggung jawab atas keterangan
yang diberikannya kepada pihak kedua.
Ada tiga jenis surat referensi, yaitu:
(1) referensi bank;
(2) referensi dagang;
(3) referensi pribadi
3. Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi adalah surat
keterangan yang diberikan seseorang
atau perusahaan/lembaga/organisasi
berdasarkan data-data autentik yang ada
Rekomendasi dapat juga diberikan oleh
perseorangan kepada seseorang,
terutama untuk melamar pekerjaan.
Rekomendasi tidak bersifat rahasia
4. Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat keterangan
berupa pernyataan yang diberikan oleh
seseorang atau instansi mengenai keadaan
seseorang atau hal tertentu untuk suatu
kepentingan khusus
Surat pernyataan yang menyangkut aspek
hukum harus ditulis di atas kertas segel atau
kertas biasa yang dibubuhi meterai. Surat
pernyataan yang menyangkut aspek hukum
hanya dapat dibuat oleh seseorang yang telah
cakap hukum atau dewasa.
3. MEMO DAN NOTA
Memo dan nota adalah surat khusus yang
digunakan antarpejabat di lingkungan suatu
organisasi.
Karena digunakan intern lembaga, maka
alamat pada kop memo dan nota tidak
pernah ditulis secara lengkap. Biasanya
hanya ditulis nama
organisasi/lembaga/institusinya.
Memo merupakan singakatn dari 2e2ora3du2 yang
berasal dari kata 2e2ory (ngg.) yang berarti
3ata3
si memo umumnya menyangkut informasi yang bersifat
mengingatkan. Karena isinya yang demikian , maka
peredaran memo dapat secara vertikal, horisontal,
dan diagonal.
Nota berasal dari kata 3ote (ngg.) yang berarti catata3.
Karena isi nota bersifat catatan, maka peredarannya
umumnya secara vertikal (berisi perintah) dan
kadang-kadang juga horisontal (tidak berisi perintah)
Fungsi lain dari nota dinas adalah untuk menjabarkan
secara rinci isi surat keputusan, surat instruksi, surat
perintah, dan surat-surat lainnya yang dianggap perlu
ditindaklanjuti dengan nota.
5. SURAT EDARAN DAN PENGUMUMAN
Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif
yang beredar dari satu tangan ke tangan yang lainnya
dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang
yang dituju atau semua orang yang dituju mendapatkan surat
yang sama isinya.
Dilihat dari banyaknya sasaran yang dituju, surat edaran
dapat dibedakan atas dua macam, yaitu:
1. Edaran kepada banyak orang dalam jumlah yang terbatas
2. Edaran kepada banyak orang dalam jumlah yang tidak
terbatas (ditujukan kepada khayak ramai/masyarakat)