SMKN

  7 KOTA TANGERANG
BISNIS
  DARING DAN PEMASARAN

SOP Administrasi
Transaksi
Agus Wahyudi, S,Pd.
 SOP Administrasi Pembelian Tunai
• Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi pembelian tunai adalah sebagai berikut.
a) Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan.
b) Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran (order) kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan
kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap).
c) Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.
d) Memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik. Bagian pembelian harus benar-benar
mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan pasca jual.
e) Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan.
f) Pembuatan perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli, seperti garansi, return barang, dan
informasi penting lainnya.
g) Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya, apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun
kuantitas). Jika sesuai, barang akan masuk ke gudang. Sebaliknya, jika tidak sesuai, barang akan dikembalikan
dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.
h) Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN SURAT PENAWARAN
SURAT PESANAAN ,SURAT PERJANJIAN (RETUR PEMBELIAN)
SURAT PENGLUARAN KAS
 SOP Administrasi Penjualan Tunai
• Prosedur operasi standar untuk menangani
administrasi penjualan tunai adalah sebagai
berikut.
• a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat
permintaan (order).
• b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan
berupa notulen (catatan kesepakatan bersama).
• c. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
dibuktikan dengan adanya surat perjanjian.
• d. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga
tidak meragukan perusahaan dan konsumen.
Selain itu, faktur harus dibuat beberapa rangkap
untuk kepentingan administrasi.
• e. Barang dagang sebelum dijual diperiksa apakah
sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan
harus sesuai standar mutu. Jika sesuai, barang
dikirim kepada pembeli. Jika tidak sesuai, barang
dikembalikan lagi ke gudang.
• f. Cocokkan invoice (faktur) asli dan rangkap.
Jika cocok, terima pembayaran barang dan
periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti.
• g. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai
dengan jumlah uang yang diterima.
• h. Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat
dan memastikan kebutuhannya sampai ke tangan
konsumen. Pelayanan yang baik akan menjadi
nilai tambah bagi penjual.
 SOP Administrasi Penjualan Kredit
• Prosedur operasi standar untuk menangani
administrasi penjualan kredit adalah sebagai
berikut.
• a. Permintaan pelanggan dibuktikan
dengan surat permintaan (order).
• b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti
pertemuan berupa (notulen) hasil
pertemuan yang termuat kesepakatan-
kesepakatan.
• c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon
pembeli. Aplikasi kredit (credit
application) adalah formulir yang diisi oleh
pemohon untuk mendapatkan kredit yang
memberikan rincian yang memadai (tempat
tinggal, pekerjaan, pendapatan, dan hutang
yang ada) untuk memungkinkan kreditur
menilai kelayakan kredit dari pemohon.
Periksa formulir aplikasi kredit, misalnya kesesuaian dengan bukti-bukti yang dilampirkan.
Survei kepada calon pembeli dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap.
Hasil survei berupa rekomendasi sesuai dengan kondisi riil calon konsumen.
Persetujuan dari manajer bagian kredit, yang dibuktikan dengan ditandatanganinya
(diotorisasikannya) formulir aplikasi kredit.
Apabila manajer bagian kredit menyetujui pengajuan kredit yang diajukan oleh konsumen,
dilakukan proses penjualan. Apabila tidak disetujui, bagian kredit akan mengirimkan
pemberitahuan mengenai penolakan pengajuan kredit kepada calon pelanggan.
h. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan.
i. Buatlah invoice (faktur).
j. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang
sempurna.
 SOP Administrasi Penerimaan Kas
• Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi penerimaan kas adalah sebagai berikut.
• a. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas, seperti penjualan tunai,
penerimaan pembayaran piutang, dan transaksi lainnya.
• b. Menghitung ulang nominal yang tertera dalam bukti yang diserahkan oleh pelanggan.
• c. Kasir menerima uang sesuai dengan jumlah nominal dalam bukti transaksi.
• d. Kasir menghitung jumlah uang yang diterima dan memastikan keabsahan uang yang diterima dengan menggunakan alat
bantu money detector
• e. Sebagai bukti penerimaan uang, membuat kuitansi yang dibuat menyesuaikan kebutuhan, minimal dibuat rangkap dua,
satunya diserahkan kepada pelanggan dan satunya lagi disimpan sebagai arsip. Namun, ada perusahaan yang menetapkan
SOP bagian pef. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan
rangkapnya.
• g. Hitung jumlah transaksi yang tertera pada bukti transaksi yang diterima dari pelanggan yang benar.
• h. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat (money detector) untuk mengecek uang secara fisik. Apabila
pelanggan menggunakan cek, periksa keabsahan cek dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang
mengeluarkan cek.mbukuan juga diberi tembusan kuitansi, sehingga kuitansi dibuat rangkap tiga.
 SOP Administrasi Pengeluaran Kas

• Prosedur operasi standar untuk menangani administrasi penerimaan kas adalah

sebagai berikut.
• a. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang, dan
pembayaran biaya-biaya.
• b. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dan rangkapannya.
Apabila cocok, ambil bukti pengeluaran uang (bank/tunai),
kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi.
• c. Berikan uang tunai sejumlah nominal yang tertera pada bukti transaksi atau
berikan cek yang telah ditulis besar nominal pembayaran dan penandatanganan cek.
• d. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah
ditandatangani supplier.