PENGERTIAN

ADMINISTRASI
TRANSAKSI
PENGERTIAN ADMINISTRASI

 Dalam bhs latin

Ad : intensif (ke/ kepada)
Ministrare : melayani, membantu

 Dalam bhs Belanda disebut administratie yang

berarti : kegiatan tat usaha kantor atau
diartikan juga sebagai tata pembukuan
Administrasi menurut para ahli
 The Liang Gie
Serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu
 Soewarno Handayaningrat
adalah kegiatan ketatausahaan yg terdiri atas
berbagai
kegiatan seperti pembukuan, baik perhitungan,
pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan
untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan
 W.H. Evans
merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen
dan pengarahan segala tahap operasi perusahaan yg
berkenaan dengan pengolahan keterangan,
komunikasi,
dan juga ingatan organisasi
 Ulbert
merupakan istilah lain dari Tata Usaha dimana sebagian
penyusunan dan pencatatan data serta informasi
secara
sistimatis baik internal atau eksternal dengan tujuan
menyediakan keterangan dan memudahkan dalam
memperoleh data baik sebagian maupun secara
menyeluruh
 George Terry
sebuah proses perencanaan, pengendalian,
pengorganisasian, dan penggerakan kepada
orang- orang yang melaksanakan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan
 William Leffingwell dan Edwin Robinson
merupakan salah satu cabang ilmu manajemen
mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran
secara efisien, dimana dan kapan pekerjaannya
akan dilaksanakan
 Arthur Grager
merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan
pada komunikasi dan pelayanan dalam
sebuah organisasi
 Sondang Siagian
keseluruhan rangkaian dari proses kerjasama
antara beberapa orang yang didasarkan pada
asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan
 Dedi Budiman
suatu pengabdian atau pelayanan, yaitu pember
dayaan sumberdaya lainnya dalam suatu organi
sasi untuk mencapai tujuan
• Adanya kegiatan tertentu
• Adanya manusia yang melakukan kerjasama
• Adanya tujuan yang telah ditentukan
 Dasar- dasar kegiatan administrasi
 Menghimpun : mengumpulkan keterangan/ informasi yang
berserakan
 Mencatat : membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan
 Mengolah : memperbanyak, menyalin dan membuat
informasi menjadi baru sehingga lebih berguna
 Menggandakan : memperbanyak dengan berbagai cara /
alat
 Mengirim : menyampaikan dari satu pihak ke pihak lain
 Menaruh : menyimpan disuatu tempat tertentu agar mudah
ditemukan kembali
 Maksud dan tujuan
Administrasi

 Wirausaha dapat memonitoring kegiatan
administrasi perusahaan
 Wirausaha dapat mengevaluasi kegiatan- kegiatan
pengorganisasian perusahaannya
 Wirausaha dapat menyusun program
pengembangan usaha dan kegiatan
pengorganisasian perusahaan
 Wirausaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan
usaha danorganisasi perusahaannya
 Dalam suatu pedagangan : Persetujuan jual
beli antara kedua belah pihak ( pembeli dan
penjual )
 Dalam suatu perusahaan : sebagai suatu
peristiwa ekonomi yang mempengaruhi
kondisi keuangan perusahaan (
mempengaruhi susunan harta, utang dan
modal )
 Fungsi rutin membutuhkan pemikiran minimal
mencakup arsip administrasi yg memadai
 Fungsi tehnis membutuhkan pendapat, keputusan
dan ketrampilan
 Fungsi analisis membutuhkan pemikiran yg kritis
dan kreatif disertai mengambil keputusan misal
keputusan pembelian
 Fungsi interpersonal membutuhkan penialaian
dan analisis sebagai dsar pengambilan keputusan
serta ketrampilan yg berhubungan dengan orang
lain seperti mengkoordinasikan tim
 Fungsi manajerial membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian
1. Menurut pihak yang melakukan transaksi
a. transaksi internal : transaksi yg hanya
melibatkan bagian yg ada dlm perusahaan
b. Transaksi eksternal : melibatkan pihak luar
perusahaan
2. Menurut sumbernya
a. Transaksi modal : transaksi yg bisa
mempengaruhi struktur modal perusahaan ( Mis
: setoran modal, pengambilan pribadi )
b. Transaksi usaha : berkaitan dg kegiatan
operasional perusahaan ( mis : pembelian
barang, perlengkapan dan peralatan )
 Kegiatan untuk mencatat perubahan –
perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara
kronologis dengan metode tertentu,
sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan pada pihak lain
 Memudahkan perusahaan
dlm menghubungi pihak
terkait melalui berbagai
media komunikasi ( rekanan,
konsumen, instansi
pemerintah, pemasok )
 Memperkecil resiko
kehilangan barang
 Mempermudah memberikan
layanan purna jual pada
konsumen
 Memudahkan pemilik
perusahaan mengikuti
perkembangan
perusahaannya.
Unsur- unsur yang terlibat
dalam administrasi
transaksi

 Manusia ( man ) : unsur terpenting & utama dalam
kegiatan perusahaan seperti penjualan, pembelian ,
pengawasan dan promosi
 Material : harta kekayaan perusahaan yang
didayagunakan untuk melaksanakan kegiatan
perusahaan secara efektif dan efisien.
 Metode : cara yang digunakan untuk melaksanakan
suatu pekerjaan agar tercapai sesuai yang
dikehendaki secara efektif dan efisien.
Pihak- pihak yang terkait dalam
transaksi dalam perusahaan
1. Sales ( tenaga penjual )
keuntungan yg dicapai fungsi penjualan:
a. menciptakan penjualan barang dan jasa
b. Mencari/ menemukan pembeli
c. Memberi nasihat kepada para pembeli
d. Mempertimbangkan transaksi jual beli
e. Pemindahan hak milik
Seorang penjual harus dapat menentukan kebijakan
dan menentukan prosedur dalam rencana penjualan
yang telah ditetapkan perusahaan
2. Pelanggan ( pembeli )
dibedakan menjadi 2 :
 pelanggan internal organisasi
 Pelanggan internal pemerintah

Pelanggan dapat dikelompokkan

menjadi 3 jenis :
a. Pelanggan internal
hal-hal yang diperlukan pada pelanggan internal
antara lain :
1. Kerjasama.
2. Kerja kelompok.
3. Sistem dan struktur kerja yang efesien.
4. Pekerjaan yang berkualitas.
5. Pengiriman yang tepat waktu.
b. Pelanggan Perantara
contohnya :
1. Agen Perusahaan
2. Distributor

c. Pelanggan eksternal
pengguna barang / jasa yang dihasilkan
perusahaan
 3. Supplier yaitu orang/ badan usaha yang
menyediakan barang bagi perusahaan.
a. Grosir
b. Agen
4. Fasilitator
5. Lingkungan

Lingkunga
Saluran Strategi Struktur Sistem
n