ADMINISTRASI

TRANSAKSI
Oleh:
IDA JULIANTI, S.Pd.
 DEFINISI ADMINISTRASI
 Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa yunani
yaitu dari kata ad dan ministrare yang berarti melayani,
membantu atau memenuhi.
 Administrasi dalam arti sempit berarti tata usaha atau tata
pembukuan. Administrasi merupakan pencatatan dan
penyusunan data dan informasi secara sitematis dengan
maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam
hubungannya satu sama lain.
 Dalam pengertian luas administrasi adalah keseluruhan
proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan dua orang atau
lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama
demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya
 DEFINISI ADMINISTRASI MENURUT
PARA AHLI
1. Soewarno Handayaningrat Administrasi adalah Kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari
bergagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan, atau lainnya dengan
tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.
2. H.W Evans administasi, fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan segala
tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi, dan
juga ingatan organisasi
3. Ulbert, Administrasi merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian penyusunan
dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan
tujuan menyediakan keterangan danmemudahkan dalam memperoleh data baik sebagian
maupun secara menyeluruh
4. GR Terry, administrasi sebuah proses perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan kepada orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang
diinginkan
5. William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi salah satu cabang ilmu manajemen
yang mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran secara efisien, dimana dan kapan
pekerjaannya harus dilaksanakan.
6. Arthur Grager, Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada komunikasi
dan pelayanan dalam sebuah organisasi.
Next…
7. Sondang siagian, Administrasi Keseluruhan rangkaian dari
proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarkan pada
asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
8. The Liang Gie, administrasi merupakan serangkaian kegiatan
yang dilakukan suatu kelompok berkenaan dengan hubungan
kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
9. Dedi Sudirman, Admnistrasi suatu pengabdian atau pelayanan,
yaitu pemberdayaan sumber daya lainnya dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan pengertian para ahli tersebut kesimpulannya,
administrasi di dalam penyelenggaraanya atau di dalam kegiatanya
dapat diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen seperti
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.
 Proses administrasi dalam arti sempit
(Ruang lingkup Administrasi)dapat dibagi
menjadi beberapa kegiatan, antara lain :
1. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan
yang awalnya berserakan sehingga menjadi dapat digunakan.
2. Mencatat, artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan.
3. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin dan membuat
informasi menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.
4. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan berbagai metode
atau cara dan menggunakan berbagai alat.
5. Mengirim, artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang
lain.
6. Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan
maksud mudah untuk ditemukan kembali.
 Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi
transaksi adalah sebagai berikut :
1. Manusia.
Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan
penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya.
Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan
kegiatan tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh manusia yang professional akan berjalan
sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk
kemajuan perusahaan. Maka perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan
kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan, karena hal itu merupakan
asset utama bagi perusahaan.
2. Material/Harta Kekayaan
Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan
perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan
administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat
(kantor).
3. Metode
Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang
dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan
semula. Metode yang digunakan dalam melaksanakan administrasii penjualan berpedoman
pada SOP (Standard Operational Procedure) administrasi transaksi perusahaan yang
bersangkutan.
2. Maksud dan Tujuan Administrasi
1. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi
perusahaannya
2. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaannya
3. Menyusun program pengembangan usaha dan
kegiatan pengorganisasian perusahaannya
4. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaannya
 Manfaat Administrasi
1. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-
pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan,
konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
2. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap
transaksi (baik barang masuk , hasil pembelian, maupun barang
keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
3. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena
bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti
kesepakan penjualan.
4. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti
perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.
 Ruang Lingkup Transaksi
Pengertian Transaksi
• Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan
perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan,
seperti menjual, membeli, membayar gaji, membayar
telepon, membayar sewa serta membayar biaya-biaya
lainnya.
• Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain.
Jenis-jenis transaksi
Berdasarkan Pihak yang melakukan Transaksi
1. Transaksi Internal
Transaksi Internal adalah transaksi yang terjadi melibatkan hanya bagian-
bagian yang ada di dalam perusahaan. Transaksi ini lebih menekankan
perubahan posisi keuangan perusahaan yang terjadi antar bagian yang
ada dalam perusahaan, seperti memo pimpinan kepada orang yang
ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor seperti tinta, kertas, pensil, dan sebagainya.
2. Transaksi Eksternal
Transaksi Eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang-
piutang, dan sebagainya. Transaksi ini adalah hal utama yang harus
terjadi di perusahaan, karena dari transaksi ini perusahaan memperoleh
keuntungan dari nilai selisih pembelian dan penjualan.
Next….
Berdasarkan sumbernya:
1. Transaksi Modal
Transaksi yang bisa mempengruhi struktur modal
perusahaan, jinis transaksi ini hanya akan
memepengaruhi modal usaha. Ex. Storan modal dan
Prive
2. Transaksi Usaha
Transaksi yang berkaitan dengan kegiatan operasional
perusahaan. Ex. Pembelian barang, perlengkapan, dan
peralatan.
Standard Operational Procedure (SOP)
Aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam
menangani berbagai kegiatan yang terjadi di
perusahaan. Sehingga setiap kegiatan perusahaan
akan mempunyai standar prosedur operasional untuk
menjamin kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya.
Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi transaksi akan mengikuti alur dari
transaksi itu.
Manfaat dengan adanya
(SOP) di dalam perusahaan
 Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
 Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
 Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam
proses terkait
 Menjamin proses kerja yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berjalan
sebagaimana mestinya
 Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses kerja dengan proses
kerja yang lain di dalam perusahaan
 Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
 Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan procedural
 Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah
perbaikan
 Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional
perusahaan
 Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Pembelian Tunai
adalah sebagi berikut.
1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan denga surat permintaan
2. Survai pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk
memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap)
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin
menyediakan pasokan barang
4. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka bagian
pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da pelayanan pasca jual
5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi,
return barang, dsb
7. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik
kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang, bila tidak, maka
barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual
8. Membayar jumlah trsansaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas
Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Penjualan Tunai
1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon
pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat
perjanjian
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan dan
konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli,
tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada
pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang
6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok, terima pembayaran barang dan
periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna
Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Penjualan
Kredit
1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat kesepakatan-
kesepakatan
3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan
5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap.
Berikan rekomendasi seperlunya
6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya
(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka dikembalikan kepada
calon pelanggan.
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
9. Buatlah invoice (faktur)
10. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang
sempurna
Standar prosedur operasional untuk
menangani administrasi Penerimaan
Kas
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan
penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang , dll
2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan tliti dan
cocokkan dengan rangkapannya
3. Hitung jumlah tansaksi dengan benar
4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek uang
secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek
tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang
mengekuarkan cek tersebut.
5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.
Standard Operational Procedure (SOP) Pengeluaran Kas

1. Pengeluaran Uang
dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran
utang dan pembayaran biaya-biaya
2. Cocokkan bukti pembelian yang dibawa supplier
dengan rangkapannya
3. Berikan Cek atau uang tunai
4. Terima bukti transaksi
(bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah
ditandatangani supplier
Alur Transaksi Pembelian
 Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk
memperoleh barang danatau jasa dengan cara
memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang
nilainya sama dengan barang atau jasa yang
diperolehnya.
Alur transaksi pembelian dengan disertai bukti
transaksi, dapat digambarkan
sebagai berikut :
1. Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang
dibuktikan dengan surat permintaan
Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :
 Intuitif, cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan pelanggan..
 Penelitian pasar, yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling
banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.
 Perhitungan stok barang, bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke
bagian gudang.
2. Melakukan survey pasar
Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang
dapat dijadikan supplier bagi perusahaan..
3. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan
Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat permintaan
penawaran barang, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat
penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga.
Next……
4. Menentukan suplier yang benar-benar memberikan keuntungan
terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan
pelayanan purna jual
5. Membuat daftar barang yang akan dibeli
6. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang
dipilih
7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan
supplier
8. Menerima barang
9. Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak
(kualitas) maupun kuantitas).
10. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur
pengeluaran kas
 Alur Transaksi Penjualan Tunai
1. Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (lisan maupun tertulis)yang dibuktikan dengan adanya
surat permintaan (order)
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian
4. Membuat invoice atau Faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan
konsumen. Faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi
5. Memeriksa barang dagangan sebelum dijual, diperiksa terlebih dahulu apakah sesuai dengan pesanan
pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai dengan standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada
pembeli, bila tidak, maka barang dikembalikan lagi ke gudang
6. Menerima pembayaran dengan terlebih dahulu mencocokkan invoice asli dan rangkapnya. Bila
cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
7. Membuat bukti transaksi penerimaan uang berupa kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang
diterima
8. Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna
dengan membawa surat jalan.
 Alur Transaksi Penjualan Kredit
1. Alur penjualan kredit dimulai dari permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat permintaan
(order)
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)
yang memuat kesepakatan-kesepakatan
3. Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli
4. Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan
5. Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan
dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan dengan formulir bukti survei
yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya
6. Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dengan
melampirkan bukti hasil survey sebagai bahan pertimbangan. Persetujuan kredit dibuktikan dengan
ditandatanganinya formulir aplikasi kredit
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon
pelanggan.
8. Membuat surat perjanjian penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan
9. Membuat bukti transaksi berupa invoice
10. Menyerahkan barang dengan mengirimkannya secara cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna dengan membawa surat jalan
Alur Transaksi Penerimaan Kas
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang
menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan
pembayaran piutang, dan lain-lain.
2. Memeriksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian
penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya
3. Menghitung jumlah transaksi dengan benar
4. Menerima pembayaran dengan menghitung jumlah transaksi
dengan benar
5. Memeriksa keabsahan uang yang diterima. Gunakan alat untuk
mengecek uang secara fisik. Apakah pelanggan menggunakan
cek, maka periksa keabsahan cek tersebut, dan buat konfirmasi
keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengeluarkan cek
tersebut
6. Membuat bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi
Alur Transaksi Pengeluaran Uang Kas
1. Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai,
pembayaran utang , dan pembayaran biaya-biaya.
2. Menerima bukti pembelian yang dibawa supplier untuk kemudian
dicocokkan antara bukti pembelian tersebut dengan rangkapannya,
3. apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai),
kemudian
4. supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi
5. Melakukan pembayaran dengan memberikan cek atau uang tunai
6. Menerima bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh supplier.
 Bukti Transaksi
Bukti pencatatan transaksi yang berhubungan
dengan pihak internal yaitu berkaitan dengan
bagian yang ada di dalam perusahaan maupun
eksternal perusahaan dalam hal ini adalah
pelanggan dan pembeli.
 Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Bukti Transaksi Internal yaitu bukti
pencatatan kejadian dalam perusahaan itu
sendiri, biasanya berupa memo dari
pimpinan atau orang yang ditunjuk.
2. Bukti Transaksi Eksternal yaitu bukti
pencatatan transaksi yang terjadi denga
pihak luar perusahaan.
 Bukti Transkasi Internal
a. Memo
b. Bukti Kas Masuk
c. Bukti Kas Keluar
Memo
Bukti Kas Masuk
Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai, dan digunakan untuk mencatat transaksi
Bukti Kas Keluar
Bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, pembayaran sewa,
pembayaran utang
 Bukti Transaksi Eksternal
1. Faktur (Invoice)
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit,
dibuat oleh pihak penjualan disampaikan kepada pihak pembeli. Faktur ini
biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada pembeli sebagi bukti
pencatatan pembelian barang secara kredit, sedangkan fotokopinya dipegang
oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan barang secara kredit.
2. Kuitansi (Ofisial Receipt)
Kuitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak penerima
uang. Umumnya terdiri dari 2 (dua) bagian, bagian pertama diberikan kepada
pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal (Sus/Bonggol Kuitansi) untuk sementara bisa dijadikan
bukti pencatatan penerimaan uang. Kuitansi, sebagai bukti penerimaan, pada
batas jumlah uang tertentu harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan dalam
UU Perpajakan tentang Bea Materai.
Next...
3. Nota Debit (Debit Memo)
Nota Debit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan/badan usaha
kepada langganannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Langganan yang menerima
nota debit ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi yang berlawanan, yaitu di sebelah
kredit.
4. Nota Kredit (Credit memo)
Nota Kredit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan/badan usaha
kepada langganannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Bagi langganan yang
menerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi yang berlawanan, yaitu di
sebelah debet.
5. Cek(Cheque)
Cek adalah surat perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam lembaran
cek. Surat perintah ini ditandatangani oleh seseorang yang menjadi nasabah suatu bank dan mempunyai
simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Cek ada dua jenis, yaitu : cek atas nama dan cek atas
tunjuk.
6. Bilyet Giro
Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam
bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
7. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya. Rekening
Koran ini dari segi akuntansi digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut
perusahaan dan saldo kas menurut bank.
Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara
tunai.
Faktur
Perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan
kepada pihak pembeli.
 Informasi yang harus dimuat dalam faktur
antara lain

a. Nama dan alamat penjual

b. Nomor faktur
c. Nama dan alamat pembeli
d. Tanggal pemesanan
e. Tanggal pengiriman
f. Syarat pembayaran dan jatuh tempo, misal 2/10, n/30
g. Keterangan mengenai barang seperti jenis barang/ nama
barang, kuantitas/ Banyaknya, harga satuan, dan jumlah
harga.
Kuitansi
Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda
tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan
pembayaran
 Informasi yang termuat dalam kuitansi

a. No kuitansi, di isi no urut kuitansi yang dikeluarkan

penerima uang
b. Nama pihak yang menyerahkan uang
c. Jumlah uang yang dibayarkan, dengan
menggunakan huruf dan angka
d. Kegunaan pembayaran
e. Tanggal penyerahan uang
f. Nama dan tanda tangan pihak penerima uang
 Nota Debit
Dipandang dari pihak pembeli, barang yang
dikembalikan kepada penjual karena rusak atau
permohonan pengurangan harga faktur yang
disetujui pihak penjual disebut retur pembelian.
Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh
pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual,
nota yang bersangkutan disebut Nota Debet.
Nota Debit
 Nota Kredit
• Nota Kredit (Credit Memorandum) adalah
bukti transaksi penerimaan kembali barang
yang telah dijual secara kredit (retur
penjualan), atau pengurangan harga faktur
karena barang sebagian rusak atau kualitas
yang tidak sesuai dengan pesanan.
• Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh
pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak
pembeli.
Nota Kredit
Chek (Cheque)
surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada
waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi
nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
 KARAKTERISTIK CEK YANG DITERBITKAN
PERBANKAN
Cek harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
a. Nama "Cek" harus termuat dalam teks
b. Perintah tidak bersyarat untuk membayar sejumlah
uang tertentu
c. Nama pihak yang harus membayar (tertarik)
d. Penunjukan tempat dimana pembayaran harus
dilakukan
e. Pernyataan tanggal beserta tempat Cek ditarik
f. Tanda tangan orang yang mengeluarkan Cek (penarik)
Bilyet Giro
surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya
disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
 KHARAKTERISTIK BILYET GIRO YANG
DITERBITKAN PERBANKAN
Setiap Bilyet Giro harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
1. Nama “Bilyet Giro” dan nomor Bilyet Giro yang bersangkutan
2. Nama tertarik
3. Perintah yang jelas dan tanpa syarat untuk memindahbukukan dana
atas beban rekening penarik
4. Nama dan nomor rekening pemegang
5. Nama bank penerima
6. Jumlah dana yang dipindahkan baik dalam angka maupun dalam
huruf selengkap-lengkapnya
7. Tempat dan tanggal penarikan
8. Tanda tangan, nama jelas dan atau dilengkapi dengan cap/stempel
dengan persyaratan pembukaan rekening
 Rekening Koran
• Bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank
untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai
dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas
menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
• Rekening koran merupakan laporan yang diberikan
Bank setiap bulan kepada pemegang rekening Giro
yang berisikan informasi tentang transaksi yang
dilakukan oleh bank terhadap rekening tersebut
selama satu bulan dan saldo Kas di Bank.
Next...
• Dari sudut pandangan Bank setiap rekening adalah “hutang” karena itu
setiap tambahan atas suatu rekening dicatat disisi kredit. Menurut sudut
pandang perusahaan pemegang rekening, rekening bank adalah “aktiva”
dan setiap tambahan atas rekening bank oleh perusahaan dicatat di sisi
debet dengan demikian jumlah sisi kredit yang dicatat oleh bank akan
sama dengan jumlah sisi debet yang dicatat oleh pemegang giro
• Reknsiliasi Bank Adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk
menentukan hal-hal yang menimbulkan perbedaan saldo yang tampak
pada laporan perusahaan dengan laporan bank.
• Rekonsiliasi bank melakukan pembandingan setiap transaksi yang dicatat
oleh perusahaan dengan transaksi yang dicatat oleh bank. Adalah suatu
kekeliruan besar bila perusahaan mencatat transaksi keuangan dari
rekening koran yang dikeluarkan bank.
Next...
Saldo dari rekening koran sering tidak sama dengan saldo dalam
buku pemegang giro. Hal ini dapat terjadi antara lain disebebkan
oleh :
a. Check dalam peredaran
b. Setoran belum sempat dicatat oleh bank karena disetor pada
akhir bulan
c. Biaya administrasi bank yang hanya diketahui oleh pemegang
giro setelah ada laporan bank
d. Perbedaan karena perusahaan telah mendebet check kosong
e. Biaya atas wesel yang diserahkan kepada bank yang
dibebankan oleh bank terhadap pemegang giro
Next... Rekonsiliasi Bank
Catatan :
• Cek/Giro (Keluar) yang telah jatuh tempo namun belum
diuangkan, (dalam perjalanan) menyebabkan saldo pada
neraca lebih kecil dari laporan bank (tanggal efektif dirubah
ke periode berikut)
• Cek/Giro yang diterima dan telah jatuh tempo namun
belum diuangkan menyebabkan saldo kas sesungguhnya
lebih besar dari laporan bank. (tanggal efektif dirubah ke
periode berikut)
• Cek/Giro diterima/keluar yang belum jatuh tempo tidak
berpengaruh terhadap saldo neraca.
Rekening Koran
 Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

1. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

Pembelian
2. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
Penjualan
 Berkas-berkas administrasi transaksi dalam
pembelian
a. Bukti permintaan barang dari gudang
b. Surat Pesanan
c. Penerimaan Barang
d. Kartu Persediaan
 Bukti permintaan barang dari gudang

Bentuk formulir untuk permintaan barang dari

gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut :
1) No Urut
2) Jenis barang dan spesifikasinya
3) Banyaknya barang yang diminta
4) Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian
gudang
5) Tanggal permintaan
 NOTA PERMINTAAN BARANG
Tanggal :
No Jenis Barang Merk/ Type Jumlah Keterangan

Bagian Pembelian, Ka. Bagian Gudang

(..............................) (..............................)
Keterangan :
 Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
 Nomor diisi dengan nomor urut
 Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
 Merk/ type diisi sesuai dengan merk/ type barang yang diminta
 Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
 Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang
habis, atau hal lainnya.
 Surat Pesanan

Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai

berikut :
1) Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon
perusahaan)
2) Tujuan perusahaan (nama supplier)
3) Jenis dan merk barang yang dipesan
4) Harga barang yang dipesan
5) Kesanggupan pembayaran
6) Tanggal pesanan
7) Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur
perusahaan
 Contoh Surat Pesanan
PT . SEJAHTERA MANDIRI
Jl. Sriwijaya II No. 66
Semarang (024) 330510011

No : 0515/A-1/VIII/14 Semarang, 25 Agustus 2014

Lampiran : -
Hal : Pesanan

Kepada Yth
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10
Semarang

Dengan hormat,
Terima kasih atas surat saudara No. 012/Pn/IV/2014 perihal Penawaran Barang. Sehubungan dengan itu, kami ingin memesan barang
berupa :
No Banyaknya Nama Barang
1 5 Bh Mesin Cuci LG Jumbo
2 9 Bh Setrika Listrik Uap “National”
3 6 Bh TV LCD 20 “ Polytron
4 2 Bh AC Standard LG
Pembayaran akan kami lakukan satu minggu setelah barang kami terima. Apabila saudara menyetujuinya, kami harap segera memberi
kabar.
Kami tunggu balasan saudara secepatnya.
Hormat kami,

Selamet Raharjo
Manager Pembelian
 Penerimaan Barang

• Hal yang utama yang harus dilakukan adalah

memeriksa atau mencocokkan barang yang dipesan
dengan barang yang ada secara fisik. Periksa
jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan mencoba
barang tersebut jika diperlukan dan cocokkan
dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur dari
penjual dan bukti fisiknya.
• Proses pencocokan dapat dilakukan dengan
memberikan tanda cek list (V) pada barang yang
sudah sesuai.
 Kartu Persediaan

Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah

Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
PLU :………………… KODE LOKASI :……………………..
NAMA BARANG :……………....... KAPASITAS AREA :……………………..

KARTU PERSEDIAAN

SUPLIER
1. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
2.
TGLNAMA : ………………………….
NO.DOKUMEN MASUK KODE : ……………………
KELUAR SALDO HRG.BELI KET.
3. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
Next....Keterangan
Keterangan:
 PLU diisi dengan kode PLU
 Nama Barang diisi dengan nama barang
 Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
 Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
 Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
 Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
 Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan
nomor permintaan dari display untuk barang keluar
 Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang
keluar
 Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
 Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
 Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan
 Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
Penjualan
Berkas Administrasi penjualan kredit, Prosedur penyiapan berkas adm.
Transaksi penjualan secara kredit:
1) Otorisasikan surat pesanan kredit kepada pejabat yang berwenang
2) Setelah mendapatkan otorisasi, siapkan barang yang dipesan pelanggan
sesuai dengan spesifikasi barang yang diminta dalam surat pesanan
3) Buatkan faktur-faktur sebagai bukti pengiriman barang
4) Otorisasikan surat perjanjian penjualan kredit yang telah dipersiapkan
5) Kirimkan barang kepada pelanggan
6) Otorisasikan faktur yang telah dipersiapkan apabila barang telah diterima
dengan baik oleh pelanggan
 Faktur Penjualan Kredit
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10 Semarang
No : ........................... Semarang, 30 Agustus 2014
Kepada
PT. SEJAHTERA MANDIRI No. Pesanan : ...........................
JL. Sriwijaya II No. 66 Semarang Pembayaran : ..........................

FAKTUR
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah

Total

Diterima Oleh Bagian Penjualan

(.........................) (.........................)
 Berkas transaksi yang diperlukan dalam
penjualan tunai
1) Nota Kontan
Merupakan bukti penyerahan barang yang
pembayarannya dilakukan secara tunai. Bentuk serta
cara pengisian nota kontan sama saja dengan faktur,
hanya dalam nota kontan tidak ada syarat
pembayaran
2) Kuitansi
Kuitansi merupakan bukti penerimaan uang dari
pelanggan. Kuitansi seharusnya dibubuhi materai
sesuai dengan peraturan pemerintah.
 Contoh Nota Kontan
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10 Semarang
No : ........................... Semarang, 30 Agustus 2014
Kepada
PT. SEJAHTERA MANDIRI
JL. Sriwijaya II No. 66 Semarang
NOTA KONTAN

No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah

Total

Pembeli Penjual

(........................) (........................)
 The End…
• Selamat Belajar….
• Suksess….