Nama : Petrus Kanisius G.

Hewen
Nim : 14160190m
Mata Kuliah : pengauditan1

PENGENDALIAN INTERNAL PT. POS INDONESIA

 Pengertian SPI
Sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi struktur
organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam
perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi ,dan membantu mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

 Tujuan SPI
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern:
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

 Jenis SPI
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua
yaitu:
 Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls)
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang
tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data
akuntansi. Contoh: adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit
organisasi.
 Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls)
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya
pengendalian akuntansi). Contoh: pemeriksaan laporan untuk mencari
penyimpangan yang ada untuk kemudian diambil tindakan.

 Peran Penting SPI

1) Membantu manajemen dalam mengendalikan dan memastikan keberhasilan kegiatan
organisasi.
2) Menciptakan pengawasan melekat, menutupi nkelemahan dan keterbatasan personel,
serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.
3) Membantu auditor dalam menentukan ukuran sampel dan pendekatan audit yang akan
diterapkan.
 4) Membantu auditor dalam memastikan efektifitas audit, dengan keterbatasan waktu
dan biaya audit

 Elemen SPI
 Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam
faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur
pengendalian.
 Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan
saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.
 Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan
karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen
dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari:
a) Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau
transaksi.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah
jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas
transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah
terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
b) Pembagian tugas.
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua
tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan,
catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang
sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika
semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya
pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi
akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
c) Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan
catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan
transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan
yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya
mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi
 (biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara
tepat).
d) Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat
penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya
pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
e) Pengecekan independen terhadap kinerja.
f) Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara
periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus
dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi
penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk
menjaga objektivitas pemeriksaan.
 Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti
ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan
non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di
analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang
dapat meminimalkannya.
Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari
pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian,
penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh
manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan
pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat
menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum,
peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan
pelaporan eksternal.

Sejarah PT. POS Indonesia

Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat
menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS
DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan
mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh
kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan, PN.
POSTEL di pecah menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan
GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP NO. 9
tahun 1978. Menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh persaingan,
diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu
mengembangkan pelayanan yang lebih baik. PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan
berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai Badan Usaha Milik Negara
merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah
prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang
berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan visi, misi dan strategi pokok.

 Visi dan Misi Perusahaan

VISI
Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi
kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh sumber daya
manusia yang profesional sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi
masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.
MISI
1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi
masyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta
memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara.
2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana
melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk
mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang
optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.
 Tujuan dan Strategi Perusahaan
Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu pada potensi dan
sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk memberi hasil yang terbaik
kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini dikenal dengan nama Catur Sukses
Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari:
1. Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman
2. Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan peningkatan
mutu layanan
3. Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen terhadap
pelayanan umum dan hasil yang baik.
Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus inspirasi bagi
seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya, dengan
tujuan untuk memperoleh 4 tujuan yaitu sukses manajemen, sukses
pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.
 Produk
Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia adalah:
 Kiriman Internasional
 Express Pos
 Express Mail Service
 Paket Pos Internasional
 Wesel Pos Internasional
 Paket Pos
 System Online Payment Point
 Wesel Pos Prima
 Wesel Pos Standard
 Wesel Pos Instant
 Wesel Pos Berlangganan
  Wesel Pos Luar Negeri

 Hybrid Mail
 Surat Elektronik
 Layanan Pengiriman dan Pemberitaan
 SMS Pos

 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan wewenang dalam
suatu perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang bagaimana dan apa tugas
masing-masing bagian. Struktur organisasi biasanya dibuat dalam bentuk bagan
dan disertai dengan uraian tugas (job description). Uraian tugas merupakan
gambaran mengenai batasan kewajiban dan kewenangan dari masing-masing
bagian yang disusun oleh perusahaan.
Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi
setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda. Setiap
organisasi memiliki struktur oraganisasi yang berbeda satu sama lain, tergantung
tujuan, operasi atau kegiatan, serta ukuran perusahaan yang bersangkutan.
Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1) Sederhana
Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur
organisasi dapat mengefisienkan biaya perusahaan.
2) Fleksibel
Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang
akibat dari perubahan tuntutan persaingan dan teknologi.
3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam
perusahaan.
Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas
dapat membuat anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas
sehingga dapat bekerja sesuai wewenang dan tanggung jawab tersebut.

PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan
hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang
secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh
pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.
Selain itu, setiap jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen. Keuntungan
dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat
dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian
menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta
menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.
 Tugas dan Tanggung Jawab
1.  1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu
kegiatan
2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting.
3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di
perusahaan
4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam
keluar masuknya surat
5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan
membayar rekening
6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran
Rekening yang ada di kantor pos
7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru
yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu
kantor pos
9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam
pembayaran rekening
10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan
setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam
kantor pos.
12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,
karyawan baru
13. Bagian teknologi dan sarana Berfungsi untuk menyediakan sarana dan
fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia

 Aktivitas Primer
1. Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan
dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan. Misalnya:
- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan.
- Pengiriman surat dan barang
- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan
pelayanan

2. Problem Specification
 Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa
terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan melihat apakah masalah- masalah
dapat diatasi atau tidak.
- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan
- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja
- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan
tuntutan kerja sekarang
3. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi
perusahaan yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan
memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan
mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti website.
Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat meminta
bantuan dari pihak luar. Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge
application:
- Brosur
- Email, Fax
- Profil Pelanggan
- Profil Support
- Daftar Pemasok
- Daftar Produk
4. Allocation of Resources
Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material,
Machin, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui
kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat
menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan
kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan
meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak luar seperti software
house.
 Man
PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun
banyak diantaranya merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak
diantaranya yang sudah kurang kompeten dalam bidangnya masing-
masing.
 Money
Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari
dana anggaran pemerintah, serta investasi dan dana dari
kemitraan/partnership.
 Material
Material yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti
kertas, perangko serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan
dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
 Machine
 Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang
digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya
 Method
 PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan
keputusan. Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari
pengalaman kerja serta informasi-informasi eksternal, belum ada metode
yang khusus dan terencana dalam pengambilan keputusan
5. Marketing the Capability
Kegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari perusahaan
kepada pelanggannya atau pada masyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan
kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan
pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan dan
masyarakat akan mengetahui kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sehingga
kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan perusahaan menjadi lebih besar.
Sebagai contoh pemasaran melalui brosur, website, dan lain-lain.
6. Configure Solution
- Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang
dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan
bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian.
- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan
dan kinerja perusahaan
- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru
- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru
- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada
7. Execute Solution
Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya
tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap
mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan
pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan.
- Mengirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi
yang baru
- Pemasangan Hardware & Software
- Integrasi komputer
- Evaluasi
- Training

 Aktivitas Pendukung
 Pembelian
Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung
aktivitas primer mencakup penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli
yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dan kertas.
 Pengembangan Teknologi
Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini
adalah pengadaan jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk mendukung
 kolaborasi kerja, serta pengadaan website perusahaan untuk kepentingan
pemasaran.
 Manajemen Sumber Daya Manusia
Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan
meliputi aktivitas penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan karyawan.
 Infrastruktur Perusahaan
Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi
perencanaan strategi, manajemen perusahaan, kepala wilayah kantor pos,
deputi operasi, bagian keuangan.
 Mitra Bisnis
Mitra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah DHL.
DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa
pengiriman barang ke luar negeri

 Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka PT Pos Indonesia juga
harus ikut mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras
maupun dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya system
terintegrasi ERP (Enterprise Resource Planning ) didalam perusahaan. Namun,
perkembangannya belum maksimal, karena tidak didukung dengan perangkat keras
(hardware ) yang memadai. Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat
komunikasi secara tradisional seperti surat mulai ditinggalkan, penyelesaian PT. Pos akan
meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan
teknologi sekarang ini.
Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul, yaitu:
- bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan
- bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran
- bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional
perusahaan.
Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang
lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain
adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu.
Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan
ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi
maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam perusahaan juga masih
menggunakan aplikasi yang menggunakan microsoft excel untuk pembuatan laporan.

 Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk mencatat
barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer.
Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
 Sistem Informasi SDM
 Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya
manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan, pemberian Sistem
informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.

 Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan
informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos, wesel, hybrid
mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga informasi seputar tarif-tarif
yang diperlukan.

 Pengendalian Internal Menurut SAS 78 :

1. Otorisasi transaksi
Prosedur transaksi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan
perusahaan hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas
yang telah ditentukan.
- Dalam siklus pendapatan : Tujuannya untuk memastikan transaksi yang
valid yang akan diproses. Dalam siklus pendapatan otorisasi diperlukan
untuk: pemrosesan pesanan, penjualan, kebijakan retur barang.
- Manual: Pihak manajemen dan auditor harus bisa memverifikasi transaksi
penjualan apakah sudah sesuai dengan otoritas yang ditetapkan oleh
perusahaan.
- Berbasis Komputer: Semua kebijakan otorisasi sudah terupdate dalam
suatu sistem komputer yang teritegrasi dan sesuai dengan pihak
manajemen, jadi tidak perlu dilakukan pengawasan secara langsung.
Namun, apabila terjadi error pada sistem dibutuhkan pengendalian khusus.
2. Pemisahan Tugas
Para individu diberikan tanggung jawab untuk hanya melakukan aspek-aspek
terbatas dari transaksi perusahaaan
- Dalam siklus pendapatan: Memastikan tidak ada satu orang atau
departemen yang memproses secara keseluruhan
- Manual
1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian
yang memproses transaksi
2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva
3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak memerlukan kolusi
dua atau lebih individu.
- Berbasis Komputer: Dalam sebuah lingkungan CBIS sebuah program
komputer dapat melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan
dalam lingkungan manual.
3. Pengawasan
Asumsi yang mendasari pengendalian pengawasan adalah bahwa perusahaan
mempekerjakan personel – personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Dalam
hal ini, perusahaan biasanya menggunakan supervisor untuk menjalani
 pengawasan. Dengan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk
melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi
dalam sistemnya.
- Manual : perusahaan bisa mengefisiensi pengawasan karena satu manajer
dapat mengawasi berbagai pengawasan. Hal ini ditunjang dengan adanya
perekrutan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Perusahaan juga
bisa melakukan pengendalian secara langsung.
- Berbasis Komputer : tingkat pengendalian pengawasan jauh lebih besar
dibandingkan sistem manual dikarenakan perkembangan teknologi yang
pesat dibutuhkan karyawan yang memiliki keahlian khusus dan dapat
dipercaya disebabkan adanya pembatasan akses. Hanya orang-orang
tertentu yang bisa mengakses, dan teknologi bisa diakses kapanpun dan
dimanapun sehingga bisa luput dari pengawasan secara langsung.
4. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang
dapat digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada
disposisi terakhir.
- Manual: Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit
yang memungkin auditor independen untuk menelusuri transaksi.
 pre-numbered source documents
 special journals
 subsidiary ledgers
 general ledger
 files
- Berbasis Komputer: karena dokumen disimpan secara magnetis, maka
akuntan dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dan
manajemen data;harus menjalankan update buku besar umum.
5. Pengendalian Akses
Akses aktiva perusahaan harus dibatasi hanya pada personel yang memiliki
otoritas. Akses-akses yang tidak terkendali membuat aktiva perusahaan terekspos
atau berada dalam posisi yang tidak terlindungi dari penggelapan, penggunaan
yang ilegal, pencurian dan perusakan. Manual : Pengendalian akses atas informasi
mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu
dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
- Berbasis Komputer : karena semua catatan terdapat dalam satu
sistem  sehingga perlu ada pengendalian dari ancaman penipuan komputer
yang dilakukan oleh oknum yang memiliki keahlian dan akses yang tidak
terbatas dan pengendalian dari bencana alam.
6. Verifikasi Independen
Adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk
mengidentifikasi kesalahan dan salah tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan dan
memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh
orang lain dalam sistem
 - Manual :  Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan
antara lain:
 Dep.Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke
pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan jumlahnya.
 Departemen penagihan mencocokan pemberitahuan pengiriman
dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan
ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan
 Dep. General Ledger mencocokan voucher jurnal yang dibuat oleh
berbagai departemen. Dep. General Ledger dapat mendeteksi
berbagai jenis kesalahan dari proses akuntansi.
- Berbasis komputer : melakukan evaluasi pengendalian terhadap aktivitas
pengembangan dan pengendalian sistem.

PENGENDALIAN SISTEM OPERASI

Manual :
1. Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara manual
2. Penerimaan pendapatan hanya melalui tunai dengan cara langsung datang ke kantor
pos
3. Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di brankas
4. Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint tapi dengan form yang belum
terstandarisasi
5. Absensi karyawan dengan cara manual
6. Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka langsung
7. Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda
8.  Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan dengan tanda tangan manual
Berbasis Komputer/CBIS
1) Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga
control dapat dilakukan dengan mudah.
2) Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check)
3) Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin
4) Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi
yang sama dari bukti tersebut
5) Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM
sebagai informasi kehadiran untuk penilai kinerja karyawan.
6) Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan
data semua divisi dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah
terintegrasi dengan aplikasi ERP
7) Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai kebutuhan
8) Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda tangan digital
9) Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata
sandi agar lebih aman dalam pencarian data, bukti transaksi sehingga memudahkan
dalam jejak audit
PENGENDALIAN MANAJEMEN DATA
Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat
digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
 Manual: Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang
memungkin auditor independen untuk menelusuri transaksi.
- pre-numbered source documents
- special journal
- subsidiary ledgers
- general ledger
- files
 Berbasis Komputer: karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan
auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus
menjalankan update buku besar umum.

PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

 Penerapan ERP
Pada saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yang
terbagi menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan
perusahaan, bagian marketing dan promosi yang mencakup data- data pemasaran dan
bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan.
Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang
lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan,
antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis
dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi
menggunakan visual basic. Penerapan menggunakan software orlandsoft, aplikasi
bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional menggunakan aplikasi
ERP tersebut.
 Teknologi dalam aktivitas operasi
- Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop,
dan komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian
keuangan.
- Sistem Informasi SDM
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan
sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan
karyawan. Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
- Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti
paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan
juga informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.
 Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkan
 a) Hybrid-mail
Hybrid-mail adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita
dan spesifikasi hybrid karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui
internet berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan Short
Message Service (SMS) melalui nomor 8161(saat ini hanya untuk
Telkomsel dan Indosat) yang kemudian dapat diterima oleh tujuan dalam
bentuk surat maupun kartu.
b) Admail
Admail (value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan
kepada perusahaan yang ingin mengirimkan baik surat maupun katalog
iklan kepada pelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos melakukan
proses dari mulai mencetak, menyortir, hingga mengirimkan surat sesuai
dengan alamat pelanggan yang dituju.
c) Paket pengiriman dengan Track and Trace
Sistem penggunaan barcode pada setiap paket barang yang dikirim
merupakan salah satu contoh dari usaha restrukturisasi PT Pos Indonesia.
Barcode ditembak pada setiap kali berpindah tempat sehingga pelanggan
kantor pos dapat lebih mudah memantau barang yang ia kirimkan.
d) Dibidang Jasa Keuangan
Pada wesel pos pelanggan hanya perlu datang ke kantor pos untuk
mengirimkan sejumlah uang dan mendapatkan nomor PIN. Setelah itu,
pelanggan yang menerima kiriman dapat dengan segera mengambil uang
di kantor pos terdekat hanya dengan cara menunjukan nomor PIN. Selain
layanan wesel pos, layanan yang banyak digunakan oleh masyarakat saat
ini adalah layanan Pospay, yaitu jasa pembayaran dan angsuran yang dapat
dilakukan secara online di kantor pos. Pembayaran dan angsuran tersebut
dapat berupa pembayaran rekening listrik, rekening telepon, pembayaran
pajak, angsuran kredit, dan lain-lain
 Digitalisasi
Pasar digital atau e-Commerce memungkinkan sebuah perusahaan untuk
melakukan perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan
(B2C). Transaksi e- Commerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor,
distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu
perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam hal ini adalah
mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain Management), yakni
suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk
menciptakan produk akhir. Keuntungan e- Commerce, jika dilakukan dengan
benar, akan membantu perusahaan dalam upaya penghematan biaya pembelian,
peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence,
informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan
pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan
mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan
yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar,
khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan
 fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang
mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan dalam mendukung keberhasilan,
antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan database yang baik, sistem
yang efisien dan aman dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya
manusia yang handal. Yang tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah
melalui berbagai kebijakan yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait
dengan aspek legal atau hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-
masing pihak yang melakukan transaksi. Yang terpenting dari semua kemajuan
dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa
peluang yang terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan
barang sudah tak diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-
waktu mendatang, Untuk itu bisnis di bidang ini sudah seharusnya
mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan memanfaatkan
peluang dan kesempatan tersebut.

PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM

Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada
perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang
digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.
PENGENDALIAN AKSES
Setiap jenis pekerjaan dikelompokkan dalam satu departemen. Agar kesatuan dalam
pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas
dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi
penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai
kegiatan dilakukan oleh satu orang.
PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM
Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada
perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang
digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.
PENGENDALIAN KOMPUTER PRIBADI
Pada PT POS Indonesia pekerjaan dibagi perdivisi dan dilaksanakan sesuai pekerjaannnya
masing-masing. Data yang mereka miliki disimpan sendiri seperti pada system masing-
masing.