12

BAB III

PEMBAHASAN

A. Analisis

Sistem pengelolaan keuangan merupakan sistem yang digunakan untuk

mencatat seluruh transaksi pengeluaran keuangan. Penatausahaan

pengeluaran keuangan merupakan serangkaian proses kegiatan menerima,

menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan

mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam

pengelolaan SKPKD (Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah) dan/atau

SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).

Sejalan dengan perkembangan kebutuhan pengelolaan keuangan

negara/daerah dirasakan pula semakin pentingnya fungsi perbendaharaan

dalam rangka pengelolaan sumber daya keuangan pemerintah yang terbatas

secara efisien. Fungsi tersebut meliputi terutama perencanaan kas yang baik,

pencegahan agar tidak terjadi kebocoran dan penyimpangan, pencairan

sumber pembiayaan yang paling murah dan pemanfaatan dana yang

menganggur untuk meningkatkan nilai tambah sumber daya keuangan.

Peningkatan kinerja dan profesionalisme birokrasi menjadi suatu tuntutan

yang tidak bisa ditunda. Disamping itu, peningkatan transparansi, clean

goverment juga merupakan upaya penting yang perlu dilaksanakan segera.

Reformasi tersebut harus dimaknai sebagai penyempurnaan yang dinamis,

terusmenerus, dalam rangka meningkatkan kinerja birokrasi sehingga

pelayanan yang diberikan menjadi semakin baik. Reformasi Birokrasi yang

seharusnya dilakukan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan

 13

Utara sebagai sebuah Satuan Kerja merupakan kelanjutan dari Reformasi

Keuangan Negara yang diamanatkan dalam :

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 tentang

Keuangan Negara.

2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara, dan

3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2004 tentang

Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara.

Sesuai amanah Undang-undang tersebut, maka perubahan fundamental

yang perlu dilaksanakan dalam reformasi birokrasi keuangan pada satuan

kerja Dinas Pendidikan, termasuk diantaranya adalah pelayanan pencairan

anggaran yang berbentuk belanja modal dana langsung (LS) bidang sarana

dan prasarana adalah merubah sikap tertutup yang selama ini dipersepsikan

masyarakat menjadi suatu birokrasi yang terbuka dan transparan guna

memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Guna mewujudkan

kondisi ideal tersebut, dibutuhkan partisipasi setiap individu/komponen yang

terlibat. Bagaimanapun, dalam pelayanan perbendaharaan merupakan kerja

tim, dimana setiap individu/komponen yang terlibat didalamnya wajib turut

serta menerima dan mengembangkan diri dalam pola reformasi birokrasi

tersebut. Dalam konteksini, satuan kerja harus mampu mengambil dan

menegakkan langkah-langkah berikut :

1. Menciptakan aparatur yang bersih, bertanggungjawab dan profesional.

2. Menciptakan birokrasi yang efisien dan efektif

3. Menciptakan pelayanan prima kepada masyarakat.

 14

A.1. Pengertian sistem dan prosedur

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola

terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi,1993).

Pengertian prosedur menurut Mulyadi (1993), adalah suatu urutan kegiatan

klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau

lebih, yang dibuat untuk menjamin penangan secara seragam transaksi

perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Pengertian Prosedur yang diperoleh dari wikipedia.org, prosedur adalah

serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan

atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang

sama dari keadaan yang sama.

A.2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisai,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manejemen (Mulyadi, 2001).

Menurut American Institut of Certified Public Accountant (AICPA)

dalam Baridwan (1995), sistem pengendalian intern yaitu meliputi struktur

organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan

yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga

keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data

akuntansi, memajukan efisiensi kerja dan membantu manajemen dalam

mengambil keputusan serta menjaga agar kebijakan itu tidak diselewengkan.

 15

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa, sistem pengendalian

intern menurut Baridwan adalah rencana organisasi dan semua metode yang

terkoordinir dan tindakan yang ditetapkan oleh perusahaan yang mempunyai

tujuan pokok dan dikelompokkan menjadi dua macam yaitu :

a. Tujuan pengendalian intern akuntansi meliputi :

1) Mengamankan aktiva (kekayaan).

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansinya.

b. Tujuan pengendalian intern manajemen

1) Meningkakan efisiensi operasi.

2) Mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan yang ditetapkan oleh

manajemen perusahaan.

A.3. Unsur-Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

Unsur-unsur pokok Sistem pengendalian Intern menurut Mulyadi (2001)

adalah :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini

berdasarkan pada prinsip sebagai berikut:

1. Harus dipisahkan antara bagian/seksi yang satu dengan bagian yang

lain.

2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh

untukmelaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik sehingga

memungkinkan untuk memberikan perlindungan yang cukup terhadap

kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.

 16

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang

mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap

transaksi.

1) Praktik kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi. Cara-cara yang biasanya ditempuh oleh perusahaan dalam

menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwewenang.

b. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih

dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak

teratur.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan oleh satu orang atau satu unit

organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi

lain.

d. Perputaran jabatan yang dilakasanakan secara rutin akan dapat

menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,

sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.

Di Kantor Pelayanan Perbendaharaan sendiri perputaran jabatan

dilakukan setiap lima tahun sekali. Hal ini dilakukan agar semua

karyawan dapat mengetahui tugas masing-masing seksi.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak selama cuti,

jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh

pejabat lain, sehingga seandainya tejadi kecurangan dalam

 17

departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh

pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

2) Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab. Untuk

mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya ada beberapa

cara yang dapat ditempuh yaitu:

a. Calon karyawan dipilih dan diseleksi berdasarkan yangdituntut oleh

pekerjaannya.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengan tuntutan pengembangan pekerjaannya.

A.4 Efektifitas

Pengertian Efektivitas dalam othenkblogspot.com adalah pemanfaatan

sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar

ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa

kegiatan yang dijalankannya. Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi

tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin

mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektivitasnya.

Pengertian efektifitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh

tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai

dengan pengertian efektifitas menurut Hidayat (2009) dikutip dari

wordpress.com yang menjelaskan bahwa, efektifitas adalah suatu ukuran

yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah

tercapai.
 18

B. Alternatif Pemecahan Masalah

Dari berbagai aturan dan teori-teori yang telah dikumpulkan maka

permasalahan yang dihadapi oleh Satuan Kerja Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Provinsi Kalimantan Utara berupa alur pelayanan yang panjang

dan berbelit, belum terintegrasinya sistem pelayanan pencairan anggaran,

rendahnya daya serap anggaran pada awal tahun hingga triwulan ke-3, dan

penumpukan kegiatan pada akhir tahun. Masalah-masalah tersebut

sesungguhnya bermuara pada sistem perencanaan keuangan yang belum

mumpuni serta birokrasi pelayanan keuangan yang belum optimal.

Penyelesaian atas berbagai permasalah tersebut membutuhkan komitmen

pimpinan satuan kerja dan setiap individu/komponen yang terlibat.Langkah-

langkah strategis yang harus dilakukan antara lain :

1. Melakukan identifikasi adanya gap yang terjadi atas kondisi pelayanan

yang selama ini diberikan, serta tuntutan pelayanan masyarakat.

Berdasarkan identifikasi tersebut, selanjutnya dilakukan penataan

manajemen pelayanan; bila dipandang perlu dapat dilakukan perubahan

organisasi (organizational changes),

2. Penyempurnaan alur pelayanan sebagai business proccess, terutama atas

berbagai pelayanan langsung kepada masyarakat (pengguna layanan), tak

terkecuali pelayanan belanja modal.

3. Peningkatan pengelolaan sumber daya manusia sesuai tugas pokok dan

fungsinya, dan

4. Melakukan internalisasi dan harmonisasi pelayanan dengan semangat

reformasi birokrasi, serta

5. Menjalankan dan atau mengoptimalkan sistem pengendalian internal

 19

Keberhasilan reformasi birokrasi pelayanan pencairan anggaran sudah

dimulai sejak perencanaan anggaran. Dalam hal ini, bidang perencanaan

keuangan harus benar-benar berjalan secara optimal. Perencanaan keuangan

yang teliti, tepat sasaran dan sesuai kebutuhan menjadi kunci utama. Menurut

hasil penelitian Mulyadi (2001), perubahan kebutuhan organisasi ditengah

jalan, serapan anggaran yang rendah dan penumpukan kegiatan pada akhir

tahun, merupakan dampak perencanaan anggaran yang tidak baik.

Diperlukan penyederhanaan prosedur/alur pelayanan pencairan anggaran

termasuk belanja modal, dengan tanpa mengurangi esensi layanan dan tetap

harus memenuhi ketentuan yang berlaku. Pelayanan pencairan anggaran

keuangan sebaiknya terintegrasi dengan unit pencatatan aset. Jika selama ini

unit pencatatan asset terpisah jarak yang cukup jauh sehingga menyulitkan

dalam proses koordinasi dan memperpanjang durasi pelayanan, maka

kedepannya perlu diintegrasikan, setidaknya dicarikan cara agar proses

keduanya dapat berjalan beriringan.

Penyederhanaan alur/proses ini akan memberikan peningkatan tingkat

efisiensi pelayanan kepada pihak ketiga dan ataupun kepada pegawai-

pegawai yang membutuhkan pelayanan kepada bendahara pembantu.

Perlu diciptakannya komunikasi dan koordinasi yang efektif antar pihak‐

pihak yang terlibat dalam penyusunan dokumen anggaran belanja,

dikarenakan faktor komunikasi sangat berpengaruh terhadap penyelesaian

tugas yang ada, apabila proses komunikasi dan koordinasi tidak berjalan

dengan baik maka akan berpengaruh terhadap efektifitas penyelesaian

pembuatan laporan keuangan. Perlunya meningkatkan keterampilan serta

kemampuan dari bendahara pengeluaran dalam hal menggunakan aplikasi

 20

keuangan sehingga membantu mempercepat penyelesaian laporan keuangan

yang ada. Selain itu, pimpinan juga perlu memperhatikan para pegawainya

dengan mengikusertakan bendahara pengeluaran pembantu untuk mengikut

idiklat terkait dengan penyusunan laporan keuangan sehingga mereka lebih

cekat dan terampil serta selalu mereka selalu memiliki update tentang

penyusunan laporan keuangan, dan perlunya penyediaan peralatan kerja

yang memadai seperti komputer ataupun laptop dengan teknologi terkini dan

peralatan lainnya agar mempercepat proses pengerjaan.