Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan seluruh cara-cara serta alat-
alat yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik
perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di
dalam operasi, dan menjaga dipatuhinya manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu
(Baridwan,1993:13). Pengendalian intern pada sistem penggajian diciptakan untuk
mengarahkan operasi-operasi instansi pemerintah supaya dapat berjalan dengan baik.
Kebijakan-kebijakan inilah yang mengarahkan operasi-operasi tersebut, meliputi tindakan
korektif terhadap kelemahan-kelemahan yang ada serta penyesuaian kegiatan sejalan dengan
standar-standar yang telah ditetapkan atau tujuan-tujuan yang dikehendaki sehingga tujuan
praktik pengendalian intern pada sistem penggajian dapat dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan yang ada.
Tujuan sistem pengendalian intern
Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk membantu
pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan secara efisien. Tujuan pengendalian intern
adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan, yaitu tujuan
keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku,
efektifitas dan efisiensi operasi (Mulyadi dan Kanaka, 1998:172).
Menurut Mulyadi (2010:178) tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Menjaga kekayaan perusahaan
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
diterapkan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
c. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
d. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan
e. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan:
1. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan
2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada:
1. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang
sesungguhnya ada
2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:
1. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang
2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat
yang berwenang.
d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:
1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi
 2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi
3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar
4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya
5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya
6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Menurut Hartadi (1987:130) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian intern, suatu sistem
harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi:
a. Pemisahan fungsi Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi
pelaksanaan tugas. Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan
pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan.
b. Prosedur pemberian wewenang tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa
transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem
pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan
tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
d. Prosedur dan catatan akuntansi tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkan
atau dibuatnya catatan-catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data
akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan fisik berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis
dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f. Pemeriksaan intern secara bebas menyangkut pembandingan antara catatan asset
dengan asset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening control dan
mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan
pengawasan kebenaran data.
Unsur-unsur dalam pengendalian intern adalah:
Suatu Pengendalian intern yang baik perlu adanya unsur-unsur yang berhubungan
langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat tercapai.
Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai tujuan pengendalian intern.
Menurut Mulyadi (2010:164), untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik
dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit oganisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang
berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing perusahaan. Tidak ada
sistem pengendalian intern yang baku yang dapat dipakai oleh seluruh perusahaan.
Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern yang baik dapat meminimalkan
terjadinya praktek-praktek kecurangan dalam perusahaan. COSO menyebutkan sistem
pengendalian yang baik harus memenuhi lima komponen pengendalian intern yang saling
terkait (Romney and Steinbart, 2006):
 1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian
intern yang membentuk disiplin dan struktur serta mempengaruhi kesadaran personel
organisasi tentang pengendalian. Komponen ini meliputi sikap manajemen disemua
tingkatan terhadap operasi secara umun dan konsep pengendalian secara khusus. Faktor-
faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain
integritas dan nilai-nilai etika, komitmen akan kompetensi, filosofi dan gaya operasi
manajemen, struktur organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, kebijakan
dan praktik tentang sumber daya manusia.
2. Penilaian resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang
relevan untuk mencapai tujuan, membentuk suatu dasar untuk menetukan bagaimana
resiko harus dikelola. Menurut Romney (2006 : 246) faktor yang membentuk penafsiran
resiko antara lain adalah adanya perubahan lingkungan, personel yang terlibat dalam
fungsi dan berbagai lini produk.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan-kegiatan pengendalian, yang merupakan
kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan
pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur-prosedur
pengendalian terdapat lima kategori (Romney, 2006) yaitu otorisasi transaksi dan
kegiatan yang memadahi, pemisahan tugas, desain dan penggunaan dokumen serta
catatan yang memadai, penjagaan asset dan catatan yang memadai, dan pemeriksaan
independen atas kinerja.
4. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi meliputi sistem akuntasi dan terdiri dari metode-metode dan catatan-
catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis,
mengelompokkan, mancatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan
memetapkan pertanggujawaban atas aktiva dan kewajiban.
5. Pegawasan
Pengawasan merupakan proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai kualitas
kinerja SPI sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rancangan telah dioperasikan
sebagaimana dikehendaki, dan apakah modifikasi telah dilakukan untuk perubahan
kondisi yang terjadi.
Dengan dipenuhinya unsur-unsur penngendalian intern yang baik oleh perusahaan, maka
akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Menurut Hartadi (1986:2) pengendalian intern
yang baik akan berguna untuk:
1. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan.
2. Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi.
3. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
4. Meningkatkan efisiensi.
Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan dibutuhkan perusahaan
sebagai dasar dari peraturan-peraturan yang ditetapkan. Karena Sistem pengendalian intern
perlu dilakukan karena banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan
dalam proses pemberian gaji dan upah. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Mauliza
(2009) jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawan atau pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang
tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek
setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti
atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat
pembayaran dua kali.
3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh
karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah.
Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem
pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur pengendalian intern dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2010:386) adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
a.Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari
fungsi keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
2. Sistem Operasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan
upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur
Utama.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan
gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum
dilakukan pembayaran.
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.