C.

Proses Bisnis Masing-Masing Fungsi Manajemen

Menurut Paul Harmon dalam bukunya yang berjudul, “Business Process Management”
(2003), definisi proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis
dimana mencakup inisiasi input, transformasi dari suatu informasi, dan menghasilkan output.
Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki
atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari subprosesnya.

Proses bisnis merupakan inti dari seluruh aktivitas pada suatu perusahaan atau organisasi.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, proses bisnislah yang akan memberdayakan seluruh sumber
daya yang ada pada perusahaan. Namun, yang perlu diketahui adalah bahwa setiap bisnis
memiliki proses masing-masing yang unik, sesuai dengan karakteristik dari perusahaan dan
bidang usahanya, seperti proses pembuatan produk ataupun layanan baru, pengadaan supply,
menjawab pertanyaan pelanggan, ataupun rekruitasi karyawan baru, yang tentunya memiliki
perbedaan karekteristik tersendiri untuk setiap perusahaan.

Peningkatan persaingan seiring dengan semakin berkembangnya era globalisasi menjadi

suatu persoalan penting yang dihadapi perusahaan. Dalam menanggapi kondisi tersebut,
perusahaan harus cermat dalam mencari dan menemukan terobosan-terobosan baru dengan
menggunakan konsep-konsep manajemen yang tepat di dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dalam hal ini fungsi manajemen sebagai salah satu bagian yang harus diterapkan di dalam
perusahaan untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Fungsi-fungsi manajemen
merupakan serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya
masing-masing dan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaanya.

Menurut George R. Terry dalam Mulyono (2008:23), fungsi-fungsi manajemen mengacu

pada perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan
pengawasan (controlling).

1. Perencanaan (planning)
Perencanaan dapat diartikan sebagai proses penentuan tujuan dan pedoman
pelaksanaannya dengan memilih yang terbaik dari kemungkinan-kemungkinan yang ada.
Perencanaan berperan sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-
langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan
segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan
merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.
Perencanaan pada dasarnya mempunyai tiga karakteristik, yaitu:
a) Selalu berhubungan dengan waktu mendatang
b) Memerlukan tindakan
c) Ada indikasi individu atau organisasi yang melaksanakannya
2. Pengorganisasian (organizing)
 Pengorganisasian dapat diartikan sebagai penentuan dan pengelompokkan
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan serta membagikan wewenang dan tanggung
jawab sehingga memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam mencapai
tujuan.
Hasil pengorganisasian adalah organisasi. Organisasi sebagai alat administrasi
dan manajemen dapat ditinjau dari dua sudut pandang, yakni 1) organisasi sebagai wadah
dan 2) organisasi sebagai proses.
1) Organisasi sebagai wadah, yaitu organisasi sebagai tempat dimana kegiatan-kegiatan
administrasi dan manajemen dijalankan.
2) Organisasi sebagai proses, yaitu menyoroti interaksi antar orang-orang yang ada
dalam organisasi tersebut. Dari interaksi ini menimbulkan dua macam hubungan,
yakni:
 Hubungan formal, yang diatur dalam dasar hukum pendirian (Perpres,
Permen, Perda, Akte: a.I. struktur organisasi dan tata kerja, herarki, dsb.)
 Hubungan informal, yang didasari oleh hubungan pribadi, kesamaan keahlian,
kesamaan kepentingan, dan lain-lain dari orang-orang yang ada dalam
organisasi tersebut.
3. Penggerakan (actuating)
Pada dasarnya, fungsi actuating yaitu menggerakan organisasi agar berjalan
sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya
yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan
sesuai rencana untuk mencapai tujuan. Terry dalam Mulyono (2008:23) berpendapat
bahwa penggerakan diartikan sebagai usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok
sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran
perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut.”
4. Pengawasan (controlling)
Pengawasan dijelaskan oleh beberapa ahli dengan istilah lain seperti
pengendalian, evaluasi, monitoring. Menurut Robbins dan Coulter (2010:182),
pengendalian didefinisikan sebagai proses mengawasi, membandingkan, dan mengoreksi
kinerja. Pengawasan atau pengendalian menyeluruh terhadap semua aktivitas organisasi
disebut administrative control dan pengawasan pada unit-unit tertentu disebut
management control.
Sasaran terakhir pengawasan adalah efisiensi, yaitu perbandingan terbaik antara
output dengan input. Artinya, hasil harus lebih besar daripada sumber, alat, biaya, dan
tenaga yang diperlukan. Lain daripada itu terdapat pula sasaran-sasaran lainnya, seperti:
1. Bahwa melalui pengawasan, pelaksanaan tugas-tugas yang telah ditentukan sesuai
dengan pola yang telah digariskan dalam rencana.
 2. Bahwa struktur dan hierarki organisasi sesuai dengan pola yang telah digariskan
dalam rencana.
3. Bahwa penempatan orang-orang sesual dengan bakat, keahlian, pendidikan, dan
pengalamannya, dan bahwa pengembangan keterampilan bawahan dilaksanakan
secara berencana, kontinyu dan sistematis.
4. Bahwa penggunaan alat-alat diusahakan sehemat-hematnya.
5. Bahwa sistem dan prosedur kerja tidak menyimpang dari garis-garis kebijakan
yang ditetapkan dalam rencana.
6. Bahwa pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab didasarkan pada
pertimbangan-pertimbangan yang obyektif rasional, tidak atas dasar suka tidak
suka.
7. Bahwa tidak terdapat penyimpangan dan penyelewengan: dalam menggunakan
kedudukan, kekuasaan, dan kewenangan dalam berbagai hal misalnya barang-
barang dan terutama keuangan.
Adapun sifat-sifat dari pengawasan, antara lain:

1. Pengawasan harus bersifat fact finding atau menemukan fakta-fakta mengenai

bagaiman tugas-tugas dijalankan dalam organisasi, yang dikaitkan pula dengan
biaya, tenaga kerja, sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi, faktor-faktor
psikologis, dsb.
2. Pengawasan harus bersifat preventif, artinya dijalankan untuk mencegah
timbulnya penyimpangan/penyelewengan dari rencana yang telah ditetapkan.
3. Pengawasan diarahkan pada masa sekarang, artinya terhadap kegiatan kegiatan
yang kini sedang dilaksanakan.
4. Pelaksanaan pengawasan harus mempermudah tercapainya tujuan
5. Pelaksanaan pengawasan harus efisien, bukannya menghambat peningkatan
efisiensi.
6. Pengawasan adalah untuk menemukan apa yang tidak benar dan bagaimana
seharusnya.
7. Pengawasan bersifat membimbing: agar para-pelaksana meningkatkan
kemampuannya. untuk melaksanakan tugas sesuai ketentuan

Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang
semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan
menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk
mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan
informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Oleh
karena itu, kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu
perusahaan atau organisasi. Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau
terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Untuk mengatasi
masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat
membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif)
dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar
menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga.

Manajemen Proses Bisnis merupakan sebuah pendekatan untuk meningkatkan efektivitas

dan esiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola
perubahan. Manajemen Proses Bisnis membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol
seluruh elemen pada proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan workflow. BPM
meningkatkan kualitas proses bisnis melalui penyediaan mekanisme feedback yang lebih baik.
Review yang berkesinambungan dan real-time akan membantu perusahaan dalam
mengidentikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara lebih cepat sebelum masalah
tersebut berkembang menjadi lebih besar.

Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan
dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan
kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh
digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu
bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui
proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat feksibel. BPM juga merupakan solusi
yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signikan untuk menyesuaikan
keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara
memberikan akses informasi secara real time yang dapat digunakan untuk mengidentikasi
masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat
dan tepat.

Setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:

 Pemodelan
Pengguna dapat mendenisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis.
Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses,
parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa
perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf
IT.

 Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut
dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level
aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API)
dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada
 komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan
perannya pada suatu proses bisnis.

 Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang
berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.
Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun
yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.

 Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan,
dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah
proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.