Manajemen dan Sistem Organisasi

Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti mengatur,
mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin.

Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli :

1. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan

pengorganisasian,penyusunan,pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya
manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By : Drs. Oey Liang Lee )
2. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan
sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan.
(By : James A.F. Stoner)
3. Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan
sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By : R. Terry )
4. Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang
lain.(By : Lawrence A. Appley)
5. Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang
lain. (By : Horold Koontz dan Cyril O’donnel )

Sebenarnya ada banyak versi mengenai definisi manajemen, namun demikian pengertian
manajemen itu sendiri secara umum yang bisa kita jadikan pegangan adalah :

“Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan
untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan
sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya”

Sebuah perusahaan yang baik pasti memiliki sebuah sistem manajemen yang baik
pula. Baik dalam mengurus, mengelola, mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan
perusahaan.

Dalam suatu industri khususnya industri-besar merupakan suatu komunitas yang perlu
diatur kinerjanya agar dapat berjalan dengan baik sehingga sesuai dengan tujuan yang telah
ditentukan. Contoh suatu industri kertas dengan skala besar.sebagaimana terlihat pada
banyaknya peralatan dengan ukuran yang besar, dengan demikian tentunya diperlukan
operator yang pengoperasikan peralatan-peralatan tersebut, oleh karenanya diperlukan adanya
pengorganisasian yang baik dalam sistem tersebut.

Manajemen Berdasarkan Sumber Daya Manusia

Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan sistem manajemen.Dimana sistem
tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya agar dapat berjalan dengan baik. Secara
garis besar terdapat enam elemen sistem yang perlu diatur yaitu:

1. Manusia
2. Material
3. Metode
 4. Mesin
5. Market
6. Lingkungan

Keenam elemen sistem tersebut (M5L) yang saling mendukung agar dapat tercapai
tujuan dari organisasi tersebut. Sistem manajemen yang baik sebagaimana yang digambarkan
pada, harus dapat menyatukan sekumpulan karyawan(manusia) yang bekerja secara kontinyu
pada suatu industri, yang dapat mengubah material agar dapat mempunyai nilai lebih, dengan
menggunakan peralatan (mesin) dengan metoda tertentu, dimana jumlah dari produksi
material tersebut tergantung dari kebutuhan konsumen atau pasar (market) dan juga harus
memperhatikan faktor lingkungan baik secara mikro maupun makro.

Diantara elemen-elemen dalam sistem tersebut, yang mempunyai peran yang cukup
besar adalah manusianya, dimana dalam era sekarang ini, manusia merupakan salah satu
bagian dari sumber daya, yang selanjutnya disebut dengan sumber daya manusia (sdm).
Kolektivitas manusia dalam suatu organisasi mempunyai kemampuan (skill),pengetahuan
(knowledge), pengalaman (experience) yang berbeda.Berdasarkan hal tersebut, organisasi
dalam suatu industri (perusahaan)dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: manajemen puncak,
manajemen menengah dan manajemen pelaksana.

Manajemen puncak

Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen tertinggi,

dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang cukup berat karena
harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang menyangkut kelangsungan hidup dan
keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut.
Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan direktur dan juga
pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam bentuk dewan (dewan direksi,
dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari Direktur Utama,Direktur Keuangan dan
Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.

Manajemen menengah

Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam suatu industri, misalnya
industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala
divisi. Tugas dari bagian ini adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang
telah ditetapkan oleh manajemen puncak

Manajemen pelaksana

Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan tugas yang telah dikembang
oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab kepadanya.

Berdasarkan keterangan tersebut, maka semakin tinggi tingkat manajemennya akan

diduduki oleh semakin sedikit jumlah personilnya, sebaliknya demikian pula sebaliknya
tingkat manajemen pelaksana terdiri dari jumlah personil yang cukup banyak, hal ini
digambarkan dalam bentuk piramida dengan kerucut. Sebalik untuk tugas dan tanggung
jawab,semakin tinggi tingkat manajemen, maka dia mempunyai tugas dan tanggung jawab
yang lebih tinggi, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida terbalik dengan kerucut.
Secara umum, dalam suatu perusahaan atau industri, person (orang) yang bekerja didalamnya
terdiri dari:

 Pemegang saham sebagai pemilik perusahaan (untuk perusahaan berbentuk Badan

Usaha Milik Swasta) dalam pelaksanaan tugas sehari-harinya dibantu oleh Dewan
Komisaris, sedangkan tugas untuk menjalankan perusahaan dilaksanakan oleh
Direktur Utama dibantu oleh Direktur Teknik dan Direktur Keuangan dan Umum.
 Direktur Teknik membawahi bidang teknik dan produksi. Sedangkan Direktur
Keuangan dan Umum membidangi kelancaran keuangan perusahaan.
 Beberapa Kepala bagian yang berada dibawah direktur-direktur diatas akan
bertanggung jawab membawahi bagian dalam perusahaan,sebagai pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab.
 Masing-masing kepala bagian membawahi beberapa seksi dan masing-masing seksi
akan membawahi beberapa karyawan perusahaan pada masing-masing bidangnya.
 Karyawan perusahaan akan dibagi dalam beberapa kelompok regu yang setiap kepala
regu akan bertanggung jawab kepada pengawas masing-masing seksi.

Sistem Organisasi

Dalam membangun sebuah perusahaan baru, sebaiknya tidak perlu membuat struktur
organisasi yang terlalu rumit terlebih dahulu. Yang harus menjadi perhatian utama adalah
komponen apa saja yang diperlukan oleh sebuah perusahaan baru.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam membangun sebuah perusahaan, adalah :

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Perencanaan dan Pengorganisasian (Actuating)
4. Pengevaluasian dan pengawasan (Controlling)

1. Fungsi Perencanaan (Planning)

Dalam membangun sebuah perusahaan fungsi dari perencanaan sangatlah penting.

Karena menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa
yang akan dating dan untuk menentukan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan
target dan tujuan organisasi.

Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Perencanaan

 Menetapkan tujuan dan target bisnis

 Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
 Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
 Menetapkan standar/indicator keberhasilan dalam pecapaian tujuan dan target bisnis
 2. Fungsi Pengorganisasian

Merupakan proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah
dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan
tangguh, system dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa
semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efesien guna pencapaian
tujuan organisasi.

Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengorganisasian

 Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan

prosedur yang diperlukan
 Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan
tanggung jawab
 Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja
 Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

3. Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam
organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung
jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi

 Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian

motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien daam
pencapaian tujuan
 Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
 Menjelaskan kebijaksanaan yang ditetapkan

4. Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target
yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang
dihadapi.

Adapun kegiatan yag dilakukan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

 Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan
indicator yang telah ditetapkan
  Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin
ditemukan
 Melakukan bebagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan
pencapaian tujuan dan target bisnis

Komponen komponen yang diperlukan oleh suatu perusahaan baru, terutama di bidang
multimedia dan informatika.

1. Pemasaran dan Penjualan

Sering kali bisnis baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualan loyo. Banyak
yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru
namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan
riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat
menghasilkan proyek untuk perusahaan.

2. Produksi

Meski demikian, sebaiknya agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek peluang bisnis baru. Manajer Proyek ini
sifatnya temporer, ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi.
Namun dalam peluang bisnis baru, pekerjaannya Manajer Proyek membawahi seluruh tim
produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke klien.

3. Administrasi dan Keuangan

Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan

invoice, penagihan, pembayaran, dan masalah keuangan yang lainnya termasuk mengatur
cash flow dan membayar gaji karyawan.

Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh masing masing satu orang. Untuk Direksi dan
Komisaris juga cukup satu saja. Perusahaan baru dalam memulai bisnis baru sebaiknya cukup
mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan, jika
dirasa perlu melakukan reorganisasi, lakukan saja.

Dalam membangun sebuah perusahaan baru perlu adanya sumber daya yang dapat
menyokong perusahaan tersebut agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.

Sumber Daya Organisasi :

 Sumber Daya Manusia

 Sumber Daya Informasi
 Sumber Daya Fisik
 Sumber Daya Keuangan
 Sumber Daya Alam

Teknologi Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan
berinteraksi dengan perkembangan teknologi informasi yang menyebabkan transformasi
bisnis dan organisasi. Teknologi Informasi dalam perkembangannya telah mampu berperan
penting untuk pembentukan dan penyusunan kembali organisasi dan berperan aktif sebagai
agen perubahan yang dramatis untuk memperoleh perbaikan yang radikal dalam kinerja
organisasi, baik dalam kualitas, biaya, pelayanan, dan kecepatan

Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh
terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi
departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi, teknologi informasi, dan
manajemen informasi.