Pengertian Administrasi

Secara umum, pengertian administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki

kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target

organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu

krusial bagi semua aktivitas perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang menjadikan

administrasi mempunyai peran yang sangat penting supaya perusahaan tetap berdiri dan terus

berkembang.

Sedangkan secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat,

catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat

teknis ketatausahaan.

Administrasi juga dapat diartikan secara luas, yang mana administrasi adalah segala proses

kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan

memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.

 

Baca Juga:   Cara Membuat Surat Resmi dan Contoh-Contohnya

Fungsi Administrasi

Administrasi adalah salah satu bagian yang penting bagi sebuah perusahaan. Sebab

administrasi memiliki beberapa fungsi penting antara lain sebagai berikut:

1. Planning atau Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas

administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun

perencanaan.
2. Organizing atau Penyusunan

Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi

serta hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai

tujuan sebuah organisasi atau perusahaan.

3. Coordinating atau Mengordinasi

Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan

supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat

menghindari adanya bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa

berdampak secara positif untuk kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.

4. Reporting atau Laporan

Reporting merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil

kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada

atasan secara tertulis. Dimana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil

kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.

5. Budgeting atau Pembuatan Anggaran

Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan

maupun organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan
 oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang

meliputi kerjasama, iklan dan sebagainya.

6. Staffing atau Penempatan Posisi

Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi

perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.

7. Directing atau Bimbingan

Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan

yang berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan

dengan baik dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.

Baca Juga:   Struktur Organisasi : Pengertian, Fungsi, dan Komponennya dalam Bisnis

Tujuan Administrasi

 
Untuk memahami secara lebih jelas mengenai administrasi, maka Anda perlu memahami

tujuan administrasi. Dimana tujuan administrasi adalah :

 Menyusun Program Usaha

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang

digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya

informasi maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal

inilah yang menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara

sistematis. Sebab dengan begitu baik informasi maupun data yang dibutuhkan bisa

ditemukan secara lebih mudah.

 Evaluasi Kegiatan Organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah

organisasi atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari

informasi dan data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi

terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.

 Memantau Kegiatan Administrasi

Administrasi adalah kegiatan yan meliputi banyak hal sehingga dalam

pelaksanaannya harus dikerjakan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan

administrasi yang baik, menjadikan sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau

apa, bagaimana, dimana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.

 Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha

Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan

saat melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau

organisasi tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau

segala aktivitas baik dari dalam ataupun dari luar. Selain itu, adanya proses

administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara

terperinci dan jelas.

 
Cara Kerja Administrasi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi dikerjakan oleh

administrator atau staff administrasi. Perlu Anda ketahui bahwa staff administrasi adalah

salah satu unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan operasional sebuah perusahaan.

Adapun tugas utama staff administrasi yaitu berkaitan dengan korespondensi, penyimpanan

serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai

laporan kepada pihak manajemen.

Sedangkan cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staff administrasi dalam

sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi adalah sebagai berikut:

 Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat
ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
 Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
 Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
 Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
 Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor
lainnya.
 Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan
baik dalam bentuk surat atau email.
 Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai
aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kegiatan administrasi adalah bagian

yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab tanpa adanya administrasi, maka

pengelolaan maupun pengaturan segala kegiatan di perusahaan mungkin tidak bisa berjalan

baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, maka sebuah

perusahaan akan tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan.

Kesimpulan

Dalam sebuah perusahaan, administrasi tidak hanya memiliki fungsi dalam surat menyurat

atau catat mencatat saja. Melainkan memiliki fungsi yang sangat banyak mulai dari membuat
perencanaan, penyusunan, mengkordinasi, membuat laporan, menyusun anggaran hingga

pemberian arahan atau bimbingan bagi karyawan atau anggota perusahaan demi mencapai

tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk itulah sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang baik termasuk

juga staff administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang

tepat akan menjadikan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan mudah. Selain itu, perusahaan

juga siap bersaing di tengah kemajuan zaman dan ketatnya persaingan.