PENGANTAR ILMU

ADMINISTRASI

FISIP UNISMUH PALU

SEMESTER I / GANJIL 2023
PERTEMUAN KE 2
MATERI HARI INI

A.Tujuan Administrasi Secara Umum

B. Fungsi Administrasi Secara Umum
C. Jenis-Jenis Administrasi
D. Unsur-Unsur Administrasi
E. Ciri-Ciri Administrasi
F. Contoh Kegiatan Administrasi
A.TUJUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM

Setelah mengetahui pengertian administrasi, maka kita akan

mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:
1. Menyusun Program Usaha
2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi
3. Memantau Aktivitas Administrasi
4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha
LANJUT

1. Menyusun Program Usaha

• Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai
acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan
data ini dapat diperoleh dari aktitivitas administrasi.
• Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan
secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan
dapat ditemukan dengan mudah.
LANJUT

2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi

• Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai
informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya
organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.
3. Memantau Aktivitas Administrasi
• Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus
dilakukan secara teratur dan sistematis.
• Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat
memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan
dilakukan.
LANJUT

4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha

• Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian
keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu,
setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk
memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar.
• Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan
transaksi akan tercatat secara jelas dan terperinci.
B. FUNGSI ADMINISTRASI SECARA UMUM

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Perencanaan (Planning)
2. Penyusunan (Organizing)
3. Kordinasi (Coordinating)
4. Laporan (Reporting)
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)
6. Penempatan (Staffing)
7. Pengarahan (Directing)
LANJUT

1. Perencanaan (Planning)
• Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah
aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan
data, hingga penyusunan perencanaan.
2. Penyusunan (Organizing)
• Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun
komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi
sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai
tujuan organisasi tersebut
LANJUT

3. Kordinasi (Coordinating)
• Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang
melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan
menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan
aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan,
menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang
sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha
untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
LANJUT

4. Laporan (Reporting)
• Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil
dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan
dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan
ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang
pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)
• Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan
keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara
berkesinambungan.
LANJUT

6. Penempatan (Staffing)
• Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya
manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai
dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di
dalam organisasi tersebut.
7. Pengarahan (Directing)
• Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan
anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran,
perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
C. JENIS-JENIS ADMINISTRASI

1. Administrasi Perkantoran
2. Administrasi Negara
3. Administrasi Keuangan
4. Administrasi Pendidikan
5. Administrasi Niaga
LANJUT

1. Administrasi Perkantoran
• Ini adalah jenis administrasi yang kegiatannya mencakup perencanaan keuangan,
pencatatan, personalia, dan distribusi barang.
2. Administrasi Negara
• Administrasi negara adalah jenis administrasi yang kegiatannya berhubungan dengan
kepentingan publik, seperti; kebijakan publik, kebijakan ekonomi, etika bisnis, dan lain
sebagainya.
3. Administrasi Keuangan
• Ini adalah jenis administrasi yang kegiatannya berhubungan dengan pengelolaan uang.
Dalam hal ini tujuan utama dari administrasi keuangan adalah untuk membuat laporan
keuangan.
 LANJUT

4. Administrasi Pendidikan
• Administrasi pendidikan adalah jenis administrasi yang kegiatannya
mengelola tata cara di bidang pendidikan. Beberapa hal yang diatur
dalam administrasi pendidikan diantaranya; perencanaan, pengarahan,
dan pengawasan pendidikan.
5. Administrasi Niaga
• Ini adalah jenis administrasi yang kegiatannya bertujuan untuk
menghasilkan keuntungan ekonomi. Secara umum, kegiatan
administrasi niaga diantaranya; perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan terkait aktivitas perniagaan.
D. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur

penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang
Gie, ada 8 unsur yang harus ada:
1. Organisasi 5. Keuangan
2. Manajemen 6. Perbekalan
3. Komunikasi 7. Tata usaha
4. Kepegawaian 8. Hubungan Masyarakat
LANJUT

1. Organisasi
• Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan
administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di
dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
2. Manajemen
• Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada
pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam
manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management,
middle management dan lower management (mandor).
 LANJUT

3. Komunikasi
• Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada
di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta.
• Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang
beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen,
klien, dan administrator itu sendiri.
4. Kepegawaian
• Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada
proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan,
pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
LANJUT

5. Keuangan
• Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari
cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya;
administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta
sumber dana.
6. Perbekalan
• Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan
penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang
yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.
LANJUT

7. Tata usaha
• Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan
dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting
dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi
organisasi dalam mengambil keputusan.
8. Hubungan Masyarakat
• Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha
dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien.
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana
berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
E. CIRI-CIRI ADMINISTRASI

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik yang mudah

dikenali, diantaranya adalah:
1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua
orang atau lebih.
3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan,
bimbingan, dan pengawasan.
 F. CONTOH KEGIATAN ADMINISTRASI

1. Contoh administrasi kependudukan; pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir,

Surat Kematian, dan lain-lain.
2. Contoh administrasi pendidikan; membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-
menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.
3. Contoh administrasi perkantoran; mengurus absensi pegawai, membuat surat
masuk dan keluarg barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
4. Contoh administrasi keuangan; membuat catatan pembukuan keuangan,
membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
5. Contoh administrasi negara; aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di
pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur
tentang reshufle kabinet.
ALHAMDHULILLAH SEKIAN PERTEMUAN HARI
INI