PELATIHAN PENGELOLA DAY CARE

LANSIA ‘AISYIYAH JAWA BARAT

PENGADMINISTRASIAN
ORGANISASI / LKS
LEMBAGA
KESEJAHTERAAN SOSIAL

Dra. RUWITA SALEH, MPS.Sp

 Nama : Dra. RUWITA SALEH, MPS.Sp
Jabatan : Widyaiswara Ahli Muda
Instansi : UPTD Pengembangan & Pelatihan
Kesejahteraan Sosial Dinas Sosial
Provinsi Jawa Barat
Alamat Kantor : Jl. Jend. H. Amir Machmud No. 331
Kota Cimahi
Alamat Rumah : Jl. Karang Arum No. 5 Cipedes
Sukajadi Kota Bandung
Pendidikan : S1 STKS Bandung
S2 STKS Bandung
Pengalaman Kerja : 1994 - 2000 Kemensos RI
2000 - 2017 Pemprov Jabar

CURUG 2017 - sekarang Widyaiswara

MALELA Nomor HP : 08122434280
E-mail : ruwita99@gmail.com
PENGERTIAN ADMINISTRASI
• Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan

penyusunan dan pencatatan data serta informasi
secara sistematis, untuk menyediakan keterangan
dan memudahkannya untuk mendapat informasi itu
kembali. Administrasi dalam artian sempit juga bisa
dikatakan juga sebagai tata usaha.
• Administrasi dalam pengertian luas

Dalam pengertian luas, administrasi diartikan sebagai aktivitas kerja

sama oleh sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian
kerja, sesuai yang telah ditentukan dalam struktur, dilakukan untuk
mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Dalam
pengertian luas, administrasi mempunyai sejumlah unsur penting,
yakni sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas, terstruktur,
kegiatan yang runtut untuk mencapai tujuan, serta pemanfaatan
berbagai sumber.
TUJUAN ADMINISTRASI
• Tujuan Administrasi

1. Untuk memantau kegiatan atau data milik

organisasi. Adanya administrasi membantu
organisasi untuk memantau dan senantiasa
memperhatikan kegiatan atau data yang
dimilikinya.
• Tujuan Administrasi

 Untuk evaluasi.
Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan
untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi
kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya.
• Tujuan Administrasi

2. Untuk penyusunan program kegiatan.

Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu
penyusunan program kegiatan dan
pengembangannya, agar sejalan dengan yang
diinginkan organisasi tersebut.
FUNGSI ADMINISTRASI
1. Perencanaan (planning)
Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data
awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk
membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.
Planning dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang
akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Alasannya ialah bahwa
tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha pencapain tujuan.
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalam penyusunan
rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti
mencari dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. Yaitu :
1)What (Apa)
2)Who ( Siapa )
3)When (Kapan)
4)Where (Dimana)
5)Why ( Mengapa )
6)How (Bagaimana)
2. Penyusunan (organizing).

Penyusunan ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-

alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga
tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian merupakan langkah
pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya.
Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila
pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan
sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan.
3. Pengadaan tenaga kerja (staffing).

Staffing merupakan praktek menemukan, menilai,

mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan
karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika
tidak lagi dibutuhkan. Sehingga tenaga kerja atau
karyawan yang ditetapkan sesuai pada bidangnya atau
keahliannya.
4. Pemberian bimbingan (directing).

Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian

bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk
perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas
dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan
hasil yang memuaskan.
 5. Pengkoordinasian (coordinating).

Fungsi administrasi adalah untuk mengoordinasi

seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau
perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan
dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.
6. Pelaporan (reporting).

Fungsi administrasi sebagai pelaporan adalah

memberikan informasi mengenai apa yang telah
dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah
satu bentuk pertanggungjawaban.
7. Penganggaran (budgeting).

Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan

perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau
anggaran.
UNSUR – UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi.
Organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi
biasa dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang
bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah
wadah.

2. Manajemen.
Manajemen adalah alat utama untuk pelaksanaan
administrasi. Di dalamnya terdapat pengatur,
penggerak, manajer, dan tenaga operasional.
3. Komunikasi.
Administrasi juga memiliki unsur untuk mengatur pola
antar departemen.

4. Kepegawaian.
Ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam
administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu
penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan
pemberhentian kerja.
5. Keuangan.
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak
kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga
pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan.
Administrasi ini berhubungan dengan pengadaan
barang, penyimpanan, hingga pemusnahan barang.
Administrasi akan mendata semua barang yang ada
dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
7. Tata usaha.
Tata usaha dalam administrasi meliputi berbagai macam
pencatatan, penyimpanan, hingga pengiriman.

8. Hubungan Masyarakat.
Administrasi kemudian akan mengatur bagaimana
sebuah organisasi atau perusahaan itu berhubungan
dengan masyarakat hingga konsumen.
JENIS ADMINISTRASI
• Jenis Administrasi

 Adminitrasi perkantoran
Adalah jenis adminitrasi yang aktivitasnya meliputi
perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan
personalia.

 Adminitrasi negara
Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat
dengan kepentingan publik atau masyarakat umum,
seperti kebijakan publik, etika, dan sejenisnya.
 Adminitrasi keuangan
Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berhubungan dengan keuangan.
Salah satu tugas utamanya ialah membuat laporan keuangan.

 Administrasi pendidikan
Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat dengan dunia
pendidikan. Contoh kegiatannya ialah perencanaan, pengarahan, serta
pengawasan pendidikan.

 Administrasi niaga
Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi perencanaan dan
pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya dilakukan
manager dalam perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini
ialah meraih keuntungan atau profit ekonomi.
PROSES ADMINISTRASI
• Proses Administrasi

Proses administrasi adalah serangkaian tahapan

(perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian) yang bertujuan untuk mencapai tujuan
suatu perusahaan atau organisasi dengan cara yang
seefisien mungkin.

Dengan kata yang lebih sederhana, proses administrasi

terdiri dari serangkaian tahapan yang akan membantu
kita mencapai tujuan yang diusulkan. Proses administrasi
berlangsung terus menerus. Ini bukan tentang melakukan
setiap tahapan dan semuanya berakhir di sana. Ketika
satu siklus berakhir, ia melanjutkan ke siklus berikutnya.
• Tahapan proses administrasi

•Fase mekanis: Fase mekanis terdiri dari

perencanaan dan pengorganisasian. Kita dapat
mengatakan bahwa itu adalah bagian statis dari
proses.

•Fase dinamis: Fase dinamis, pada bagiannya,

terdiri dari arah dan kontrol. Dalam pengertian
ini, kata dinamis mengacu pada gerakan.
Artinya, setelah kita merencanakan dan
mengatur, kita harus mengeksekusi dan mulai
bekerja.
• Proses Administrasi (Fase Mekanik dan Fase Dinamis)
 Perencanaan: Cobalah untuk menjadwalkan tugas-tugas yang akan
dilakukan dan memecahkan masalah terkait yang akan dijalankan
nanti.

 Organisasi: Idenya adalah untuk melihat siapa yang akan bertanggung

jawab atas setiap tugas, dalam urutan apa dan struktur apa yang akan
dimiliki proyek dalam pelaksanaannya.

 Manajemen: Manajemen tidak hanya bertugas mengirim, tetapi juga

bertugas membantu, mendukung, dan mengintervensi setiap konflik
yang muncul dalam pencapaian tujuan.

 Kontrol: Kontrol didasarkan pada pemantauan metrik andal yang

memungkinkan pemantauan bahwa tujuan terbesar akan tercapai.
PENGERTIAN ORGANISASI
 • Pengertian organisasi

Organisasi adalah sebuah wadah untuk sekumpulan orang yang

bekerja sama secara rasional serta sistematis yang terpimpin atau
terkendali untuk mencapai tujuan tertentu memanfaatkan sumber
daya yang ada di dalamnya.
organisasi dapat diartikan sebuah kesatuan atau entity yang
terdiri dari banyak orang. Bisa berupa institusi, asosiasi atau
lembaga, yang memiliki tujuan sama dan berhubungan dengan
lingkungan luar.
• Tujuan Organisasi

1. Meningkatkan kemandirian serta kemampuan dari

sumber daya yang dimiliki.

2. Wadah yang digunakan untuk individu yang

memang ingin memiliki jabatan, penghargaan serta
pembagian kerja yang jelas.

3. Wadah untuk memiliki pengawasan dan kekuasaan

4. Membantu setiap individu yang ada di dalamnya agar dapat
meningkatkan pergaulan serta memanfaatkan waktu luang
secara lebih optimal serta bermanfaat.

5. Wadah yang membantu mencari keuntungan bersama-sama

dengan kerja sama yang sudah terbagi dengan baik.

6. Membantu untuk pengelolaan lingkungan bersama-sama.

7. Mencapai tujuan secara efektif dan efisien sesuai dengan

yang telah menjadi tujuan awal sebuah organisasi.
FUNGSI ORGANISASI
• Fungsi Organisasi

Secara Umum Fungsi Organisasi

yaitu Sebagai wadah perkumpulan yang
bertujuan dan bekerja sama, fungsi organisasi
dapat dinikmati oleh para personelnya. Serta
tak jarang fungsi organisasi bisa dirasakan
oleh orang lain yang menerima menfaatnya.
Berikut di antaranya fungsi organisasi:

Pertama, fungsi organisasi memberi arahan dan aturan. Serta

pembagian kerja mengenai apa yang harus dan tidak boleh
dilakukan oleh para anggota dalam organisasi.

Fungsi organisasi selanjutnya ialah untuk meningkatkan

skill dan kemampuan dari anggota organisasi. Dalam upaya
mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan.

Fungsi organisasi yang terakhir, yakni memberikan

pengetahuan. Serta mencerdaskan tiap anggota organisasi.
ADMINISTRASI SEBAGAI
PRAKTEK ORGANISASI
• Administrasi sebagai praktek Organisasi

Salah satu aktivitas administrasi sebagai praktek

organisasi adalah mengadakan pencatatan kekayaan dan
persediaan-persediaan yang dimilikiorganisasi tersebut,
sehingga administrasi tersebut, sehingga administrasi
tersebutmerupakan alat pembantu yang dipakai pimpinan
untuk mengolah perusahaan.
Administrasi yang baik adalah administrasi yang dilaksanakan
berdasarkan asas-asas yang berlaku secara umum, sehinga dapat
diterima oleh semua pihak, baik dalam organisasi/lembaga itu sendiri
maupun dari luar organisasi/lembaga tersebut.
●Sistem administrasi yang akan sangat berfaedah bagi
lembaga itu sendiri, dimana jalannya aktivitas lembaga dapat
ditelusuri dengan seksama, lengkap, dan sempurna dengan
demikian pimpinan lembaga dengan segera dapat mengambil
keputusan tentang tindakan apa yang perlu segera diambil
guna mencapai tujuan lembaga.
Dengan adanya administrasi yang tertib, menunjukkan
lembaga tersebut manajemennya baik, ini berarti
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan yang ada
di dalam itu baik.
Adapun kemungkinan-kemungkinan dari penyelenggaraan administrasi
yang tidak baik (rapi, kontinyu) dapat mengakibatkan hal-hal sebagai
berikut:

1.Pimpinan sulit mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila timbul
masalah-masalah.

2.Dapat terjadi penyimpangan-penyimpangan penyalahgunaan.

3.Tidak dapat diketahui kepastian atas kebenaran laporan keuangan.

4.Sulit melakukan pengawasan/pemeriksaan dengan cepat.

Di dalam setiap lembaga yang besar dan kompleks di mana
pimpinan tidak dapat dibagi lagi mengikuti secara langsung segala
kegiatan lembaga maka pimpinan lembaga perlu mendelegasikan
tugas, wewenang dan tangung jawab kepada bawahannya untuk
mengawasi serta mengikuti segala kegiatan tersebut. Berhubungan
banyak aspek yang harus disorot dalam praktek administrasi, dan
mengingatkan pula definisi dan tujuan administrasi itu sendiri,
maka perlu diadakan pembatasan-pembatasan tertentu.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi merupakan unsur-unsur
tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang hendak
dicapai, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-
tugas itu.

Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering pula orang

beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerja
sama. Tidak demikian halnya dengan perkataan lain, kerja sama bukan
merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan
bahwa pencapaian tujuan akan lebih efesien dan ekonomis apabila semua
orang yang terlibat mau bekerja sama satu sama lain. Sehingga di mana-
mana dari waktu kewaktu selalu terdapat sekelompok orang, tujuan
tertentu, dan usaha kerja sama.
Ketiga faktor ini jalin-menjalin, sehingga menimbulkan suatu proses dalam
masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia (berikut segenap kejadian
yangterjadi sebagai akibat perbuatan itu) yang secara teratur diarahkan kepada
sesuatu tujuan tertentu. Jadi administrasi merupakan segenap proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu. Dari uraian tersebut dijelaskan bahwa fungsi
administrasi organisasi sangat membantu pimpinan dalam menentukan suatu
keputusan yang bijaksana, berdasarkan data-data yag telah diperoleh dari
pegawainya atau bawahannya. Sudah barang tentu pula bahwa sifat, ruang
lingkup, dan bentuk kegiatan administrasi berbeda dari satu zaman ke zaman
yang lain, ia berbeda pula dari satu waktu dan kondisi ke lain waktu dan
kondisi.
Tujuan yang berbeda-beda, tingkat kebutuhan yang berlainan, kecerdasan yang
beraneka ragam kesemuanya turut menentukan bentuk dan sifat administrasi yang
diperlukan. Biarpun demikian, dalam menjalankan atau melaksanakan administrasi
untuk menunjang tercapainnya tujuan administrasi tersebut, dibutuhkan pula sarana-
sarana administrasi seperti berikut:

1. Organisasi/lembaga, baik sebagai tertib, struktur, sistem, maupun segi-segi lainnya.

2. Sistem informasi yang secara lengkap akan terdiri atas sistem tata usaha, dansistem
tata usaha, dan sistem informasi manajemen.

3.Sistem manajemen yang merupakan paduan dari sistem personil dan sistemorganisasi
Organisasi/lembaga adalah sarana atau alat untuk mencapai
tujuan, Oleh karena itu organisasi/lembaga adalah wadah
kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam
usahanya mencapai tujuan. Dengan kata lain,
organisasi/lembaga adalah setiap bentuk persekutuan antara
dua orang atau lebih yang bersama serta secara formal
terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah
ditentukan dalam ikatan mana terdapat seorang/beberapa
orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang
yang disebut bawahan.
Setiap organisasi/lembaga akan menghadapi kenyataan-kenyataan berupa
tantangan dan masalah yang disebabkan oleh adanya perubahan sosial
dalam masyarakat yang sangat pesat sebagai hal yang diakibatkan oleh
kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Akibat dari hal ini organisasi
harus menyesuaikan dirinya dengan gerak perubahan yang terjadi. Oleh
karena itu, organisasi perlu melakukan pengembangan agar dapat
mengikuti perkembangan dan tuntutan masyarakat.

Pengembangan organisasi/lembaga merupakan suatu strategi pendidikan

yang dilakukan melalui suatu sistem secara menyeluruh dan terpadu, di
mana organisasi pada akhirnya dapat melakukan perubahan dan
penyesuaian sesuai dengan apa yang dikehendaki. Titik berat dari
pengembangan organisasi ini sering ditekankan pada faktor manusia,
struktur, dan sarana dalam keterpaduannya dengan sistem.