MANAJEMEN ORGANISASI

LKD PAC FATAYAT NU

KECAMATAN TULIS

MAHMUDAH, S.Pd

TIM PENGKADERAN
PC FATAYAT NU KAB. BATANG
NAMA LENGKAP : MAHMUDAH
ALAMAT : DK.KRAJAN RT.02 /03 DESA GOMBONG
KEC. PECALUNGAN KAB. BATANG
TEMPAT TANGGAL LAHIR : BATANG, 05 JULI 1983
SUAMI : SADRUL BADI’
ANAK : 1. M. ZIDNI NURO
2. M. HILMI AQIL
CONTACT PERSON : WA 085741781190
FB . MAHMUDAH NURO
 ORGANISASI
Organon = alat Bhs. Yunani

Unsur Dasar :
• Kumpulan Orang
• Kerja sama
• Tujuan
 PROSES TERBENTUKNYA ORGANISASI

Ketidakterbatasan kebutuhan manusia

Keterbatasan kemampuan manusia

Terbentuk : BERORGANISASI
1. Spontan
2. Seksama dan pertimbangan secara matang
 CIRI-CIRI ORGANISASI
SECARA UMUM

 Memiki tujuan dan sasaran

 Memiliki komponen yaitu atasan
dan bawahan
 Adanya kerja sama yang terstruktur
 Memiliki pendegelasian wewenang
dan koordinasi tugas-tugas.
 Memiliki keterikatakan format dan
tatat tertip yang harus ditaati
 4 UNSUR YANG HARUS ADA
DALAM ORGANISASI
* Strategi (sasaran organisasi dan cara yang ditempuh
untuk mencapai sasaran itu)
* Struktur (pembagian tugas, wewenang dan tanggung
jawab)
* Sistem (syarat2, kesepakatan2, yang berkaitan
dengan tata cara dan aliran sumberdaya
(barang dan uang)
* Budaya (perpaduan pendapat perorangan, nilai yang
dianut bersm dan norma yg diikuti
anggotanya)
 MANFAAT ORGANISASI DALAM MASYARAKAT
 Dapat mencapai tujuan yang diharapkan bersama dengan lebih efisien
 Permasalahan dapat teratasi dengan mudah
 Timbulnya semangat kerjasama
 Mengembangkan kemampuan public speaking
 Melatih jiwa kepemimpinan
 Dapat melatih seseorang untuk berinteraksi dengan berbagai karakter
yang berbeda
 Memperluas wawasan dan pengetahuan seseorang
 Dapat memperluas pergaulan seseorang
 Dapat menunjukkan jati diri dan kepribadian seseorang
 Dapat membentuk Emotional Intelegent Quotien (EQ)
 Dapat membantu seseorang untuk bisa membagi waktunya
 Dapat membantu seseorang untuk bisa lebih bertanggung jawab
 Dapat menumbuhkan disiplin dan etos kerja bagi seseorang
 Dapat menumbuhkan sifat percaya diri seseorang
 Dapat melatih seseorang untuk lebih kuat dalam menghadapi tekanan
 Organisasi Pemimpin

• Sekumpulan orang
• Kerja sama
• Tujuan

• Seni

Manajemen • Ilmu
• Profesi
PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen merupakan proses

perencanaan (Planning), pengorganisasian
(Organizing), pengarahan (Actuating) dan
pengawasan (Controlling) usaha-usaha
para anggota organisasi dan penggunaan
sumberdaya-sumber daya organisasi
lainnya agar mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan
Siapa yang membutuhkan manajemen ?
 Perusahaan (bisnis)
 Semua tipe organisasi
 Semua tipe kegiatan

Mengapa manajemen dibutuhkan ?

1. Untuk mencapai tujuan organisasi
2. Untuk menjaga keseimbangan di antara
tujuan-tujuan yang saling bertentangan
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas
 Skema Pengertian Manajemen
PERENCANAAN
M (PLANNING)
A
N PENGORGANISASIAN
A (ORGANIZING)
J
TUJUAN
E PENGARAHAN
ORGANISASI
M (ACTUATING)

E
N PENGAWASAN
(CONTROLLING)
 PERENCANAAN (PLANNING)
Pengertian :
Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah
pembuatan keputusan (decision making), proses
pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah
tertentu
 PLANNING
Perencanaan (Planning) ialah fungsi
manajemen yang harus bisa menjawab
rumus 5W+1H. WHAT(apa) yang akan
dilakukan, WHY (mengapa) harus
melakukan apa, WHEN (kapan) melakukan
apa, WHERE (dimana) melakukan apa,
WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW
(bagaimana) cara melakukan apa
 Kegiatan dalam Fungsi
Perencanaan
 Menetapkan tujuan dan target
 Merumuskan strategi untuk mencapai
tujuan dan target tersebut
 Menentukan sumber-sumber daya yang
diperlukan
 Menetapkan standar/indikator
keberhasilan dalam pencapaian tujuan
dan target
 PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengorganisasian  proses penyusunan struktur
organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya-sumberdaya yg dimiliki dan lingkungan yg
melingkupinya
Aspek utama proses proses penyusunan struktur
organisasi ada 2 (dua) yaitu:
* Departementalisasi pengelompokkan kerja
* Pembagian kerja  pemerincian tugas pekerjaan

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan

membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya
 Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

 Menentukan dan mendefinisikan kegiatan yang

dibutuhkan untuk pencapaian tujuan organisasi;
 Pengelompokan kegiatan dalam unit logis dan
nyaman
 Menetapkan tugas dan kegiatan untuk posisi
tertentu dan orang-orang;
 Mendelegasikan kewenangan untuk posisi ini
dan orang-orang;
 Tanggung jawab memperbaiki kinerja; dan
 Mengkoordinasikan hubungan horizontal dan
vertikal di seluruh organisasi.
 ACTUATING (PENGARAHAN)
Actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa
hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk
mencapai sasaran organisasi.

Actuating tidak lain merupakan upaya untuk

menjadikan perencanaan menjadi kenyataan

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan

yang berhubungan langsung dengan anggota
 KOORDINASI
KOORDINASI  proses
pengintegrasian tujuan-tujuan
dan kegiatan-kegiatan pada
satuan-satuan yang terpisah suatu
organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien
 PENGAWASAN (CONTROLLING)
Pengawasan  suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-
tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata
dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan-
penyimpangan serta mengambil koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber
daya perusahaan dipergunakan dengan cara yang
paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-
tujuan perusahaan
 Controlling
Controlling, memastikan bahwa kinerja
sesuai dengan rencana. Hal ini
membandingkan antara kinerja aktual
dengan standar yang telah ditentukan.

Jika terjadi perbedaan yang signifikan

antara kinerja aktual dan yang
diharapkan, manajer harus mengambil
tindakan yang sifatnya mengoreksi.
Fungsi dari controlling adalah
menentukan apakah rencana awal
perlu direvisi, melihat hasil dari
kinerja selama ini. Jika dirasa
butuh ada perubahan, maka
seorang manajer akan kembali
pada proses planning. Di mana ia
akan merencanakan sesuatu yang
baru, berdasarkan hasil
dari controlling.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
antara lain :
 Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan
dan target sesuai dengan indikator yang telah
ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya
terlihat pada point mana target yang telah tercapai
dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil
langkah penyelesaian.
 Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas
penyimpangan yang mungkin ditemukan. Langkah ini
harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada
dapat segera diperbaiki.
 Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai
masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan
target organisasi.
 ADMINISTRASI
 Adminstrasi dalam arti sempit
◦ Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan maksud untuk menyediakan keterangan
serta memudahkan memperolehnya kembali
secara keseluruhan dan dalam hubungan satu
sama lain.
 Administrasi dalam arti luas
◦ Administrasi adalah Rangkaian kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
  Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari
kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan bersama

 Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan

rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan
lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.

 Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses

pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya,
dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.
 Administrasi Kesekretariatan adalah
keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran, dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan.
administrasi kesekretariatan adalah suatu proses
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh
sekretariat meliputi penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya,
yang dilaksanakan sebagai penunjang, supaya
tujuan organisasi dapat dicapai dengan lancar.
Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi
ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
Mengamankan kerahasiaan perusahaan atau
organisasi.
Mengelola dan memelihara seluruh dokumen
perusahaan atau organisasi yang berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen
 Fungsi Administrasi Kesekretariatan
◦ Mengadakan pencatatan atau recording semua
kegiatan manajemen.
◦ Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
◦ Pengendali informasi internal dan eksternal
organisasi
◦ Sebagai alat komunikasi organisasi.
◦ Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia
organisasi.
◦ Sentral teknologi transfer informasi.
◦ Sebagai pusat dokumentasi atau master file
 sekretaris
 berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin rahasia.

 secretum  Secretarius dalam bahasa Perancis Secretary dalam

bahasa Inggris  Secretaries (bahasa Belanda). Mengingat
Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang

 Kata sekretaris berasal dari bahasa belanda Secretaries

 sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas

dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara
atau perusahaan

 Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi

pekerjaan tulis-menulis (kamus besar bhs indonesia)
Macam-macam sekretaris
 Sekretaris organisasi
◦ sekretaris organisasi membantu melaksanakan
fungsi manajemen tertinggi yang meliputi
perencanaan, pembuatan keputusan,
pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan,
serta penyempurnaan.
 Sekretaris pimpinan
◦ seorang pembantu pimpinan yang bertugas
meringankan, mempermudah, dan mempelancar
tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.
 Tugas sekretaris
1. Telephoning
2. Surat-menyurat atau korespondensi
3. Filling atau kearsipan
4. Menerima dikte
5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan
pimpinan
6. Membuat Undangan
7. Menyiapkan rapat pimpinan
8. Membuat agenda rapat pimpinan.
 Media komunikasi tertulis antara
seseorang atau lembaga dengan seseorang
atau lembaga lainnya untuk
menyampaikan berbagai maksud dan
kepentingan.
 Surat
 adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan
untuk berkomunikasi
 adalah percakapan yang tertulis
 adalah komunikasi tertulis

 Sifat surat
 Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada
penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti
(lugas)
 Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar
dan menyimpan rahasia
 Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman
lebih murah dibanding yang lain
 Fungsi Surat
 Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan
ekonomis
 Menjadi wakil dari pembuat surat dengan
membawa pesanatau informasi ke penerima
 Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai
kekeuatan hukum
 menjADI sumber data yang dapat digunakan
sebagai informasi
 Menjadi surat jaminan – surat gadai
 Mengikat antara dua pihak – surat kontrak
 Menjadi alat promosi
 Menghemat waktu, tenaga dan biaya
Prinsip Surat

Ringkas
Jelas
Sederhana
sopan
Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat
berfungsi sebagai berikut.
 Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang
dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa
hukum.
 Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
 Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
 Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula
sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan.
 Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang
mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan
kewibawaan penulis.
 BERDASARKAN ISINYA
SURAT DAPAT DIBEDAKAN MENJADI:
surat undangan, surat pengantar, surat
pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat
keterangan, surat tugas, surat edaran, surat
pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan,
surat permohonan izin, surat perintah, surat
perjanjian, surat keputusan, surat pengusulan,
surat kuasa, surat berita acara, surat laporan,
surat rekomendasi, surat balasan, surat
kawat/telegram, memo, dan nota dinas.
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis,
dikenal adanya;

 Surat Permintaan Barang,

 Surat Penawaran,
 Surat Pesanan,
 Surat Penolakan Pesanan,
 Surat Pengiriman,
 Surat Perjanjian.
 Dalam kepentingan
pribadi/keluarga dikenal;

 surat lamaran kerja,

 surat ucapan terima kasih,
 surat permintaan maaf,
 surat ucapan bela sungkawa,
 surat persahabatan.
 Berdasarkan kepentingannya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut.

 Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam

kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah
maupun dinas swasta.
 Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam dunia
bisnis atau perniagaan.
 Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan untuk
kepentingan keluarga.
 Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat
dibedakan atas;

 Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau

instansi kepada seseorang suatu instansi.
 Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada
beberapa orang atau beberapa instansi.
 Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada
sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak
diterakan secara langsung.
 Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan
atas;
 Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca pihak
lain tidak akan merugikan penerima maupun
pengirimnya.
 Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya tida
boleh diketahui pihak lain kecuali oleh orang yang
dimaksud dalam surat tersebut.
 Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa surat
yang berhubungan erat dengan keamanan negara.
 Berdasarkan urgensi
pengiriman/penyelesaia-nya,
surat dibedakan atas;

Surat biasa, surat semacam ini tidak memerlukan

tanggapan atau penyelesaian yang cepat.
Surat segera, surat ini menuntut secepatnya
diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.
Surat sangat segera, surat ini harus sesegera
mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya.
 Syarat Surat yang baik
 Surat harus disusun dengan teknik yang benar
 Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai
pedoman
 Diketik dengan betul dan jelas
 Menggunkan kertas yang sesuai
 Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas dan eksplisit
 Penerima dapat memahami isinya
 Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang
dikehendaki
 Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku
sesuai dengan EYD
 Format Surat
 Full block style
 Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada margin
kiri
 Block style – bentuk lurus
 Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di margin kanan
 Indented style – bentuk lekuk
 Semi block style – semi lurus
 Official style – bentuk resmi
 Hanging intented – bentuk alinea bergantung
 Square style – bentuk persegi
 Bentuk gaya depdiknas
 Bentuk centering penuh
 Bentuk centering/simetris
 Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat 1. Isi surat, isi surat terdiri
dari :
2. Tanggal surat
a. kalimat pembuka
3. Nomor surat b. Isi surat yang sebenarnya
4. Lampiran c. kalimat penutup
2. Salam penutup
5. Perihal/hal
3. Nama organisasi
6. Alamat dalam/alamat 4. Tanda tangan dan nama
tujuan jelas
7. Salam pembuka 5. Jabatan
6. Lampiran
7. Inisial
 Pengrusan dan
Pengendalian Surat
 Kegiatan penanganan surat masuk dan
surat keluar yang meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan,
pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut
dan pengiriman surat keluar
Tujuan
 Agarsurat dapat dengan cepat dan tepat
sampai kepada pengolah.
 KESIMPULAN
• Sebuah organisasi akan berjalan secara baik
bilamana manajemenya bagus dan
pemimpinnya memahami tugasnya sebagai
pemimpin
• LA ISLAMA ILLA BILJAMA’AH, WALA JAMA’ATA ILLA BIL
IMAMAH,WALA IMAMATA ILLA BITHO’AH
( Organisasi akan berjalan apabila dipimpin oleh
seorang pemimpin, kepemimpinan tdk akan
berjalan kecuali ketaatan/ diikuti oleh yang
dipimpin *pengurus dan anggotanya )
SEMOGA BERMANFAAT
TERUSLAH BELAJAR
DAN BERJUANG