KONSEP DAN PERMASALAHAN DALAM ADMINISTRASI

Tugas ini diajukan untuk memenuhi tugas pada mata kuliah:

Manajemen Bimbingan Konseling

Dosen Pembimbing : Nurhafiza, M.Pd

OLEH :

Sarizah Aini (0102171011)

BIMBINGAN PENYULUHAN ISLAM

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATRA UTARA

TA. 2019 / 2020

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNYA
sehingga penjelasan dari Mind Mapping Yang berjudul “Konsep Dan
Permasalahan Didalam Administrasi” ini dapat tersusun hingga selesai .
Tidak lupa saya juga mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari
pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi
maupun pikirannya.

Dan harapan saya semoga materi ini dapat menambah pengetahuan

dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki
bentuk maupun menambah isi dari materi yang saya buat ini agar menjadi
lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman saya yakin

masih banyak kekurangan dalam materi ini, Oleh karena itu sayavsangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan laporan penjelasan mind maping saya ini.

1
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar.....................................................................................1

Daftar Isi...............................................................................................2

Konsep Dan Permasalahan didalam Administrasi.................................3

A. Pengertian Administrasi..............................................................3
B. Proses Administrasi.....................................................................4
C. Personil dan Pelaksana Administrasi...........................................6
D. Kegiatan Administrasi.................................................................8
E. Masalah dan Solusi Didalam Administrasi...................................9

Daftar Referensi.................................................................................12

2
 KONSEP DAN PERMASALAHAN DALAM ADMINISTRASI

A. Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin Ad = Intensif dan ministrare= melayani,

membantu, memenuhi. Istilah administrasi sering kita dengar terlebih dalam bidang yang
berurusan dengan catat-mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan agenda, dan
sebagainya. Ilmu mengenai administrasi dalam instansi pemerintahan atau suatu perusahaan
sangat diperlukan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah atau perusahaan.
Apabila dalam suatu instansi pengelolaan administrasinya baik maka instansi tersebut juga akan
dapat berjalan dengan baik.

Administrasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua pengertian yaitu dalam arti
sempit dan arti luas. Pengertian administrasi dalam arti sempit menurut Prajudi Atmosudirdjo
adalah “tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis,
mengetik, korespodensi, kearsipan, dan sebagainya”. (dalam Ayub, 2007:30).
Selain menurut Prajudi Atmosudirdjo ada pendapat lain mengenai administrasi dalam

arti sempit. Menurut Ismail Nawawi administrasi dalam arti sempit adalah “mencatat setiap

komponen administrasi yang meliputi komponen organisasi, maupun kegiatan operasional”.

(Nawawi, 2009:33).

Sedangkan pengertian luas administrasi adalah semua proses kerjasama antar adua orang

atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan fasilitas dan

infrastruktur tertentu secara efisien dan efektif. Jadi administrasi adalah merujuk pada kegiatan

atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam

mencapai suatu tujuan. Administrasi adalah bisnis dan kegiatan yang berkaitan dengan

3
pelaksanaan kebijakan untuk mencapai tujuan.Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan

definisi administrasi, termasuk:

 Menurut George R. Terry : Administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian,

untuk mencapai tujuan yang dinyatakan.

 Menurut Arthur Grager : Administrasi adalah fungsi dari organisasi komunikasi dan
layanan scripting darisuatuorganisasi.
 MenurutSondang P. Siagian :Administrasi adalah segala bentuk proses kerjasama
antara dua atau lebih individu berdasarkan rasionalitas yang dipilih untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan

B. Proses Administrasi

a) Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan pada permulaan dan
selama kegiatan administrasi itu berlangsung dan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap
kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami
kegagalan dan kesulitan dalam mencapai tujuan. Di setiap perencanaan ada dua faktor sarana,
baik sarana material maupun personel. Langkah- langakah dalam perencanaan meliputi hal-hal
sebagai berikut:

 Merumuskan dan Menentukan tujuan yang ingin dicapai

 Meneliti masalah atau pekerjaan yang akan dilakukan
 Data dan informasi-informasi yang diperlukan harus di cari dan dikumpulkan
 Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan
 . Merumuskan bagaimana pekerjaan itu akan diselesaikan dan bagaimana
masalah-masalah itu akan dipecahkan
b) Pengorganisasian

Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para
pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian
4
antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang, dan taggung jawab, hendaknya disesuaikan
dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan, dan kepribadian masing-masing orang yang
yang diperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.

c) Pengkoordinasian

Adanya bermacam-macam tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang,
memerlukan adanya koordinasi yang baik dapat mengindari kemungkinan terjadinya persaingan
yang tidak sehat dan kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanaya koordinasi yang baik,
semua bagian dan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah
ditetapkan. Koordinasi ini perlu untuk mengatasi batas-batas perencanaan maupun batas-batas
personel seperti untuk mengatasi kemungkinan adanya duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan
tanggung jawab,ketidakseimbangan dalam berat- ringannya pekerjaan,kesimpangsiuran dalam
menjalankan tugas dan kewajiban.

d) Pengkomunikasian

Yaitu suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam
struktur organisasi. Di dalam kegiatan komunikasi diperlukan adanya motivasi, terutama
motivasi intrinsik.

e) Supervisi
Dalam pelaksanaan program pendidikan tentu harus disertai dengan adanya pengawasan
dan pembinaan. Pembinaan itu berupa tuntunan atau bimbingan ke arah situasi pendidikan pada
perbaikan umumnya. Proses pengawasan program pendidikan harus dilakukan dengan teliti agar
tujuan pendidikan dapat tercapai.

f) Kepegawaian

Kepegawaian merupakan dari proses perencanaan dan pengorganisasian yang sudah di

mulai di dunia pendidikan. kepegawaian yang di angkat harus memiliki kesanggupan dan
kecakapan yang sesuai dengan jabatan diembatnya. Sehingga, administrasi pendidikan dapat
diupayakan jabatan yang akan diduduki itu adalah mereka yang punya kemampuan dan
kapabilitas sesuai dengan jabatan yang diberikan dan bertanggung jawab.

5
 g) Pembiayaan
Yaitu proses biaya pendidikan dengan pengelolaannya mulai dari tingkat perencanaan
sampai ke tingkat pada pengukuran efisiensi, sehingga perencanaan administrasi pendidikan.
Kebutuhan di setiap organisasi, baik personel maupun material, semuanya memerlukan biaya
tertentu. Itulah sebabnya pembuatan planning sampai dengan pelaksanaan perlu kita fikirkan soal
pembiayaanya. Dalam pembiayaan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
fungsinya,yaitu :
1. Perencanaan tentang beberapa biaya yang diperlukan
2. Darimana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan
3. Bagaimana pengunaanya
4. Siapa yang akan melaksanakan
5. Bagaimana pembukuan dan pertanggungjawaban
6. Bagaimana pengawasan, dll

h) Penilaian

Bertujuan untuk meneliti dan mengetahui efektivitas pelaksanaan proses keseluruhan

organisasi dalam upaya pencapaian hasil sesuai program yang ditetapkan dalam kaitannya untuk
pencapaian tujuan pendidikan. Jadi kegiatan evaluasi sangat diperlukan. Setiap kegiatan, baik
yang dilakukan oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.
Dengan diketahui kesalahan atau kekurangan serta kemacetan yang diperoleh dari tindakan
evaluasi itu selanjutnya dapat diusahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.

C. Personil Dan Pelaksana Administrasi

Personil dapat diartikan sebagai pegawai, anak buah atau awak. Ada yang mengatakan
personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun
karyawan honorer. Macam-Macam Personil Kantor yaitu :

1.    Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang menentukan

garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.    Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang

6
lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.    Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan
kantor.
4.    Worker atau pegawai adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer
dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehari-hari. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil kantor akan sangat tergantung pada jenis dan
besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Jika kantornya kecil maka kegiatan administrasi dapat
dilakukan oleh seorang sekertaris. Jika kantornya besar maka kegiatan administrasinya dibagi
menjadi beberapa unit tersendiri yang masing-masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang
berbeda.Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu sebagai
berikut:

 Direktur, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran

aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan
personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai
kebutuhan.
 Administrator, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung
jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk
serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
 Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur
arus kas keluar dan kas masuk.
  Sekertaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja
pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.
  Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-
orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon
masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang
dapat bekerja sesuai dengan standart/ukuran-ukuran yang telah ditentukan,
artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu
yang telah ditetapkan.

7
Tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan

kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar
seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para
personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk
dan keluar.
c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima
telepon.
e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya
secara cermat.
Perangkat Kerja Personel Kantora. bagan organisasi;b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu,
personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya
dengan cara sebaik mungkin.

D. Kegiatan Administrasi

8
 1. Planning : Gambaran secara garis besar suatu kegiatan administrasi, mulai dari tahap
pengambilan data, pengumpulan data, pengolahan data hingga ke tahap yang terakhir
penyusunan data itu sendiri. Fungsi ini di gunakan sebagai tonggak awal mula di
mulainya suatu kegiatan administrasi. 

2. Organizing : Kegiatan komunikasi antar sesama sangat di tekankan dalam fungsi ini
karena anggota di wajibkan untuk berkomunikasi satu sama lain  guna tercapai tujuan
administrasi. 

3. Coordinating : Menyelaraskan atau saling berkonfimasi seluruh kegiatan manajemen

administrasi yang berkaitan dengan sistem proses. Fungsi ini sangat bermanfaat karena
menghindari benturan, kesalahan dalam berkordinasi serta rentan terjadinya rangkap
data. Di terapkannya fungsi ini maka tidak ada tenaga yang terbuang sia - sia .

4. Reporting : Laporan yang menyampaikan hasil akhir suatu kegiatan yang berkaitan
dengan proses administrasi. Laporan ini memiliki 2 macam  : a. Laporan lisan yaitu
laporan yang sifat nya bersifat dari lisan atau dalam mulut dan hanya bersifat perintah b.
Laporan tulisan yaitu laporan yang bersifat hanya angka, tulisan dan hasil. 

5. Budgeting : Fungsi yang mengatur anggaran suatu kegiatan. Dilakukan dengan

bijaksana agar tidak terjadi penyimpangan keuangan. 

E. Masalah Dan Solusi Didalam Administrasi

1. Sumber daya manusia yang masih minim

Sumber daya manusia merupakan unsur utama dan aset pokok dalam administrasi. Tanpa
adanya sumber daya-sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi maka organisasi
akan memiliki kecenderungan berjalan mundur. Organisasi-organisasi yang modern ditopang
oleh sumber daya manusia-sumber daya manusia yang terampil, profesional dan memiliki
integritas tinggi terhadap pekerjaan serta memiliki ahlaq budi pekerti yang baik.

Sumber daya manusia, dalam hal ini pegawai, adalah pegawai yang bekerja pada instansi
pusat sistem informasi dan teknologi keuangan dari level terendah sampai level manajemen
tingkat atas. Masalah yang muncul dalam hal kepegawaian dalam melaksanakan tugas pokok
9
pusintek adalah masalah disiplin pegawai dan kurangnya sumber daya manusia yang menguasai
bidang pekerjaannya. Sebagus apapun rencana yang disusun tanpa dijalankan oleh sumber daya
manusia yang kompeten, maka rencana tersebut akan sia-sia saja. Disiplin merupakan kunci
utama dalam mewujudkan suatu cita-cita organisasi.

Organisasi yang memiliki disiplin rendah dikalangan pegawainya memiliki

kecenderungan lebih besar untuk gagal dibanding dengan organisasi yang memiliki tingkat
kedisiplinan lebih tinggi. Kecenderungan manusia (dalam hal ini pegawai) untuk melakukan
kesalahan sebisa mungkin harus diminimalisir, salah satunya dengan peningkatan disiplin.
Pusintek yang notabene adalah organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan
tugasnya sudah pasti memerlukan tenaga-tenaga yang ahli dalam bidangnya yakni teknologi
informasi.

2.  Kesalahan prosedur kerja

Hingga saat ini belum disusun prosedur kerja keseluruhan yang baku, yang mampu
mengintegrasikan prosedur-prosedur yang ada pada masing-masing bidang atau bagian. Masing-
masing bidang atau bagian dalam Pusintek seolah bekerja sendiri-sendiri tanpa memperdulikan
bidang atau bagian lainnya, padahal dalam penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya melibatkan
seluruh atau sebagian bidang atau bagian yang ada. Akibat tidak adanya prosedur yang jelas,
maka apabila terjadi suatu kesalahan, atau kerusakan pada program tersebut tidak jelas siapa
yang harus bertanggung jawab. Selain itu dengan disusunnya prosedur kerja yang baku, maka
akan terdapat kejelasan pembagian tugas masing-masing bidang.

Solusi yang dapat diajukan untuk menyelesaikan masalah yang telah dikemukakan diatas
antara lain sebagai berikut :

1. Pelaksanaan diklat bagi pegawai.

Benar bila ada yang mengatakan bahwa ilmu atau pendidikan adalah investasi yang
paling utama, karena dengan ilmulah pegawai akan meningkat kemampuan kerjanya.
Pelaksanaan diklat bagi pegawai merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi minimnya
sumber daya manusia dalam suatu organisasi.

10
 2. Peningkatan Sarana dan Prasarana

Selain optimalisasi terhadap penggunaan sarana dan prasarana yang telah ada, maka
peningkatan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas guna menjaga eksistensi
Pusintek menjadi hal pokok yang harus diterapkan. Teknologi Informasi yang senantiasa cepat
dalam perkembangannya, selain memerlukan sumber daya manusia yang cepat menyesuaikan
dalam perkembangan tersebut, juga memerlukan penyesuaian dalam penggunaan sarana dan
prasarananya. Untuk itu, peningkatan sarana dan prasarana sudah menjadi hal yang tidak bisa
ditawar lagi. Peningkatan sarana dan prasarana berhubungan dengan ketersediaan dana . untuk
itu, komitmen yang bermuara pada pengucuran dana untuk Pusintek harus diusahakan dan terus
didukung.

3. Pengalokasian dana yang lebih untuk pengembangan teknologi informasi, termasuk

pemberian honor ekstra bagi pegawainya.

Solusi dalam mengatasi masalah ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi
informasi adalah dengan pengalokasian dana yang lebih pada Pusintek, artinya para pembuat
keputusan pada top manajemen mesti menyadari dan mengambil tindakan bahwa pengembangan
teknologi informasi tidak hanya diwujudkan melalui penerbitan kebijakan melainkan melalui
pengalokasian dana juga. Dalam upaya pengembangan teknologi informasi, ketersediaan dana
berkorelasi dengan kesejahteraan pegawainya, hendaknya pengambil keputusan diatas
memikirkan kesejahteraan pegawainya dengan memberikan honor ekstra kepada pegawainya,
karena tidak dapat dipungkiri lagi uang dapat memacu kinerja seorang pegawai untuk lebih giat
lagi.

4. Perbaikan administrasi kantor secara menyeluruh, baik dalam administrasi teknis

maupun administrasi umum

Masalah prosedur kerja adalah masalah administrasi, khusunya pengertian administrasi

bukan dalam arti luas. Perbaikan administrasi secara menyeluruh merupakan solusi terbaik,
karena jika perbaikan-perbaikan dilakukan hanya pada satu bagian atau bidang saja maka
kesalahan tersebut akan terus berlangsung. Kegiatan seperti pencatatan keluar masuknya surat,
prosedur back up, install dan lainnya bahkan bisa lebih mudah dlakukan dengan menerapkan

11
sistemonline.

REFERENSI :

Dikutip dari jurnal : Yoko Januardi dan Hade Afriyansyah Universitas Negeri Padang
Indonesia . Konsep Dasar, Proses dan Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan.

Daryanto, AdministrasiPendidikan,  (Jakarta: RinekaCipta, 2001)

https://www.kompasiana.com/tantowiowi/5d730d41097f365ea847e423/fungsi-administrasi-
dan-manajemen?page=2

https://guruakuntansi.co.id/pengertian-administrasi/

12
13