Materi KD 3.

3 Administrai Usaha
Pertemuan 1

A. Pengertian Administrasi Usaha

1. Pengertian Administrasi Usaha
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan
Menurut H.A. Simon: administrasi adalah suatu kegiatan dari suatu kelompok orang yang
mengadakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut George Terry Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan menurut Prof. Dr. S prajudi atmosudirjo: administrasi adalah proses dan tata kerja
yang terdapat pada setiap usaha, apakah usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer,
usaha besar atau kecil.
Secara garis besar administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada usaha
kelompok negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan untuk mencapai
tujuan bersama.

2. Ciri-ciri Administrasi Usaha

Dari pengertian administrasi tersebut, dapat kita ketahui bahwa administrasi mempunyai ciri
– ciri sebagai berikut:
a. Adanya kerja sama dari sekelompok orang
b. Adanya tujuan yang harus dicapai
c. Adanya proses kegiatan usaha
d. Adanya aspek bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.
e. Fungsi Administrasi

3. Unsur-unsur Administrasi Usaha

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di
sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:
 a. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di
dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
b. Manajemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga
operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management,
middle management dan lower management (mandor).
c. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau
warta.
d. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling
berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
e. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga
pertanggungjawabannya.
f. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi
akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
g. Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
h. Public Relation
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat
terutama konsumen.

4. Fungsi Administrasi Usaha

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
a. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai
dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
 b. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-
anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan
organisasi tersebut
c. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas
agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas
yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan
bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk
mencapai suatu tujuan organisasi.
d. Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan
membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik
lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota
organisasi.
e. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam
organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
f. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan,
perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
g. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan
yang telah ditentukan.

5. Tujuan Administrasi Usaha

Tujuan wirausaha melakukan pencatatan atau pembukuan dokumen usaha dalam kegiatan
usahanya, di antaranya untuk:
a. mengetahui posisi keuangan suatu usahanya dalam suatu periode:
b. mengetahui keuntungan dan kerugian usahanya dalam suatu periode:
 c. mengetahui maju mundurnya usaha yang dijalankan;
d. mengetahui persediaan awal dan akhirnya barang produk yang dijualnya.
Oleh karena itu mengetahui hal tersebut, wirausaha harus bisa dan mampu mengelola
pencatatan dokumen dan pembukuan dengan baik dan sistematis. Seorang wirausaha harus dapat
melakukan pencatatan dokumen atau pembukuan dengan sederhana. Beberapa pembukuan yang
dilakukan, di antaranya:
a. Buku Pencatatan Pembelian atas barang untuk bahan baku, peralatan, perlengkapan, dan yang
lainnya terkait dengan produk yang akan ditawarkan
b. Buku pencatatan penjualan atas produk/barang yang ditawarkan dan laku.
c. Buku Penerimaan uang dari hasil kegiatan usaha yang dijalankan.
d. Buku Pengeluaran uang untuk operasional perusahaan dalam periode tertentu.
e. Buku Arus Kas (Cash Flow) untuk mengetahui kelancaran dan rencana arus keuangan arus uang
masuk dan arus uang keluar.
f. Buku Persediaan atas barang yang disimpan dan cadangkan untuk periode berikutnya.

6. Alur administrasi usaha

Alur kegiatan transaksi yang terjadi dalam suatu kegiatan usaha :
 Pencatatan dokumen kegiatan wirausaha bisa dikatakan sederhana karena hanya terkait
dengan:
a. Kegiatan pembelian bahan baku atau barang lainnya.
b. Kegiatan penjualan barang/produk.
c. Kegiatan pengeluaran untuk suatu kegiatan transaksi.
d. Kegiatan penerimaan/pendapatan dari suatu transaksi usaha.
e. Kegiatan laporan arus kas/ cash flow untuk mengetahui arus uang masuk dan keluar.
Dengan kata lain, wirausaha secara praktis dalam melakukan pencatatann hanya
memanfaatkan 5 pencatatan atau pembukuan saja. Wirausaha dalam kegiatan usahanya mungkin
bisa melakukan proses dokumen pencatatan, baik secara sederhana, manual, maupun secara
komputerisasi sesuai dengan aplikasi yang sudah ada. Namun pada awalnya, semua wirausaha
harus mengetahui pencatatan apa saja yang harus mereka kerjakan selama melakukan kegiatan
usahanya.