KD.

3 Dokumen Administrasi Usaha

Pengertian administrasi usaha
Menurut H.A. Simon: administrasi adalah suatu kegiatan dari suatu kelompok orang yang
mengadakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Sedangkan menurut Prof. Dr. S prajudi atmosudirjo: administrasi adalah proses dan tata
kerja yang terdapat pada setiap usaha, apakah usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil
atau militer, usaha besar atau kecil.
Secara garis besar administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada usaha
kelompok negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan untuk
mencapai tujuan bersama.

Ciri-ciri Administrasi
Dari pengertian administrasi tersebut, dapat kita ketahui bahwa administrasi mempunyai
ciri – ciri sebagai berikut:

o Adanya sekolompok orang

o Adanya kerja sama dari sekelompok orang
o Adanya tujuan yang harus dicapai
o Adanya proses kegiatan usaha
o Adanya aspek bimbingan, kepimpinan, dan pengawasan.

Unsur-unsur Administrasi Usaha

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di
sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:
o Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang
bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
o Manajemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan
tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok;
top management, middle management dan lower management (mandor).
o Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui
surat atau warta.
 o Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses
yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan
pemberhentian kerja.
o Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh
dana hingga pertanggungjawabannya.
o Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak
administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
o Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
o Public Relation
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan
masyarakat terutama konsumen.

Fungsi Administrasi
Pembinaan terhadap penyelenggaraan buku-buku Administrasi perusahaan harus lebih
ditingkatkan dan dikerjakan secara continue. Maka dari itu, administrasi memang harus
dibuat dan diatur sebaik - Baiknya dengan fungsi yang sudah ditentukan yaitu:
o Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas
administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan
perencanaan.
o Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara
anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha
untuk mencapai tujuan organisasi tersebut
o Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan
sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu
kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan
menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang
sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
 o Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu
kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para
pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran
tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
o Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran
dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
o Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja,
pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
o Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk
memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik
guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Maksud dan Tujuan Administrasi usaha

Maksud dan tujuan administrasi usaha adalah agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan
dapat melakukan kegiatan berikut yaitu:

o Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat memonitor kegiatan dan

pengendalian usaha.
o Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengamankan jalannya
pelaksanaan kegiatan usaha.
o Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengevaluasi kegiatan-
kegiatan usaha.
o Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat menyusun program
pengembangan kegiatan usaha.
o Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat menunjukkan adanya bukti-
bukti kegiatan usaha.
o Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengambil keputusan dalam
pengembangan dan pengendalian usaha.
Pengaturan dan Pelaksanaaan Administrasi Usaha
Pengaturan dan pelaksanaan administrasi usaha mencakup pengaturan catatan dan
dokumen diantaranya:

o Pengaturan catatan dan dokumen transaksi usaha.

o Pengaturan catatan dan dokumen pemasaran dan penjualan produk.
o Pengaturan catatan dan dokumen para konsumen atau pelanggan atau pembeli.
o Pengaturan catatan dan dokumen inventaris barang dagangan dan sebagainya.
o Pengaturan catatan dan dokumen personalia perusahaan.
o Pengaturan catatan dan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan.

Bentuk dan model catatan administrasi

Beberapa catatan kegiatan administrasi usaha antara lain:
o Surat menyurat
o Perjanjian dagang
o Pemesanan dan pengiriman produk
o Pemasaran produk
o Pembekalan atau persediaan
o Kepegawaian
o Proses produksi
o Gudang

Pencatatan dan Perlengkapan Buku Administrasi

Sistem Pencatatan barang – barang milik perusahaan baik untuk sendiri maupun
barang dagangan untuk dijual harus diadministrasi sebaik – baiknya. Ada dua cara
yang dapat digunakan yaitu:

1. Sistem pencatatan terus – menerus, sistem ini juga disebut sistem buku yang
pencatatan persediaan barang dilakukan secara terus – menerus. Untuk setiap jenis
barang dibuat perkiraan, rekening, kartu atau buku administrasi khusus.
2. Sistem pencatatan secara periodik, pada sistem ini setiap terjadinya transaksi
penjualan produk hanya penerimaan uang atau piutang yang perlu dicatat. Sementara
itu, harga pokok penjualan produk harus ditetapkan dan dicatat berdasarkan daftar
perincian persediaan produk yang ada.
Perlengkapan Administrasi Usaha
o Buku pembelian:
 Buku persediaan barang.
 Buku pembelian tunai.
 Buku pembelian kredit.
o Buku penjualan:
 Buku penjualan tunai.
 Buku penjualan kredit.
o Buku perlengkapan:
 Buku voucher untuk mencatat prioritas pembayaran utang.
 Kuitansi, faktur, nota dan sebagainya.

Hal – Hal Yang Memerlukan Catatan

o Persediaan barang, bahan mentah, barang dagangan, dan sebagainya.
o Utang dan piutang dagang.
o Surat –surat relasi bisnis dan tanggapannya.
o Para pemesan produk, alamatnya, dan kapan harus dilayani.

Peningkatan Administrasi
Dengan semakin meningkatnya perkembangan usaha, administrasi perlu ditingkatkan
terutama pembukuan keuangan usaha. Hal ini berguna untuk:
o Membantu wirausaha guna mengambil keputusan sehubungan dengan perencanaan
usaha.
o Membantu wirausaha guna mengetahui keadaan keuangan usaha.

Unsur – Unsur Bidang Administrasi

o Pengorganisasian (organizing)
o Keuangan (financial)
o Manajemen (management)
o Kepegawaian (personal)
o Perbekalan (logistic)
o Ketatausahaan (recording)
Jenis-jenis Dokumen Usaha
Transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus didukung oleh bukti bukti transaksi atau
dokumen perusahaan yang kemudian dijadikan dokumen pencatatan. Selain itu, bukti
transaksi juga menerangkan mengenai sifat transaksi apakah dilakukan secara tunai atau
kredit. Bukti-bukti transaksi, di antaranya:

o Kuitansi, yaitu bukti penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.

o Cek, yaitu surat perintah kepada bank dari orang yang menanda tangani
untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau
orang yang namanya disebut dalam cek.
o Bilyet Giro, yaitu surat perintah pemindah bukuan dari nasabah suatu bank kepada
yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro.
o Faktur, yaitu bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat
oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan barang yang
dijual
o Nota Kontan, yaitu bukti transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan secara
kontan. Informasi yang ada pada nota kontan ini adalah nama perusahaan yang
mengeluarkan nota, nomor nota, tanggal transaksi, jenis barang banyaknya, harga
satuan, dan total harga
o Nota Kredit/Debet, yaitu bukti transaksi penerimaan kembali barang van telah atau
bukti persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk pengurangan
harga barang, karenn sebagian rusak atau tidak sesuai pesanan Dengan demikian, nota
kredit dibuat oleh pihak penjual. Namun jika, barang yang diterima oleh pembeli
ternyata sebagian rusak atau tidak sesuai pesanan, maka pembeli dapat
menyampaikan nota kepada penjual yang berisi pengiriman kembali barang yang
rusak atau pengurangan harga. Nota ini yang dinamakan nota debet
o Bukti Memo, yaitu bukti transaksi intern, berupa memo dari pejabat tertentu kepada
bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan, misalnya, bukti memo mencatat
terjadinya utang gaji, penarikan cek, dan sebagainya.

Kegiatan Transaksi
o Pembelian
o Pengeluaran uang
o Penjualan
o Penerimaan uang

Pencatatan Dokumen Usaha

Proses pembukuan atau pencatatan dokumen usaha merupakan suatu kegiatan yang
penting, terutama dalam kegiatan usaha dimana proses tersebut akan memperlihatkan
suatu kondisi keuangan suatu perusahaan apakah bertambah maju atau mundur, harta
yang bertambah atau berkurang termasuk apakah laba atau keuntungan yang didapat atau
malah kerugian yang didapat. Kemampuan wirausaha dalam pembukuan sangat penting,
terutama dalam mengelola pencatatan yang terdiri atas 4 bagian utama dalam kegiatan
pencatatan usaha, di antaranya
o Pembukuan Pembelian, seperti pembelian bahan baku, pembelian bahan produksi,
pembelian peralatan pembelian perlengkapan atau pembelian bahan bahan untuk
dijual kembali
o Pembukuan Penjualan, seperti penjualan produk dan layanan jasa), penjualan
bahan produksi, dan penjualan barang dagangan
o Pembukuan Penerimaan, seperti penerimaan komisi, penerimaan penjualan
penerimaan bunga penerimaan hasil penjualan bahan produksi, dan penerimaan
pendapatan hasil produk
o Pembukuan Pengeluaran, seperti pengeluaran bulanan, pengeluaran atas
pembelian bahan baku produk, pengeluaran untuk investasi, pengeluaran untuk
kegiatan perusahaan (operasional). pengeluaran transportasi, dan lain-lain
Pembukuan itu merupakan penjelasan lain dari Akuntansi Keuangan, namun agar tidak
terlalu rumit dan agar lebih sederhana dalam kegiatannya maka asumsinya dinamakanlah
pembukuan. Pengimplemensaian sistem akuntansi atau pembukuan dalam kegiatan usaha
dan pengelolaan keuangan bertujuan untuk:
o Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan karena semuanya
dihitung dengan kinerja yang nantinya mengarah kepada uang.
o Mendukung operasional perusahaan secara rutin dan alokasi kegiatan harian
secara lebih terarah dan fokus.
o Meningkatkan kualitas laporan keuangan sehingga lebih mudah dipahami oleh
semua orang
o Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam perusahaan agar
perusahaan lebih maju dan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya.
o Melindungi aset perusahaan sekaligus mampu meningkatkan asset.

Bentuk-bentuk metode pembukuan secara sederhana

o Metode Perpetual
Metode perpetual atau metode dimana setiap terjadi transaksi akan langsung dicatat
dalam pembukuan usaha dan langsung diketahui perubahan apa yang terjadi dalam
posisi keuangan perusahaan. Keuntungan metode ini adalah perusahaan bisa langsung
menentukan dan mengambil keputusan saat itu juga karena kita bisa mengetahui
permasalahan yang terjadi pada suatu kegiatan usaha. Dalam metode perpetual ini
 bisa digunakan oleh orang yang baru memulai suatu usaha secara sederhana sehingga
setiap saatnya kita bisa mengetahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu
serta naik turunnya pendapatan perusahaan. Namum dalam metode perpetual ini juga
memiliki kelemahan, seperti wirausaha harus memiliki catatan yang lengkap serta
setiap transaksi harus dicatat meskipun kondisi kita tidak memungkinnkan. Contoh
kegiatan usaha yang menggunakan metode ini adalah toko isi ulang pulsa hp, dan
token listrik. Metode perpetual biasanya lebih banyak digunakan dalam menghitung
persediaan, namun dalam penerapannya kita juga bisa menerapakan metode tersebut
dalam pencatatan transaksi harian suatu perusahaan karena metode ini lebih mudah
dan lebih cepat mengetahui kondisi perusahaan seperti apa.
o Metode Periodik
Dalam periodik atau sistem pelaporan secara berkala, perusahaan menggunakan
catatan harian dalam suatu buku yang nantinya akan digunakan sebagai bahan
penyusunan laporan keuangan dalam suatu periode usaha. Dalam metode periodik,
kita mengumpulkan data dengan menyusunnya ke dalam suatu file tertentu sesuai
bagian dan divisinya masing-masing, yang nantinya akan direkap dan dicatat sesuai
bagiannya. Keuntungan menggunakan sistem ini, kita menyusun laporannya bisa di
akhir periode yang sudah ditentukan, jadi tidak terlalu menghabiskan waktu, lebih
rapi dalam pencatatannya karena setiap bukti transaksi akan dikelompokkan sesuai
kegiatannya dalam suatu file. Jadi ketika membutuhkan maka kita tinggal
menggambil bukti tersebut sesuai dengan penempatan filenya. Metode periodik pada
dasarnya merupakan lanjutan dari metode perpetual tetapi yang membedakannya
adalah ketika menerapkannya. Dalam metode periodik terkadang bon atau nota akan
dikumpulkan terlebih dahulu, setelah terkumpul dalam jumlah tertentu baru akan
akan direkap. Pencatatan periodik akan dikerjakan secara berkala biasanya minimal
per tiga bulan.
o Metode Masukan Tunggal
Sistem Pembukuan Tunggal atau single posting system/single entry book keeping,
yaitu sistem pembukuan sederhana yang ditandai dengan pencatatan beberapa
transaksi dengan satu kali pembukuan saja. Sistem ini tidak bergantung pada
keseimbangan debit dan kredit. Sistem pembukuan masukan-tunggal hanya
menggunakan akun pendapatan dan pengeluaran, dicatat terutama di dalam jurnal
pendapatan dan pengeluaran Pembukuan masukan-tunggal cocok digunakan untuk
usaha mikro dan kecil. Dari uraian di atas maka dapat diketahui bahwa sumber
catatan pembukuan primer dalam pembukuan masukan-tunggal adalah buku kas,
sama dengan daftar rekening koran, tetapi menempatkan pendapatan dan pengeluaran
ke berbagai akun pendapatan dan pengeluaran. Catatan akun yang terpisah dipelihara
 untuk kas kecil, status keterbayaran dan keterterimaan akun, dan transaksi-transaksi
yang bersesuaian lainnya, semisal inventaris dan ongkos perjalanan.
o Metode Berpasangan
Pembukuan berpasangan memerlukan pengeposan (pencatatan) setiap transaksi dua
kali, menggunakan debit dan kredit. Selain itu, sistem pembukuan berpasangan dalam
setiap transaksi akuntansinya akan dicatat dua kali. Artinya pada setiap transaksi
terdapat dua rekening (akun) yang akan dipengaruhi. Dalam sistem pembukuan
berpasangan dikenal istilah debit dan kredit. Setiap rekening yang didebit diikuti
dengan rekening lain yang di kredit, demikian pula sebaliknya. Jumlah sisi debit dan
kredit harus sama, jika tidak maka pencatatannya menjadi salah, neraca yang
dihasilkan menjadi tidak seimbang antara sisi aset aktiva dan pasivanya. Proses
pembukuan akan terjadi, ketika transaksi terjadi, sebuah data atau dokumen
dihasilkan. Dokumen ini dirujuk sebagai sumber dokumen pencatatan perusahaan.
Beberapa sumber dokumen sebagai berikut:
a. Laporan saldo bank bulanan Anda.
b. Catatan transaksi harian yang terjadi.
c. Kuitansi yang Anda dapatkan ketika membeli sesuatu di toko.
d. Bukti atau nota yang didapat pada saat transaksi.

Bentuk-Bentuk Perizinan Usaha

Dalam mendirikan usaha maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah usaha.
Perizinan usaha adalah suatu bentuk persetujuan atau pemberian izin dari oleh instansi
pemerintah yang terkait dengan usaha yang akan diselenggarakan. Pemerintah telah
mengeluarkan Surat Keputusan Menteri Perdagangan No.1458/KP/XII/1984, dalam
rangka memperlancar dan mempermudah perizinan sebagai berikut:
o Izin prinsip, persetujuan yang dikeluarkan Pemda setempat untuk perusahaan
industri
o Penggunaan Tanah, yang berkaitan dengan pembebasan tanah.
o Izin Mendirikan Bangunan (IMB), bangunan yang didirikan harus sesuai dengan
gambar yang direncanakan.
o Surat Izin Tempat Usaha (SITU), gunanya untuk menciptakan keseimbangan
perekonomian dan perdagangan di tengah masyarakat serta untuk memudahkan
dalam pajak dan administrasi lainnya.
o Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dibuat bagi perusahaan yang golongan usaha
menengah ke atas atau yang investasi keseluruhannya di luar tanah dan bangunan
bernilai diatas Rp 200 juta, sedangkan perusahaan yang keseluruhan investasinya
diluar tanah dan bangunan bernilai sampai dengan Rp 200 juta harus membuat
Tanda Daftar Usaha Perdagangan (TDUP).
 o Wajib Daftar Perusahaan.
o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak).

Dalam mendirikan sebuah usaha tentunya kita akan dihadapkan dengan berbagai jenis
surat dokumen kelengkapan di dalam usaha yang dijalankan. Hal ini perlu anda ketahui
agar usaha yang kalian kelola nantinya tidak mendapatkan hambatan atau kendala di mata
hukum yang diberlakukan. Selain itu maka harus melengkapi dan memiliki perizinan
usaha lainnya yaitu:
o NRP (Nomor Register Perusahaan)
o NRB (Nomor Rekening Bank)
o ANDAL (Analisis Dampak Lingkungan)

Secara umum, ada 12 jenis surat dokumen mendirikan usaha yang harus
diketahui, di antaranya:
1. Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU)
2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
3. Izin Usaha Dagang (UD)
4. Surat Izin Tempat Usaha (SITU)
5. Surat Izin Prinsip
6. Surat Izin Usaha Industri (SIUI)
7. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
8. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
9. Tanda Daftar Industri (TDI)
10. Surat izin gangguan (HO)
11. Surat Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
12. Izin BPOM
Ada juga ketentuan yang mengatur bahwa untuk usaha tertentu tidak perlu mendapat izin.
Misalnya usaha yang dijalankan masyarakat yang tergolong usaha informal dan
tradisional yang belum berkembang.