SISTEM ADMINISTRASI BISNIS RITE

DWI NUGROHO
XII BDP 2
 PENGERTIAN ADMINISTRASI

Bisnis retail dilakukan untuk mencapai keuntungan baik jangka sekarang maupun jangka panjang.
Untuk mencapai nya diperlukan perhitungan yang matang. Perhitungan ini dapat dilakukan dengan
melakukan administrasi bisnis retail sehingga usaha yang kita lakukan tidak akan mengalami kerugian.

Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data
serta informasi secara sistematis yang memiliki tujuan menyediakan keterangan. Sedangkan dalam arti
luas, administrasi diartikan sebagai kegiataan kerja sama yang dilakukan oleh kelompok berdasarkan
pembagian tugas kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk mencapai
tujuan bersama.
 UNSUR UNSUR ADMINISTRASI

1. Kepegawaian → Suatu kegiatan administrasi sudah tentu melibatkan peran dari para
pegawai. Para pegawai inilah yang akan melakukan seluruh tugas administrasi sehingga
pencapaian tujuan perusahaan bisa tercapai. Kepegawaian memegang peranan penting pada
suatu perusahaan. Pegawai atau tenaga kerja tentu terlibat ke dalam suatu organisasi untuk
selanjutnya secara bersama-sama melakukan tugas administrasi demi kemajuan perusahaan.

2. Keuangan → Keuangan juga menjadi hal yang penting dan perlu diperhatikan dalam unsur-
unsur administrasi. Dalam hal ini segala sesuatu yang berhubungan dengan pembiayaan di
3. Perbekalan → Yang dimaksud dengan kegiatan perbekalan disini adalah kegiatan yang
berhubungan dengan segala perlengkapan dan peralatan yang diperlukan oleh suatu organisasi.
Perbekalan turut menjadi suatu hal yang penting baik dalam kegiatan administrasi dan dalam
organisasi. Kegiatan perbekalan sendiri membutuhkan adanya administrasiyang baik agar segala
kegiatan yang berhubungan dengan barang bisa dilakukan dengan langkah yang tepat.

4. Pengorganisasian → merupakan sekumpulan beberapa orang untuk saling bekerja sama dengan
memanfaatkan sumber daya yang telah ada. Di dalam organisasi ini terdapat berbagai kegiatan yang
saling berhubungan dengan adanya pengaturan dan penyusunan serta pembagian tugas dari suatu
5. Tata Usaha → kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan atas suatu penyelenggaraan usaha.
Kegiatan tata usaha ini. antara lain meliputi kegiatan pencatatan dan penyimpanan serta
pengiriman. Kegiatan tata usaha umumnya disebut pula dengan istilah office work yang
biasanya dilakukan di dalam kantor. beberapa orang juga menyebutnya dengan istilah back
office yang berkaitan dengan seluruh kegiatan administrasi di dalam kantor atau perusahaan.

6. Komunikasi → Komunikasi memiliki arti sebagai suatu kegiatan penyampaian informasi

kepada pihak lainnya. Penyampaian informasi yang dimaksud dalam hal ini antara lain berupa
ide atau gagasan dan segala pesan yang ingin disampaikan dari satu pihak kepada pihak yang
7. Manajemen →Dalam suatu administrasi sudah tentu di dalamnya terdapat suatu proses
manajemen yang dilakukan oleh beberapa orang agar proses administrasi bisa berjalan secara efektif.
Kegiatan manajemen itu sendiri diharapkan agar dapat mendorong setiap orang untuk bekerja sama
mencapai tujuan bersama. Kegiatan manajemen juga berkaitan dengan adanya dorongan bagi semua
orang untuk menggunakan semua fasilitas yang ada dengan sebaik-baiknya agar tujuan dapat
tercapai.

8. Hubungan Masyarakat → Seringkali orang menyebut orang yang bekerja sebagai humas dengan
 BERKAS BERKAS ADMINISTRASI

A.Berkas Pembelian

1.) Surat Pesanan : bertujuan sebagai penjamin keabsahan pesanan sekaligus meyakinkan supplier. Dalam
membuat surat pesanan, bagian pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang iajukan oleh beberapa
supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan. Beberapa hal
yang harus tercantum dalam surat pesanan :
❖ Kepala Surat
❖ Nama perusahaan / supplier
❖ Jenis, Merek dan Harga barang yang dipesan
❖ Kesanggupan melakukan pembayaran
❖ Tanggal Pesanan
2.) Kartu Persediaan : Barang yang telah masuk di gudang akan dicatat pada kartu
persediaan manual amupun komputerisasi. Hal penting yang harus diperhatikan pada
kartu persediaan identik dengan Nama barang, kode barang, jumlah masuk dan jumlah
keluar.

3.) Bukti Permintaan dari gudang : bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan
berhubungan dengan jenis barang dan spesifikasinya, banyakna barang yang diminta,
 B. Berkas Pembelian

❏ Kuitansi : bukti transaksi berupa penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi umumnya terdiri
dari dua bagian, dimana satu bagian pertama diberikan kepada pihak pembayar sebagai bukti pencatatan
pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.

❏ Faktur : perhitungan penjualan barang secara kredit yang dibuat oleh pihak penjual untuk disampaikan
kepada pihak pembeli. Umumnya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebagai
bukti pencatatan pembelian secara kredit, sedangkan copy nya dipegang penjual sebagai bukti
❏ Cek : surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut
diserahkan kepada bank, ditanda tangani oleh pihak yang menjadi nasabah bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut
dalam bentuk giro.
❏ SOP Bukti Transaksi

a. SOP Penjualan Tunai meliputi :

1) Sebelum dijual, barang pesanan diperiksa terlebih dahulu supaya tidak terjadi kecacatan pada barang tersebut.
2) Melakukan pencocokan invoice asli dan rangkap
3) Membuat kuitansi sebagai tanda bukti penerimaan uang
4) Mengirim barang kepada konsumen dengan cepat
5) Bukti permintaan pelanggan dengan surat permintaan dari calon pembeli
6) Negosiasi dibuktikan dengan notulen
b. SOP Pembelian Tunai meliputi :

1) Perusahaan yang menjadi supplier barang harus mampu secara rutin menyediakan
pasokan barang
2) Dalam melakukan pembelian harus mempertimbangkan harga, kualitas dan
pelayanan saat membeli suatu barang/jasa
3) Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat
permintaan
4) Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai
6) Melakukan pembayaran transaksi-transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran
kas
7) Surat pesanan ditandatangani oleh bagian pembelian dan direktur utama
perusahaan
8) Membuat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli
seperti garansi, pengembalian barang dll.
 ADMINISTRASI KEUANGAN DALAM BISNIS RITEL

1. Laporan Keuangan sebagai wujud Kinerja Usaha Ritel

Laporan neraca merupakan arsip penting di dalam perusahaan. Laporan neraca adalah dokumen yang
berisi kondisi keuangan perusahaan dalam periode tertentu. Biasanya, laporan ini ditulis untuk satu tahun
dan akan dijadikan rujukan untuk tahun yang selanjutnya. Manfaat penulisan laporan neraca yaitu:

- Sebagai alat menganalisis finansial, jika dalam pelaksanaan terdapat perubahan

- Untuk melakukan analisis likuiditas, supaya perusahaan memiliki gambaran kewajibannya terkait aset
likuid.

- Bisa digunakan sebagai sarana membaca kemampuan perusahaan untuk melunasi hutang jangka pendek.
Unsur Unsur Laporan Neraca :

a.) Aktiva adalah kekayaan atau aset perusahaan yang berhasil dikumpulkan. Terdapat dua jenis aktiva
yaitu aktiva tetap dan aktiva lancar.

b.) Pasiva adalah kewajiban perusahaan. Di dalamnya terkaitdengan tanggungjawab pembayaran

perusahaan terhadap pihak lain. Yang tergolong pasiva adalah hutang perusahaan. Baik utang jangka
pendek maupun jangka panjang.

c.) Modal : Unsur laporan neraca selanjutnya adalah modal. Baik modal yang dimaksudkan sebagai aset
pembiayaan maupun produk yang dijadikan dasar operasi bisnis. Pencatatan laporan terkait hal ini
2. Laporan Laba / Rugi
→ Laporan finansial perusahaan yang dibuat oleh bidang keuangan tertentu. Isi dari laporan ini ialah data-data
pendapatan sekaligus beban yang ditanggung oleh perusahaan. Biasanya laporan ini dibuat untuk menjelaskan
kondisi keuangan perusahaan pada periode tertentu. Maka dari itu, sebagian besar laporan dikerjakan pada akhir
tahun atau akhir bulan, sesuai ketentuan di perusahaan tersebut. Jenis laporan laba / rugi :

➢ Laporan Laba Rugi Single Step hanya menunjukkan satu kategori pendapatan dan satu kategori pengeluaran.
Laporan ini bersifat sederhana, tidak berisi detail perputaran keuangan yang terjadi pada perusahaan tersebut
dan biasanya dipakai oleh perusahaan rintisan atau UKM.
➢ Laporan laba rugi Multiple Step → Pada laporan Multiple step atau multi-langkah, akuntan harus
memisahkan akun biaya ke dalam akun lain yang lebih relevan, lebih mendetail dan dapat digunakan
MODAL KERJA

Pengertian modal kerja menurut Kasmir (2012:250) yaitu :

” Pengertian modal kerja merupakaan modal yang digunakaan untuk melakukan

kegiatan operasi perusahaan. Modal kerja diartikan sebagai investasi yang
ditanamkan dalam aktiva lancar atau aktiva jangka pendek, seperti kas, bank, surat-
surat berharga,piutang,persediaan dan aktiva lancar .”