Kompetensi Dasar

3.1 Mengklasifikasi Berkas Berkas Administarasi Transaksi

4.1 Mengisi Berkas Berkas Administrasi Transaksi
Tujuan Pembelajaran
1. Menjelaskan pengertian, unsur, tujuan, dan manfaat administrasi
2. menjelaskan pengertian administrasi transaksi
3. menjelaskan berkas- berkas administrasi transaksi
4. Menjelaskan SOP administrasi transaksi
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Sebagian orang mengenal administrasi pasti sesuatu yang berhubungan dengan hitung menghitung
dan angka-angka. Padahal administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan
yang memiliki aturan dan terdiri dari beberapa orang yang terlibat didalamnya. Sebagian besar
literatur memang menggunakan atau menyebut istilah administrasi ini sebagai administrasi
perkantoran dan menejemen perkantoran.
Adapun kata administrasi berasal dari bahasa Yunani yaitu administrare yang artinya pengabdian
atau pelayanan.
Terdapat dua pengertian administrasi yaitu dalam pengertian yang sempit, administrasi ialah suatu
kegiatan penyusunan dan pencatatan sebuah data dan informasi dengan sistematis yang bertujuan
untuk menyediakan berbagai keterangan dan juga memudahkan untuk memperolehnya kembali baik
sebagian atau keseluruhan. Sedangkan dalam arti yang luas, administrasi adalah suatu kegiatan
berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok berdasarkan pembagian tugas atau
kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk menggapai tujuan tertentu
Menurut Soewarno Handayaningrat Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan
ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan
atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti
yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat
menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
2. Unsur –unsur Administrasi
Adapun unsur-unsur dalam administrasi adalah
a. Adanya kegiatan
b. Adanya kerjasama
c. Sumber daya faktor pendukung
Adapun kegiatan yang dikerjakan meliputi
a. Melayani pelaksanaan kegiatan operasional dari suatu unit kerja
b. Menyediakan berbagai informasi/data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan atau
kebijaksanaan
c. Membantu kelancaran tugas sehari-hari dari suatu unuit kerja
Kegiatan administrasi dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan, antara lain :
a. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala keterangan yang tadinya berserakan sehingga dapat
diperguanakan
b. Mencatat, artinya membukukan berbagai transasksi atau berbagai keterangan
c. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin atau membuat informasi menjadi lebih baru sehingga
lebih berguna
d. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan cara/ alat
e. Mengirim, artinya menyampaikan dari pihak satu kepihak lain
f. Menaruh, artinya artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk
ditemukan kembali.
Dengan demikian administrasi adalah suatu alat umum untuk meggerakkan sekelompok manusia (
termasuk peralatan, perlengkapan dan fasilitas ) yang bekerja sama dalam suatu organisasi untuk
mencapai suatu tujuan.
3. Maksud dan Tujuan Administrasi
 Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan
merupakan tugas administrasi.
Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan
produksi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kelancaran perusahaan.
Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi adalah agar seorang pengusaha dapat:
a. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya
b. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya
c. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
d. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya

4. Manfaat Administrasi
Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik
maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain :
a. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
b. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil
pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
c. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
d. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui
laporan hasil pencatatan.

B. Administrasi Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan
perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain

2. Unsur-unsur dalam administrasi transaksi

a. Manusia.
Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan penjualan,
pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya. Kualitas setiap
manusia yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut.
Kegiatan yang dilakukan oleh manusia yang professional akan berjalan sesuai dengan yang
diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk kemajuan perusahaan. Maka
perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi manusia yang terlibat dalam
kegiatan perusahaan, karena hal itu merupakan asset utama bagi perusahaan.
b. Material/Harta Kekayaan
Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan
secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan administrasi penjualan
adalah uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat (kantor).
c. Metode
Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang dengan baik
sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semula. Metode yang
digunakan dalam melaksanakan administrasii penjualan berpedoman pada SOP (Standard Operational
Procedure) administrasi transaksi perusahaan yang bersangkutan.

3. Berkas- berkas Adminsitrasi Transaksi

a. Berkas – berkas administrasi pembelian
Bagi perusahaan, transaksi pembelian yang dilakukan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan
baku dalam beroperasi menghasilkan produknya untuk memenuhi stock barang yang ada digudang.
Pembelian barang dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara pembayaran yaitu pembelian tunai dan
pembelian kredit
 Untuk pembelian tunai bukti transaksi yang diperlukan yaitu nota kontan dan kuitansi sedang
pembelian kredit hanya menerima faktur
Sedangkan berkas-berkas administrasi transaksi pembelian yang diperlukan dalam adalah bukti
permintaan, surat pesanan, bukti penerimaan barang dan kartu persediaan
1. Bukti permintaan dari gudang
Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut:
 Jenis barang dan spesifikasinya
 Banyaknya barang yang diminta
 Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang
 Tanggal permintaan

Contoh
NOTA PERMINTAAN BARANG
TANGGAL :

NO JENIS BARANG MERK JUMLAH KETERANGAN

Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

(………………………) (…………………………………..)
Keterangan :
 Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
 Nomor diisi dengan nomor urut
 Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
 Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta
 Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
 Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang habis, atau hal
lainnya.

2. Surat Pesanan
Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka pesanan seharusnya
dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian pembelian melihat daftar harga dan
persyaratan yang diajukan oleh beberapa supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih
menguntungkan bagi perusahaan.
Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.
 Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)
 Nama perusahaan (nama supplier)
 Jenis dan merk barang yang dipesan
 Harga barang yang dipesan
 Kesanggupan pembayaran
 Tanggal pesanan
 Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan
Contoh surat pesanan
ARI’S COMPUTER
Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi
e-mail. Aries@gmail.com

SURAT PESANAN
No. 22/A/VIII/2015
Kepada : Toko Laris
Jl. Ridan No. 117 Bekas
 Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,
No Nama Barang Tipe/Jenis Quantity Harga @satuan Total Harga

Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015. Pembayaran :
Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening saudara.
Bekasi, 01 Agustus 2015
Direktur

Ganang RN
Keterangan :
 No. diisi dengan nomor urut
 Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
 Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
 Quantity diisi jumlah barang yang dipesan
3. Penerimaan Barang
Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan barang yang dipesan
dengan barang yang ada secara fisik. Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan mencoba
barang tersebut jika diperlukan dan cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur dari
penjual dan bukti fisiknya.
Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan
atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang tersebut di gudang, tetapi jika tidak, maka kembalikan
barang kepada penjual.

4. Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan. Pencatatan tersebut
dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi. Pada kartu persediaan , hal penting
yang harus diperhatikan adalah Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
Contoh :
PLU :………………… Kode lokasi :……………………..
Nama barang :……………....... Kapasitas area:……………………..

Kartu Persediaan
Supplier
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Tgl No.dokumen Masuk Keluar Saldo Harga beli ket.

Keterangan:
 PLU diisi dengan kode PLU
 Nama Barang diisi dengan nama barang
 Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
 Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
 Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
 Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
  Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan nomor permintaan
dari display untuk barang keluar
 Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang keluar
 Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
 Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
 Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan

b. Berkas- berkas Administrasi Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan bisa dilakukan secara kredit maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari
penerimaan pesanan dari pelanggan ( diterimanya surat pesanan)
Adapun berkas administrasi transaksi penjualan secara kredit dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual
disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak
pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak
penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Contoh faktur
PT ANUGERAH Jakarta, 7 Juli 2015
Jl. Raya Hankam No 2 Kepada: Toko Bima
Bekasi Jl. Raya Pondok Gede No. 34
Jakarta Timur
Faktur No. 122/AN
No Jenis Barang banyaknya Harga Satuan Jumlah
1 Komputer assu 2 Rp.7.500.000 Rp. 15.000.000
2. Meja Komputer 2 Rp.1.000.000 Rp. 2.000.000
Jumlah Rp. 17.000.000
Pembayaran 5 Agustus 2015 Hormat kami,
Diterima oleh Bagian Penjualan

(..................) (............................)
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
 Nama dan alamat penjual
 Nomor faktur
 Nama dan alamat pembeli
 Tanggal pemesanan
 Tanggal pengiriman
 Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan
jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak
penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

b. Kuitansi ( official Receipt )

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan
ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan
pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak
pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol
kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti
penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea
Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp
3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
 Nama yang menyerahkan uang
  Jumlah uang yang dibayarkan
 Tanggal penyerahan uang
 Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada
pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan
mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha
kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini
akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada
waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu
bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat
pembayaran, dan struk atau bonggol cekuntuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan
dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut
dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa
menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan
bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan
digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas
menurut bank.
C. Standar Operasional Prosedure (SOP) Bukti Transaksi
Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a. SOP Pembelian Tunai
Adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa
sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya.
Standar Operasional Procedure (SOP) untuk menangani pembelian tunai adalah sebagai berikut:
1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan
2. Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk
memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan pasokan
barang.
4. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik, maka bagian
pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return
barang dan sebagainya
7. Pemeriksaan barang dilakukkan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak ( baik kualitas
maupun kuatitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila tidak, maka barang akan
dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjualan
8. Membayar sejumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas
b. SOP Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yang terbebas dari resiko kerugian akibat tak terbayarnya harga
barang,
Standar Operasional procedure (SOP) untuk menangani administrasi penjualan tunai sebagai
berikut:
1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsume,.faktur
dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat apakah
sesuai dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang
dikembalikan lagi kegudang.
6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang
dibayarkan dengan teliti.
7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.

c. SOP Penjualan Kredit

Penjualan kredit adalah barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu sesuai
dengan perjanjian penjualan.
SOP untuk menangani administrasi penjualan kredit sebagai berikut:
1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli.
2. Negasiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam kesepakatan.
3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4. Periksa formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
5. Survey kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survey yang terisi lengkap beserta
rekomendasi seperlunya.
6. Persetujuan dari manajer dari bagin kredit dibuktikan dengan otorisasi (ditandatanganinya) formulir
aplikasi kredit.
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon
pelanggan
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standr perusahaan
9. Buat invoice (faktur)
10. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.

d. SOP Penerimaan Kas

1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti
penjualan tunai, penerimaan, pembayaran piutang dan lain-lain.
2. Perikas bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan
rangkapnya.
3. Hitung transaksi dengan benar
4. Periksa uang yang diterima dengan benar
5. Buatkan bukti transaksi penerimaan uang kas seperti kuitansi.

e. SOP Administrasi Uang Kas

1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-
biaya
2. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapnya, apabila cocok ambil
bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai) kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank
atau kuitansi
3. Berikan cek atau uang tunai
4. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani oleh supplier.
Latihan soal
1. kata administrasi berasal dari bahasa
a. melayu
b. inggris
c. itali
d. indonesia
e. yunani
2. suatu kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok berdasarkan
pembagian tugas atau kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki
untuk menggapai tujuan tertentu
a. arti administrasi
b. tujuan administrasi
c. manfaat administrasi
d. sistem administrasi
e. peranan adinistrasi
3. Unsur-unsur administrasi meliputi
a. sumber, kualitas, manusia
b. kegiatan, kerja sama, faktor pendukung
c. media, kerjasama, faktor pendukung
d. manusia, metode, kegiatan
e. materi, manusia, kualitas
4. membukukan berbagai transasksi atau berbagai keterangan merupakan kegiatan administrasi
a. menghimpun
b. mencatat
c. mengolah
d. menggandakan
e. menaruh
5. yang merupakan tujuan administrasi
a. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
b. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk ,
hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
c. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
d. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
e. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya
melalui laporan hasil pencatatan.
6. manfaat administrasi adalah
a. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan
b. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya
c. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya
d. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
e. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya
7. kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang
dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain
a. administrasi
b. transaksi
c. administrasi transaksi
d. transaksi internal
e. transaksi eksternal
8. unsur-unsur administrasi transaksi
a. sumber, kualitas, manusia
b. kegiatan, kerja sama, faktor pendukung
c. media, kerjasama, faktor pendukung
d. manusia, materi, metode
e. materi, manusia, kualitas
9. yang bukan administrasi transaksi pembelian
a. bukti permintaan barang dari gudang
b. surat pesanan
c. bukti penerimaan barang
 d. kartu persediaan
e. faktur
10. hal-hal dibawah ini yang termuat dalam formulir permintaan barang dari gudang, kecuali
a. jenis barang dan spesifikasi
b. banyaknya barang yang diminta
c. kesanggupan pembayaran
d. tanggal permintaan
e. otoritasasi dari pengesahan dari kepala gudang
11. yang tidak termasuk dalam surat pesanan
a. kepala surat perusahaan
b. nama supplier
c. jenis dan merk barang byang dipesan
d. tanggal permintaan
e. tanggal pesanan
12. perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual
disampaikan kepada pihak pembeli adalah
a. faktur
b. kuitansi
c. nota kredit
d. nota debit
e. rekening koran
13. yang bukan berkas administrasi transaksi penjualan
a. faktur
b. kuitansi
c. nota kredit
d. surat pesanan
e. rekening koran
14. nama yang menyerahkan uang, jumlah uang yang dibayarkan, tanggal penyerahan, nama dan
tanda tangan yang menerima uang, termasuk
a. faktur
b. kuitansi
c. nota kredit
d. surat pesanan
e. rekening koran
15. surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada
waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi
nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro adalah
a. bilyet giro
b. rekening koran
c. cheque
d. travelers cheque
e. kuitansi
16. surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekening penerima yang namanya disebut pada bank
yang sama atau bank yang lain adalah
a. bilyet giro
b. rekening koran
c. cheque
d. travelers cheque
e. kuitansi
17. bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan
sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas
menurut bank.
a. bilyet giro
b. rekening koran
 c. cheque
d. travelers cheque
e. kuitansi
18. SOP pembelian tunai diawali dengan
a. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan
b. Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk
memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik
c. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan
pasokan barang.
d. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik, maka bagian
pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
e. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
19. barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu sesuai dengan perjanjian
penjualan.
a. pembelian tunai
b. penjualan tunai
c. penjualan kredit
d. penerimaan kas
e. administrasi uang kas
20. hal yang pertama dilakukan dalam SOP penjualan kredit
a. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli.
b. Negasiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam
kesepakatan.
c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
d. Periksa formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
e. Survey kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survey yang terisi lengkap
beserta rekomendasi seperlunya

Essay
1. Masukkan transaksi berikut :
Nota no. 001/BC/2015 tertanggal 10 juli 2015
o Kemeja Alisan lengan pdk, 3 ptg @ 45.000,-
o Dasi Beneton Corak, 2 ptg @ 40.000,-
o Ikat Pinggang pria , 1 bh @ 55.000,-
Nota no. 002/BC/2015 tertanggal 15 Juli 2015
o Bros Zulian Perak, 2 Bh @ 65.000,-
o Anting-anting Agogo , 2 pasang @ 75.000,-
o Sepatu Pantovel Warna Hitam , 2 Pasang @ 275.000,-

2. Masukkan transaksi berikut pada format Faktur, tambahkan PPn 10 % :

Faktur no . 0102/ BC/2015 tertanggal 11 April 2015
o Beras Rojolele 12 karung 20 kg/krg @ 150.000,-
o Beras Cianjur 25 karung 25 kg/krg @ 235.000,-
o Terigu Cakra 5 bal 50 kg/bal @ 135.000,-
o Minyak Goreng Tropikal uk. 2 lt, 4 karton, 12 botol/ karton @ 75.000,-

Faktur no. 0103/ BC/2015 tertanggal 13 Juli 2015

o Gula Pasir HSG 5 krg, 50 kg/krg @ 165.000,
o Mentega Blueband 5 kaleng, 1 kg/klg @ 45.000,
o Susu Bubuk Dancow 40 dus ,400 gr/dus @ 29.500
o Susu Kental Manis Bendera coklat 12 klg @ 6.500,
o Kopi Nescafee Mix 3 lusin @ 23.500,

Faktur no. 0201/ BC/2015 , tertanggal 17 Juli 2015

  Mentega Blueband 5 kaleng, 1 kg/klg @ 45.000
 Beras Cianjur 25 karung 25 kg/krg @ 235.000,-
 Terigu Cakra 5 bal 50 kg/bal @ 135.000,-
 Susu Kental Manis Bendera coklat 12 klg @ 6.500,-
 Kopi Nescafee Mix 3 lusin @ 23.500,-
 Minyak Goreng Tropikal uk. 2 lt, 4 karton, 12 botol/ karton @ 75.000,-
 Gula Pasir HSG 5 krg, 50 kg/krg @ 165.000,-

3. masukkan transaksi berikut pada kuitansi

o Pada tanggal 12 Juli 2015 Andi membayar sejumlah Rp. 10.000.000 kepada Maulana atas
pembelian spare part mobil
o pada tanggal 20 juli 2015 Mekar saraswati menyerahkan sejumlah Rp. 1.500.000 kepada Adisti
Kinanti atas pembayaran komsetik oriflame
o pada tanggal 25 Juli 2015 Nabila Riska membayar buku sejumlah Rp. 350.000 kepada adinda
dewi