ADMINISTRASI DALAM

PENGELOLAAN USAHA

Fina Tri Handayani (28)

 Pengertian Administrasi Usaha

Dalam arti sempit, administrasi usaha dapat

diartikan sebagai kegiatan catat-mencatat,
pembukuan, dan surat-menyurat. Adapun dalam
arti luas, administrasi usaha merupakan suatu
proses yang terdapat di seluruh usaha kelompok
negara, sipil, swasta, atau militer, dan berbagai
bentuk perkumpulan lainnya
 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

George R. Terry Arthur Grager

Menurut pendapat George R. Terry, Menurut pendapat Arthur Grager,
administrasi adalah kegiatan administrasi adalah fungsi tata
perencanaan, pengendalian,dan penyelenggaraan terhadap komunikasi
pengorganisasian pekerjaan dan pelayanan warkat suatu organisasi
perkantoran, serta penggerakan
mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
 Sondang P. Siagian
Menurut pendapat Sondang P. Siagian,
arti administrasi adaadalah segala
bentuk dari proses kerja antara dua
individu atau lebih atas dasar
rasionalitas terpilih untuk mencapai
tujuan yang ditentukan sebelumnya
Ulbert
Menurut pendapat Ulbert, dalam artian
luas, arti administrasi adalah penyusunan
dan pencatatan data/informasi secara
sistematis, baik internal maupun eksternal
sebagai upaya untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan untuk
mendapatkannya kembali, baik sebagian
ataupun seluruhnya. Adapun definisi
administrasi dalam arti sempit dikenal
dengan istilah tata usaha
 Ciri- Ciri Administrasi
1. Terdapat sekelompok orang.
2. Terdapat bentuk kerja sama sekelompok
orang.
3. Terdapat tujuan yang akan dicapai.
4. Terdapat proses kegiatan usaha.
5. Terdapat aspek kepemimpinan, bimbingan,
dan pengawasan.
 Fungsi Administrasi

1. Melengkapi dan menyediakan 3. Mengerjakan berbagai buku

serta mengelola berbagai administrasi dari perusahaan
buku administrasi perusahaan sesuai dengan bentuk
dengan baik dan teratur. peraturan dan ketentuan yang
2. Mencatat berbagai alat berlaku.
perlengakapan dari 4. Memelihara berbagai buku
perusahaan dan berbagai administrasi perusahaan
kegiatan usaha kedalam buku dengan baik dan benar.
administrasi.
 Maksud Dan Tujuan Administrasi Usaha
1. Memonitor berbagai
kegiatan dan mengendalikan 4.
usaha.
2. Mengamankan jalannya 5.
pelaksanaan kegiatan dari
usaha yang dijalankan.
3. Melakukan evaluasi 6.
kegiatan usaha.
Menyusun berbagai progam
pengembangan usaha.
Menunjukkan adanya bukti
kegiatan dari usaha yang
dijalankan.
Mengambil keputusan
dalam hal untuk
pengembangan dan
pengendalian usaha yang
dijalankan
 Pengaturan Dan Pelaksanaan Administrasi Usaha

1. Pengaturan catatan dan dokumen sebagainya

para konsumen, pelanggan, atau 4. Pengaturan catatan dan dokumen
pembeli. personalia perusahaan.

2. Pengaturan catatan dan 5. Pengaturan catatan dan dokumen

pengarsipan dokumen-dokumen transaksi usaha.
perusahaan.
6. Pengaturan catatan dan dokumen
3. Pengaturan catatan dan dokumen pemasaran dan penjualan produk.
inventaris barang dagangan dan
 Ruang Lingkup Administrasi

Menghimpun
Menghimpun adalah suatu bentuk
kegiatan untuk mencari dan
mengusahakan tersedianya berbagai
bentuk keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan sehingga siap
untuk digunakan atau diperlukan.
Mencatat
Mencatat adalah suatu kegiatan
membubuhkan berbagai alat tulis suatu
keterangan-keterangan yang
diperlukan sehingga tulisan dapat
dibaca, dikirim, maupun disimpan.
 Mengelola
Mengelola adalah bermacam
kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud untuk
menyajikan dalam bentuk yang Mengirim
berguna. Mengirim adalah suatu kegiatan
menyimpan dengan berbagai cara dan
alat dari satu pihak ke pihak yang lain
Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan
meletakkan atau menaruh dengan
berbagai cara di tempat tertentu yang
aman
 Aspek Administrasi Dalam Pengelolaan
Usaha
1. Perizinan Usaha
Berikut adalah bidang yang memerlukan suatu izin usaha.
2. usaha perdagangan yang memerlukan SIUP yang berasal dari
Departemen Perdagangan.
3. usaha dalam bidang kepariwisataan yang memerlukan izin dari
Departemen Kebudayaan dan Pariwisata.
4. usaha jasa kontruksi yang memerlukan suatu izin dari Departemen
Pekerjaan yang berbentuk SIUJK.
5. usaha yang bergerak dalam bidang industri memerlukan surat izin usaha
untuk perindustrian yang dikeluarkan oleh Departemen Perindustrian.
Selain menyiapkan berbagai dokumen diatas
anda juga perlu menyiapkan berbagai perizinan
Berikut :

Akta Pendirian Usaha Surat Izin Tempat Usaha (SITU)

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

Nomor Pokok Wajib Pajak

(NPWP)
2. Surat-Menyurat
Terdapat beberapa jenis surat yang berasal dalam kegiatan usaha
yang sering disebut dengan surat niaga. Berikut adalah jenis jenis
surat niaga.
a. Surat Perkenalan
b. Surat permintaan penawaran
c. Surat penawaran
d. Surat pesanan
e. Surat pemberitahuan pengiriman barang
f. Surat pengaduan
3. Pencatatan Transaksi Barang/Jasa
a. Bukti transaksi internal, Bukti transaksi internal adalah jenis
bukti yang dibuat oleh dan untuk internal perusahaan.
Bukti kas masuk
Bukti kas keluar
b. Bukti transaksi eksternal, Bukti transaksi eksternal adalah suatu bukti
transaksi yang memiliki hubungan dengan pihak luar.
 Faktur
 Kuitansi
 Nota
 Nota debet
 Nota kredit
 Cek
4. Pencatatan Transaksi
a) Tujuan penyusunan potensi perusahaan dalam
laporan keuangan : memperoleh laba di masa depan.
  Memberikan informasi keuangan
Memberikan informasi mengenai
keuangan ataupun informasi yang membantu para pengguna
lainnya tentang sumber ekonomi, laporan dalam memperkirakan
kewajiban, dan modal usaha. potensi untuk menghasilkan laba.
 Memberikan informasi tentang
perubahan dalam sumber ekonomi
yang di sebabkan adanaya
aktivitas perolehan laba.

 Memberikan informasi keuangan

agar mampu memperkirakan
b) Syarat penyusunan c) Jenis jenis laporan
keuangan keuangan
 Relevan  Laporan arus kas
 Dapat mengerti  Laporan perubahan modal/ekuitas
 Daya uji  Neraca
 Netral  Laporan laba rugi
 Tepat waktu
 Daya banding
 Lengkap

 
5. Pajak
Pajak merupakan suatu iuran yang berasal dari
rakyat dan diserahkan kepada kas negara dengan
berdasarkan pada undang-undang dengan tidak
mendapatkan timbal balik yang berlangsung dan
dapat ditunjukkan serta digunakan untuk
membayar pengeluaran.
 MANAJEMEN DOKUMEN USAHA
1. Penggolongan Dokumen Usaha
Dalam menjalankan kegiatan usahanya, sebuah
Perusahaan memiliki beberpa jenis dokumen, yaitu sebagai
berikut.
a. Warkat biasa
b. Dokumen yang tidak penting (nonesensial)
c. Dokumen penting (important)
d. Dokumen atau warkat sangat penting (vital)
2. Jenis Sistem/Penataan Dokumen Usaha
a. Penataan dokumen dengan sistem nomor
b. Penataan dokumen dengan sistem subjek/pokok
c. soal/pokok masalah
d. Penataan dokumen dengan sistem abjad
e. Penataan dokumen dengan sistem tanggal/kronologis
f. Penataan dokumen dengan sistem wilayah
3. Tata Cara Pengelolaan Dokomen/Surat
a) Prosedur Penanganan Surat Masuk
Berikut adalah langkah langkah dalam pengurusan surat masuk
 Penerimaan
Penerimaan surat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1. Melakukan pengumpulan dan penghitungan jumlah suratyang masuk.
2. Meneliti alamat pengirim.
3. Menggolongkan surat berdasarkan jenisnya.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda jika surat sudah
diterima.
 Penyortiran
Penyortiran surat yang masuk
merupakan suatu kegiatan
memisahkan surat yang diterima
oleh perusahaan ke dalam
kelompok atau golongan
tertentu yang telah ditetapkan.
Berikut adalah tugas penyortiran
surat.
1. Melakukan proses pemisahan surat-
surat untuk pimpinan,sekretaris,
untuk karyawan lainnya, dan surat
surat dinas lainnya.
2. Melakukan penggolongan terhadap
surat dinas ke dalam surat dinas
rutin, surat dinas penting, dan surat
dinas rahasia.
3. melakukan pemisahan terhadap
surat-surat yang memerlukan
penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia,
pribadi, wesel pos dan sebagainya.
Pembukaan surat
Pencatatan
Berikut adalah tugas dari pencatatan surat.
1. Membuka amplop, membaca, dan melakukan penelitian surat dengan
tujuan agar pimpinan dapat dengan cepat menangkap maksud dari surat
dengan cara menggarisbawahi kata-kata atau kalimat penting dalam surat.
2. Melakukan pemeriksaan terhadap lampiran lampiran surat.
3. Memberikan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang kosong di
bagian atas ataupun bawah halaman pertama dalam surat.
4. Melalukan pengagendaan surat masuk, yaitu melakukan pencatatan surat
tersebut dalam buku penerimaan untuk surat masuk. Buku ini disebut
dengan buku agenda masuk. Petugas agenda disebut agendaris. Jadi,
setiap surat masuk yang dicatat kemudian diberi nomor agenda surat
masuk.
 Pengarahan dan penerusan
 Penyampaian surat
Tugas ini dilakukan oleh petugas ekspedisi atau pengarahan. Tugas
tersebut adalah sebagai berikut.
1. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi
internal.
2. Melakukan penyampaian surat tersebut dengan buku ekspedisi kepada
pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi diberi paraf sebagai tanda dari
surat teelah diterima.
 Penyimpanan berkas/arsip surat masuk
4. Prosedur Penanganan Surat Keluar
a) Pembuatan konsep surat
b) Persetujuan konsep surat
c) Mengagendakan surat
d) Pengetikan surat
e) Pemeriksaan surat
f) Penandatanganan surat dan pemberian cap stempel
g) Pengiriman surat
Dikirim secara langsung
Dikirim melalui pos
TERIMAKASIH