DOKUMEN ADMINISTRASI USAHA

A.Administari  Usaha

1.Pengeritain administrasi

Adminstasi berasal dari bahasa Belanda yaitu ad dan ministrate yang artinya melakukan
kegiatan catat-mencatat,surat menyurat pembukuan dan sebagaimya.Pengertian lebih luas
dari bahsa Inggris yaitu administrasi yan berarti tata usaha

Berkut pengetian adminstrasi menruit para ahli

a.H.A.Siimon

    Adminstrasi adalah suatu kegiatan dari sekelompok orang yang mengandalkan kerjsama
unurtuk mencapai tujuan bersama

b.The Liang Gie

    Admiinistrasi adalah segenap perbuatan,penyelengaraan dalam setiap usha kerja sama

sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu

C.Dr.Sondang P.Siagian M.P.A

    Adminitrasi adalah sebagai keseluiruhan proses kerjasama anatara dua orang manusia ata
lebih yang didasarkan atas rasionalitas teretentu unutuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkansebelumnya.

d.William H.Newman

    Adminstrasi adalah pedoman,kepemimipinan dan pengawasan daripada usaha usajha

suatu kelompok orang kea rah  suatu tujuan bersama

e.Prof.Dr.S.Pradjudi Atmosudirjo

     Adminsitarasi adlha proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha,apakah usaha
kenegaranaan atau swast,usaha sipil  atau militer,usaha besar atau kecil

2.Ruang lingkup admisnistrasi

        Menururt The Liang Gie ruang ruang lingkup administrarsi pada kantor dapat
dikatakatan sebagai tugas pelayanan di sekitar dengan ketrangan=keterangan  yang
berwujud,yaitu :

a.Menghimpun

   Menghimun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

ketrangan yang tadinaya belum ada atau bersrakan  sehngga siap unutuk dipergunaakan
bilamana diperlukan.

b.Mencatat
     Mencatat adlah kegiatan yang mmebutakan dengan berbgai peralatan tus tetang
keterangan-ketrangaan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca,dikirim,dan disimpan.

c.Mengelol

    Menfgelolad adlah bermcama-macam kegiatan yang menggerjakan ketrangan=ketarangan

dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.

d.Mengirim

    Mengirim adalah kegiataan yang menyimpoan dengan berbagai cra dan alat-alat satu
pihak ke piha yang lain.

e.Menyimpsan

     Menyimpan adlah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertenti
yang aman.

      Ruang lingkup tersbut termasuk ketrangsn stsu informs.keterangan astsu informsas ialah
pengetahuantentang suatu atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaaan atau
pengamatan.

      Dewasa ini,informasi dapat berupa surat, panggilan telepon,pesanan,faktur dan laporan

mengenai berbagai berbagai kegiatan bisnis.Semuanya
diterima,ditrim,direkam(record),diatur,disebarkan,dan dilindungi agar tugas kantor dapat
terlaksana dengan efisien dan efektif.

a.Mengegendakan surat masuk dan surat keluar

b.Mengaripakan surat masuk dan surat kelaur ke dalam computer

c.Mengentri dayta surat mamsuk dan surat keluar ke dalam computer

d.Mencatat dan menetik surat-surat buku agenda surat masuk dan kelaur

e.Mendistribusikan surat dan surat kelauar

3.Aspek pengelolaan administrasi

Pengelolaaan admisntarasi meliput bebebrpa aspek,sebagai berikut

a.Administasi pengelolaan persediaan

Dalam pengelolaan perediaan,maka perlu siatu sistem yang tepat dalam peaksanaaannya.hal
ini dimaksudkanapabila nantinaya terjadi banyak transaksi maka tidak akan menimbulaksn
kesuaitan dalam perhitungan maupundalam pengearsipan.Hal-hal yang perlu dipersiapakan
adlah :

1.Kartu barang
2.Metiode pengelolaaan barang

3.Buku inventari pengelolaan barang

4.Metode penyimaoanan barang

5.Temapt penyimapanan barang

b.Perangkat pembukuan

Yaitu buku untuk mencatat transaksi harian/jurnal,buku bear,buku neraca,peruubahan

modal,dan laopran laba-rugi

c.Pembukuan dan administarsasi perkantoran

1.Sisstem pencatatan dan adminstasi perkantiran

2.Data kepegawaian

3.Peraturan perusahaan

4.AD/ART

4.Peranan dan fungsi administrasi

a.Peranan administrasi

Peranan  utama pada sistem administrasi,yaitu untuk membantu memudahkan suatu

pelaksanan tugas pekerjaan pokok laiinnya.”Pada dasarnya,sistem administrasi meiliii
pelaksanaan tugas pekerjaan yang sangat penting bagi suatu perusahaan karena bisa
memebantu suatu perusahaan dalam memeberikan seuah data.\/informasi yang diperlukan
oleh pemimipin prussahaan dan unutk memudahakan pimpinan dalam mengambil suatu
keputusan dala pelaksanan tugas selanjutnya.

b.Fungsi adminstrasi

Berikut fungsi administrasi dalam kegatan usaha

1.Mencatat analisisii dan kegiatan-kegiatannya alat-alat perlengkapan organisasi dan

kegiatan-kegiatanna ke dalam buku administrasi

2.Memelihara buk-buku administrasi

3.Menyediakan,melemngkapai dan mengelolah buku-bbuku administrasi

4.mengerjkan buku-buku administasi sesuai dengan ketentuan-ktentuan yang berlaku

5.Penyelaenggaraan admininsttarso
 

5.Penyelenggaraan administrasi

     Barang-barang milik perusahaan harus diaadministrrasikan dengan sebaik-

baiknya.Berikut dua cara yang dapat digunakan di dalam mencatat barang-barang milik
perusahaan.

a.Sistem pencatan terus-menerus,semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinu

(terus em                  enrus).untuk setiap jenis barang dibuat perkiraan / rekening/ kartu atau
buku administrasi tersendiri.

b.Sistem pencatatan secara periodik, hanya penerimaan uang atau piutang itulah yang
diadministrasikan. Didalam kejadian ini, tidak dibuat jurnal untuk mengurangi
perkiraan/rekening perkiraan pembelian.

6.Buku buku administras dalam pengelolaan usaha.

Buku buku administrasi dalam pengelolaan usha jasa dan dagang, diantaranya buku
voucher, buku penjualaan, buku pembeliaan, buku gudang, buku pembukuan uang, buku
produksi, buku agenda, faktur, surat jalan, kwitansi, materai, dan sebagainya. Buku buku
tersebut tetunya akan dikelola oleh bagian administrasi.

Pelaksanaan administrasi penjuaalan akan melibatkan penggunaan banyak unsur. Adapun

unsur unsure dalam administrasi penjualaan, sebagai berikut.

a.Manusia (Man).

b.Uang (Money)

c.Peralatan (Equipment)

d. Perlengkapan (Supplies)

e. Tempat (Place)

f. Metode dan prosedur (Metode and procedur)

g. Kegiatan transaksi (Transaction)

7. Pola pelaksanaan administrasi penjualan dalam perusahaan

Berikut pola pelaksanaan administrasi penjualan dalam perusahaan

a.Perusahaan perseorangan

                Administrasi perusahaan perseorangan menyangkut pengaturan dan pelaksanaan

berbagai kegiatan yaitu mulai dari administrasi umum, keuangan, pembelian/pengadaan,
produksi, pemasaran, dan penjualan.
 b. Perusahaan berbentuk firma (Fa), perseroan komanditer (CV), dan Perseroan Terbatas
(PT)

Dalam perusahaan yang berbentuk dan hukum firma, perseroan komanditer, dan Perseroan
Terbatas biasanya organisasi perusahaan diatur dalam berbagai bagian, sehingga
administrasi penjualan dilakukan oleh bagian tersendiri.

B. Mengarsipkan dokumen perusahaan

Kearsipan merupakan jasa pemeliharaan surat dan mengandung proses dan penyimpanan
surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat-surat tersebut dapat ditemukan kembali jika
diperlukan. Berikut akan dijelaskan mengenai kegiatan mengarsipkan dokumen perusahaan.

1.       Pengertian dokumen dan kearsipan

Berikut beberapa pengertian mengenai dokumen.

a.       Menurut Wikipedia Bahasa  Indonesia, yang dimaksud dokumen adalah sebuah

tulisan yang memuat informasi, biasanya dokumen ditulis di kertas dan
informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau media
elektronik  (sepert printer)

b.      Menurut Kamus Kepegawaian, yang dimaksud dokumen adalah semua catatan

tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai
keterangan-keterangan dipilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau
disebarkan.

Adapun pengertian kearsipan, sebagai berikut.

a.       Menurut Arsip Nasional dalam buku pedoman tata kearsipan dinamis

Filing atau men-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan
yang sistematis.

b.      Menurut G.R. Terry

Filing (kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat

penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat.

c.       Menurut Ensiklopedi Administrasi

Filing (kearsipan) adalah satu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan warket-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi,
warkat-warkat itu dapat dikemukakan kembali secara cepat.

2.       Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan

Semua dokumen yang terdapat dalam suatu perusahaan sangat penting. Oleh karena itu
semua dokume perusahaan perlu disortir, disimpan, dan dicatat. Penyortiran dokumen-
dokumen perusahaan pada dasarnya melalui tahapan-tahapan yang nantinya diolah untuk
menjadi bahan dokumentasi. Dokumentasi pada perusahaan pada umumnya tertulis atau
tercetak dan dapat dipergunakan sebagai keterangan di dalam bisnis atau jual beli.

Berikut  dokumen-dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan.

a.       Faktu perdagangan

b.      Kuitansi  pembayaran

c.       Bill of loading

d.      Polis asuransi

e.      Surat penawaran

f.        Surat permintaan

g.       Nota kontan

h.      Perjanjian dagang atau bisnis

i.         NPWP

j.        SITU dan SIUP

k.       AMDAL dan neraca dagang

l.         Akta pendirian perusahaan

m.    Packing list

n.      Weight note

o.      Measurement list

p.      Instruction manual

q.      Test sertificate

r.        Chemical analysis

s.       Manufacture’s  certificate

t.        Letter of credit (L/C)

3. Sistem kearsipan

Setiap perusahaan hendaknya memelihara dan menyimpan dokumen-dokumennya dengan

baik berdasarkan system kearsipan. Pada umumnya, system kearsipan yang sering
digunakan, yaitu:
a.Sistemkronologis

Sistem kronologis adalah menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan tanggal

surat masuk atau keluar. Sistem kronologis ini kurang praktis, karena untuk mencari
masalah isi dokumen yang dibutuhkan sangat sulit. Akan tetapi pelaksanaan system
kearsipan ini sangat mudah.

b. sistem numerik agenda

Sistem numerik agenda adalah sistem kearsipan yang didasarkan pada nomor agenda
dokumen yang masuk atau keluar. Sistem numerik agenda ini sangat sulit untuk
menemukan masalah dokumen-dokumen perusahaan, akan tetapi pelaksanaan sistem ini
sangat mudah.

 c. Sistem alamat partner

Sistem alamat partner adalah menata dokumen-dokumen perusahaan berdasarkan dari

perusahaan atau langganan, dimana dokumen-dokumen perusahaan itu datang atau kemana
dokumen-dokumen itu ditunjukkan.

Dalam sistem ini ternyata lebih baik dari sistem  kronologis dan sistem numerik  agenda. Di
dalam sistem ini, pimpinan perusahaan banyak menanyakan dokumen-dokumen yang
diperlukan mudah ditemukan.

d.Sistem subjek (berdasarkan isi surat)

Sistem ini pelaksanaannya agak sulit, akan tetapi sistem ini merupakan yang terbaik. Karena
sistem ini lebih cepat atau mudah. Jika akan mencari atau membutuhkan dokumen-
dokumen perusahaan yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan. Syarat mutlak
penggunaan sistem kearsipan ini adalah dengan menggunakan pembuatan pola klarifikasi
kearsipan. Klarifikasi ini merupakan saran untuk penemuan kembali dokumen-dokumen
yang lebih cepat dan mudah.

e.Sistem kartu kembali

 Sistem kartu kembali adalah pengurusan dan pengendalian dokumen-dokumen yang masuk
atau keluar. Sistem kartu kembali terkendali dalam lima kegiatan, sebagai berikut :

1)      Penerimaaan dokumen-dokumen masuk dan keluar

2)      Mencatat dokumen-dokumen yang masuk dan keluar

3)      Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-dokumen

4)      Penyampaian dokumen-dokumen ke pengolah dokumen.

5)      Penyimpanan atau penataan arsip

 
4.Manajemen Kearsipan (Record management)

                Manajemen kearsipan (Record management  ) adalah salah satu bagian dari

manajemen perkantoran (office management )yang menitikberatkan pada pengurusan
surat / dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen dokumen yang dikelola akan yang
membantu serta mendukung aktivitas management secara keseluruhan.Berdasarkan
batasan yang terdapat dalam management kearsipan, maka ruang lingkup management
kearsipan meliputi aspek aspek, Sebagai berikut

A)     Planing (Perencanaan)

                                 Planing(perencanaan) meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar

benar perlu diciptakan, bagaimana member pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi
kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, serta mengapa arsip harus dimusnahkan dan juga
dilestarikan

B)      Organizing(koordinasi)

Suatu perencanaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang
dengan koordinasi jadi,organizing mrupakan aspek tindak lanjut dari perencaaan

C)      Actuating ( pergerakan )

Actuating,Yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga

pemusnahan atau     pelestarian , termasuk didalamnya masalah pemeliharaan arsip.

D)     Controlling ( pengendalian )

  Controling, yaitu meliputi pengawasan komponen komponen management kearsipan

sehingga management kearsipan benar benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standart
serta efektif dan efisien