Dokumen

PKK
Administrasi
Usaha
Oleh : SEKAR WIDI ASIH, S.Pd
Agenda 01 Pengelolaan Administrasi
Style
02 Mengarsipkan dokumen
perusahaan

03 Transaksi barang dagang

04 Perizinan usaha

Dokumen-dokumen perusahaan
05 untuk mengurus surat izin usaha
 01

Pengelolaan
Administrasi
 Teori Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa Belanda
Yaitu ad dan ministrate yang artinya melakukan
kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan dan sebagainya. Pengertian lebih
luas dari bahasa inggris yaitu administration yang
berarti tata usaha.
The Liang Gie
Administrasi adalah segenap perbuatan,
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama
sekelompok manusia untuk mencapai tujuan
tertentu.

H.A. Simon
Administrasi adalah suatu
kegiatan dari sekelompok
Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A orang yang mengadakan
Administrasi adalah keseluruhan proses kerja kerja sama untuk mencapai
sama antara dua orang manusia atau lebih yang tujuan bersama.
didasarkan atas rasionalistas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
Aspek Pengelolaan
Administrasi
a. Administrasi Pengelolaan Persediaan
Dalam pengeolaan persediaan, maka perlu suatu system yang
tepat dalam pelaksanaannya, hal ini dimaksudkan apabila nantinya
terjadi banyak transaksi maka tidak akan menimbulkan kesulitan
dalam penghitungan maupun dalam pengarsipan. Hal-hal yang
perlu dipesiapkan : 1) kartu barang; 2) metode pengelolaan barang;
3) buku inventaris pengelolaan barang; 4) metode penyimpanan
barang; dan 5) tempat penyimpanan barang.

b. Perangkat Pembukuan C. Pembukuan dan Administrasi Perkantoran

Yaitu buku untuk mencatat transaksi harian/jurnal, buku besar, 1) Sistem pencatatan surat-menyurat
buku neraca, perubahan modal dan laporan laba-rugi. 2) Data kepegawaian
3) Peraturan perusahaan
4) AD/ART
 Fungsi Administrasi
Mengerjakan buku-buku administrasi
Menyediakan, melengkapi, dan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
mengelola buku-buku administrasi berlaku

04

03
Memelihara buku-buku administrasi
Mencatat alat-alat perlengkapan
organisasi dan kegiatan-kegiatannya ke
dalam buku administrasi
02
01
 Penyelenggaraan
Administrasi
Barang-barang milik perusahaan harus diadministrasikan
dengan sebaik-baiknya. Ada dua cara yang dapat digunakan di dalam
mencatat barang-barang milik poerusahaan, yaitu :

a. Sistem pencatatan terus-menerus, semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinu (terus-
menerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku administrasi tersendiri.

b. Sistem pencatatan secara periodic, hanya penerimaan uang atau piutang itulah yang diadministrasikan. Di
dalam kejadian ini, tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan/rekening perkiraan pembelian.
 Buku-Buku Administrasi dalam
Pengelolaan Usaha

Buku-buku administrasi dalam pengelolaan usaha jasa dan

@
dagang diantaranya buku voucher, buku penjualan, buku
pembelian, buku gudang, buku pembukuan uang, buku
produksi, buku agenda dan faktur, surat jalan, kuitansi,
materai, dan sebagainya.
Pelaksanaan administrasi penjualan akan melibatkan penggunaan banyak
unsur. Adapun unsur-unsur dalam administrasi penjualan, sebagai berikut :
a. Manusia (man)
b. Uang (money)
c. Peralatan (equipment)
d. Perlengkapan (supplies)
e. Tempat (place)
@
f. Metode dan prosedur (method and procedure)
g. Kegiatan transaksi
Pola Pelaksanaan Administrasi Penjualan
dalam Perusahaan
A.
Perusahaan Perseorangan
Administrasi perusahaan
perseorangan menyangkut pengaturan
dan penatalaksanaan berbagai
kegiatan yaitu mulai dari administrasi
umum, keuangan,
pembelian/pengadaan, produksi,
pemasaran dan penjualan.
B.
Perusahaan berbentuk firma
(Fa), perseroan komanditer
(CV), dan perseroan
terbatas (PT)
Dalam perusahaan yang berbentuk
badan hokum firma, perseroan
komanditer, dan perseroan terbatas
biasanya organisasi perusahaan diatur
dalam berbagai bagian, sehingga
administrasi penjualan dilakukan oleh
bagian tersendiri.
 02

Mengarsipkan
dokumen
perusahaan
Menurut
G.R. Terry, Ph. D. Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik, menurut aturan yang telah ditentukan
terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Kearsipan merupakan dasar pemeliharaan surat dan mengandung

proses dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat-surat
tersebut dapat ditemukan kembali jika diperlukan.

Dalam mengarsipkan dokumen perusahaan ada 2 hal yang perlu diperhatikan :

1. Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan
2. Sistem kearsipan
Dokumen Perusahaan Yang Perlu Diarsipkan
Semua dokumen yang terdapat dalam suatu perusahaan sangat penting. Oleh karena itu
semua dokumen perusahaan perlu disortir, disimpan, dan dicatat. Penyortiran dokumen-dokumen perusahaan pada
dasarnya melalui tahapan-tahapan yang nantinya diolah untuk menjadi bahan dokumentasi. Dokumen perusahaan pada
umumnya tertulis atau tercetak dan dapat dipergunakan sebagai bukti suatu keterangan di dalam bisnis atau jual beli.
Dokumen-dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan, diantaranya :
 Faktur perdagangan  AMDAL dan neraca dagang
 Kuitansi pembayaran  Akta pendirian perusahaan
 Bill of loading  Packing list
 Polis asuransi  Weight note
 Surat penawaran  Measurement list
 Surat permintaan  Instruction manual
 Nota kontan  Test certificate
 Perjanjian dagang atau bisnis  Chemical analysis
 NPWP  manufacture;’s certificate
 SITU dan SIUP  Letter of credit (L/C)
 Sistem Kearsipan
Sistem kronologis
Adalah menata bundle-bundle dokumen
perusahaan berdasarkan tanggal surat masuk
atau keluar. Sistem kronologis ini kurang praktis,
karena untuk mencari masalah isi dokumen
yang dibutuhkan sangat sulit. Akan tetapi
pelaksanaannya sangat mudah.
Sistem Numerik Agenda
Adalah system kearsipan yang didasarkan pada
nomor agenda dokumen yang masuk atau
keluar. Sistem numeric agenda ini sangat sulit
untuk menemukan masalah dokumen-dokumen
perusahaan.
Sistem Alamat Partner
Adalah menata dokumen-dokumen perusahaan
berdasarkan dari perusahaan atau langganan,
dimana dokumen-dokumen perusahaan itu
dating atau kemana dokumen-dokumen
perusahaan itu ditujukan.
Sistem Subjek (berdasarkan isi surat)
Sistem ini pelaksanaannya agak sulit, akan tetapi
merupakan yang terbaik. Karena system ini lebih
cepat atau mudah jika mencari atau
membutuhkan dokumen-dokumen perusahaan
yang diinginkan. Syarat mutlak penggunaan
system ini adalah dengan menggunakan
pembuatan pola klasifikasi kearsipan.
Sistem Kartu Kendali
Adalah pengurusan dan pengendalian dokumen-
dokumen yang masuk atau keluar. Sistem ini
terbagi dalam lima kegiatan, yaitu :
a. Penerimaan dokumen-dokumen masuk dan
keluar
b. Mencatat dokumen-dokumen yang masuk
dan keluar
c. Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-
dokumen
d. Penyampaian dokumen-dokumen ke
pengolah dokumen
e. Penyimpanan atau penataan arsip.
 Membuat dokumen administrasi
Surat Niaga
Perkenalan
 Membuat dokumen administrasi

Surat Permintaan
 Membuat dokumen administrasi

Surat Penawaran
 Membuat dokumen administrasi

Surat Pemesanan