KOMPETENSI DASAR

3.13. Menerapkan pelaporan

4.13. Melaporkan aktivitas kas kecil
aktivitas kas kecil

A. Aktivitas kas kecil

Sumber : https://surabaya.liputan6.com/read/4305500/transaksi-nontunai-spbu-surabaya-
meningkat-400-persen, diakses 25/9/2020
Gambar : pengisian bahan bakar kendaraan sepeda motor

Cermati gambar diatas, pernahkan kalian membeli bahan bakar di pom bensin? Berapa uang
yang kamu keluarkan untuk membeli bahan bakar tersebut? Pembelian bahan bakar untuk
kendaraan perusahaan merupakan salah satu contoh aktivitas kas kecil yang dilakukan oleh
suatu perusahaan.
Pada umumnya pembelian bahan bakar di pom bensin itu menggunakan uang tunai,
karena nominal nilainya relatif kecil. Perusahaan tidak mungkin menggunakan cek, sebab
kalau semua transaksi kecil menggunakan cek akan menyebabkan pemborosan waktu, biaya,
tenaga dan tentunya tidak praktis.
Pembayaran transaksi dengan nominal relatif kecil dapat dilakukan dengan uang tunai yang
diambil daari dana kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan. Dana kas kecil diperoleh dari
kas umum perusahaan yang diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertugas mengelola dana
tersebut. Contoh transaksi lain yang menggunakan dana kas kecil adalah pembelian amplop,
materai, perangko, alat dan bahan keperluan kantor, biaya angkut barang dan masih banyak
lagi transaksi lainnya.
Aktivitas kas kecil inilah yang akan kita pelajari, yang menjadi topik pembahasan pada bab/
kompetensi dasar ini. Supaya kalian bisa memahami dengan baik, pelajari uarian materi
berikut ini dengan sungguh-sungguh.

B. Transaksi Keuangan
Transaksi merupakan kejadian atau suatu keadaan atau kondisi yang mengakibatkan
perubahan terhadap harta, utang dan modal perusahaan, sehingga harus diproses mulai
dari pencatatan sampai dengan disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Setiap transaksi
yang akan mempengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat ke dalam dokumen yang
digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
 Setiap pengeluaran dan penggunaan kas kecil harus selalu disertai adanya bukti
penggunaan kas kecil yang memiliki kekuatan hukum, karena bukti penggunaan kas kecil
mrupakan dokumen yang akan digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
Bukti-bukti transaksi harus disimpan degan baik di dalam lemari arsip agar memudahkan
pencariannya kembali. Caranya yaitu dengan mengurutkan tanggalnya (kronologis) dan
menurut urutan nomornya. Setiap hari perusahaan melakukan transaksi yang berbeda-beda.
Agar pengelolaan keuangan perusahaan dapat dilakukan dengan benar, maka setiap
transaksi harus dibuatkan bukti transaksi yang dapat dipertanggungjawabkan. Transaksi yang
terjadi di perusahaan terbagi menjadi dua jenis, yaitu

1. Transaksi internal
Adalah transaksi yang terjadi hanya melibatkan bagian-bagian yang ada dalam
perusahaan, lebih menekankan pada perubahan posisi keuangan yang terjadi antar
bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang
ditunjuk. Perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan dan pemakaian
perlengkapan kantor.

2. Transaksi Eksternal
Adalah transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan, seperti transaksi
pembelian, penjualan dan pembayaran hutang piutang. Setiap aktivitas transaksi di dalam
perusahaan terdapat cara pembayaran yang bermacam-macam. Adapun cara
pembayaran dalam perusahaan pada umumnya dilakukan dengan tiga cara yaitu
a. Pembayarn denga cek (cash in bank)
b. Pembayaran dengan dana kas kecil (patty cash)
c. Pembayaran denga kartu kredit (bank card)

C. Bukti Transaksi Kas Kecil

Bukti transaksi merupakan dokumen sumber dan syarat mutlak dalam melakukan
pencatatan transaksi ke dalam jurnal. Kegunaan utama bukti transaksi adalah sebagai bukti
tertulis dan merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan suatu transaksi. Suatu
pencatatan jika tidak didukung dengan bukti tertulis yang sah dan kuat, maka kebenaran
akan transaksi tersebut diragukan.

1. Bukti pengeluaran intern

Adalah bukti pengeluaran kas kecil yang berasal dari kasir kas kecil dengan
persetujuan kasir umum kepada penerima pembayaran. Pada saat pembayaran dilakukan
maka bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh orang yang menerima dan
kasir umum. Bukti ini dibuat jika perusahaan atau kasir kas kecil sulit mendapatkan bukti
penggunaan kas kecil dari pihak luar. Misalnya pem belian materai dan perangko di
kantor pos. Transportasi, atau toko kelontong.
Bentuk bukti pengeluaran kas kecil pada umumnya sebagai berikut:
Contoh 1:
BUKTI KAS KECIL
Dibayarkan kepada : ................................ No. Voucher : ................
Tanggal : ........................
Keterangan Jumlah

Total Rp. .................

Disetujui Oleh : .......................... Diterima oleh : .........................
Contoh 2
No. .....................
DITERIMA DARI KAS KECIL

Uang sejumlah : ...........................................................................................

Untuk keperluan : ...........................................................................................
Bebankan pada perkiraan : ...........................................................................................

Disetujui oleh : Diterima oleh :

........................ ........................

Bukti internal yang digunakan dalam pencatatan menggunakan bukti berupa jurnal. Bukti
jurnal adalah bukti khusus yang digunakan perusahaan sebagai bukti pencatatan
akuntansi. Bukti jurnal yang dibuat untuk penerimaan uang tunai disebut bukti
penerimaan kas, sedangkan bukti jurnal yang dibuat untuk mengeluarkan uang tunai
disebut bukti pengeluaran kas. Untuk transaksi lainnya biasanya dibuat bukti memorial,
dan disebut jurnal memorial.

Bukti jurnal meliputi:

a. Bukti kas masuk
Bukti yang digunakan untuk melakukan pencatatan yang berkaitan dengan
penambahan kas perusahaan.

Contoh 1
UD BATAM SELORAYA No. : ....................
Jln Raya Gorang Gareng, No. 05 Magetan Tanggal : ....................

BUKTI KAS MASUK

Diterima dari : ............................................................................................
Uang sejumlah : ............................................................................................

Untuk keperluan : .............................................................................................

Jumlah : ......................................

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

........................... .........................
.............................
 PT GAZENDRA GROUP No. .......................
BUKTI KAS MASUK
Diterima dari : ..............................................................................................
Uang sejumlah : ..............................................................................................
Untuk keperluan : ..............................................................................................

Rp. ...................................................
.............., .............................
Disetujui oleh: Dibayar oleh Diterima oleh

......................... ........................ .........................

b. Bukti kas keluar

Merupakan bukti yang digunakan untuk melakukan pencatatan yang berkaitan dengan
transaksi pengurangan kas perusahaan.

Contoh 1
UD BATAM SELORAYA No. : ....................
Jln Raya Kawedanan No. 05 Magetan Tanggal : ....................

BUKTI KAS KELUAR

Dibayarkan kepada : ............................................................................................
Uang sejumlah : ............................................................................................
Untuk keperluan : .............................................................................................

Jumlah : ......................................

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

............................. ........................... .........................

Contoh 2

PT GAZENDRA GROUP No. .......... .................

BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan kepada : ..............................................................................................
Uang sejumlah : ..............................................................................................
Untuk keperluan : ..............................................................................................

Rp. ...................................................
.............., .............................
Disetujui oleh: Dibayar oleh Diterima oleh

......................... ........................ .........................

c. Jurnal pengeluaran kas

 Dalam sistem dana kas kecil, catatan auntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran
kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran yang
telah di cap oleh fungsi kas.

Contoh: jurnal pengeluaran kas

Debit Kredit
Tgl Keterangan No. Bukti Utang Lain-lain kas
Pembelian
Dagang Akun Jumlah

d. Jurnal pengeluaran kas kecil

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan
jurnal khusus yang sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul
akibat pengeluaran dana kas kecil.

Contoh : jurnal pengeluaran kas kecil

Tgl Debit
No. Dana kas
Keterangan Beban adm Beban Lain-
Bukti keci
dan umum pemasaran lain

2. Bukti pengeluaran Ekstern

Adalah bukti pemakaian kas kecil yang dibuat oleh pihak luar atas berbagai transaksi yang
dilakukan dengan menggunakan kas kecil. Jadi dalam hal ini, kasir kas kecil tinggal melakukan
pencatatan penggunakan kas kecil dalam buku kas kecil sesuai dengan isi bukti ekstern
tersebut, kemudian melampirkan bukti ekstern dalam tempat lampiran bukti pengeluaran kas
kecil yang telah disediakan sebelumnya.
Contoh bukti ekstern pengeluaran kas kecil antara lain:

a. Register Cek
Adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembentukan dana kas kecil

PT SELORAYA
Jalan Raya Gorang Gareng No.15 Magetan Jawa Timur
REGISTER CEK
Tgl Dibayarkan kepada Bank No. Cek No. BKK Jumlah

b. Kuitansi pembelian
Adalah surat bukti adanya penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani
oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi biasanya mempunyai dua sisi yaitu sisi kanan
dan sisi kiri. Sisi kanan diberikan kepada yang membayar dan sisi kiri disimpan untuk arsip
bagi yang menerima pembayaran. Dalam sistem pengelolaan keuangan yang sering, paling
banyak ditemui adalah kuitansi, karena disamping mudah penggunaanya, kuitansi juga
dijual bebas di toko-toko.
c. Faktur (invoice)
Adalah tanda bukti telah terjadi sebuah transaksi, baik penjualan maupun pembelian
secara kredit. Faktur pembelian maupun pembelian selalu dibuat rangkap sesuai dengan
kebutuhan, diman lembaran pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan
yang ketiga sebagai arsip.

d. Cek
Perintah tertulis pemegang rekening kepada yang ditunjuknya supaya membayar
sejumlah uang. Pihak-pihak yang berhubungan dalam pegeluaran uang/cek antara lain:
a) Pihak penarik, pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.
b) Pihak penerima, pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.

e. Nota kontan
Adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota dibuat oleh pedagang
dan diberikan kepada pembeli.biasanya nota dibuat rangkap 2, satu lembar unatauk
pembaeali dan lembaar kedua untuk penjual.
 Gbr : Nota kontan

f. Nota Debit
Adalah bukti perusahaan telah mendebet perkiraan langganannya disebabkan kaarena
berbagai hal. Nota debet dikirimkan oleh perusahaan kepada langganannya karena barang
yang dibeli dikembalikan, bisa disebabkan rusak atau tidak sesuai dengan pesanan dan
penjual setuju barangnya kembali atau harganya dikurangi
 g. Nota Kredit
Adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan (penjual)
kepada langanannya (pembeli) bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu
akibat penerimaan kembali barang yang telah dijual karena cacat atau tidak sesuai
dengan pesanan.

D. Pencatatan data Transaksi Kas Kecil

Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar menggunakan cek.
Dana kas kecil dibentuk berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional perusahaan
yang raelatif kecil pada waktu itu, misalnya untuk keperluan satu bulan. Selanjutkan
perusahaan akan mengeluarkan cek lalu mencairkan di bank untuk mengisi dana tersebut.
Tujuan pembentukan dana kas kecil adalah membantu kasir dalam mngelola keuangan untuk
keperluan rutin perusahaan. Salah satu kegiatan dalam pengelolaan keuangan dengan
melakukan pencatatan setiap transaksi penggunaan dana kas kecil.
Gambar : pencatatan transaksi-transaksi

1. Siklus Pencatatan Transaksi Dana Kas kecil.

Dalam prosesnya kas kecil memiliki tahapan, mulai dari pembentuk hingga pengisian kembali
kas kecil tersebut. Adapun tahapan tersebut tidak boleh diabaikan karena dana kas kecil ini
memengaruhi kas perusahaan. Oleh karena itu seorang yang bertugas menangani kas kecil
harus mengetahui siklus dari pencatatan hingga pengisian kembali dana kas kecil tersebut.

Transaksi a Dokumen/bukti b Jurnal pengeluaran

transaksi kas kecil
ttttransaksitransak

x
d Penyerahan bukti-
Bukti pengeluaran c bukti pengeluaran
kas kecil kas kecil
y

Kasir kas umum

Penjelasan:
a. Sebelum dilakukan pencatatan terjadi transaksi dalam perusahaan, misal pembelian
perlengkapan kantor
b. Selanjutnya dilakukan pendokumentasian transaksi tersebut, hal ini untuk pengarsipan
bukti transaksi
c. Dari adanya transaksi dan dokumentasi tersebut kasir kas kecil mengajukan form
pengeluaran kas kecil untuk dilakukan tanda tangan kepada penerima dana kas kecil
d. Penerima kas kecil membubuhkan tanda tangan sebagai bukti menerima kas kecil
X . siklus tersebut menunjukkan terjadinya transaksi penggunaan kas kecil
y. pada daerah y siklus tersebut menunjukkan terjadinya transaksi pengisian kembali dana
kas kecil.
2. Pencatatan Dana Kas Kecil
Pencatatan dana kas kecil bisa menggunakan beberapa metode, diantaranya metode harga
bruto dan metode harga netto

a. Metode pencatatan harga bruto

Adalah pencatatan yang dilakukan sesuai dengan harga bruto
Contoh :
pada tanggal 3 Oktober 2020, PT Batam Seloraya membeli printer dengan harga Rp.
2.000.000,00. Jika secara kredit dengan termin 2/10, n/60, maka jurnal yang harus dibuat
untuk mencatat pembayarannya sebagai berikut:

1) Pembelian secara tunai

Oktober 03: pembelian Rp. 2.000.000,00
Kas Rp. 2.000.000,00

2) Pembelian secara kredit

Oktober 03: Pembelian Rp. 2.000.000,00
Utang dagang Rp. 2.000.000,00

3) Pembayaran secara kredit

Oktober 13: Utang dagang Rp. 2.000.000,00
Potongan pembelian Rp. 40.000,00
Kas Rp. 1.960.000,00

b. Metode pencatatan harga neto

Metode pencatatan harga neto, yaitu pencatatan yang dilakukan setelah dikurangi
dengan potongan. Berdasarkan contoh transaksi tanggal 3 Oktober 2020 PT Batam
Seloraya, maka pencatatan dengan metode harga neto adalah sebagai berikut :

Oktober 03: Pembelian Rp. 1.960.000,00

Utang dagang Rp. 1.960.000,00

1) Seandainya faktur tersebut pada periode potongan harga, maka pencatatan jurnalnya
sebagai berikut:
Oktober 13: Pembelian Rp. 1.960.000,00
Kas Rp. 1.960.000,00

2) Seandainya faktur tersebut dibayar melebihi jatuh tempo atau periode potongan,
maka pencatatan jurnalnya sebagai berikut:
Oktober 31: Utang dagang Rp. 1.960.000,00
Kerugian potongan Rp. 40.000,00
Kas Rp. 2.000.000,00

3. Penyusunan pelaporan dana kas kecil

Dana kas kecil hanya diperuntukkan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil, yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahaan
perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas
kecil dan anggaran apa saja yang tidak bisa dibayarkan dengan kas tersebut. Pnggunaan kas
kecil harus dibuatkan laporan pertanggungjawaban.
Laporan penggunaan kas kecil adalah sebuah bentuk pertanggungjawaban dari kasir kas
kecil kepada manajer keuangan melalui kasir umum dan permohonan kepada kasir umum
untuk untuk mengisi kembali kas kecil yang sudah digunakan. Dengan adanya laporan kas
kecil, maka akan diketahui dan dapat dilakukan pengawasan terhadap pengeluaran kas yang
terjadi dalam skala yang relatif kecil. Adapun penyusunan kas kcil itu harus dimulai dari
pembentukan hingga sampai pengisian kembali dana kas kecil.
a. Tahap pembentukan kas kecil
Pembentukan atau pengisian kembali merupakan aktivitas untuk membentuk atau
mengisi kas kecil pada suatu perusahaan. Untuk menetapkan besarnya kas kecil biasanya
perusahaan mempunyai kebijakan tersendiri. Kas kecil dibentuk dari kas ditangan atau di
bank yang dimiliki perusahaan. Pemebentukannya dapat dilakukan sebagai berikut:
1) Dimulai dengan mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan perusahaan
untuk melakukan pembayaran transaksi dengan nominal relatif kecil dalam periode
tertentu
2) Dana kas kecil dibentuk dengan cara mencairkan dana di bank atau mengambil dana kas
perusahaan.
3) Dalam sistem pengendalian intern, sebaiknya pengelola dana kas kecil dipisahkan dengan
pengelola kas perusahaan (kas ditangan dengan kas di bank). pengelola yang
bertanggungjawab pada kas kecil dinamakan kasir kas kecil (menyimpan dan
mengunakan). Setiap aktivitas kas kecil perlu dilakukan pencatatan akuntansinya. Ada dua
metode yang digunakan dalam pencatatan kas kecil perusahaan yaitu metode Imprest
(dana tetap : dana kas kecil selalu tetap) dan metode fluktuasi (dana berubah : berubah
sesuai kebutuhan)
Berikut adalah jurnal pembentukan dana kas kecil dengan metode imprest dan metode
fluktuas

Metode Imprest Metode fluktuasi

Kas kecil Rp XXXX Kas kecil Rp XXXX
Kas Rp XXXX Kas Rp XXXX

b. Tahap pemakaian atau penggunaan kas kecil

Penggunaan kas kecil merupakan aktivitas pemakaian atau pengeluaran dana perusahaan
untuk membiayai kegiatan operasional dengan nominal relatif kecil. Contoh kegiatan
operasional dengan nominal kecil, membeli materai, perangko, bensin dan transakssi lainya.
Untuk mengetahui seberapa besar dana kas kecil yang telah terpakai maka harus dilakukan
penjurnalan pada pemakaian kas kecil. Untuk mengganti jurnal yang tidak dilakukan, maka
diadakan pencatatan kas kecil dengan memperkirakan aku-akun yang akan di debit. Berikut
adalah jurnal penggunaan kas kecil dengan metode imprest dan metode fluktuasi.

Metode Imprest Metode fluktuasi

Semua transaksi pengeluaran dana kas kecil Beban ... Rp XXXX
dengan metode imprest tidak dicatat dalam Beban .... Rp XXXX
jurnal. Sebagai gantinya dicatat dalam buku Kas Kecil Rp XXXX
kas kecil

c. Tahap pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali kas kecil merupakan aktivitas untuk melakukan pengisian kembali
kas kecil sesuai dengan nominal yang telah ditetapkan perusahaan. Besarnya nominal sesuai
dengan metode yang digunakan/ditetapkan oleh perusahaan. Pada metode imprest
besarnya sesuai dengan pengeluaran yang telah dilakukan, misalnya kas kecil pada periode
tersebut mengeluarkan Rp. 900.000,00 maka pengisiannya juga Rp.900.000,00. Untuk
metode fluktuasi pengisian kembali tidak sebesar pengeluaran tetapi dapat disesuaikan
dengan keperluan perusahaan (bisa lebih kecil, bisa lebih besar dari pengeluaran). Berikut
adalah jurnal untuk pengisian kembali kas kecil dengan metode imptrest dan fluktuasi.

Metode imprest Metode fluktuasi

Beban............... Rp. XXXX
Beban .............. Rp. XXXX Kas kecil Rp. XXXX
Beban .............. Rp. XXXX
Kas Rp. XXXX Kas Rp. XXXX