DOKUMEN ADMINISTRASI USAHA

DISUSUN OLEH :

1. ADELIA DWIANA PUTRI (03)

2. ALFINA KHOIRUN NISA (11)
3. ANGELINA OLIVIA ANJANI (17)
4. AYU DEA EKAWATI (22)
5. AYU HANIFATUL HUSNA (23)

XI AKUNTANSI KEUANGAN LEMBAGA 1

PROGRAM STUDI PROYEK KREATIF & KEWIRAUSAHAAN
SMK NEGERI 1 BOYOLANGU
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ………………………………………………………………………….

Kata Pengantar ………………………………………………………………………….
Daftar Isi ………………………………………………………………………………..
BAB I Pendahuluan …………………………………………………………….............
A. Latar Belakang ……………………………………………………………….….
B. Rumusan Masalah ………………………………………………………..……...
C. Tujuan ………………………………………………………………..………….
BAB II Pembahasan ……………………………………………………………………
 Administrasi Usaha
………………………………………………….................................................
 Dokumen Administrasi Surat Untuk Usaha …………………………………….
A. Formulir Untuk Usaha ………………………………………………………
B. Laporan Untuk Usaha ……………………………………………………….
C. Catatan Tertulis Dan Arsip untuk Usaha ……………………………………
BAB III Penutup ………………………………………………………………………..
A. Kesimpulan ……………………………………………………………………...
B. Saran …………………………………………………………………………….
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang maha esa karena atas perkenan
beliaulah kami bisa menyelesaikan makalah ini dengan baik. Dalam makalah yang kami
susun ini berisi tentang Dokumen Administrasi yang terfokus pada pembahasan "Dokumen
Administrasi Surat Untuk Usaha" .
Adapun makalah ini kami susun untuk memenuhi tugas mata pelajaran Produk
Kreatif dan Kewirausahaan berdasarkan ide pemikiran serta referensi lainnya sehingga
menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan isinya. Ucapan
terimakasih tak lupa kami haturkan kepada ibu guru mata pelajaran Produk Kreatif dan
Kewirausahaan yang telah memberikan kami arahan dan pengajaran dalam pembuatan
makalah ini.
Besar harapan kami bahwa makalah ini dapat bernilai baik dan dapat digunakan
sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa makalah yang kami susun ini belumlah sempurna
untuk itu kami mengharapkan saran dan tanggapan dari berbagai pihak untuk penyusunan
makalah yang lebih baik kedepannya. sesudah dan sebelumnya kami ucapkan terimakasih
 Tulungagung, 1 November 2022

Penulis

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan

segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak
bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang
atau lebih. Dalam kegiatan administrasi terdapat berbagai pencatatan dan surat surat
yang dijadikan satu dalam dokumen administrasi. Dokumen administrasi merupakan
dokumen pertama yang dinilai oleh panitia tender dalam proses seleksi selain
dokumen teknis dan daftar penawaran harga.
Berdasarkan hal tersebut kami merasa tertarik untuk mempelajari lebih lanjut
mengenai dokumen administrasi usaha. Dengan alasan tersebut kami memilih judul
proposal yaitu sebagai berikut :"MAKALAH DOKUMEN ADMINISTRASI
USAHA”
B. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang di atas , maka rumusan masalahnya adalah sebagai
berikut:
1. Apa pengertian dan fungsi dari dokumen administrasi ?
2. Apa tujuan membuat dokumen administrasi ?
3. Sebutkan dan jelaskan apa saja dokumen administrasi surat untuk usaha ?

C. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut , maka kami menyusun tujuan makalah
sebagai berikut :
1. Melaksanakan tugas sekolah.
2. Menambah pengetahuan dan wawasan.
3. Latihan menyusun makalah.
 BAB II
PEMBAHASAN

 Administrasi Usaha

1. Pengertian
Administrasi usaha dalam arti sempit artinya melakukan kegiatan-kegiatan,
catat mencatat, suratmenyurat, pembukuan dan sebagainya. Pengertian administrasi
usaha secara luas adalah suatu proses yang umumhya terdapat pada semua usaha
kelompok negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan.
Sedangkan Dokumen administrasi usaha itu sendiri adalah kelengkapan dokumen
serta proses pencatatan, penyimpanan, pendaftaran dan pemenuhan standar-standar
pengaturan dalam pendirian usaha, sehingga pengusaha akan siap dalam menjalakan
usaha untuk menyampaikan suatu tujuan.

2. Fungsi administrasi
Administrasi mempunyai lima fungsi penting, yaitu:
 Fungsi perencanaan
Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang
nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal
tertentu lainnya.
 Fungsi penyusunan
Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi antar
anggota dalam sebuah organisasi. Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan
semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan.
 Fungsi koordinasi
Artinya administrasi digunakan untuk mengoordinasi rencana serta tujuan organisasi,
supaya berjalan sesuai yang diharapkan.
 Fungsi pelaporan
Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau
rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi.
 Fungsi anggaran
Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya yang
diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.

3. Tujuan administrasi

 Untuk memantau. kegiatan atau data milik organisasi

 Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa
memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya.
 Untuk evaluasi.
 Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi,
misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya.
 Untuk penyusunan program kegiatan
 Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan
pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut.

4. Manfaat administrasi
 Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh
perusahaan atau organisasi.
 Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam
pengorganisasian perusahaan.
 Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan
suatu kegiatan pengorganisasian.

5. Ciri - ciri administrasi usaha

 Adanya kerja sama dari kelompok orang
 Adanya tujuan yang harus di capai
 Adanya proses kegiatan usaha
 Adanya aspek bimbingan, kepimpinan, pengawasan,

6. Unsur- unsur administrasi usaha

 Organisasi
 Manajemen
 Komunikasi
 Kepegawaian
 Keuangan
 Perkelahian
 Tata usaha
 Public relation

7. Kegiatan administrasi usaha yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan:

 Melakukan kegiatan surat menyurat
 Melakukan kegiatan perjanjian dagang
 Melakukan kegiatan untuk melakukan pemesanan dan pengiriman produk
 Melakukan pemasaran produk
 Melakukan pembekalan maupun persediaan
 Melakukan pencatatan administrasi kepegawaian
 Melakukan proses produksi
 Melakukan proses inventory

8. Perangkat administrasi usaha sebagai berikut:

 Buku produksi.
  Buku penjualan.
 Buku penerimaan kas.
 Buku piutang.
 Buku voucher.
 Faktur penjualan.
 Kuitansi.
 Surat jalan.

 Dokumen Administrasi Surat Untuk Usaha

Dalam operasional untuk sebuah usaha, pasti akan terdapat surat masuk dan Surat
keluar. Surat masuk adalah Surat Surat yang diterima oleh suatu usaha yang berasal dari
individu atau organisasi yang lain. Sementara itu surat keluar adalah surat surat yang
dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah usaha untuk dikirimkan kepada pihak yang lain.
A. Formulir Untuk Usaha
 Pengertian Formulir
Formulir berasal dari bahasa Belanda yakni formulier yang artinya sebuah
kertas berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi.
Pengertian lain menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia tentang formulir yakni
sebuah lembar isian atau surat isian yang telah diisi dan harus diserahkan kepada
bagian pendaftaran.

 Tujuan Formulir
1. Untuk menciptakan keseragaman atau pembakuan kerja
2. Untuk mempermudah dalam penggolongan suatu data
3. Untuk mempermudah dalam pemberkasan baik dalam sistem ataupun
tempatnya
4. Untuk memberikan kemudahan dalam penertiban prosedur dan tata
kerjaMenjadi alat pemberian instruksi
5. Menjadi alat perencanaan, sebab di dalamnya terdapat data dan fakta baik
yang bersifat kuantitatif ataupun kualitatif
6. Sebagai alat dalam mengontrol dan evaluasi baik kuantitatif ataupun
kualitatif

 Fungsi Formulir
1. Mencari sebuah informasi tertentu
2. Mengumpulkan data-data yang sama
3. Mengemukakan suatu informasi yang sama pada beberapa bagian yang tidak
sama
4. Menjadi sebuah bukti fisik
5. Sebagai dasar dari suatu panduan untuk bekerja
6. Menetapkan tanggung jawab terhadap terjadinya transaksi bisnis
7. Merekam suatu data transaksi
8. Mengurangi kekeliruan suatu pesan dibandingkan jika disampaikan secara
lisan
 9. Menjadi mdia komunikasi antar individu/bagian/organisasi

 Manfaat
Formulir bermanfaat bagi wirausaha apabila mereka ingin merekam atau ingin
mendapatkan informasi. Misalkan saat mereka ingin merekrut pegawai yang akan
dipekerjakan.

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1. Setiap formulir yg dibuat harus mempunyai kegunaan yg jelas
2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir karena tidak semua informasi
harus dibuat formulir
3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Kata tersusun dgn rapi,logis dan praktis
5. Formulir dibuat sederhana
6. Harus ada judul penulis
7. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
8. Cantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
9. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan baik mungkin dan
direncanakan secara langsung

 Jenis-jenis formulir
1. Formulir internal adalah formulir yang digunakan didalam lingkungan usaha.
Contoh formulir internal:
a. Formulir biodata karyawan
b. Formulir penerimaan upah dan gaji
c. Formulir check list
d. Formulir pemesanan

2. Formulir Eksternal adalah formulir yg dibutuhkan untuk oleh usaha, tetapi

berasan dari ruang lingkungan usaha. Contoh formulir Eksternal:
a. Formulir isian bank
b. Formulir SPT Pajak
c. Formulir pendaftaran izin usaha
d. Formulir pengajuan kredit usaha

B. Laporan untuk usaha

 Pengertian
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data atau berita, baik
secara lisan maupun tulisan. Laporan merupakan pekerjaan administrasi dalam tata
 usaha karena didalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaa,
pengetahuan dan pengelolaan data.

 Fungsi Laporan
1. Bahan pertanggungjawaban
2. Alat menyampaikan informasi
3. Alat pengawasan
4. Bahan penilaian
5. Bahan pengambilan keputusan

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

1. Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
2. Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas
3. Laporan harus berkaitan berkas berkas yang berkaitan, seperti nota,foto dsb
4. Laporan harus tegas dan konsisten
5. Laporan harus langsung mengenai sasaran
6. Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
7. Laporan harus dibuat tepat waktu

 Langkah-Langkah membuat laporan

1. Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan
2. Mengumpulkan bahan dan data
3. Mengevaluasi dan mengolah data
4. Membuat kerangka laporan

 Jenis-jenis laporan
1. Laporan Berdasarkan Waktu
2. Laporan Berkala/periodic :
Laporan berkala yaitu laporan yang dibuat secara periodic atau rutin dalam
jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan).
Contoh: kehadiran karyawan disetiap bulan
3. Laporan Incidental yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan saja

 Laporan Berdasarkan Bentuk

1. Laporan Berbentuk Surat yaitu, laporan yang dibuat secara tertulis dalam
bentuk surat, isinya mulai dari 1-4 halaman. Contoh: laporan jumlah siswa
yang keluar dari sekolah.
2. Laporan Berbentuk Naskah adalah laporan yang disampaikan dalam dalam
bentuk narasi seperti naskah cerita, baik naskah pendek maupun panjang.
Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat
3. Laporan Berbentuk Memo yaitu laporan yang ditulis secara singkat. Umumnya
isi laporan pendek, untuk keperluan intern, dan dilakukan antar
pejabat/pimpinan

 Contoh dokumen laporan

C. Catatan Tertulis Dan Arsip Untuk Usaha
 Catatan tertulis
Merupakan hasil pencatatan hal hal penting yang dibutuhkan untuk Usaha. Catatan
dapat dilakukan walaupun hanya menggunakan kertas yang kecil. Hal demikian
biasanya dilakukan untuk mencatat keterangan bersifat sementara, sedangkan untuk
bersifat yang tetap harus dibuat secara rapi menggunakan sarana yang lebih baik.
Bentuk produk atau hasil pekerjaan administrasi selain formulir dan surat, antara
lain dapat berupa table, peta, grafik, gambar, buku atau paper. Disamping itu
terdapat pula produk atau hasil pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting
yaitu berupa jasa, Contohnya kegiatan melayani tamu dan kegiatan memberikan
informasi secara langsung.

 Arsip
Merupakan produk dari kegiatan penyimpanan dokumen. Arsip merupakan data
atau catatan berupa tulisan, baik yang tercetak maupun terekam tentang informasi
yang telah terjadi atau berkaitan dengan masalalu yang disimpan menurut suatu
cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan
lebih lama. Data atau catatan tersebut dapat dituangkan dalam bentuk yang
beragam seperti surat, formulir dan laporan.

 Cara cara pengambilan

1. Sistem Abjad.
Adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan abjad.
2. Sistem Perihal.
Adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada
perihal surat atau pokok isi surat.
3. Sistem Nomor.
Adalah cara pengarsipan berdasarkan nomor surat atau kode nomor yang
diberikan pada surat untuk kebutuhan pengarsipan.
4. Sistem Geografis.
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah yang menjadi alamat suatu surat.
5. Surat Tunggal.
Adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tunggal surat
diterima khusus untuk surat yang masuk dan tanggal surat dikirim khusus untuk
surat keluar.

 Contoh Catatan Tertulis

 Contoh Arsip Usaha
 BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Pengertian administrasi tidak berbeda jauh dengan pengertian organisasi yaitu proses
kerjasama yang di lakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Namun secara sempit administrasi dilakukan untuk menunjang tercapainya tujuan usaha yang
dapat diartikan sebagai kegiatan ketatausahaan yang meliputi menghimpun informasi,
mengolah informasi, memperbanyak danmenggandakan data, mendistribusikan data,
menyimpan/mengarsipkan data yang penting dan memusnahkannya.
Adanya pengembangan usaha, yang dimana dapat membantu para wirausahawan untuk
mendapatkan ide dalam pembuatan barang-barang yang akan dijadikan produk yang akan
dijual. Dalam proses pengembangan usaha ini diperlukannya jiwa seseorang wirausaha yang
soft skill yang artinya adanya ketekunan berani mengambil resiko, terampil, tidak mudah
putus asa, mempunyai kemauan terus belajar, memberi pelayanan yang terbaik kepada
konsumen, bersikap ramah terhadap konsumen, sabar, pandai mengelola dan berdo’a. karena
semua usaha dan rencana tidak akan berhasil tanpa adanya ridho dari Allah SWT.

Saran
Meskipun kami menginginkan kesempurnaan dalam penyusunan makalah ini, akan tetapi
pada kenyataannya masih banyak kekurangan yang perlu kami perbaiki. hal ini dikarenakan
minim nya pengetahuan dan keterbatasan kami sebagai manusia yang tak luput dari kesalahan
Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan
sebagai bahan evaluasi untuk kedepannya. Sehingga kami bisa terus menghasilkan penelitian
dan penganalisaan materi lainnya yang bermanfaat bagi banyak pihak