PENGANTAR BISNIS

“ADMINISTRASI KANTOR”

Kelompok 12 :

1. NUNUNG DWI YANTI (1807341001)

2. ALOYSIUS MARIO MARDHANI SUTARDI (1807341012)
3. I DEWA AYU ITA PARAMITA (1807341039)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

DIII PERPAJAKAN 2018
UNIVERSITAS UDAYANA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan YME, karena berkat rahmat-Nya serta bimbingan-Nya kami
kelompok 12 berhasil menyelesaikan makalah yang penulis beri judul "Administrasi
Kantor". Adapun Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis

Kelompok 12 mengucapkan rasa berterimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak

yang telah membantu penulis sehingga dapat menyelesaikan makalah ini tepat waktu. Kami
yakin Makalah ini masih jauh dari nilai kesempurnaan, oleh karena itu, kritik dan saran yang
bersifat membangun sangat diharapkan oleh penulis demi menjadikan makalah ini bisa lebih
baik lagi.

Semoga makalah "Administrasi Bisnis" memberikan informasi yang berguna bagi pembaca
serta bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita
semua.

Denpasar, 20 Oktober 2018

Kelompok 12

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................... i
DAFTAR ISI..................................................................................................................ii
BAB I : Pengertian ........................................................................................................1
1.1 Pengertian Administrasi Kantor ..................................................................1
1.2 Pengertian Kantor .........................................................................................1-2
BAB II : Fungsi Kantor ................................................................................................3
2.1 Tujuan Kantor ...............................................................................................3
2.2 Fungsi Kantor ................................................................................................3-4
BAB III : Kualifikasi Manajemen Kantor..................................................................5
3.1 Kualitas Pribadi .............................................................................................5
3.2 Pendidikan .....................................................................................................5
3.3 Pengalaman ....................................................................................................5
BAB IV : Kualifikasi Seorang Sekretaris ...................................................................6
4.1 Pengetahuan ...................................................................................................6
4.2 Ketrampilan ...................................................................................................6
4.3 Kepribadian ...................................................................................................7
4.4 Praktik ............................................................................................................7

ii
 BAB I

Pengertian

1.1 Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etimologis, administrasi berasal daribahasa latin yang terdiri
dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve
(melayani). Kata administrasi juga berasal dan bahasa Belanda, yaitu
administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat,
pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)

Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi

adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok
yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan
tertentu.

Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa

administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang
manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam kepustakaan
banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office
Management) oleh para ahli.

Dari banyak definisi definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa

administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitasmerencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikanarah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampaimenyelenggarakan secara tertib sesuatu hal

1.2 Pengertian Kantor

Terdapat beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor

antara lain Menurut Kamus Besar Indonesia (KBBI), Kantor merupakan
sebuat balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk
mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan); tempat bekerja.

Pengertian kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit

organisasi yang terdiri dari tiga unsur antara lain tempat, personil dan
operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan suatu organisasi.

1
 Tempat adalah sebuah ruangan, komplek, gedung, serta perabot-
perabot dan perlengkapannya, contohnya seperti mesin-mesin kantor dan
perlengkapan lainnya.

Jadi dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan

wadah atau suatu tempat untuk sekelompok orang yang melakukan
kegiatan tata usaha.

2
 BAB II
FUNGSI KANTOR

2.1 Tujuan Kantor

Dibetuknya sebuah kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan
komunikasi dan perekaman suatu informasi secara baik dan terkendali.

2.2 Fungsi Kantor

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima
informasi,merekam informasi,mengatur informasi,memberi informasi dan
melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai
beberapa fungsi kantor.

1. Menerima Informasi

salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam
bentuk nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua
laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang
masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih
lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.

2. Merekam Informasi

fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar

informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen
memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk
kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping
itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah
manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.

3. Mengatur Informasi

Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi
dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal.
Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh
pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat
dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan
informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor

3
 4. Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang

membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor
memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah
diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan
dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental.
Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5. Melindungi Aset/Harta

Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk
melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima
oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan
berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur
dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta
(informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi
atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan
perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak
bertanggung jawab.

4
 BAB III
Kualifikasi Dari Manajer Kantor

3.1.Kualitas Pribadi
Kualitas yang di perlukan sama saja dengan yang di perlukan untuk
eksekutif bisnis, anda harus mampu memimpin maupun berpikir,dan
merencanakan. Disamping memiliki kemampuan administratif, anda juga
harus mampu menjadi seorang penjual,karena anda harus menjual ide yang
anda miliki kepada top management dari mempengaruhi teman sejawat
anda. Anda harus dapat menyatakan pendapat anda secara sederhana dan
jelas, anda harus memiliki imajinasi, sabar, keinginan bekerja sama,
beinisiatif, terbuka, loyal, dan memiliki rasa humor.

3.2.Pendidikan dan Latihan

Mempunyai pengetahuan dan wawasan yang luas tentang bidang bisnis
dan organisasi yang ditanganinya. Syarat ini adalah syarat pokok yang
harus dimiliki oleh seorang manajer profesional. Tanpa pengetahuan dan
wawasan yang luas, bagaimana bisa manajer tersebut bisa menjalankan
organisasinya secara efektif dan menghasilkan keuntungan bagi bisnis
yang dijalankannya.

3.3 Pengalaman
Mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang bisnis yang
dijalankannya. Seperti kita semua ketahui, pengalaman adalah lebih
penting daripada pengetahuan. Pengetahuan tanpa disertai dengan
pengalaman yang memadai tidak akan banyak berguna dalam
menghasilkan output yang bernilai positif bagi organisasi bisnis.
Pengetahuan yang luas disertai dengan pengalaman yang luas adalah
senjata utama bagi keefektifan kerja seorang manajer profesional.

5
 BAB IV
Kualifikasi Seorang Sekretaris

4.1 Pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi dua yaitu:

a. Pengetahuan umum
Sekretaris harus menguasai visi, misi, tujuan, fungsi, tugas-tugas, struktur
organisasi dan personil organisasi. Pengetahuan tentang korespondensi dan
tata kearsipan. Sekretaris juga harus menguasai dan memahami dengan
baik beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis.
b. Pengetahuan khusus
Sekretaris harus mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana
sekretaris itu bekerja.
4.2 Ketrampilan
Seorang sekretaris disamping dituntut memiliki pengetahuan juga
harus terampil dalam menerapkan pengetahuannya untuk kepentingan
kerja. Ketrampilan yang harus dimiliki sekretaris meliputi:
 Mampu menyusun laporan,
 Mampu berkorespondensi,
 Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing lainnya,
 Teknik tata penyimpanan arsip,
 Teknik berkomunikasi dengan telepon,
 Menulis cepat dengan steno,
 Teknik mengetik surat,
 Dan ketrampilan melakukan aktivitas kantor lainnya.

6
4.3 Kepribadian
Yang memegang peranan penting dalam menunjang pekerjaan adalah
kepribadian. Prasyarat kepribadian lebih dominan dibandingkan dengan
prasyarat yang lainnya. Kepribadian yang menarik adlah kepribadian yang
dinamis, dewasa penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab,
loyalitas, sopan dan jujur.
Hal-hal lain yang menunjang pembentukan kepribadian yaitu:
a. Dalam penampilan
Kebersihan pribadi, kerapihan pribadi, berbusana yang serasi, penampilan
yang menarik.
b. Berbicara yang baik
Intonasi dan volume suara yang enak didengar dan penyampaian yang
sistematis.
c. Sikap bisnis
Setia, dapat dipercaya, ramah tamah, penuh perhatian, dapat bekerjasama
dan dapat menghargai waktu.
4.4 Praktik
Sebelum seseorang dapat diangkat menjadi sekretaris, haruslah cukup
memiliki pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor yang
tanggung jawabnnya belum begitu luas. Misalnya menjadi resepsionis,
operator, tata usaha, korespondensi. Semua itu diperlukan untuk
membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan business routine yang
nantinya diperlakukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris.