MAKALAH PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI BISNIS

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dosen Pengampu : Dra. Ratna Niken Hardati

Disusun Oleh :
Laily Rahma Damayanti (21901092049)
Qumi Laila (21901092083)
Fachrizatul Fifid Neovita (21901092041)

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS ISLAM MALANG
2019
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan
hidayah-Nya, kami telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen
matakuliah Pengantar Ilmu Administrasi Bisnis dengan judul makalah
“Administrasi Perkantoran”.
Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui
pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada,
pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk
dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga
menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan,
keimanan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.
Kami menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga kami
mengharapkan, kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam
penyempurnaan makalah berikutnya.
Akhir kata kami ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh.

Malang, 13 Oktober 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................1
1.3 Tujuan...............................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
2.1 Fungsi Kantor..................................................................................................3
2.1.1 Menerima Informasi........................................................................3
2.1.2 Merekam Informasi.........................................................................3
2.1.3 Mengatur Informasi........................................................................3
2.1.4 Memberi Informasi..........................................................................3
2.1.5 Melindungi Aset atau Harta...........................................................4
2.2 Kualifikasi dari Manajer Kantor................................................................4
2.2.1 Kualitas Pribadi...............................................................................4
2.2.2 Pendidikan dan Latihan..................................................................4
2.2.3 Pengalaman......................................................................................5
2.3 Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis............................................................5
2.4 Kualifikasi seorang Sekretaris.....................................................................5
2.5 Hal-hal Lain yang Berhubungan dengan Urusan Kantor......................6
A. Ergonomics.......................................................................................................6
B. Pengaturan Bussines Travel..............................................................................7
BAB III PENUTUP................................................................................................9
KESIMPULAN......................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................10

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi Perkantoran merupakan hal yang sangat diperlukan untuk
menyusun data-data pada sebuah Instansi atau Perusahaan agar teratur dan sesuai
dengan prosedur penyusunan file, dan penyusunan jadwal dan sebagainya. Seiring
berjalannya waktu administrasi perkantoran saat ini sudah semakin berkembang
dengan adanya sistem penyimpanan file pada komputer yang semakin
memudahkan pekerjaan yang ada pada perusahaan ataupun instansi pemerintahan
untuk menyimpan ataupun melihat kembali data yang diinginkan.
Administrasi Perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan
timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran
berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya
adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi perkantoran secara umum adalah
sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan
informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam
membantu proses pencapaian tujuan organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah.
1. Apa fungsi kantor?
2. Apa kualifikasi dari manajer kantor?
3. Apa kebutuhan sekretaris dalam bisnis?
4. Apa kualifikasi seorang sekretaris?
5. Apa saja hal-hal lain yang berhubungan dengan urusan kantor?

1
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah.
1. Agar mahasisawa memngetahui fungsi kantor
2. Agar mahasiswa mengetahui kualifikasi dari manajer kantor
3. Agar mahasiswa mengetahui kebutuhan sekretaris dalam bisnis
4. Agar mahasiswa mengetahui kualifikasi seorang sekretaris
5. Agar mahasiswa mengetahui hal-hal lain yang berhubungan dengan urusan
kantor

2
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Fungsi Kantor
Kantor memiliki beberapa macam fungsi antara lain seperti, menerima
informasi, merekam sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu
informasi, serta melindungi aset atau harta.
2.1.1 Menerima Informasi
Kantor berfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain
seperti surat, panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan
mengenai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa
mendapatkan informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan.
2.1.2 Merekam Informasi
Hal ini berfungsi agar seluruh informasi yang didapat dapat segera disiapkan
apabila seseorang memerlukannya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk
kepentingan hukum atau sebagai alat bukti, akan tetapi rekaman jugadigunakan
untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
perusahaan.
2.1.3 Mengatur Informasi
Dengan adanya kantor semua informasi yang tersimpan dapat teratursecara
sistematis, hal ini bertujuan agar informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang
membutuhkan dengan maksimal. Contohnya, laporan dari suatu kegiatan bisnis
perusahaan menyediakan informasi  secara jelas dan dapat terbaca dengan baik.
Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau
data tersebut yang telah diatur dengan sistematis di kantor.
2.1.4 Memberi Informasi
Fungsi dari suatu kantor memberikan suatu informasi kepada pihak yang
memerlukan. Apabila pihak manajemn meminta sebuah informasi, kantor
memberikan informasi yang dibutuhkan yang berdasarkan data yang telah
diterima,

dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagai informasi yang akan disajikan dapat
bersifat rutin dan sebagiannya yang lain dapat bersifat khusus atau insidental.
Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

3
2.1.5 Melindungi Aset atau Harta
Kantor dapat berfungsi melindungi aset atau harta yang dimiliki oleh kantor
tersebut. Segala bntuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merukan aset
atau harta yang sangat berharga. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila
hanya dibatasi pada penerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.

Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta yaitu, informasi dan data, baik
tempat penyimpananya, isi dari informasi atau data tersebut sehingga  benar-benar
digunakan untuk kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak jauh kepada
pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab

2.2 Kualifikasi dari Manajer Kantor

Kualifikasi dari manager kantor yang akan dibicarakan di sini ditinjau dari
sudut kepribadian dan latar belakang kualitas kepribadian, pendidikan dan latihan
serta pengalaman bisnisnya.
2.2.1 Kualitas Pribadi
Kualitas personal yang harus dimiliki adalah kualitas yang sama dengan yang
diperlukan untuk eksekutif bisnis. Anda harus mampu memimpin, mampu
berpikir, dan merencanakan. Anda harus mampu melihat keseluruhan aspek
organsasi, tidak secara terpisah-pisah. Di samping memiliki kemampuan
administrative, anda juga harus menjadi seorang penjual, karena anda harus
menjual ide yang anda miliki kepada top manajemen dan memengaruhi teman
sejawat anda.
Karakteristik yang menarik untuk manajer kantor:
1) Menyampaikan pendapat secara sederhana dan jelas
2) Berimajinasi
3) Berinisiatif
4) Terbuka
5) Keinginan bekerja sama
6) Sopan dan
7) Integritas

4
2.2.2 Pendidikan dan Latihan
sekarang in ibanyak kursus diadakan untuk meningkatkan pengetahuan dalam
bidang administrasi kantor. Demikian pula di perguruan tinggi, sudah lama
diberikan mata kuliah yang berhubungan enga manajemen kantor. Pengetahuan
ini sangat membantu karir seseorang dalam manajemen kantor bisnis.
2.2.3 Pengalaman
Pekerjaan anda akan membawa anda berhubungan banyak dengan orang lain
dalam bidang bisnis. Ini berarti menambah luas pengalaman praktis bisnis anda
dan akan meningkatkan pengetahuan anda lebih baik.
2.3 Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis
Sekretaris mengetahui segala sesuatu yang berjalan di kantor. Sekretaris
adalah pekerja professional, dia berhubungan rapat dengan karyawan, megawasi
pekerjaan personil lainnya, dan bertanggungjawab terhadap banyak pekerjaan
administrative yang penting.
Macam-macam sekretaris:
1) Personal secretary biasanya diperlukan oleh orang yang melakukan pekerjaan
di rumah, seperti businessman yang sudah pension, actor, dan penulis.
2) The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam
perusahaan besar untuk mengelola koresponden.
3) The executive secretary biasanya seorang asisten pada direktur atau yang
melaksanakan pekerjaan kantor pada organisasi tingkat nasional, atau
organisasi professional.
Pekerjaan seorang sekretaris sangatlah banyak, dia melakukan puluhan jenis
pekerjaan sepanjang hari antara lain, melakukan pekerjaan mencatat pesan-pesan
eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai lain, urusan korespondensi, kearsipan,
tugas-tugas social, menerima telepon, sebagai resepsionis dan berbagai pekerjaan
administrative lainnya.
2.4 Kualifikasi seorang Sekretaris
Selain bukan hanya wajah atau penampilan yang menarik dan modis sekretaris
juga harus mempunyai kualifikasi standart dalam dunia bisnis karena untuk
menjadi sekretaris tidak lah gampang karena harus mempunyai kualifikasi yang
sangat ketat. Berikut standart kualifikasi dalam bisnis bagi seorang sekretaris :
1. Harus mempunyai daya ingat yang kuat

5
2. Harus mempunyai intelegensi
3. Mampu menguasai bahasa asing maupun bahasa sendiri
4. Harus mempunyai keterampilan
5. Harus mau bekerja keras
6. Mempunyai kepribadian yang menarik , baik dan unik
7. Loyalitas dan dedikasi kepada perusahaan sangat lah besar
8. Mempunyai pengetahuan yang luas

2.5 Hal-hal Lain yang Berhubungan dengan Urusan Kantor

Di dalam sebuah buku berjudul Office System and Administration (),
diuraikan ruang lingkup administrasi kantor, meliputi:
1. Office technology
2. Office administration
Office Technology mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Data atau information processing, memproses data dan teknologinya
2. Word atau information processing
3. Communication technology meliputi telephone, telecommunications,
teleconferencing, dan sebagainya.
Office Administration mencakup hal-hal antara lain:
1.Bussines Travel
2.Records Management
3.Reference Materials
Selanjutnya akan diungkapkan beberapa hal penting sehubungan dengan
administrasi kantor.

A. Ergonomics
Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan denga
lingkungan fisik termasuk di dalamnya hubungan dengan kantor dan segala
peralatan, serta sistem yang digunakan.
Dengan memperhatikan ergonomics produktivitas karyawan akan meningkat.
Suasana kantor kurang menyenangkan dapat membuat stress, hubungna tidak baik
sesame karyawan. Dengan memperhatikan ergonomics, maka kelemahan-

6
kelemahan yang terdapat selama ini akan diatasi dan akan membantu peningkatan
produktivitas.

Faktor ergonomics dilihat dari segi:

1. Efek psikologis, misalnya: perabot kantor, cahaya atau ventilasi, kondisi
temperature, faktor suara.
2. Efek phisiologi, misalnya: ukuran tinggi, besar, berat dari perabot kantor harus
sesuai dengan keadaan jabatan dan karyawan yang akan menggunakannya.
3. Efek sosiologis, misalnya: adanya pengelompokan bekerja, membentuk tim-tim
khusus, pembentukan spesialisasi.
4. Efek komunikasi, misalnya: perhatikan alat komunikasi kantor, apakah selalu
berhadapan, face to face atau menggunakan electronic communication, seperti
telephone intern, computer, modem, papan pemgumuman, dan sebagainya.

B. Pengaturan Bussines Travel

Suatu hal yang sangat perlu diperhatikan dan diatur oleh administrasi
perkantoran ialah kegiatan perjalanan bisnis (bussines travel). Beberapa hal
penting yang harus diperhatikan dalam pengaturan bisnis travel:
1) Organisasi dan prosedur travel
Misalnya, menyangkut surat keputusan siapa yang akan berngkat, tujuan,
berapa lama, acaranya apa, dan sebagainya. Kemudian jumlah biaya yang
dianggarkan sesuai aturan jabatan pegawai yang akan pergi travel.
2) Persiapan Itinerary
Itinerary artinya suatu rencana perjalanan secara tertulis yang diberikan
pada yang bepergian, arsip kantor dan untuk keluarganya. Dalam rencana
perjalanan ini dicantumkan tempat ayang akan dikunjungi, kendaraan, jam
berangkat dan tiba, acara rapat-rapat yang dihadiri, dan hotel atau motel
yanga akn digunakan.
3) Tipe perjalanan
Perjalan di dalam negeri, dengan kendaraan pesawat, kereta api,
bus,kendaraan kantor, kendaraan pribadi, dan sebagainya.

7
 Perjalanan internasional atau luar negeri, dengan menggunakan pesawat,
kapal laut, mobil, kendaraan charteran, dan sebagainya.
4) Dokumen yang dibawa
Penyediaan paspor, visa, surat-surat menyangkut tujuan kunjungan, dan
sebagainya.

5) Tindak lanjut
Setelah selesai perjalanan perlu diselesaikan laporan pertanggungjwaban
keuangan, kuitansi-kuitansi atau bukti pengeluaran uang, laoran kegiatan
bisnis yang telah dilakukan, hasil rapat, negosiasi, surat menyurat, dan
sebagainya.

8
 BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN
Kantor memiliki beberapa macam fungsi antara lain seperti, menerima
informasi, merekam sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu
informasi, serta melindungi aset atau harta.
Kualifikasi dari manager:
– Kualitas Pribadi
– Pendidikan dan Latihan
– Pengalaman
Pekerjaan anda akan membawa anda berhubungan banyak dengan orang lain
dalam bidang bisnis. Ini berarti menambah luas pengalaman praktis bisnis anda
dan akan meningkatkan pengetahuan anda lebih baik.
Sekretaris mengetahui segala sesuatu yang berjalan di kantor. Sekretaris
adalah pekerja professional, dia berhubungan rapat dengan karyawan, megawasi
pekerjaan personil lainnya, dan bertanggungjawab terhadap banyak pekerjaan
administrative yang penting.
Berikut standart kualifikasi dalam bisnis bagi seorang sekretaris :
1. Harus mempunyai daya ingat yang kuat
2. Harus mempunyai intelegensi
3. Mampu menguasai bahasa asing maupun bahasa sendiri
4. Harus mempunyai keterampilan
5. Harus mau bekerja keras
6. Mempunyai kepribadian yang menarik , baik dan unik
7. Loyalitas dan dedikasi kepada perusahaan sangat lah besar
8. Mempunyai pengetahuan yang luas

9
 DAFTAR PUSTAKA

Alma, Buchari. 2015. Pengantar Bisnis. Bandung: Alfabeta.

http://wurisrirahayu20.blogspot.com/2016/01/kualifikasi-dan-kebutuhan-
sekretaris.html, diakses pada 12 Oktober 2019.
https://portal-ilmu.com/pengertian-kantor/, diakses pada 12 Oktober 2019.

10