MAKALAH

MANAJEMEN PERKANTORAN

“RINGKASAN MATERI SISTEM PERKANTORAN”

Di susun oleh :
Wahyuni
Numira
Sari fatika dewi
Moh. Ilham abdullah
Nadia natasyah
Sitti noor annisa
Ferry yesaya

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

MATA KULIAH MANAJEMEN PERKANTORAN
PDD POLITEKNIK NEGERI NUNUKAN
2020/2021

1
 KATA  PENGANTAR
Puji Syukur Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan kasih-Nya kepada kami. Sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat
pada waktunya. Walaupun dibarengi oleh tantangan dan rintangan. Adapun judul makalah
ini adalah Manajemen Perkantoran.  Adapun tujuan dari makalh ini adalah untuk
menyelesaikan tugas pembelajaran Pengantar Manajemen yang bertujuan untuk
mengetahui  bagaimana ruang lingkup manajemen perkantoran. Penulisan makalah ini juga
bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi mahasiswa fakultas ekonomi.

Akhirnya pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa terima kasih dan
penghargaan yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu saya
menyelesaikan makalah ini. Dengan hati yang ikhlas, pada kesempatan ini kami
menyampaikan rasa terima kasih kepada:

1. Yang teristimewa kepada Tuhan Yang Maha Esa

2. Kepada dosen pembimbing yang telah memberikan dorongan dan semangat selama
penyelesaian makalah ini.
3. Kepada orangtua yang selalu mendukung kami dalam penyelesaian tugas ini.
4. Kepada teman-teman yang telah memberikan inspirasi kepada kami sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah ini.

Meskipun kami berusaha semaksimal  mungkin, tetapi kami menyadari bahwa

makalah  ini masih jauh dari harapan, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat  membangun untuk kesempurnaan makalah ini

                                                                                                     Nunukan, 14 Juni 2020

2
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................................... 2
DAFTAR ISI................................................................................................................... 3
ABSTRAK...................................................................................................................... 4
BAB I : PENDAHULUAN............................................................................................. 5
1. Latar Belakang.............................................................................................. 5
2. Rumusan Masalah......................................................................................... 5
3. Tujuan Penulisan........................................................................................... 6
4. Metode Penulisan.......................................................................................... 6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................. 7
1. Pengertian Manajemen.................................................................................. 7
2. Pengerian Manajemen menurut para ahli...................................................... 7
3. Konsep Sistem Perkantoran.......................................................................... 8
4. Simbol-simbol yang biasa digunakan dalam prosedur kantor...................... 10

BAB III : ANALISIS PEMBAHASAN......................................................................... 13

1. Pengertian Manajemen Kantor..................................................................... 13

2. Aktivitas Manajemen Kantor........................................................................ 14
3. Proses Manajemen kantor............................................................................. 16
4. Perumusan Organisasi................................................................................... 17
5. Pendekatan Fungsional dalam Organisasi.................................................... 18
6. Pembagian Kerja dan Penugasan.................................................................. 18

BAB IV : PENUTUP...................................................................................................... 20

A. Kesimpulan.................................................................................................. 20
B. Saran............................................................................................................. 20

DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................... 21

3
 ABSTRAK
Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai “Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”. Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat
mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan
besar.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber
daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkanfungsi-fungsi manajemen.Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya
informasi yang siap dipakai.
Ciri-ciri informasi yang siap dipakai adalah: Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan
memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan
efisie. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

4
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah
Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada
proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi. 
Dapat disimpulkan bahwa  Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil
akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang
ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai
tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya
pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam
proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi
manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,
usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal,
dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan
staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh,
dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang
berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

2. Rumusan masalah
a. Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang manajemen perkantoran ?
b. mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan perusahaan ?
c. Kenapa sering kali ada karyawan yang tidak puas terhadap perusahaan ?

3. Tujuan penulisan
a. Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang manajemen terutama
manajemen perkantoran itu sendiri.

5
 b. Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.
c. Mengetahui sebab terjadinya ketidakpuasan terhadap perusahaan.

4. Metode penulisan
Dalam hal ini penulis menggunakan:
a. Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini
bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok
orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua
gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack : 1982).
b. Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui
kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan
bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.

6
 BAB  II
TINJAUAN  PUSTAKA

1. Pengertian Manajemen
Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian
kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /office, adalah tempat dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat
itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas
tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas
utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan
(fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :
a. Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.
b. Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).
c. Pengelolaan sumber daya organisasi.
d. Pengelolaan data dan informasi organisasi. Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan
untuk istilah kantor, yakni:
 Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan
konsumenatau dengan barang-barang.
 Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama
atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya
meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga
sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
 Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat
menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
 Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk
bekerja.
 Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang
tertentu.Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus
mengenal istilah manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno
ménagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur.
2. Pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:
a. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja,
yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah
tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
b.  Menurut Mary Parker Follet Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan
suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manajer mencapai suatu tujuan organisasi
dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu
dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya
sendiri.

7
 c. Ricky W. Griffin Mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.
d. Menurut James A.F.Stoner manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh

garis mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebutsaling
mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Sedangkan
manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor.
Ada berbagai definisi yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor,
diantaranya :
a. Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk
mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C.
Denyer1973).
b. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan
pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry,1974).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan

yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas
kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak.

3. Konsep Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau
fungsi pokok dalam suatu organisasi.

 Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam
suatu kegiatan  perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan,
dan sebagainya) yang berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dimana dan bilamana dilaksanakan).
 Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tata usaha
biasanya oleh lebih dari satu petugas. Misalnya prosedur penerimaan dan
penjawaban surat-surat yang masuk.

8
 Metode perkantoran adalah suatu cara yang pasti dan menjadi pola karena
ketepatannya untuk melaksanakan sesuatu operasi ketatausahaan dalam pekerjaan
perkantoran.

J.C Denyer menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara

baik karena  berbagai manfaat :

1. Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam

pekerjaan.
2. Pengurangan keterlambatan, hambatan.
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha.
5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.

J.C. Denyer menyebutkan 11 general principles of office systems (asas-asas umum

sistem perkantoran) :

Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi
hambatan-hambatan.

1. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan

warkat.
2. Sistem menjaga sehingga perjalanan mondar mandir para petugas terjadi secara
minimum.
3. Sistem menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu.
4. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja.
5. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan
perbekalan kertas adalah minimum.
6. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu
diusahakan sesedikit mungkin.
7. Untuk mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan pengecekan yang tak
perlu, sistem perkantoran perlu menerapkan prinsip manajemen berdasarkan
pengecualian.
8. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu.
9. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin, tetapi
tidak mempergunakannya secara berlebihan.
10. Terakhir setiap sistem perkantoran harus berdasarkan asas kesederhanaan.

Tanpa sistem keterangan yang baik pimpinan organisasi sulit memperoleh berbagai
keterangan dalam bentuk yang tepat, di tempat yang diperlukan, dan pada waktu yang
singkat, seperti ;

1. Lalu lintas keterangan yang simpang siur.

2. Kekembaran keterangan yang banyak.
3. Pembiayaan keterangan yang boros.
4. Kehilangan keterangan yang merugikan organisasi.

9
 Setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok :

1. Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.

2. Hampiran : Kerangka system.
3. Aktivitas : Pengolahan (processing).
4. Perlengkapan : Berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.

George Terry menyatakan ada 8 macam operations pokok sebagi berikut ;

1. Pembacaan : menafsirkan data dengan jalan memeriksa huruf-huruf, kata-kata dan

tanda-tanda.
2. Penulisan, pengetikan atau pelubangan kartu atau pita kertas (sering disebut input).
3. Pencatatan atau pencetakan (sering disebut output)
4. Pemilahan : menggolong-golongkan data
5. Pengiriman : menyebarkan data
6. Penghitungan : Mengerjakan data secara matematis
7. Pembandingan : Memeriksa data untuk ketepatan, dan kelengkapannya
8. Penyimpanan : menahan atau memelihara data.

4. Simbol-simbol yang biasa digunakan dalam prosedur kantor

a. Lingkaran Besar

Lingkaran Besar menunjukkan operasi atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di
bagian tengah lingkaran dibubuhi huruf, maka dapat berarti lebih khusus. Berikut arti
dan huruf yang dapat diletakkan dalam lingkaran besar :

 C = Berarti harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk)

 M = Berarti dikerjakan dengan mesin
 T = Artinya dikerjakan dengan mesin ketik

b. Belah Ketupat

Belah Ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond ini adalah simbol
untuk menunjukkan pemeriksaan ( inspection, control atau check ) mengenai mutu
atau kualitas.

10
c. Segi Empat Bujur Sangkar

Segi Empat Bujur Sangkar digunakan untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai

jumlah atau kuantitas.

d. Huruf D

D
Huruf D adalah singkatan dari delay. Simbol ini artinya penahanan atau penundaan
suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.

e. Segitiga Tunggal Terbalik

Suatu Segitiga Tunggal Terbalik digunakan untuk menunjukkan penyimpanan

(storage) secara tetap.

f. Segitiga double terbalik

Segitiga double terbalik adalah simbol untuk menunjukkan penyimpanan sementara

waktu.

g. Lingkaran Kecil

Lingkaran Kecil artinya pemindahan atau pengangkutan.

11
 h. Anak Panah

Anak Panah untuk menunjukan arah jalannya atau arus suatu dokumen melalui
sesuatu proses pengerjaan.

5. Manfaat Pengunaan Simbol-simbol dalam prosedur pekerjaan Kantor

Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus
kerja. Adapun manfaat dari pengunaan simbol-simbol tersebut, yakni untuk
mengetahui :
a. Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan
yang bagaimana yang akan diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas.
b. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis
pekerjaan yang dilakukan, maupun waktu seluruhnya yang diperlukan untuk
penyelesaian tugas yang dilakukan.
c. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan suatu pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya.
d. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan yang
bersangkutan.
e. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau kegiatan dan
sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
f. Apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan
kapasitas yang semestinya.
g. Adanya kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

12
 BAB III
ANALISIS PEMBAHASAN
MANAJEMEN PERKANTORAN
MANAJAMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN ORGANISASI

1. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan
yang telah diperkirakan.
Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan
dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu
menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen
bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan).
Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya,
identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.
a. Fungsi Manajemen :
 Perencanaan.
 Pengorganisasian.
 Pengkoordinasian.
 Pengawasan.
b. Elemen Manajemen
 Man.
 Money.
 Material.
 Market.
 Machine.
 Method (Metode).

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda,
yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran :
 Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan
ketatausahaan kantor.
 Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang
ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha
dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

13
  Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang
ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha
dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan
tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian
tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya,
memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.  Oleh  karena itu,
seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar
berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa
mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti
mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang
kegiatan utama, yaitu:
a. Kegiatan komunikasi.
b. Kegiatan kalkulasi.
c. Pengolahan Warkat.
d. Penyusunan laporan.
e. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Pekerjaan manajer dalam menilai dan  mengatur pekerjaan yang diselenggarakan
dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:
a. Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan).
b. Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan).
c. Evaluating results (penilain hasil pekerjaan).
d. Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai
berikut:
a. Develoving performance standar.
Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat 
pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang
yang harus melapor padanya.
b. Measuring performance
Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai.
Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai
kegiatan.
c. Evaluating result

14
 Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan
cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil
pekerjaan.
d. Taking corrective action
Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan –
penyimapangan yang terjadi. Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang 
merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:
2. Perencanaan (pleaning)
 Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai.
 Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating.
 Memperkirakan kondisi  – kondisi pekerjaan yang dilakukan.
 Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk
pelaksanaan kerja.
 Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi.
 Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
3. Pengorganisasian (organizing)
 Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional.
 Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara
operasioanal.
 Menggabungkan jabatan – jabatan  operasional kedalam unit – unit yang
saling berkaitan.
 Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai.
 Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.
 Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota.
 Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.
 Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

4. Penggerakan (Actuating)
 Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua
keputusan, tindakan atau perbuatan.
 Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya.
 Memotivasi anggota.
 Berkomunikasi secara efektif.
 Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh.
 Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja  yang melakukan
pekerjaan dengan baik.

15
 4. Pengendalian (controllig)
 Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk
pengawasan.
 Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara
keseluruhan.
 Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja.
 Membuat media pelaksanaan secara tepat.
 Memberitahukan media pengukur pekerjaan.
 Memindahkan data  secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan
dan penyimpangan – penyimpangannya.
 Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota.
 Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap
pemberian penjelasan.
 Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

3. Proses Manajemen Kantor

a. Perencanaan kantor
Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan
dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud
perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata
usaha tersebut.
b. Pengorganisasian kantor
 Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk
mencapai tujuan tertentu.
 Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan
hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas
dan struktur hubungan tersebut.

c. Pengoordinasian kantor
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin   kerja sama dan partisipasi sejumlah
kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).
d. Tujuan kantor
 Penerimaan Informasi.
 Pencatatan informasi.
 Penyusunan informasi.
 Pemberian Informasi.

16
  Perawatan aktiva.
e. Aspek manajemen kantor
 Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan
mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen.
 Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf
tersebut.
 Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan
manajemen dilangsungkan.
 Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian
karyawan.
 Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam
kantor.
f. Harapan manajemen kepada manajemen kantor
 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi.
 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis.
 Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja
kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah
pengawasannya.
 Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya
dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter
eksekutif yang berhasil.
 Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan
merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g. Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat
membuat keputusan Informasi tersebut harus :
 Ringkas (concise).
 Cermat (accurate).
 Dalam bentuk yang tepat (in the correct form).
 Tepat waktu (right time).
 Biaya rendah (low cost).
4. Perumusan Organisasi
Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah
mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau
masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.
a. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
 Manajer Umum.
 Petugas Pembeliaan.
 Manajer Produksi.

17
  Manajer Pemasaran.
b. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang
 Direktur Pengelola.
 Petugas Pembeliaan.
 Manajer Produksi.
 Manajer Pemasaran.
5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi
a. Sentralisasi
Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi
oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan
di dalam kantor-kantor  departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya.
Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama  diberi tanggung jawab penuh
atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta
untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan
kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti  yang mungkin diminta
oleh manajer departemen atau fungsional.
b. Desentralisasi
contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus
menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
c. Manajer Umum.
d. Petugas Pembelian.
e. Manajer Produksi.
f. Manajer Pemasaran.
g. Manajer kantor.
h. Kantor pembelian.
i. Kantor pabrik sio.
6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja
a. Delegasi
adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan  kepada
individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi  tertentu dan sekaligus
mengambil keputusan tertentu. Delegasi dapat  dinyatakan secara ringkas sebagai 
suatu proses dimana seorang manajer :
 Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
 Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang
dianggap perlu untuk memungkinkan  tugas dikerjakan.
 Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan
pekerjaan secara memuaskan.

18
b. Analisis pekerjaan
adalah Proses penelitian tugas kantor
 Langkah-langkahnya :Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di
dalam kantor.
 Pembagian tugas : Menurut fungsi dan menurut proses.

19
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Manajemen Kantor  adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir
kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan
catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
2. Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan
manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan
kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di
capai
sasaran perusahaan”.
B. Saran
Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada
kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidak benaran dari
pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu
untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan
saran.

20
 DAFTAR  PUSTAKA

http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-perkantoran.html
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/
http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/
http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-tentang.html
http://thisismeyunus.wordpress.com/2012/01/09/pendekatan-pendakatan-manajemen-
perkantoran/
http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-perkantoran.html

21