MAKALAH

KONSEP ADMINISTRASI PERKANTORAN

DISUSUN

OLEH :

• DEANDRA AUDIARE
• ARDINO SIMAMORA
• SEBASTIAN SIRAIT

KELAS : PENDIDIKAN AKUNTANSI B 2023

MATA KULIAH : ADMINISTRASI PERKANTORAN
DOSEN PENGAMPU : TRY EFFIANTY, SPd., M.Pd

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2023
 Kata Pengantar

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada tuhan yang maha esa, karena atas berkat dan
RahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas Makalah “Administrasi Perkantoran
”. Penulis berterima kasih kepada dosen pengampu yang telah membimbing penulis dalam
menyusun makalah ini.

Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan oleh karena itu
penulis meminta maaf jika ada kesalahan dalam penulisan dan penulis juga mengharapkan
kritik dan saran dari dosen pengampu dan juga pembaca yang bersifat membangun untuk
perbaikan dalam makalah ini.Akhir kata penulis ucapkan terimakasih semoga dapat
bermanfaat dan bisa menambah pengetahuan bagi pembaca.

21 February 2024

Kelompok 1
 Daftar Isi

Kata Pengantar ....................................................................................................................

Daftar Isi ...............................................................................................................................

Bab 1 Pendahuluan ..............................................................................................................

A. Latar belakang ............................................................................................................

B. Rumusan Masalah ......................................................................................................
C. Tujuan ........................................................................................................................
D. Manfaat penulisan ......................................................................................................

Bab 2 Pembahasan ...............................................................................................................

A. Pengertian Administrasi Perkantoran.........................................................................

B. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran .................................................................
C. Tujuan Administrasi Perkantoran ..............................................................................
D. Fungsi Administrasi Perkantoran ...............................................................................
E. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ......................................................................
F. Asas-asas Administrasi Perkantoran ..........................................................................

Bab 3 Penutup ......................................................................................................................

A. Kesimpulan ................................................................................................................

Daftar Pustaka .....................................................................................................................

 Bab 1

Pendahuluan

A. Latar Belakang
Administrasi perkantoran merupakan hal yang sangat diperlukan untuk menyusun
data-data pada sebuah instansi atau perusahaan agar teratur dan sesuai dengan prosedur
penyusunan file, dan penyusunan jadwal dan sebagainya. Seiring berjalannya waktu
administrasi perkantoran saat ini sudah semakin berkembang dengan adanya sistem
penyimpanan file pada komputer yang semakin memudahkan pekerjaan yang ada pada
perusahaan ataupun instansi pemerintahaan untuk menyimpan ataupun melihat kembali
data yang diinginkan.

B. Rumusan Masalah
• Apa yang diketahui tentang Pengertian Administrasi Perkantoran ?
• Apa Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ?
• Apa Tujuan Administrasi Perkantoran ?
• Apa Fungsi Administrasi Perkantoran ?
• Apa Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ?
• Apa Asas-asas Administrasi Perkantoran ?

C. Tujuan
• Memberi pengetahuan tentang administrasi perkantoran
• Mengetahui defenisi dari administrasi perkantoran
• Mengetahui secara luas tentang ruang lingkup administrasi perkantoran, tujuan
administrasi perkantoran, fungsi administrasi perkantoran, unsur-unsur administrasi
perkantoran, asas-asas administrasi perkantoran.

D. Manfaat penulisan
• Dapat menambah wawasan bagi pembaca.
• Menambah pengetahuan dalam pengetahuan tentang administrasi perkantoran
• Setelah membaca makalah ini di harapkan kita mampu menelaah juga memahami
tentang pentingnya administrasi perkantoran bagi kita serta dapat mengambil sisi
positifnya dan dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.
 Bab 2

Pembahasan

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi administrasi perkantoran berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses
pengolahaan data, komunikasi, dan memori organisasi. Dalam berbagai sumber-sumber
bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya istilah Office
Administration (Administrasi perkantoran) dan Office Management (Manajemen
perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Berikut ini beberapa pengertian
Office Administration (Administrasi perkantoran) atau Office Management
(Manajemen perkantoran) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut:

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “ Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah
pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti tranportasi, manufakturing,
pergudangan, dan penjualan.
2. George R. Terry
Dalam buku “ Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya
untuk mencapai tujuan.
3. Arthur Granger
Dalam buku “ National Office Management Associatio Report”, manajemen kantor adalah
fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekam dari suatu organisasi
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku “ Textbook of Office Management”, manajemen kantor sebagai suatu fungsi,
yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan kantor secara efisien, kapanpun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
5. W.H Evans
Dalam buku “ Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi
yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu
proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaa dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan pentingdalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi
pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi
perkantoran atau manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menye
lenggarakan secara tertib suatu pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
B. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas
kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai
(gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan)
tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga
atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu
pimpinan organisasi. Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta
perlengkapannya, seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya. Dari
pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat bagi sekelompok
orang atau organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha. Berikut adalah pembahasan Ruang
lingkup administrasi perkantoran:

1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana
semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang
dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian
perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan
perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak
uraian berikut ini:
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor,
dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan
kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari:
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunkasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) adalah pengaturan berbagai
macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi
tersebut yang meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/ perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu kegiatan yang meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan targer dan sasaran yang telah
ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan
perkantoran adalah sebagai berikut:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulita dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasa
dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah kegiatan yang mematikan bahwa
sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek
pengawasan perkantoran terdiri dari:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja perkantoran

a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor adalah faktor keamanan,
faktor lingkungan dan faktor harga.
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan kesehatan karyawan,
memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya
dan keuntungan).
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan
habispakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruag kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

C. Tujuan Administrasi Perkantoran:

1. Memberikan semua keterangan secara rinci dan lengkap

2. Membuat catatan dengan biaya seminimal mungkin.

3. Memberikan pekerjaan tata usaha dengan efektif dan efisien.

4. Membantu perusahaan dalam persaingan yang baik dengan competitor.

5. Memberikan laporan keuangan dengan biaya seminimal mungkin.

D. Fungsi Administrasi Perkantoran:

1. Fungsi Rutin.

Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang
setidaknya meliputi pengarsipan dan penggandaan barang perusahaan.

2.Fungsi Teknis.

Fungsi kedua yaitu fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan
perkantoran yang mumpuni bagi para administrator.

3. Fungsi Analisis.

Fungsi ketiga yaitu fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta
kemampuan mengambil suatu keputusan secara cepat dan tepat.

4. Fungsi Interpersona.

Fungsi keempat yaitu fungsi interpersonal yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai
dasar saat memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain
secara baik.

5. Fungsi Manajerial.

Fungsi terakhir adalah fungsi manajerial yang memerlukan suatu perencanaan,

pengorganisasian, pengukuran, dan memberikan motivasi kepada karyawan.

E. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam buku: “Administrasi Perkantoran Modern” terdiri dari
delapan unsur:
1. Pengorganisasian
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Perwakilan
F. Asas-asas Administrasi Perkaantoran
1. Asas Perencanaan

Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu.
Perencenaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar
perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap
jenis pekerjaan.

2. Asas Penyederhanaan

Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan
semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan
penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan. Semua
pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus
dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada duo orang ditugaskan memelihara arsip,
sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.

3. Asas Penggabungan

Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung
atau didekatkan. Misalnya pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim
surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima
komputer cukup menggunakan satu buah printer.
 Bab 3

Penutup

A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
 Daftar pustaka

Sutha, D.W. (2018). Administrasi perkantoran. Sidoarjo: indomedia pustaka