BERITA ACARA KELOMPOK 1

“KONSEP ADMINISTRASI PERKANTORAN”

DOSEN PENGAMPU : Try Effianty,S.Pd., M.Pd

HARI TANGGAL : 27 Februari 2024
MATA KULIAH : Administrasi Perkantoran

Anggota Kelompok 1:
1. Deandra Audiare Manalu (7233342008)
2. Ardino Simamora (7233142021)
3. Sebastian Sirait (7233342018)

Sesi 1
Sesi tanya jawab:
1. Penanya : haviz ansari hasibuan (7233342013)
Pertanyaan :
coba jelaskan Pengorganisasian kantor serta pengarahan perkantoran dan berikan contoh
nya?
Penjawab : Sebastian Sirait (7233342018)
Jawaban:
Pengorganisasian kantor dan pengarahan perkantoran merupakan aspek penting dalam
menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan produktif. Berikut adalah beberapa prinsip
dan praktik umum yang dapat digunakan:
1. Struktur Organisasi: Tentukan struktur organisasi yang jelas, baik berbentuk hirarkis atau
matriks, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pastikan setiap karyawan memahami tugas,
tanggung jawab, dan jalur komunikasi mereka.
2. Pembagian Tugas: Bagi tugas dan tanggung jawab secara adil dan sesuai dengan keahlian
masing-masing individu. Pastikan setiap anggota tim memiliki pemahaman yang jelas
tentang apa yang diharapkan dari mereka.
3. Komunikasi Efektif: Fasilitasi komunikasi yang terbuka dan efektif antara anggota tim
dan antara berbagai departemen. Gunakan alat komunikasi seperti email, pesan instan, rapat
rutin, dan penggunaan software kolaborasi.
4. Pengaturan Fisik: Desain kantor yang memperhatikan kenyamanan dan produktivitas
karyawan, termasuk penempatan peralatan, meja, dan ruang pertemuan. Pertimbangkan juga
faktor seperti pencahayaan alami, ventilasi udara, dan area istirahat yang nyaman.
5. Teknologi dan Sistem Informasi: Manfaatkan teknologi dan sistem informasi untuk
mengotomatiskan tugas-tugas administratif, meningkatkan akses data, dan memfasilitasi
kolaborasi antar tim.
6. Budaya Perusahaan: Bangun budaya perusahaan yang mendukung kolaborasi, inovasi, dan
keterbukaan. Promosikan nilai-nilai seperti kejujuran, integritas, dan kerjasama tim.
7. Pengembangan Karyawan: Berikan pelatihan dan pengembangan yang kontinyu kepada
karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan produktivitas mereka. Ini dapat mencakup
pelatihan teknis, pengembangan kepemimpinan, dan pengakuan atas kinerja yang baik.
8. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan: Lakukan evaluasi teratur terhadap kinerja kantor
dan identifikasi area-area yang perlu ditingkatkan. Libatkan karyawan dalam proses ini dan
terapkan perbaikan secara berkelanjutan

2. Penanya : Sabrina Elizabet Tambunan (7231142018)

Pertanyaan :
Dari segi manakah dikatakan sama dari administrasi perkantoran dengan manajemen
perkantoran berikan contohnya ?
Penjawab : Ardino Simamora (7233142021)
Jawaban :
Persamaan antara administrasi dan manajemen kantor dapat dilihat dari berbagai sudut
pandang, meskipun keduanya memiliki peran yang berbeda dalam pengelolaan operasional
kantor. Berikut adalah beberapa persamaan antara administrasi dan manajemen kantor:
1. Tujuan Keseluruhan: Baik administrasi maupun manajemen kantor bertujuan untuk
memastikan kelancaran operasional dan pencapaian tujuan organisasi secara efisien.
2. Perencanaan: Baik administrasi maupun manajemen kantor melibatkan proses perencanaan
untuk menetapkan tujuan, strategi, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan
tersebut.
3. Pengorganisasian: Keduanya melibatkan pengaturan sumber daya, tugas, dan tanggung
jawab di dalam kantor untuk mencapai efisiensi dan produktivitas yang optimal.
4. Pelaksanaan: Administrasi dan manajemen kantor sama-sama terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan sehari-hari untuk menjalankan operasi kantor sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
5. Pengawasan: Baik administrasi maupun manajemen kantor melibatkan proses pengawasan
untuk memantau kinerja, mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan perbaikan jika
diperlukan.
6. Komunikasi: Keduanya membutuhkan komunikasi yang efektif di antara anggota tim dan
dengan pihak-pihak eksternal untuk memastikan koordinasi yang baik dalam menjalankan
operasi kantor.

3. Penanya : Neha Nermi Rambe (7233142004)

Pertanyaan :
kegiatan kantor contoh dari pengawasan perkantoran ?
penjawab : Deandra Audiare Manalu (7233342008)
Jawaban :
Pengawasan perkantoran adalah proses memonitor dan mengontrol aktivitas di kantor untuk
memastikan efisiensi, keamanan, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Contohnya termasuk memantau kinerja karyawan, menjaga keamanan informasi, mengelola
inventaris, dan menegakkan kebijakan perusahaan.