NO.

KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 1 drp : 10

BAHAGIAN TEKNIK DAN VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62604 PUTRAJAYA

NOTA KULIAH 3
SEMESTER SEMESTER 4 DVM SESI 2014/2017

JABATAN JABATAN TEKNOLOGI  ELEKTRIK & ELEKTRONIK

PROGRAM DIPLOMA TEKNOLOGI ELEKTRIK/ DVM

KOD/KURSUS ETE 8024 : INDUSTRIAL MANAGEMENT

KOMPETENSI 03 MANAGE TECHNICAL MANPOWER

K03.1 Describe the job functional

K03.2 Identify scope of work

KOMPETENSI UNIT
K03.3 Evaluate skill and knowledge

Trainee must be able to:

1. Prepare yearly budget, activity and progress according to management report. (C3,
PLO1)
KOMPETENSI
2. Work collaboratively in groups to initiate technical manpower, delegate works to
PEMBELAJARAN
sub ordinate and organize on-job training. (A3, PLO5)
3. Lead a group to construct department meeting, staff appraisal and in-house training
according to management schedule. (P3, PLO9)

NO KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08

MUKA : 01 DARIPADA 10
NO KOD JPK
 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 2 drp : 10

NAMA
ETE8024 INDUSTRIAL MANAGEMENT
KURSUS
STANDARD
KANDUNGA 03 MENGURUSKAN TENAGA KERJA TEKNIKAL
N

PENGENALAN

FUNGSI PENGURUSAN

Definisi Pengurusan

 Melaksanakan sesuatu kerja melalui sumbersumber organisasi, iaitu manusia, kewangan,

bahan mentah dan juga modal ke arah mencapai matlamat dan objektif yang telah
ditetapkan secara cekap dan berkesan

Fungsi Pengurusan

 Perancangan
Proses menentukan matlamat yang ingin dicapai dan tindakan yang perlu diambil untuk
mencapai matlamat organisasi.
 Pengorganisasian
Proses menyususn dan mengagihkan sumber sumber organisasi untuk melaksanakan
tugas yang telah ditetapkan supaya matlamat organisasi dapat dicapai.
 Kepimpinan
Proses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja melaksanakan tugas dengan
cekap dan berkesan.
 Pengawalan
Proses pemantauan prestasi dan memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang telah
dijangkakan.

Peranan Pengurus

i. Komunikator
 melibatkan perhubungan dengan individu dan kumpulan peranan komunikator
dibahagikan kepada tiga iaitu pemantau,penyampai dan jurucakap.
ii. Pendorong
 bijak memotivasi dan mendorong pekerja.
 melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan
iii. Penyelesai masalah
 pengurus perlu berhadapan dengan masalah.
 diselesaikan dengan tegas walaupun tindakan yang diambil tidak disukai.
 perlu memikirkan kesan jangka panjang terhadap organisasi dalam semua tindakannya.
 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 3 drp : 10

iii)Usahawan
 perlu membuat keputusan tentang pembaharuan yang diperlukanoleh organisasi samada
dalam bentuk proses pengurusan, pengeluaran barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan
.
 pengurus perlu menggunakan inisiatif mereka untuk memulakan perubahan yang positif.
 bijak mengambil peluang.
iv) Keberkesanan Dan Kecekapan
 Kecekapan dan keberkesanan penting dalam pencapaian matlamat supaya dapat kesemua
sumber yang ada digunakan dengan sebaik mungkin tanpa ada pembaziran dan memastikan
apakah matlamat yang ingin dicapai sebelum memutuskan bagaimana mudah mencapai
matlamat tersebut dan iannya digunakan untuk menilai pengurus.
 Keberkesanan:
Sebagai melakukan sesuatu kerja yang betul (doing the right things), iaitu menyempurnakan
sesuatu kerja yang membantu ke arah memenuhi objektif organisasi.
 Kecekapan
Sebagai melakukan sesuatu kerja dengan betul (doing things right), iaitu melaksanakan
sesuatu kerja dengan usaha, perbelanjaan dan sisa yang minimum

PERANCANGAN
Definisi sebagai satu proses di mana pengurus menentukan matlamat dan memutuskan apakah
tindakan yang paling sesuai yang perlu
diambil untuk mencapai matlamat tersebut

Kepentingan Perancangan

i. Memberi hala tuju kepada pengurus

 Pengurus dapat memastikan apa yang sebebnarnya ingin dilakukan, bagaimana untuk
melakukan sesuatu perkara yang telah diputuskan, mengapa beliau perlu malakukan perkara
tersebut, bila untuk melakukannya dan siapa yang harus melaksanakannya dan sebagainya.

ii. Membantu pengurus untuk menyelaras dan mengorganisasi semua sumber

yang perlu digunakan untuk mencapai matlamat organisasi.
 Sumber kebendaan dan sumber manusia dalam organisasi perlu digembeleng.contoh untuk
ditingkatkanjualan.jurujual perlu ada kemahiran untuk menjual,sistem ganjaran juga perlu
dirancang.

iii. Membantu memfokuskan segala usaha untuk mencapai matlamat.

 Semua bahagian atau unit dalam organisasi dapat memahami dengan jelas tentang sumbangan
yang mereka patut berikan.komitmen dan usaha pekerja akan dapat dipentingkan.
 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 4 drp : 10

PENGORGANISASIAN

Definisi:

Merupakan proses merangka dan membentuk sumber manusia dan bukan manusia supaya
rancangan organisasi dapat digerak.
Kepentingan:

i. Dapat membantu pengurus melaksanakan apa yang telah diputuskan dalam perancangan.
ii. Dapat mengelakkan kerja-kerja daripada bertindih.
iii. Bertindak sebagai suatu usaha bagi penyatuan kerja.
iv. Menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi.
v. Mengenal pasti siapa yang bertanggungjawab terhadap siapa
vi. Membentuk saluran komunikasi yang formal.

PROSES PENGORGANISASIAN

1. Menentukan Objektif.
 Supaya Objektif tersebut boleh dijadikan panduan unuk mennetukan aktiviti-
aktiviti organisasi yang perlu dilakukan.

2. Pengenalpastian Aktiviti.
 Aktiviti-aktiviti ditetapkan dan perlu dikenalpati. Dengan khusus dan terperinci

3. Pengelasan dan pengelompokan aktiviti.

 Aktiviti akan dikelas dan dikelompokan mengikut bahagianbahagian tertentu berdasarkan
fungsi dan sifatnya.

4. Pengagihan tugas
 Tugas perlu diagihkan kepada pekerja atau kumpulan yang mempunyai
kebolehan dan kepakaran dalam bidang tugaas yang berkaitan.

5. Autoriti dan tangungjawab.

 Autoriti dan tangungjawab perlu diberikan kepada pekerja agar dapat
melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan dan menetukan hubungan
majikan dengan pekerjanya melalui rantaian arahan.

Kesimpulan:
Proses pengorganisasian melibatkan empat elemen penting:
1. Pengkhususan
2. Pembahagian kerja
3. Penjabatanan
4. Hierarki organisasi dan penyelarasan
 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 5 drp : 10

Carta Organisasi

Definisi: Merupakan rajah yang memaparkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan polisi
individu dalam organisasi.

Maklumat-maklumat yang terdapat dalam carta organisasi:

1. Tugas- menunjukkan tugas yang berbeza dalam organisasi.
2. Pembahagian kerja – satu kotak mewakili satu posisi kerja.
3. Peringkat pengurusan – mengambarkan hirarki pengurusan dari pengurus atasan
sehingga
pengurusan bawahan.
4. Autoriti lini – Garis menegak dalam carta menunjukkan hubungan autoriti dalam organisasi.
5. Komunikasi – komunikasi formal akan berlaku mengikut autoriti lini

Elemen-elemen Utama Struktur Organisasi

Terdapat enam elemen utama dalam merekabentuk struktur organisasi iaitu:

i. Pengkhususan kerja
Berlaku apabila tugas dalam organisasi dibahagikan kepada beberapa bahagian yang dilakukan
secara rutin bagi membolehkan subordinat mengetahui secara mendalam bahagian-bahagian kerja
yang dilakukan supaya mereka memiliki tahap kemahiran yang tinggi

Diantara kebaikannya ialah:

 Meningkatkan kemahiran subordinat
 Mengurangkan masa dalam mengubah tugas
 Kos yang rendah dalam melatih subordinat

Diantara keburukannya ialah:

 Pada jangka masa panjang akan menyebabkan kebosanan subordinat
 Keletihan
 Kualiti dan produktiviti semakin rendah
 Ketidakhadiran

ii. Penjabatanan
Definisi-satu proses mengumpulkan manusia dan aktivitiaktiviti yang sama dan
berkaitan ke dalam satu kelompok dan disusun secara secara sistematik.

Jenis Penjabatanan
i. Penjabatanan mengikut fungsian
ii. Penjabatanan mengikut produk
iii. atau servis
iv. Penjabatanan mengikut pelanggan
v. Penjabatanan mengikut geografi
vi. Penjabatanan mengikut matriks
Penjabatanan mengikut fungsian
Sesuai kepada organisasi yang mempunyai persekitaran yang mantap dan kawalan ketat terhadap
proses dan operasi.
Contoh: Hospital, universiti, dan syarikat perniagaan.
NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 6 drp : 10

Kelebihan :
1. Menggalakkan pengkhususan kemahiran.
2. Kurangkan duplikasi penggunaan sumber.
3. Meningkatkan pembangunan kerjaya dan jabatan.
4. Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran.
5. Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang
mereka.
6. Keputusan adalah dipusatkan
Kelemahan
1. Menekankan kepada satu tugas yang rutin.
2. Mengurangkan komunikasi antara satu jabatan dengan jabatan lain.
3. Sukar untuk membuat penjadualan antara jabatan dengan jabatan yang lain.
4. Lebih mementingkan jabatan daripada organisasi.
5. Pembangunan pengurus dan pekerja hanya dalam bidang yang terhad.

Pengurus Besar

Rajah 1 : Penjabatan Mengikut Fungsi

Penjabatanan mengikut produk atau servis

 Sesuai kepada organisasi yang kompleks dan syarikat multinasional yang mengeluarkan
pelbagai jenis produk.
 Merujuk kepada pengumpulan aktiviti mengikut barisan produk seperti minyak, pelincir dan
kimia di bawah satu jabatan.

Kelebihan
1. Sesuai untuk organisasi yang menghadapi perubahan yang cepat pada produk.
2. Dapat menyesuai dan mementingkan permintaan pelanggan
3. Meningkatkan keupayaan prestasi produk dari segi kualiti memandangkan semua aktiviti
adalah di bawah arahan seorang pengurus dan menjadi tanggungjawab bahagian
berkenaan untuk memastikan keberkesanan pengeluarannya dengan sumber yang cukup
disediakan.
 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 7 drp : 10

CEO

Rajah 2 : Penjabatanan Mengikut Produk

iii. Rantaian arahan
Merupakan satu garis kuasa yang bermula dari pihak atasan sehingga ke pihak bawah dalam
organisasi dengan menjelaskan siapa melapor dan bertanggungjawab kepada siapa. Di dalam
membincangkan rantaian arahan terdapat dua konsep komplementari yang perlu diberi
perhatian iaitu:
 Autoriti- kuasa sah yang diberi kepada seseorang untuk memberi arahan dan
menjangka subordinat akan mengikut arahannya berdasarkan kedudukan dalam
hierarki organisasi
 Kesatuan arahan- Organisasi yang mengamalkan kesatuan arahan membolehkan setiap
jabatan di bawah penyeliaan seorang ketua sahaja untuk mengelakkan daripada
berlakunya kekliruan tugas. Subordinat hanya perlu melapor dan bertanggungjawab
kepada ketua yang telah ditentukan.

iv. Jangkauan kawalan

Bermaksud bilangan subordinat yang boleh seseorang pengurus mengarah atau menyelia
dengan paling cekap dan berkesan. Adalah didapati jangkauan kawalan yang kecil adalah mahal,
komunikasinya kompleks dan pengawalan adalah ketat

Rajah 3: Jangkauan Kawalan Yang Kecil

 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 8 drp : 10

Rajah 4 : Jangkauan Kawalan Yang Luas

Jangkauan kawalan yang luas membolehkan organisasi mengurangkan kos, membuat keputusan dengan
cepat, lebih fleksibel, merapatkan hubungan dengan pelanggandan memperkasa subordinat.

v. Pemusatan dan desentralisasi

Pemusatan dan desentralisasi merupakan kaedah pengagihan kuasa yang dilakukan oleh
pengurus dengan mengambil kira pertimbangan kerumitan dan kesegeraan tugas, kemampuan
subordinat dan gaya kepimpinan pengurus.

vi. Formalisasi

Formalisasi ialah sejauh mana tugas dalam organisasi dibuat mengikut standard yang boleh ditentukan.
Formalisasi menentukan setakat mana undang-undang dan peraturan boleh mengarah subordinat dan
pengurus. Kesan daripada formalisasi ialah:
 Melaksanakan sesuatu pekerjaan dengan cara sama atau berulang
 Menghasilkan output yang konsisten dan seragam
 NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 9 drp : 10

Skop Kerja

Carta maklumat rekabentuk dan pembuat keputusan

Rekabentuk Kejuruteraan
(Engineering Design)
Kejuruteraan Industri
(Industrial Engineering)
Rekabentuk Industri (Industrial Design)

Pasukan Pembangunan Produk (Product Development Team)

Jualan & Pemasaran

(Sales & Marketing)

Kejuruteraan Pembuatan
Pengeluaran Pembelian (Manufacturing Engineering)
(Production) (Purchasing)

Skop Kerja Bahagian Jualan dan Pemasaran Skop Kerja Bahagian Rekabentuk Industri

 Waranti produk  Perincian akhir produk

 Penghantaran  Perincian Ergonomik
 Gudang  Pembungkusan produk
 Pengiklanan
 Literatur Produk
 Manual Pengguna
 Pelancaran Produk
NO. KOD ETE 8024/K 03/NK 01-08 Muka : 10 drp : 10

Skop Kerja Bahagian Kejuruteraan Rekabentuk Skop Bahagian Kejuruteraan Industri

 Membuat analisis keupayaan rekabentuk  Carta alir bahan dan produk
dengan lebih terperinci  Rajah Susun atur
 Membuat pengujian prapengeluaran kemudahan /pembaikan
keupayaan prototaip semula
 Membuat spesifikasi proses pengilangan  Gudang inventori
 Manual pengguna  Perancangan pemasangan
 Lukisan susun atur
 Lukisan Perincian
 Lukisan Pemasangan
 Bill Of Materials
Skop Bahagian Kejuruteraan
 Notis perubahan kejuruteraan
Pengilangan
 Paten, Hakcipta & Tanda Dagangan
 Fixture desingn/Fabrication
 Rekabentuk
peralatan/Fabrikasi
 Proses Pengubahsuaian
Skop Bahagian Pembelian
Peralatan
 Kelayakan vendor, pemilihan dan
 Proses pengambil alihan
rundingan
peralatan
 Sumber alat ganti luar atau sub
 Proses perancangan
pemasangan
 Bahan mentah
 Kawalan Kualiti
 Buat atau beli Skop Bahagian Pengeluaran
 Pertukaran peralatan
(tooling changeover)
 Pengujian Penerimaan
 Latihan Pekerja
 Jadual tenaga kerja