NO.

KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 1 drp : 8

BAHAGIAN TEKNIK DAN VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62604 PUTRAJAYA

NOTA KULIAH 8
SEMESTER SEMESTER 4 DVM SESI 2021/2022

JABATAN JABATAN TEKNOLOGI ELEKTRIK & ELEKTRONIK

PROGRAM DIPLOMA TEKNOLOGI ELEKTRIK/ DVM

KOD/KURSUS DEA 4123 : INDUSTRIAL MANAGEMENT

KOMPETENSI 08 CONDUCT IN-HOUSE TRAINING

KOMPETENSI UNIT K08.1 Identify type of training

K08.2 Prepare invitation letter

K08.3 Prepare presentation material

K08.4 Prepare training schedule

K08.5 Deliver training

KOMPETENSI Trainee must be able to:

PEMBELAJARAN 1. Prepare yearly budget, activity and progress according
to management report. (C3, PLO1)
2. Work collaboratively in groups to initiate technical manpower,
delegate works to sub ordinate and organize on-job training.
(A3, PLO5)
3. Lead a group to construct department meeting, staff appraisal
and in-house training according to management schedule.
(P3, PLO9)

NO KOD DEA 4123/K 08/NK 01-05 MUKA : 01 DARIPADA 08

NO KOD JPK

NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 2 drp : 8

NAMA KURSUS ETE8024 INDUSTRIAL MANAGEMENT

STANDARD KANDUNGAN 08 MENGANJURKAN LATIHAN DALAM PEKERJAAN

1. Latihan dan Pembangunan

Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan yang diberikan untuk
meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja. Latihan merupakan usaha-usaha untuk
meningkatkan kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkara- perkara yang berkaitan
dengan kerja yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak pekerja dan syarikat.

Keperluan latihan kepada pekerja dikenalpasti melalui :-

i. Penilaian prestasi.
ii. Analisis keatas keperluanpekerjaan.
iii. Analisis organisasi.
iv. Pandangan pekerja.

2. Maksud latihan dalam pekerjaan. (In-House Training)

Pertama, in-house training yang dimaksudkan adalah untuk menyelesaikan masalah (problem solving).
Sebagai contoh, di suatu tempat kerja terjadi masalah dalam penyelesaian suatu tugas yang dikerjakan
oleh beberapa bahagian dalam suatu jabatan tertentu. Setelah diselidiki di dapati ada masalah
komunikasi dan sukarnya terjadi kerjasama. Maka, topik latihan yang sesuai untuk mengatasi masalah ini
adalah COMMUNICATION EXCELLENCE & TEAM BUILDING.

Kedua, in-house training yang dimaksudkan adalah untuk meningkatkan prestasi (Performance
Improvement). Seiring peredaran zaman perlu ada peningkatan prestasi individu atau kumpulan kerja
tertentu. Sebagai contoh, dengan mempunyai konsep atau kaedah kerja yang baru maka seorang
individu atau kumpulan kerja mampu menghasilkan waktu penyelesaian pekerjaan yang lebih singkat
atau kualiti pekerjaan yang lebih baik. Topik latihan yang sesuai ini adalah INNOVATION & CREATIVITY:
IMPROVING YOUR PERFORMANCE. I

NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 3 drp : 8

3. Tujuan Latihan
Ivancevich (1999) menyatakan bahawa tujuan latihan adalah seperti berikut:

1. menambahkan kuantiti output

2. memperbaiki kualiti output
3. mengurangkan kos pembaziran dan kos menyelenggara peralatan
4. mengurangkan jumlah dan kos kemalangan di tempat kerja
5. mengurangkan pusing ganti dan ketidakhadiran pekerja
6. meningkatkan kepuasan kerja di kalangan pekerja
7. mengelakkan obsolescence atau ‘keusangan’ (sifat tiada perubahan) pekerja.

4. Faktor yang mewujudkan keperluan untuk mengadakan program latihan.

Goetsch (2002) pula menggagaskan bahawa terdapat beberapa faktor yang mewujudkan keperluan untuk
mengadakan program latihan iaitu:
1. Persaingan di pasaran
Persaingan yang wujud di pasaran sama ada domestik atau antarabangsa memberikan pengaruh yang sangat
besar kepada sesebuah organisasi. Ia menentukan sama ada sesebuah organisasi itu akan maju atau
ketinggalan dalam aspek-aspek seperti pengeluaran produk, penjanaan keuntungan, pemerolehan pakar-
pakar dalam organisasi, dan sebagainya. Untuk itu, organisasi perlu untuk melatih para pekerjanya supaya
mempunyai kemahiran kerja yang mantap, pengetahuan kerja yang meluas dan lebih produktif daripada
pesaing-pesaing organisasi yang lain.
2. Perubahan yang pantas dan berterusan
Perubahan yang pantas dan berterusan adalah suatu hakikat kehidupan dalam konteks organisasi moden.
Kemahiran yang dianggap terkini semalam, mungkin sudah ketinggalan hari ini, begitu juga dengan
pengetahuan yang sah (valid) hari ini mungkin sudah tidak relevan pada hari esok. Satu sahaja kaedah bagi
para pekerja akan sentiasa ‘stay current’ atau bersifat kompetitif adalah dengan mengikuti program latihan
yang berkala yang disediakan organisasi.
3. Masalah pemindahan teknologi
Pemindahan teknologi biasanya dikaitkan dengan dengan usaha ‘mengkomersialkan teknologi baru dalam
organisasi’. Teknologi baru yang mungkin terdiri daripada mesin, jentera, atau perisian komputer akan
sekadar menjadi ‘ikon’ atau gajah putih dalam sesebuah organisasi yang tidak berfungsi tanpa pengendali
yang mahir di kalangan para pekerja. Untuk itu, pekerja harus sentiasa tip-top dengan pemindahan teknologi
ini dengan cara dihantar mengikuti program latihan.
4. Demografi yang berubah-ubah
Perubahan demografi menurut Goetsch (2002) merupakan perubahan kumpulan warga organisasi dari sehari
ke sehari dalam konteks jantina, bangsa, agama, budaya, dan pemahaman dan kehendak individu. Selain itu,
perubahan demografi juga boleh dikaitkan sebagai perubahan suasana atau persekitaran kerja (the nature of
working), misalnya seperti pekerja-pekerja kilang yang bekerja secara job rotation. Pekerja-pekerja yang
melalui perubahan demografi ini perlu diberi latihan sebaiknya untuk menyesuaikan diri mereka seceat
munkin

NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 4 drp : 8

5. Faedah program latihan
M.B. Muda, et. al.(2003), menyenaraikan beberapa manfaat atau faedah program latihan seperti
berikut:

1. Mempertingkatkan produktiviti pekerja

Latihan boleh membantu mempertingkatkan produktiviti pekerja dengan memperbaiki kebolehan
mereka untuk melakukan kerja yang diberikan. Ini merupakan tujuan utama program latihan
diadakan.

2. Meningkatkan kepuasan kerja

Pekerja yang produktif akan berupaya mencapai kepuasan kerja dan kurang berkemungkinan
untuk mencari peluang pekerjaan lain. Oleh itu, kadar pusing ganti pekerja dan kos perbelanjaan
organisasi untuk mengadakan program latihan yang berulang-ulang akan berkurangan.

3. Memastikan pekerja menurut peredaran zaman

Perubahan teknologi yang pantas menyebabkan kemahiran dan pengetahuan pekerja di dalam
organisasi mudah lapuk.Oleh itu, latihan diperlukan supaya kemahiran yang diperlukan oleh
pekerja untuk mengendalikan sesuatu teknologi sentiasa selaras dengan perkembangan teknologi
tersebut.

4. Membantu mendorong pekerja.

Program perkembangan dan pendidikan boleh ditawarkan kepada pekerja sebagai satu bentuk
ganjaran untuk mendorong pekerja. Misalnya pekerja boleh dihantar untuk berkursus atau
menghadiri seminar di luar lokasi tempat kerja yang menarik seperti di hotel-hotel. Melalui
program-program seperti ini, mereka boleh mendapat idea-idea perniagaan yang baru daripada
rakan-rakan dari organisasi lain di dalam bidang yang sama

6. Faktor-faktor penstrukturan latihan

Dalam sesebuah organisasi, kebiasaannya latihan-latihan yang distrukturkan adalah dipengaruhi oleh
beberapa faktor, antaranya seperti:
1. Saiz belanjawan yang diperuntukkan organisasi
2. Kumpulan dan tahap pekerja yang mana perlu dihantar ke program latihan
3. Peralatan dan bahan-bahan sokongan yang ada untuk membuat latihan
4. Keputusan pihak atasan dalam meluluskan program latihan
5. Latihan dibuat di dalam organisasi atau dibuat di luar seperti di hotel, pusat latihan dan sebagainya
6. Latihan dilaksanakan oleh pihak organisasi sendiri ataupun melantik subject matter expert /
konsultan dari luar organisasi.

NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 5 drp : 8

 7. Proses Program Latihan

Latihan sumber manusia adalah satu bentuk pembelajaran formal, berstruktur dan sistematik. Tujuan
ia distrukturkan sebegini supaya tiga tahap Input-Proses-Output latihan dapat dikawal kualitinya
sekaligus memberi impak positif terhadap pembangunan individu dan pembangunan organisasi.
Proses latihan boleh digambarkan melalui model-model proses latihan yang banyak digagaskan oleh
para sarjana. Model-model ini sebenarnya boleh diaplikasikan sebagai panduan bagi sesebuah
organisasi untuk melaksanakan satu-satu program latihan. Ini adalah kerana model-model ini
dibangunkan hasil daripada kajian dan pengadaptasian daripada program-program latihan yang telah
dilaksanakan oleh banyak organisasi-organisasi multinasional dan organisasi yang ‘well established’ di
seluruh dunia. Antara model-model proses latihan yang telah dibangunkan adalah seperti berikut:

PERSEDIAAN Pemilihan Kaedah Latihan Pemilihan Kaedah Keberkesanan

LATIHAN Latihan

Melaksanakan Latihan
Analisis Keperluan Latihan PENILAIAN Mengawal Latihan
LATIHAN

Reka Bentuk Latihan

PELAKSANAAN LATIHAN Penilaian
Keberkesanan Latihan

Menurut Ibrahim (1996), Model Proses Latihan ini mengandungi tiga fasa utama,
iaitu: a) Fasa persediaan latihan
b) Fasa pelaksanaan latihan
c) Fasa penilaian latihan
NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 6 drp : 8

8. Pelaksanaan Program Latihan

Dalam usaha untuk mendapatkan output atau hasil yang diharapkan melalui sesebuah program latihan,
tahap pelaksanaan latihan merupakan tahap yang paling kritikal. Menurut Maimunah (1999), Hellriegel,
Jackson dan Slocum (1999), dan Nadler (1983), tahap pelaksanaan sesuatu program latihan merupakan
penentu utama kepada kejayaan keseluruhan usaha organisasi untuk melatih para pekerjanya. Selepas
tahap inilah kebiasaannya penilaian keberkesanan pelbagai aspek dilaksanakan. Misalannya keberkesanan
modul atau kurikulum latihan, kebolehan dan keupayaan jurulatih dan fasilitator, keupayaan pelatih
mengadaptasi latihan, tahap kemudahan dan peralatan yang disediakan untuk pelatih, dan sebagainya.
Secara spesifiknya, reka bentuk dan pelaksanaan program latihan digambarkan melalui Rajah 13 berikut:

PENTAKSIRAN (ASSESSMENT) Mengkategorikan Tahap-tahap Menetapkan Objektif Memilih Jurulatih

Keperluan
Menilai REKA BENTUK / PELAKSANAAN
Membina Rancangan Pengajaran
Keperluan

Memilih Teknik dan Kaedah Latihan

Menyediakan Material Menjadualkan Memilih Kriteria Pelajaran Melaksanakan Reka Bentuk Penilaian

Program Melaksanakan Latihan

Mengkaji Hasil

PENILAIAN Penilaian
(EVALUATION)
Reka Bentuk
Penilaian

NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 7 drp : 8

a) Menetapkan Objektif Latihan

Penetapan objektif latihan merupakan sesuatu yang sangat penting dalam menentukan hala tuju
program latihan. Penetapan objektif latihan adalah dibuat berdasarkan kepada analisis keperluan
latihan (training needs analysis) yang telah dibuat sebelum itu. Objektif penting dalam memandu arah
pelaksanaan program latihan, dan para pelatih akan dapat mengetahui apakah yang diharapkan
melalui program latihan ini daripada mereka (Ibrahim, 1996). Objektif juga berfungsi bagi pelatih
untuk menilai pencapaian diri mereka sendiri, apakah selepas mengikuti latihan mereka dapat
berubah dan menunjukkan prestasi kerja yang baik seperti yang dinyatakan melalui objektif latihan.
Pembentukan objektif latihan juga membantu kerja penilaian latihan yang menjadi pengukur kepada
tahap kejayaan atau kegagalan sesebuah program latihan.

b) Memilih Jurulatih / Pelaksana Latihan

Proses untuk memilih jurulatih untuk melaksanakan dan menyelenggarakan satu-satu program latihan
akan tertumpu kepada persoalan sama ada perlukah melantik konsultan latihan atau jurulatih dari luar
organisasi, ataupun sekadar menggunakan khidmat jurulatih dan pasukan pelaksana latihan dari dalam
organisasi. Jawapan kepada persoalan sebegini sebenarnya bergantung kepada banyak faktor.
Antaranya, kos budget atau peruntukan kewangan yang diberi oleh organisasi untuk melaksana
latihan, budaya organisasi melaksanakan latihan, jumlah pelatih, darjah kesukaran input latihan atau
pengajaran yang perlu disampaikan kepada pelatih, sumber-sumber seperti peralatan, model, modul,
lokasi untuk latihan yang dimiliki organisasi, faktor masa, faktor psikologi (contohnya, pelatih akan
lebih mudah menerima latihan jika diberi oleh orang luar berbanding dengan hanya pengurus atau
penyelia mereka sendiri yang menyampaikan latihan), dan sebagainya.

Kebiasaannya organisasi akan mempunyai pasukan jurulatihnya yang tersendiri yang akan
melaksanakan program-program latihan yang bersifat tekal, seperti orientasi pekerja, latihan audit
kualiti, latihan yang melibatkan kemahiran-kemahiran teknikal, dan sebagainya. Keputusan untuk
melantik atau menggunakan khidmat jurulatih atau konsultan latihan dari luar organisasi pula mungkin
melibatkan program-program latihan yang kritikal seperti latihan penggunaan teknologi atau sistem
komputer yang baru, latihan yang melibatkan perubahan dasar organisasi atau kerajaan, dan
sebagainya.

c) Membina Rancangan Pengajaran

Rancangan pengajaran adalah merupakan garis panduan bagaimana satu-satu program latihan perlu
dijalankan. Secara ringkasnya, persediaan pengajaran meliputi elemen-elemen berikut:
1. Isi Kandungan
2. Susunan aktiviti
3. Pemilihan bahan mengajar
4. Pembentukan program latihan
5. Masa dan perancangan perjalanan setiap aktiviti
6. Pemilihan kaedah penyampaian
NO. KOD DEA 4123/K 08/NK 01-08 Muka : 8 drp : 8

d) Memilih Teknik dan Kaedah Latihan

Seperti yang telah dibincangkan sebelum ini tentang jenis-jenis latihan, terdapat dua kaedah latihan
yang boleh dipilih oleh organisasi untuk diterapkan dalam program latihan yang dirancang, iaitu
latihan semasa kerja dan latihan di luar tempat kerja. Menurut Ibrahim (1996), Mondy, Noe dan
Premeaux (2002) dan Rozhan (2002), pemilihan teknik dan kaedah latihan ini bergantung kepada
beberapa faktor, antaranya:

a. Objektif program
b. Masa dan sumber kewangan yang ada
c. Sumber-sumber yang ada (jurulatih, tempat latihan, material dan bahan latihan, teknologi)
d. Sifat pelatih (tahap KSA pekerja, tahap kesediaan untuk dilatih).

e) Menyediakan Material / Bahan Pengajaran

Dalam langkah ini, pemilihan bahan-bahan atau material latihan biasanya tertakluk kepada
keselarasan penggunaannya dengan objektif latihan, pilihan jurulatih, dan seperti yang disenaraikan
dalam rancangan pengajaran. Misalannya, bahan-bahan bercetak, alatulis, alat bantuan mengajar,
modul untuk jurulatih, komputer atau sistem aplikasi (sekiranya menggunakan kaedah latihan
computer aided learning), dan sebagainya
f) Merangka Jadual Program Latihan

Penjadualan program latihan sebenarnya perlu dibuat selaras dengan jadual kerja yang ditetapkan
oleh setiap bahagian dalam sesebuah organisasi untuk para pekerjanya. Ini bertujuan untuk
memastikan bahagian-bahagian dalam organisasi ini tidak terganggu operasi keseluruhannya
disebabkan para pekerja mereka mengikuti latihan dan meninggalkan tugas mereka. Itulah sebabnya,
kadang kala ada organisasi yang cenderung melaksanakan latihan semasa bekerja, supaya produktiviti
organisasi tidak akan terganggu (Cascio, 1995).

g) Melaksanakan Program Latihan

Pada tahap pelaksanaan ini, pihak yang memikul tanggungjawab utama ialah jurulatih dan
jawatankuasa pelaksana program. Merekalah yang akan memastikan:
1. Program berjalan sebagaimana yang telah diatur
2. Kemudahan penginapan, makanan dan lain-lain bagi para pelatih (jika ada)
3. Kandungan latihan dapat disampaikan dengan baik
4. Wujud aliran training transfer yang baik dari jurulatih kepada pelatih
5. Penilaian terhadap keberkesanan latihan dibuat.