BAB 8

PELATIHAN

Mata kuliah : Total Quality Manajemen

Oleh Kelompok 7 :

1. Dityanita Kurnia Putri (1903102013)

2. Darulia Ratna (1903102027)
3. Ratih Dwi Novitasari (1903102031)

Program Studi Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Uniersitas PGRI Madiun

1
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................. 2
BAB I ......................................................................................................................................... 3
LATAR BELAKANG ............................................................................................................... 3
BAB II........................................................................................................................................ 4
ISI MATERI .............................................................................................................................. 4
A. PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PEMBELAJARAN ............................................ 4
B. FAKTOR PENYEBAB PERLUNYA PELATIHAN ..................................................... 4
C. PROSES PELATIHAN YANG EFEKTIF ..................................................................... 6
a. Penentuan Kebutuhan Pelatihan .................................................................................. 6
b. Peserta Pelatihan ......................................................................................................... 8
c. Tempat Pelatihan ......................................................................................................... 8
d. Materi dan Isi Pelatihan............................................................................................... 9
e. Pemberian Pelatihan .................................................................................................... 9
f. Evaluasi Pelatihan ..................................................................................................... 10
D. PENDEKATAN DALAM PEMBERIAN PELATIHAN ............................................ 10
E. PRINSIP-PRINSIP PEMBELAJARAN ....................................................................... 12
F. PENYEBAB KEGAGALAN PELATIHAN ................................................................ 12
BAB III .................................................................................................................................... 13
KESIMPULAN ........................................................................................................................ 13
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 14

2
 BAB I
LATAR BELAKANG

Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan manajemen yang

menekankan pentingnya memperbaiki kualitas produk atau layanan yang dihasilkan dengan
tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Salah satu aspek penting dalam
menerapkan prinsip-prinsip TQM di perusahaan adalah pelatihan. Pelatihan merupakan sarana
yang penting untuk mengubah budaya perusahaan menuju TQM. Pelatihan yang tepat dapat
membantu mengurangi resistensi terhadap perubahan, meningkatkan keterlibatan karyawan
dalam proses perbaikan berkelanjutan, dan memperkuat komitmen perusahaan terhadap TQM.
Namun, pelatihan yang tidak tepat dapat menjadi pemborosan waktu, sumber daya, dan uang.
Pelatihan yang tidak terstruktur atau tidak terukur dapat menyebabkan karyawan tidak mengerti
prinsip-prinsip TQM atau tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menerapkannya
dengan sukses. Oleh karena itu, penting untuk memahami strategi pelatihan yang efektif untuk
memastikan bahwa pelatihan TQM di perusahaan dilakukan dengan baik dan menghasilkan
hasil yang diinginkan.

Salah satu strategi pelatihan yang efektif adalah pelatihan yang disesuaikan dengan
kebutuhan individu dan departemen. Setiap individu atau departemen di perusahaan memiliki
kebutuhan pelatihan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, pelatihan harus disesuaikan dengan
kebutuhan individu atau departemen agar dapat memperoleh manfaat maksimal dari pelatihan.
Selain itu, pelatihan juga harus terukur untuk mengevaluasi efektivitasnya. Evaluasi dapat
dilakukan melalui pengukuran sebelum dan setelah pelatihan, atau melalui pengukuran tingkat
partisipasi dan dampak pelatihan pada kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan.
Pelatihan TQM juga harus menjadi bagian dari program pengembangan karyawan dan
pengembangan karir. Karyawan yang terlibat dalam program pengembangan karyawan dan
pengembangan karir cenderung lebih termotivasi dan terlibat dalam pelatihan, karena mereka
melihat bahwa pelatihan adalah bagian dari upaya perusahaan untuk meningkatkan
keterampilan dan kemampuan mereka. Dalam hal ini, pelatihan juga harus menjadi bagian dari
strategi manajemen kinerja. Pelatihan dapat membantu memperbaiki kinerja karyawan dan
meningkatkan produktivitas perusahaan.

3
 BAB II
ISI MATERI

A. PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PEMBELAJARAN

Pelatihan merupakan bagian dari pendidikan. Pendidikan lebih bersifat

filosofis danteoritis. Walaupun demikian, pendidikan dan pelatihan memiliki tujuan
yang sama, yaitu pembelajaran. Di dalam pembelajaran terdapat pemahaman secara
implisit. Melaluipemahaman, karyawan dimungkinkan untuk menjadi seorang
innovator, pengambil inisiatif,pemecah masalah yang Kreatif, serta menjadikan
karyawan efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan.Berdasarkan sumbernya,
pelatihan dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu:
1. In-house atau on-site training.
In-house training berupa on-the-job training, seminar atau lokakarya, instruksi
lewat media (video, tape, dan satelit), dan instruksi yang berbasis komputer.
2. External atau outside training
Sedangkan external training terdiri dari kursus di Universitas atau perguruan tinggi,
seminar dan lokakarya yang disclenggarakan olch Universitas dan/atau pelatihan
privat, kursus tertulis, serta pelatihan yang diadakan olch assosiasi dagang,
organisasi profesional, dan lembaga organisasi teknik.
3. Kombinasi keduanya
Berdasarkan kategori karyawan, pelatihan dapat berupa program orientasi
karyawan baru, pelatihan umum secara ekstensif, pelatihan job-spesific, praktik
standar setahap demi setahap, dan pelatihan peralatan, serta prosedur operasi.

B. FAKTOR PENYEBAB PERLUNYA PELATIHAN

Ada lima faktor penyebab diperlukannya pelatihan.

1. Kualitas angkatan kerja yang ada
Angkatan kerja yang berkualitas tinggi adalah kelompok yang mengenyam
pendidikan dengan baik dan memiliki keterampilan intelektual dasar seperti
membaca, menulis, berpikir,mendengarkan, berbicara, dan memecahkan masalah.
Orang-orang seperti itu potensialuntuk belajar dan beradaptasi dengan cepat
terhadap pekerjaannya.

4
2. Persaingan global
Agar dapat memenangkan persaingan, perusahaan harus mampu menghasilkan
produkyang lebih baik dan lebih murah daripada pesaingnya. Untuk itu diperlukan
senjata yangampuh untuk menghadapi persaingan agar tetap survive dan memiliki
dominasi. Senjatatersebut adalah pendidikan dan pelatihan.
3. Perubahan yang cepat dan terus-menerus
Perubahan terjadi dengan cepat dan berlangsung terus-menerus. Pengetahuan
danketerampilan yang masih baru ini mungkin besok pagi sudah menjadi usang.
Dalamlingkungan seperti ini sangat penting memperbaharui kemampuan karyawan
secara konstan. Organisasi yang tidak memahami perlunya pelatihan tidak mungkin
dapat mengikuti perubahan tersebut.
4. Masalah-masalah alih teknologi
Hambatan utama terhadap efektivitas proses alih teknologi adalah ketakutan
(kekhawatiran) akan perubahan dan ketidaktahuan akan teknologi baru tersebut.
Hambatan tersebut dapatdiatasi dengan pelatihan.
5. Perubahan keadaan demografi
Untuk mengatasi perbedaan budaya, sosial, dan jenis kelamin dibutuhkan
pelatihan,komitmen, dan perhatian.

Pelatihan karyawan memberikan manfaat sebagai berikut:

 Mengurangi kesalahan produksi
 Meningkatkan produktivitas
 Meningkatkan/memperbaiki kualitas
 Mengurangi tingkat turnover
 Biaya staf yang lebih rendah
 Mengurangi kecelakaan
 Meminimisasi biaya asuransi
 Meningkatkan fleksibilitas karyawan'
 Respon yang lebih baik terhadap perubahan
 Meningkatkan komunikasi
 Kerja sama tim yang lebih baik

5
  Hubungan karyawan yang Iebih harmonis
 Mengubah budaya perusahaan
 Menunjukkan komitmen managemen terhadap kualitas

Sering ada yang berpendapat bahwa pelatihan hanya berkaitan secara langsung
dengan pekerjaan. Edward Deming menyatakan bahwa apabila pelatihan terlalu
difokuskan pada aplikasi langsung merupakan pandangan yang keliru. Berbagai macam
pembelajaran dapat memberikan keuntungan yang tidak dapat diprediksi.

C. PROSES PELATIHAN YANG EFEKTIF

Ketika akan melaksanakan pelatihan, setiap perusahaan dihadapkan pada pertanyaan-

pertanyaan sebagai berikut :
 Pelatihan macam apa yang kita butuhkan?
 Siapa yang harus dilatih?
 Dimana tempat pelatihannya?
 Bagaimana cara pemberian pelatihan tersebut?
 Bagaimana cara mengetahui efektivitas pelatihan yang telah dilakukan?

a. Penentuan Kebutuhan Pelatihan

Pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan

adalah sebagai berikut:
1. Menentukan keterampilan karyawan yang diperlukan untuk mencapai strategi
kualitas perusahaan.
Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh para manajer untuk
menentukankebutuhan akan pelatihan, diantaranya:
 Observasi
Manajer dapat melakukan observasi terhadap beberapa aspek pokok
Misalnya apakah terdapat masalah-masalah yang spesifik dalam
perusahaan? Apakah karyawan menghadapi masalah dalam melakukan
tugas-tugas tertentu? Apakah pekerjaan secara konsisten mendukung
proses?.
 Wawancara

6
 Manajer dapat mewawancarai para karyawan agar mereka
mengungkapkan kebutuhan mereka berdasarkan keterampilan dan
pengetahuan yang dimiliki. Karyawan mengetahui tugas yang harus. mereka
kerjakan setiap hari. Mereka juga mengetahui tugas mana yang dapat
mereka kerjakan dengan baik, mana yang tidak. dan mana yang tidak dapat
mereka kerjakan sama sekali. Sesi branstorming sangat efektif dalam proses
perbaikan yang berkesinambungan bila karyawan bersedia mengemukakan
pikiran dan pendapatnya.
 Survei job task analysis
Dalam pendekatan ini dilakukan analisis terhadap dua aspek utama.
Pertama, aspek pekerjaan secara kescluruhan. Kedua, aspek pengetahuan,
keterampilan, serta sikap yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan
tersebut. Berdasarkan informasi dan hasil analisis tersebut, maka instrument
survei dikembangkan dan disebarkan pada karyawan yang masih
melaksanakan pekerjaan yang diteliti.
Dalam mengembangkan instrumen survei ada baiknya melibatkan
karyawan yang akan disurvei agar informasi yang diperoleh lengkap dan
tidak mengabaikan kriteria-kriteria seperti ketrampilan kerja sama tim,
sensitivitas terhadap umpan balik pelanggan (terutama pelanggan internal)
dan keterampilan interpersonal.
 Focus group
Dalam metode ini, kelompok-kelompok karyawan tertentu diminta untuk
membicarakan siklus kualitas mereka yang berkaitan dengan pelatihan.
Rapat yang dilakukan tanpa manajer atau penyelia tersebut akan menjadi
lebih terbuka untuk menyadari bahwa mereka memerlukan pelatihan.
 Sistem saran
Dalam sistem saran organisasi (baik melalui kotak saran, maupun saran
yang diajukan secara langsung) juga dapat digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
2. Melakukan penilaian kebutuhan secara periodik untuk mengidentifikasi topik-
topik yang baru.

7
 3. Menggunakan proses identifikasi kebutuhan berkelanjutan yang meliputi
evaluasiterhadap pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan dan saran dari unit
bisnis maupun paramanajer akan diperlukannya suatu Pelatihan baru.
4. Melakukan benchmark terhadap perusahaan-perusahaan lain dalam industri
yangsama untuk menentukan apa yang mereka lakukan dan di mana mereka
melaksanakan program pelatihannya.

b. Peserta Pelatihan

Perusahaan yang ingin memperoleh manfaat dari TQM dan SPC harus
memberikan pelatihan pada setiap orang di perusahaan tersebut. Manajemen
eksekutif terlebih dahulu harus diberi pengertian mengenai orientasi terhadap
filosofi TQM, termasuk eksplorasi,mengenai TQM, manfaat implementasi TQM,
hambatan untuk mencapai kesuksesan, danpenggunaan alai-alat TQM/SPC.
Komponen pelatihan yang penting bagi manajemen eksekutif meliputi peranan dan
tanggung jawab manajemen, serta perencanaan strategis dan operasional.Manajer
level menengah atau penyelia diberi pelatihan seperti manajemen eksekutif.
Tetapi perbedaannya adalah bahwa aspek perencanaan strategic lebih banyak
ditekankan pada pelatihan bagi manajemen eksekutif. Waktu pelatihan lebih
dialokasikan untuk alat dan teknik-teknik TQM/SPC dengan tambahan sedikit
perhatian pada masalah lingkungan dan aktivitas perilaku yang akan mendukung
TQM/SPC.Pelatihan pada staf teknis/profesional ditekankan pada keterampilan
pemecahan masalah dengan menggunakan alat dan teknik kuantitatif, seperti
diagram Pareto, distribusi frekuensi,histogram, perencanaan sampling, konstruksi
diagram pengendalian, dan interpretasinya.Pelatihan juga diberikan pada individu-
individu yang akan berperan sebagai pelatih atau facilitator dalam in-house training
mengenai TQM/SPC.

c. Tempat Pelatihan

Pelatihan dapat dilakukan dengan on-site atau off-site.Keunggulan on-site training

antara lain:
 Mengurangi biaya pelatihan
 Menghapus biaya transportasi
 Skedul pelatihan fleksibel
 Mengurangi gangguan terhadap operasi sehari-hari

8
 Sedangkan keunggulan off-site training antara lain:
 Memberikan kesan kepada karyawan bahwa kualitas itu sungguh-sungguh
penting, sehingga perusahaan berupaya untuk mengadakan pelatihan di luar
perusahaan.
 Gangguan lebih sedikit
 Lebih sedikit interupsi
 Educational setting yang ada lebih sesuai dengan ukuran dan komposisi kelas.

d. Materi dan Isi Pelatihan

Masalah yang komplesk timbul dalam pemilihan dan pengembangan materi

pelatihan. Tetapi pilihan yang diambil tergantung pada isi pelatihan desain
instruksional, dan alat bantu pelatihan. Jaminan kesuksesan pelatihan TQM/SPC
tergantung pada strategi-strategi tertentu yaitu:
1) Penentuan tujuan pelatihan
Tujuan pelatihan seharusnya jelas, berorientasi pada kinerja, dan dapat
diukursecara kuantitatif. Tujuan yang baik tidak terbatas pada isi teknis, tapi
lebih berorientasi pada tindakan (action) dan kesesuaian dengan tempat kerja.
2) Menyediakan manual pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihanManual
pelatihan TQM/SPC yang baik meminimisasi penggunaan jorgon teknis dan
bahasa yang kompleks, serta memberikan banyak contoh yang
memungkinkanpeserta pelatihan secara langsung dapat mengaitkan alat-alat
TQM/SPC dengan tanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing.
3) Isi pelatihan kualitas harus terdiri dari komponen teknik dan perilaku.
Komponen teknis tradisional dari pelatihan dan implementasi kualitas meliputi
konsep, prinsip, dan teknik TOM. Yang tidak kalah penting adalah komponen
perilaku dari implementasi TQM sesuai dengan keterampilan dan teknik yang
diperlukan manajer dan penyelia untuk mendorong karyawan agar menerima
konsep TQM dan berpartisipasi dalam perbaikan kualitas yang
berkesinambungan.

e. Pemberian Pelatihan

Ada 5 macam strategi untuk memaksimalkan sumber daya pelatihan, yaitu

(Goestch danDavis, 1994, pp.325-326);

9
 1) Membentuk kualitas dari awal. Lakukan dengan benar dari awal (do it right
from the first time).
2) Merancang dari yang kecil Jangan mencoba untuk menyelenggarakan pelatihan
bagi semua orang mengenai segala hal. Buat kegiatan yang spesifik dengan
tujuanyang spesifik.
3) Berpikir kreatif. Jangan menganggap bahwa pendekatan tradisional adalah
yangterbaik. Penggunaan video, video interaktif, atau one-on-one peer training
mungkinlebih efektif untuk keadaan tertentu.
4) Melihat-lihat dulu. Sebelum membeli jasa pelatihan, lakukan analisis
menyeluruhterhadap tujuan pekerjaan yang spesifik. Putuskan apa yang
diinginkan dan yakinkan perusahaan yang diajak dalam perjanjian tersebut.
5) Preview dan customize. Jangan pernah membeli produk pelatihan (video,
manual,dan sebagainya) tanpa meninjaunya terlebih dahulu.

f. Evaluasi Pelatihan

Evaluasi pelatihan dimulai dari pernyataan tujuan yang jelas. Tujuan yang luas tidak
akan membingungkan bila di buatkan sasaran pelatihan yang lebih spesifik. Tujuan
pelatihan merupakan konsep yang luas. Sasaran tersebut menerjemahkan tujuan
tersebut menjadilebih spesifik dan dapat diukur.Untuk mengetahui apakah
pelatihan telah meningkatkan kinerja, manajer perlu mengetahui 3 hal berikut:
 Apakah pelatihan yang diberikan itu sahih (valid)?
 Apakah karyawan mempelajarinya?
 Sudahkah kegiatan pembelajaran tersebut menimbulkan perbedaan?

Pelatihan yang sahih adalah pelatihan yang konsisten dengan tujuan

pelatihan.Mengevaluasi validitas pelatihan dilakukan dengan dua tahap proses.
Tahap pertama adalah membandingkan dokumentasi tertulis mengenai pelatihan
(outline kursus, rencana pelajaran, kurikulum, dan sebagainya) dengan sasaran
pelatihan. Tahap kedua adalahmenentukan apakah pelatihan yang diberikan benar-
benar konsisten dengan dokumentasi tersebut.

D. PENDEKATAN DALAM PEMBERIAN PELATIHAN

Ada tiga macam pendekatan pokok dalam pemberian pelatihan, yaitu pendekatan
internal,pendekatan eksternal, dan pendekatan kemitraan.

10
1) Pendekatan Internal
Pendekatan internal adalah pendekatan yang digunakan untuk memberikan
pelatihandengan fasilitas organisasi.
2) Pendekatan Eksternal
Pendekatan eksternal adalah pendekatan yang dilak
mendaftarkankaryawan pada program atau kegiatan yang diberikan oleh lembaga
pemerintah, lembagaswasta, organisasi profesional, dan perusahaan pelatihan
swasta..

3) Pendekatan Kemitraan
Kemitraan dengan perguruan tinggi memberikan keuntungan kepada perusahaan
yang inginmenyelenggarakan pelatihan bagi karyawannya. Perguruan tinggi
memiliki tenagaprofesional dalam bidang pendidikan dan pelatihan. Mereka sangat
memahami cara mentransformasikan tujuan pelatihan ke dalam materi pelatihan
yang bersifat customized.
Terlepas dari pendekatan yang digunakan dalam memberikan pelatihan, menurut
Juran ada tiga keputusan penting yang harus dibuat berkaitan dengan pelatihan.
a) Apakah pelatihan bersifat suka rela atau wajib?
Bila pelatihan merupakan bagian yang penting dari TQM dan organisasi komite
terhadap TQM, maka pelatihan seharusnya bersifat wajib.
b) Bagaimana pelatihan seharusnya dirangkai?
Meskipun penekanan dalam lingkungan TQM adalah bottom up dalam hal
jumlah pelatihan yang diberikan, rangkaian pelatihan bersifat top-down.
Dengan kata lain, manajer menerima pelatihan yang lebih sedikit daripada
karyawan, tetapi mereka menerimanya pertama kali.
c) Apa yang seharusnya diajarkan?
Materi pelatihan disesuaikan dengan sasaran organisasi mengenai kualitas,
produktifitas, dan daya saing. Seperti yang telah dijelaskan dalam bab ini,
kebutuan akan pelatihan ditentukan dengan membandingkan antara
pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan utnutk mencapai sasaran
organisasi. Gap antara apa yang dibutuhkan dan apa yang ada saat ini dapat
ditutup dengan memberikan pelatihan yang tepat.

11
E. PRINSIP-PRINSIP PEMBELAJARAN

Prinsip-prinsip pembelajaran merangkum apa yang diketahui dan diterima secara luas
mengenai bagaimana orang belajar. Pelatih dapat melaksanakan tugasnya dengan
lebihbaik bila memahami prinsip-prinsip berikut:
 Orang akan belajar sebaik-baiknya bila mereka siap untuk belajar.
 Orang belajar lebih mudah apabila apa yang mereka pelajari dapat dikaitkan
dengansesuatu yang sudah mereka ketahui.
 Orang belajar sebaik-baiknya dengan cara setahap demi setahap.
 Orang belajar dengan melakukannya (learning by doing).
 Semakin sering seseorang menggunakan apa yang ia pelajari, semakin baik
ingatan dan pemahamannya.
 Sukses dalam belajar cenderung merangsang untuk belajar lebih banyak
 Orang butuh umpan balik dengan segera dan terus-menerus untuk mengetahui
apakah mereka telah belajar.

F. PENYEBAB KEGAGALAN PELATIHAN

Tidak selamanya suatu pelatihan yang dilakukan akan berhasil bahkan banyak pelatihan
yang gagal. Banyak faktor yang menyebabkan kegagalan suatu pelatihan.Juran
mengemukakan 2 penyebab utama yang lebih serius dan seringkali terjadi, yaitu:
 Kurangnya partisipasi manajemen dalam perencanaan
Setiap orang perlu level operasional perlu dilibatkan dalam perencanaan
pelatihan.Dengan demikian manajemen dan level operasional bersama-sama
merencanakan kebutuhan akan pelatihan.
 Jangkauan (scope) yang terlalu sempit.
Pelatihan yang bertujuan memperbaiki kualitas harus dimulai dari aspek yang
luasdan umum, baru ke aspek yang lebih spesifik. Seringkali organisasi
langsungmemberikan pelatihan mengenai aspek-aspek TQM tertentu sebelum
parakaryawannya memahami kerangka umumnya.

12
 BAB III
KESIMPULAN

Pelatihan merupakan aspek penting dalam menerapkan prinsip-prinsip TQM

di perusahaan. Pelatihan yang efektif dapat membantu karyawan memahami
filosofi TQM, mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk
mengimplementasikan prinsip-prinsip TQM, serta meningkatkan kemampuan
mereka dalam memberikan pelayanan berkualitas tinggi kepada pelanggan.
Strategi pelatihan yang efektif harus disesuaikan dengan kebutuhan individu atau
departemen, terukur, dan harus menjadi bagian dari program pengembangan
karyawan, pengembangan karir, serta strategi manajemen kinerja. Pelatihan yang
tepat dapat membantu mengubah budaya perusahaan menuju TQM, meningkatkan
keterlibatan karyawan dalam proses perbaikan berkelanjutan, dan memperkuat
komitmen perusahaan terhadap TQM.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Tjiptono, Fandy. 2001. Total Quality Management Edisi Revisi.

AndiOfset:Yogyakarta

14