Latihan pengukuhan

1. Apakah yang dikaitkan sekiranya berlaku sesuatu permasalahan di dalam

sesebuah organisasi?
Masalah manusia

2. Manakah antara berikut paling tepat ditakrifkan dengan tingkahlaku

organisasi?
Tingkahlaku yang dilakukan oleh manusia dalam organisasi dan akan
mempengaruhi pencapaian matlamat organisasi

3. Apakah yang dimaksudkan dengan produktiviti?

Produktiviti merupakan suatu ukuran pencapaian yang merangkumi
keberkesanan dan kecekapan

4. Bagaimanakah sesebuah organisasi yang mencapai matlamat yang ditetapkan

dikatakan produktif?
Apabila berupaya untuk mengubah input kepada output pada kos yang
terendah

5. Di antara pernyataan berikut, kenyataan manakah TIDAK benar mengenai

misi organisasi?
Menyatakan apa sumbangan yang akan diberikan oleh syarikat kepada
masyarakat

6. Apakah yang paling tepat ditakrifkan dengan kepuasan kerja?

Sikap umum seseorang terhadap kerjanya

7. Manakah antara berikut merujuk kepada orientasi di dalam pengurusan

pekerja?
Memberi latihan kepada pekerja baru supaya mereka memahami cara kerja
yang dikehendaki

8. Pilih kenyataan yang BENAR berkaitan kemahiran teknikal pengurus.

I. Pengurus awalan di mana menggunakan kemahiran teknikal adalah tinggi.
II. Menentukan hala tuju jabatan supaya operasi boleh berjalan dengan lancar
dalam jabatan.
III. Menggunakan kepakaran atau pengetahuan yang dimiliki seperti keupayaan
untuk menggunakan pengetahuan yang spesifik dan teknik dalam sesuatu bidang.

9. Apakah proses terdahulu yang perlu ada sebelum seseorang pengurus boleh
menyusun, memimpin dan mengawal organisasi masing – masing?
Perancangan

10. Apakah kesan utama terhadap sesebuah organisasi sekiranya pekerja

mendapat kurang latihan?
A. Kerap bertukar pekerja
B. Peningkatan kos perbelanjaan
C. Mewujudkan persaingan di kalangan pekerja
D. Penjimatan terhadap bayaran gaji pekerja yang tidak mahir

B. SOALAN PENDEK

1. Terdapat tiga jenis kemahiran yang perlu ada bagi seseorang pengurus.
Nyatakan dua (2) jenis kemahiran pengurus beserta huraian.
Kemahiran teknikal. (2)
 Menggunakan kepakaran atau pengetahuan yang dimiliki seperti keupayaan
untuk menggunakan pengetahuan yang spesifik, prosedur dan teknik dalam
sesuatu bidang
 Menentukan hala tuju jabatan supaya operasi boleh berjalan dengan lancar
dalam jabatan
Kemahiran kemanusiaan (2)
 Kebolehan untuk bekerja dalam satu pasukan kemampuan untuk
memotivasikan staf.
 Membolehkan ketua memimpin dan memperoleh keyakinan daripada
pasukan kerja yang mereka pimpin
 Kelebihan untuk berkomunikasi dengan individu yang lain dan meningkatkan
motivasi mereka dalam melaksanakan sesuatu tanggungjawab.
  Mempunyai kesedaran yang tinggi dan berkeupayaan untuk memahami
perasaan orang lain.
Kemahiran konseptual (2)
 Kemampuan untuk mengintegrasikan kesemua aktiviti jabatan, keupayaan
untuk menganalisis, menjangka, mengenal pasti masalah, memulihkan
keadaan dan membuat keputusan dalam usaha untuk memperbaiki prestasi
jabatan.

2. Nyatakan empat (4) faktor penetuan keperluan sumber manusia.

i. Perubahan teknologi
ii. Keadaan ekonomi
iii. Pertumbuhan perniagaan
iv. Pengurangan kos

3. Pengrekrutan merupakan proses mengenalpasti dan menarik minat calon

yang berkelayakan untuk mengisi jawatan kosong dalam organisasi.
Nyatakan dua (2) kaedah pengrekrutan dalaman.
i. Kaedah tertutup
ii. Kaedah terbuka

4. Latihan dalam sesebuah organisasi amat penting. Nyatakan dua (2)

keburukan sekiranya latihan berterusan tidak dijalankan dalam organisasi.
i. Pengurangan kualiti kerja
ii. Kerugian

5. Dalam merancang latihan dan pembangunan, empat peringkat boleh

dijadikan panduan. Nyatakan empat (4) peringkat tersebut
 Mengenalpasti keperluan latihan;
 Merancang untuk memenuhi keperluan latihan;
 Melaksanakan perancangan; dan
 Menilai pelaksanaan perancangan.
(4
mar
kah
)
C. SOALAN ESEI

1. Pengurusan boleh didefinasikan sebagai proses mengkoordinasi dan

mengintegrasi aktiviti-aktiviti organisasi. Fungsi pengurusan terbahagi
kepada empat perkara iaitu merancang, mengatur, memimpin dan
mengawal. Jelaskan secara ringkas setiap fungsi yang dinyatakan.
 Merancang
Menetapkan matlamat organisasi.
Strategi untuk mencapai matlamat.
Mengintegrasi dan mengkoordinasi aktiviti.
 Mengatur
 Menentukan kerja yang dilakukan.
 Pembahagian kerja kepada pekerja.
 Cara bekerja yang berkesan.
 Memimpin
 Memastikan perjalanan rancangan sempurna.
 Memotivasi pekerja, menyelesai masalah, mengetuai aktiviti.
 Mengawal
 Memastikan proses berjalan lancar.
 Membandingkan prestasi sebenar dengan perancangan.

2. Latihan perlu sentiasa dilakukan dalam sesebuah organisasi tidak kira

melalui kursus, ceramah ataupun lain-lain kaedah yang bersesuaian.
Nyatakan dan jelaskan secara ringkas langkah menjalankan analisis
keperluan latihan.
1. Menjalankan analisa jurang (1)
Langkah pertama ialah memeriksa prestasi sebenar organisasi dan pekerja
dan bandingkannya dengan piawai yang ada atau menetapkan piawai baru.
Langkah pertama ini boleh dibahagikan kepada dua bahagian:

1. Situasi sekarang - kita rnestilah rnenentukan keadaan/tahap kemahiran,

pengetahun dan kebolehan rnasa kini atau rnasa hadapan pekerja. Analisis
ini juga harus rneliputi rnatlarnat organisasi, keadaan pasaran, kekangan luaran
dan dalarnan.
 2. Situasi dikehendaki atau diperlukan - Kita rnestilah rnengenalpasti keadaan
perlu dan dikehendaki untuk kejayaan organisasi dan individu. Analisis harus
difokus kepada pelaksanaan sesuatu tugas, terrnasuklah kernahiran,
pengetahuan dan kebolehan yang diperlukan untuk rnenjalankan tugas dengan
cernerlang. Adalah penting untuk kita rnengenalpasti tugas-tugas yang perlu
ada dan bukan setakat pernerhatian pada arnalan-arnalan rnasa kini.
Perbezaan harus dibuat antara keperluan sebenar dengan persepsi keperluan.
Perbezaan atau jurang yang wujud akan memberi panduan kepada apakah
keperluan, tujuan dan objektif latihan.

1. Kenalpasti keutamaan dan kepentingan

Daripada langkah pertarna bolehlah disenaraikan keperluan untuk i) latihan dan
pernbangunan; ii) pernbangunan kerjaya; (iii) pernbangunan organisasi atau
lain-lain intervensi. Langkah seterusnya ialah rneneliti senarai tersebut dengan
melihat kenyataan, kekangan dan rnatlarnat organisasi. Kita harus rnenentukan
keperluan yang dikenalpasti itu benar dan perlu ditangani. Haruslah
rnenyatakan kepentingannya dan sarna ada ia isu yang mendesak. Contoh:
- Keberkesanan kos: bagairnana kos rnasalah berbanding dengan kos
rnenyelesaikan rnasalah tersebut? Perlulah rnelakukan analisis faedah-kos?

- Mandat undang: adakah undang-undang rnernerlukan organisasi

menyelesaikan rnasalah? (contoh keakuran pada peraturan keselarnatan, akta
kerja dsb.)

- Tekanan eksekutif: Adakah pegawai atasan rnenghendaki penyelesaian?

- Populasi: adakah rarnai yang terlibat atau adakah orangorang penting dalarn
organisasi terlibat?

- Pelanggan: apakah pengaruh daripada spesifikasi dan jangkaan pelanggan?

Sekiranya keperluan kita rendah dari segi kepentingan, maka adalah lebih
berfaedah sekiranya masalah lain dalam organisasi di beri perhatian.
2. Kenalpasti sebab wujud masalah dan peluang dalam prestasi
 Setelah menentukan keutamaan dan memfokus kepada keperluan kritikal
organisasi dan individu, kita harus juga mengenalpasti bidang masalah secara
spesifik dan peluang-peluang yang wujud dalam organisasi. Kita harus
mengetahui tuntutan bagi mencapai prestasi baik supaya penyelesaian yang
terbaik dapat diambil. Ada dua soalan yang perlu ditanya bagi setiap keperluan
yang telah dikenalpasti iaitu.
- Adakah pekerja menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan?
- Adakah pekerja tahu bagaimana hendak menjalankan tugas mereka?
Untuk menjawab soalan-soalan ini, perlulah ada penyiasatan dan analisa
terperinci mengenai pekerja, pekerjaan mereka dan status organisasi sama ada
di masa kini atau sebagai persiapan untuk masa depan.

3. Kenalpasti penyelesaian-penyelesaian dan pembangunan peluang-

peluang.

Jika pekerja menjalankan tugas dengan berkesan, tidak perlulah membuat

cadangan-cadangan untuk pekerja menjalani latihan. Walau bagaimanapun
sekiranya organisasi memberatkan pembangunan pekerja, latihan ini
sebenarnya adalah peluang-peluang dan intervensi yang dapat merangsang
dan memajukan pekerja. Jika pekerja tidak menjalankan tugas dengan
berkesan, maka latihan adalah jawapan kepada masalah pekerja yang
berprestasi rendah.
D. SOALAN KAJIAN KES
Arahan: Bahagian ini mempunyai 3 soalan. Pilih 2 soalan sahaja.

Soalan 1
Syarikat Diamond Autotronic adalah merupakan syarikat pengeluar barangan
elektronik yang terkenal di selatan tanah air. Namun begitu anda sebagai Pegawai
Sumber Manusia syarikat ini merasakan produktiviti syarikat semakin berkurang.
Antara masalah utama yang dikenalpasti adalah kekurangan latihan di kalangan
pekerja. Bagi memastikan perkara ini di selesaikan dengan sebaiknya, perancangan
latihan perlu dilakukan.

i. Nyatakan tiga (3) kepentingan latihan terhadap pekerja dan tiga (3)
kepentingan latihan terhadap organisasi.
pekerja akan dapat:
 Meningkatkan prestasi dalam pekerjaan dan seterusnya meningkatkan
produktiviti organisasi;
 Menikmati ganjaran dalam bentuk kewangan atau kenaikan pangkat;
 Memiliki kelayakan tambahan atau kelulusan akademik yang lebih tinggi;
 Memperbaiki kualiti pekerjaan dengan mengurangkan pembaziran dan
kesilapan; dan
 Mencapai kepuasan kerja.
Manakala faedah kepada pihak organisasi adalah seperti berikut:-
 Peningkatan dalam prestasi organisasi;
 Pengurangan dalam kos melalui pengurangan kesilapan; dan
 Pemilikan pekerja terlatih dalam berbagai bidang

ii. Nyatakan dan huraikan empat (4) peringkat dalam merancang latihan.
Mengenalpasti keperluan latihan

Mengenalpasti keperluan latihan di pelbagai peringkat organisasi

seperti bahagian, cawangan atau unit. Ia juga boleh dilakukan mengikut
kumpulan pekerja seperti kumpulan pengurusan dan profesional atau
kumpulan sokongan serta di peringkat individu. Dua pendekatan boleh
dilaksanakan iaitu:
  Di peringkat makro di mana dikenalpasti keperluan latihan
bagi keseluruhan organisasi. Ia akan memakan masa dan kos
yang tinggi. Namun hasilnya adalah untuk jangka panjang;
dan
o Di peringkat mikro di mana dikenalpasti keperluan latihan bagi
bahagian atau unit kecil. Ia tidak memerlukan masa dan kos
yang tinggi tetapi kesannya adalah sekadar untuk jangka
pendek.

Antara cara yang boleh digunakan untuk mengenalpasti keperluan latihan dalam
sesebuah organisasi adalah seperti berikut:

 Laporan penilaian prestasi tahunan;

 Temuduga;
 Soalselidik;
 Pemerhatian;
 Kajian semula organisasi; dan
 Analisa pekerjaan.

Merancang untuk memenuhi keperluan latihan

Keperluan latihan yang telah dikenalpasti di dalam sesebuah

organisasi itu boleh dijadikan asas untuk merancang latihan. Keperluan
latihan perlu dibandingkan dengan kemahiran yang sedia ada dalam
organisasi bagi menentukan jurangnya. Jurang inilah yang perlu dipenuhi
melalui pelaksanaan program latihan.

Program latihan boleh dilaksanakan secara dalaman atau pun luaran

dengan melibatkan institusi latihan yang ada. Semua perancangan latihan
seeloknya didokumenkan supaya:

 Pelaksanaan yang dilakukan kelak akan mengikut perancangan

yang ditetapkan;
 Mudah mendapat komitmen dari semua pihak;
  Mudah untuk melaksanakannya seperti dari segi penyediaan
masa dan kos; dan
 Dapat memastikan latihan memenuhi objektif yang ditetapkan.

Melaksanakan perancangan

Perancangan latihan yang telah ditetapkan bolehlah dilaksanakan

sama ada secara dalaman, iaitu oleh organisasi itu sendiri, atau dijalankan
secara luaran oleh institusi latihan. Antara cara-cara memberi latihan yang
boleh dilaksanakan adalah seperti berikut:
 Syarahan, ceramah atau kuliah;
 Memainkan peranan (role play);
 Kajian kes;
 Perbincangan kumpulan;
 Permainan pengurusan (management games);
 Arahan kerja;
 Pusingan kerja; dan
 Latihan di tempat kerja.

Menilai pelaksanaan perancangan

Apabila perancangan latihan telah dilaksanakan, penilaian perlu

dilakukan bagi mengetahui keberkesanan program latihan dan pembangunan
yang telah dijalankan. Antara cara penilaian yang boleh dilakukan ialah:

 Temuduga sebelum dan selepas latihan;

 Soalselidik sebelum dan selepas latihan;
 Pemerhatian;
 Penilaian semasa latihan dijalankan;
 Ujian/peperiksaan;
 Menilai hasil kerja selepas latihan;
 Penilaian prestasi;
 Kesan ketara dalam organisasi seperti pengurangan kos.
 iii. Berikan pendapat anda adakah berbaloi peruntukan syarikat di keluarkan
untuk melaksanakan latihan serta berikan justifikasi terhadap pendapat
tersebut.

Soalan 2
Gemilang Auto Sdn Bhd adalah merupakan syarikat automotif yang
membekal alat ganti serta menjalankan kerja servis bagi kenderaan yang mempunyai
20 cawangan di seluruh Malaysia. Syarikat ini telah beroperasi semenjak tahun 1995
dan mempunyai 300 orang pekerja di pelbagai peringkat jawatan. Pada tahun 2018
anda telah dilantik sebagai Pengurus Sumber Manusia yang baru menggantikan
Pengurus Sumber Manusia yang telah bersara.

Sebagai seorang pengurus yang baru, anda perlu mempunyai keperluan

kemahiran bagi menghadapi kerenah pekerja yang pelbagai ragam. Keperluan
kemahiran perlu bagi anda bagi menyerap situasi kerja bagi terus mengekalkan
selain mempertingkatkan produktiviti organisasi.

i. Nyatakan dan jelaskan secara ringkas tiga (3) jenis pengurus.

i. Pengurus awalan
Pengurus terbawah dalan hierarki.
Turut dikenali sebagai penyelia.
ii. Pengurus pertengahan
Mempunyai bidang pengawasan dan tanggungjawab yang luas.
Ketua jabatan, pengurus bahagian, ketua projek.
iii. Pengurus atasan
Bertanggungjawab menentukan halatuju organisasi
Membuat keputusan bagi keseluruhan organisasi.
Presiden, pengarah urusan, ketua pegawai operasi.
 ii. Nyatakan dan jelaskan secara ringkas tiga (3) keperluan kemahiran bagi
pengurus.
- Kemahiran teknikal.
Menggunakan kepakaran atau pengetahuan yang dimiliki seperti keupayaan
untuk menggunakan pengetahuan yang spesifik, prosedur dan teknik dalam
sesuatu bidang.
Menentukan hala tuju jabatan supaya operasi boleh berjalan dengan lancar
dalam jabatan

Kemahiran kemanusiaan
Kebolehan untuk bekerja dalam satu pasukan kemampuan untuk memotivasikan
staf.
Membolehkan ketua memimpin dan memperoleh keyakinan daripada pasukan kerja
yang mereka pimpin
Kelebihan untuk berkomunikasi dengan individu yang lain dan meningkatkan
motivasi mereka dalam melaksanakan sesuatu tanggungjawab.
Mempunyai kesedaran yang tinggi dan berkeupayaan untuk memahami perasaan
orang lain.

Kemahiran konseptual
Kemampuan untuk mengintegrasikan kesemua aktiviti jabatan, keupayaan
untuk menganalisis, menjangka, mengenal pasti masalah, memulihkan
keadaan dan membuat keputusan dalam usaha untuk memperbaiki prestasi
jabatan

iii. Cadangkan beberapa strategi bagi mengekalkan produktiviti organisasi.

a. Kaunseling. Sentiasa memotivasikan pekerja bagi mengelakkan
tekanan dan sentiasa positif untuk memajukan diri dan organisasi.
b. Penilaian prestasi. Sentiasa memantau dan mewujudkan ganjaran
untuk mewujudkan persaingan sihat dan maju.
c. Latihan berterusan. Mewujudkan analisis keperluan kursus bagi
memajukan diri dan mengekal serta meningkatkan prestasi pekerja.
d. Mewujudkan suasana harmoni ditempat kerja dengan sistem
pengurusan yang berkesan.
Soalan 3
Anda telah di panggil oleh Pengurus Besar syarikat tempat anda bekerja
pada suatu pagi. Menurut beliau pihak pengurusan syarikat telah mendapat laporan
berkenaan dengan masalah pekerja dibahagian operasi. Antara laporan daripada
maklumat tersebut ialah berkenaan dengan pekerja yang sering tidak hadir
bekerja tanpa sebab yang dibenarkan. Oleh yang demikian anda telah diarahkan
untuk menyiasat dan mengambil tindakan diatas perkara tersebut.

i. Apakah tindakan yang akan anda lakukan berikutan perkara tersebut

i. Melakukan siasatan awal dan rujukan terhadap latar
belakang pekerja.
ii. Memanggil pekerja untuk memberi penjelasan terhadap
punca perkara itu berlaku.
iii. Mengesan punca dan melakukan prosedur tindakan
berasaskan peraturan semasa organisasi.

ii. Nyatakan tatacara mengambil tindakan ke atas pekerja yang terbabit

i. Memberi peluang untuk pekerja membela diri.
ii. Keluarkan surat amaran jika didapati bersalah.
iii. Pemotongan gaji berdasarkan peraturan organisasi.
iv. Memberhentikan sekiranya tidak berubah.

iii. Pada pendapat anda bolehkah pekerja tersebut di buang kerja serta
merta?
i. Ya atau tidak perlu diberi penjelasan dan olahan sebab dan
akibat.