BAB 1 : PENGURUSAN

PERSEDIAAN AWAL MELALUI Q&A 

Pengajian perniagaan penggal 2 bab1

1 Senaraikan empat fungsi pengurusan dan jelaskan kepentingan

pengurusan bagi sesebuah organisasi perniagaan

FUNGSI PENGURUSAN
1.      Perancangan
2.      Pengorganisasian
3.      Kepimpinan
4.      Pengawalan

KEPENTINGAN PENGURUSAN:

1.      Memastikan matlamat organisasi tercapai

2.      Memastikan kelancaran perjalanan keseluruhan sesebuah organisasi
3.      Memastikan segala sumber iaitu semua faktor pengeluaran di dalam
organisasi digunakan secara berkesan
4.      Memastikan semua sumber [faktor pengeluaran] di dalam organisasi
dapat diselaras dan diagihkan dengan baik dan teratur.
5.      Memastikan tiada pembaziran sumber [faktor pengeluaran] dalam
organisasi.

2 Jelaskan peranan pengurus sebagai komunikator.

1. Pemantau : memantau , memerhati maklumat berkaitan

organisasi dan persekitaran luar organisasi. Dapatkan maklumbalas
berkaitan keputusan organisasi.
2. Penyampai : Menyebarkan maklumat dari dalam dan luar
organisasi kepada pihak dalaman dan pihak berkepentingan tentang
rancangan organisasi, sasaran pekerja dan arahan yang tepat dan jelas
melalui memo, ucapan, bulletin dll.
 3. Jurucakap : Menyampaiakan maklumat kepada pihak diluar
organisasi atau pihak berkepentingan. Maklumat berkaitan rancangan
organisasi, polsi, tindakan dan keputusan yang diambil melalui rundingan,
mesyuarat, laporan tahunan dll.

3 Huraikan tindakan pengurus sebagai seorang usahawan seperti yang

disarankan oleh Mintzberg.

1. Sentiasa berusaha untuk meningkatkan perniagaan melalui idea-

idea baru secara kreatif dan inovatif.
2. Sentiasa peka terhadap persekitaran dalaman dan luaran yang
memberikan peluang dan ancaman dan bagaimana mengatasinya.
3. Sentiasa memperbaiki prestasi unit/organisasi dalam semua
aspekk terutama dalam mengembeleng factor pengeluaran dalam
organisasi untuk melaksanakan aktiviti dengan cekap dan berkesan.

4 Senaraikan empat prinsip yang disarankan oleh Federick W.Taylor untuk

meningkatkan kecekapan pekerja yang boleh meningkatkan produktiviti.

Empat prinsip untuk meningkatkan kecekapan pekerja seterusnya

meningkatkan produktiviti:

   Kaedah terbaik dikenalpasti untuk setiap tugas

   Memilih dan melatih pekerja yang sesuai
   Kerjasama pekerja dan pengurus
   Pembahagian tugas yang adil antara pekerja dan   pengurus

5 Jelaskan sikap pekerja berdasarkan Teori X yang perlu diberi perhatian

oleh pengurus di dalam organisasi seperti yang dinyatakan oleh Douglas
McGregor.

1.      Tidak suka bekerja

2.      Tiada motivasi dan kurang bercita-cita

3.      Mengamalkan sikap tidak mengambil tahu perihal organisasi dan

mementingkan diri sendiri.

4.      Sentiasa mengelka daripada memikul tanggungjawab

5.      Perlu dikawal, diancam dan disuruh kerja

6 Jelaskan kepentingan kemahiran konseptual kepada seorang pengurus

pertengahan.

      Menyelesaikan masalah jangka panjang untuk peringkat jabatan

      Memahami persekitaran dan perubahan persekitaran untuk peringkat

 jabatan / berfikiran secara abstrak

      Membuat perancangan strategik/jangka panjang untuk peringkat jabatan

      Melihat peluang masa depan dan menjangka ancaman di peringkat

jabatan

      Berkebolehan
menganalisis persekitaran peringkat jabatan (faktor
dalaman dan luaran)

      Menterjemah visi dan misi organisasi kepada pengurus bawahan

    7 Huraikan kepentingan kemahiran pengursan bagi setiap pengurus dalam

sesebuah organisasi.

Kepentingan Kemahiran Pengurusan

1.      Membolehkan pengurus mengurus dengan berkesan

2.      Membolehkan pengurus menyelaras kerja di dalam organisasi secara lebih
baik dan berkesan
3.      Membolehkan pengurus membuat keputusan yang tepat bagi sesuatu
situasi yang penting.
4.      Membolehkan pengurus mengurus masa secara cekap dan berkesan.
5.      Membolehkan pengurus berhubung dengan semua pihak secara berkesan
6.      Membolehkan pengurus mengetahui dan menyelesaikan semua masalah
secara cekap dan berkesan.
7.      Membolehkan pengurus mengenalpasti dan mengambil peluag yang
wujud sama ada dari dalam dan luar organisasi.
8.      Membolehkan pengurus mengkoordinasikan semua semua secara cekap
dan berkesan.

8 Jelaskan ciri-ciri perancangan strategik yang biasa diwujudkan dalam

sesebuah organisasi.

Ciri-ciri perancangan strategik

1.      Kandungan perancangan melibatkan visi, misi serta hala tuju organisasi

2.      Tempoh masa perancangan adalah untuk jangka masa pangjang dan

biasanya melebihi tiga tahun.

3.      Perancangan dilakukan oleh pengurus peringkat atasan

 4.      Perancangan melibatkan risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan
keseluruhan.

5.      Skop perancangan melibatkan matlamat organisasi secara menyeluruh.

9 Huraikan langkah pengurus dalam menganalisis persekitaran perniagaan

semasa proses perancagan bagi sesebuah organisasi perniagaa.

1.      Pengurus perlu faham persekitaran dalaman dan luaran organisasi

2.      Melihat dan meramal apa yang akan berlaku di dalam/ diluar organisasi

3.      Membuat premis perancangan berdasarkan maklumat persekitaran

dalaman/ luaran

4.      Analisis persekitaran dalaman seperti sumber manusia, kewangan dll

5.      Analisis persekitaran luaran seperti undang-undang, ekonomi/ politik dll

10 Jelaskan fungsi alat perancangan carta gantt dalam proses perancangan.

1.      Satu kaedah untuk mengagihkan masa penggunaan mesin dan masa

penggunaan manusia.

2.      Merancang kemajuan sesuatu program dengan mudah..

3.      Aktiviti diatur mengikut turutan jadual masa dengan menetapkan masa

permulaan dan masa akhir setiap aktiviti.

4.      Menunjukkan tahap pencapaian /kemajuan bagi setiap projek berdasarkan

tarikh penyempurnaan yang telah ditetapkan.

11 Jelaskan pernyataan misi bagi sesebuah organisasi perniagaan.

      Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.

      Biasanya
misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan
memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan dan falsafah pengurusan.

      Membentuk identiti dan imej organisasi.

      Misi
penting sebagai panduan dan motivasi ahli organisasi – hala tuju yang
dikongsi bersama – dapat memfokus usaha.

      Kepada
pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi –
sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha
pekerja bawahannya.
12 Jelaskan elemen yang perlu diberi perhatian semasa membuat analisis
kekuatan dalaman bagi analisis SWOT yag dijalankan di dalam sesebuah
organisasi.

Elemen dalam kekuatan

1.      Kelebihan syarikat dari pesaing

      Apakan kelebihan yang ada?

2.      Bidang yang menjadi kekuatan syarikat

      Apakah bidang  atau ruang  terbaik dapat dilakukan?

3.      Kekuatan dalam pasaran produk berbanding pesaing.

      Apakah Kekuatan organisasi dalam pasaran?

4.      Kekuatan dalam halatuju dan strategi syarikat.

      Adakah organisasi  mempunyai  halatuju strategi yang jelas?

5.      Kekuatan aspek pekerja

      Adakah organisasi  mempunyai suasana kerja yang positif?

13 Jelaskan empat kepentingan pengorganisasian bagi sesebuah organisasi.

1.      Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai

matlamat organisasi.

2.      Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan

saksama.

3.      Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah
ditetapkan.

4.      Supaya organisasi dapat berjalan dan diuruskan dengan lincin dan teratur.

5.      Agar aktiviti kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan.

6.      Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja.

7.      Membangunkan sumber manusia melalui latihan dan pembangunan.

8.      Membantu merancang guna tenaga dengan lebih cekap dan berkesan.

9.      Dapat menjalankan peranan, tanggungjawab dan hubungan dengan unit

kerja.  

10.   Dapat mengagihkan penggunaan sumber organisasi dengan cekap.

11.   Untuk menyelaras pelaksanaan perancngan dan mencapai matlamat

 organisasi

14 Huraikan ciri-ciri-penjabatan organisasi mengikut fungsi.

      Penjabatanan mengikut fungsi merujuk kepada pengkelompokkan aktiviti

kerja yang saling berkait dan spesifik dalam satu jabatan. 

      Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

      Merupakanpenjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh

organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad.

      Pengkhususan dapat dilakukan berdasarkan kemahiran pekerja.

      Kawalan dan penyeliaan mudah dilakukan.

      Contoh: Pengurus operasi, kewangan atau pemasaran

      Contohnya,aktiviti penjualan, promosi, khidmat pelanggan, tempahan dan

lain-lain aktiviti yang berkaitan digabungkan di dalam jabatan pemasaran.

15 Jelaskan kelemahan penjabatan organisasi mengikut pelanggan.

Kelemahan:

1.      Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada

pengguna dan bukannya tugas.

2.      Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan

ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.

3.      Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan

permintaan pelanggan yang bersaing

4.      Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri untuk menyelesaikan

masalah yang dihadapi pelanggan

5.      Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara jelas dan

nyata

6.      Melibatkan kos pengurusan yang tinggi 

16 Jelaskan kelebihan apabila pengurus melaksanakan struktur organisasi

berdasarkan projek apabila melaksanakan seseuatu projek.

Kebaikan:

1.      Bidang kuasa pengurus projek adalah meluas

2.      Semua unit / jabatan bertanggungjawab terus kepada pengurus projek

3.      Integrasi antara kepakaran adalah lebih efektif

 4.      Penyelarasan lebih mudah

5.      Kesemua sumber menumpu perhatian kepada projek

6.      Tindakan boleh diambil dgn segera jika berlaku masalah

17 Nyatakan ciri-ciri organisasi berbentuk maya.

1. Organisasi maya adalah bersifat global

2. Perkongsian sumber dan kemahiran
3. Penggunaan ICT dalam sebarang urusniaga
4. Pakatan untuk mencapai matlamat bersama
5. Integrasi Menegak

18 Jelaskan konsep fail meja dalam sesebuah organisasi.

      Panduanterperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang

individu setiap hari yang meliputi:

1.      Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam

jabatan/pejabat

2.      Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist)

3.      Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan

tanggungjawab seseorang individu

4.      Objektif Jabatan, Bahagian dan Unit individu

5.      Carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit

masing-masing

      Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya

      Fail Meja hendaklah diletakkan di atas meja pegawai

19 Senaraikan lapan skop prosedur kualiti yang boleh dilaksanakan oleh

sesebuah organisasi.

      Skop Prosedur Kualiti

1.      Kawalan Dokumen

2.      Pengurusan Rekod Kualiti

3.      Latihan Staf

4.      Prosedur Kualiti Proses

5.      Aduan Pelanggan

6.      Pengurusan Perolehan
 7.      Penilaian Pembekal

8.      Identifikasi dan Kemudahkesanan

9.      Hasil Audit Dalaman

10.   Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur (Seksyen 8.3)

11.   Pengurusan Maklumbalas Pelanggan

12.   Tindakan Pembetulan

13.   Tindakan Pencegahan

14.   Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

20 Jelaskan tiga kelebihan pemusatan autoriti yang dilaksanakan oleh pihak

pengurusan sesebuah organisasi.

Kelebihan Pemusatan Autoriti

1.      Pengurusan atasan bertindak sebagai satu pasukan

      Semua perlu mengikut arahan

      Tiada persaingan jabatan

2.      Ketua mengetahui segala yang berlaku

      Segala persetujuan perlu diperolehi dari seorang

      Tindakan dapat memenuhi kehendak ketua

3.      Pembuat keputusan mengkordinasi sesuatu perkara yang perlu

dilaksanakan.

      Staf lain boleh bekerjasama

      Bekerja dalam satu matlamat yang jelas.

4.      Memudahkan pembuat keputusan melakukan kawalan

      Semua staf perlu melakukan tugas mengikut arahan

      Pembuat
keputusan mengetahui kerja-kerja yang perlu dilaksanakan dan
standard yang perlu dicapai.

5.      Cepat membuat keputusan

       Tidak melibatkan banyak pihak

      Menjimatkan masa

21 Nyatakan lapan ciri pemimpin yang efektif.

1.      Bercita-cita, Keinginan Dan Semangat Untuk Memimpin

2.      Jujur Dan Integriti

3.      Keyakinan Diri

4.      Berpengetahuan, Kemahiran Dan Kebolehan Dalam Kerjaya

5.      Bertimbangrasa Dan Bertolak Ansur

6.      Sedia Menerima Teguran

7.      Mengakui Kesilapan Dan Memperbetulkan Kesilapan

8.      Tidak Mendahulukan Kepentingan Diri

9.      Tidak Memandang Rendah Orang Lain

10.   Tekun

11.   Sabar

22 Dengan memberikan satu contoh, jelaskan apa yang anda faham tentang

kuasa sah.

Contoh kuasa sah:

1.      Jurulatih bolasepak berhak memilih dan menggugurkan mana-mana

pemain berdasarkan kedudukannya.

2.      Bendahari berhak keatas sumber kewangan persatuan kerana

kedudukannya.

Definisi:

      Kuasa
sah ialah kuasa rasmi yang diperolehi daripada autoriti pihak atasan
melalui penyerahan kuasa yang memberikan ia sesuatu kedudukan dalam
organisasi.

      Berasaskan autoriti / kedudukan

23 Jelaskan keadaan organisasi yang sesuai mengamalkan gaya kepimpinan

autokratik.

Gaya ini sesuai bagi organisasi yang:

 1.      Menghadapi krisis

2.      Mempunyai pekerja baru

3.      Mempunyai pekerja yang tidak bermotivasi

4.      Mempunyai pekerja yang kurang kemahiran

5.      Mempunyai pekerja yang tiada pengalaman

6.      Mempunyai ramai pekerja bawahan

24 Jelaskan model kepimpinan yang disarankan oleh Fiedler di dalam gaya

kepimpinan kontingensi.

      Model
kepimpinan kontingensi yang diketengahkan oleh Fiedler menyarankan bahawa
prestasi sesuatu kumpulan adalah tertakluk kepada sistem motivasi pemimpin itu sendiri
dan setakat mana pemimpin tersebut boleh mengawal dan mempengaruhi situasi.

      Keberkesanansesuatu corak kepimpinan bergantung kepada interaksi antara perlakuan

pemimpin dengan tiga pembolehubah situasi, iaitu struktur tugas, perhubungan pemimpin
dan pengikut, dan kedudukan serta kuasa pemimpin.

25 Jelaskan kenapa seseorang pemimpin juga boleh dikatakan sebagai 

seorang pengurus.

Pemimpin adalah seorang pengurus kerana:

      Kebolehan berinteraksi dengan orang lain khususnya pekerja untuk tujuan mempengaruhi
mereka.

      Boleh menangani perubahan dengan membentuk visi tertentu

      Aktif dari aspek kemanusiaan berfungsi untuk mempengaruhi ahli atau diikuti oleh orang
lain

      Mempunyai motivasi yang tinggi

      Berupaya memberi arahan dan subordinat akur dengannya

      Mempunyai
ciri-ciri istimewa tertentu yang tiada pada orang lain dari segi keupayaan 
mempengaruhi orang lain

26 Jelaskan kepentingan faktor motivasi bagi sesebuah organisasi.

KEPENTINGAN MOTIVASI:

1. Menyatukan usaha ahli organisasi ke satu arah, yakni bagi mencapai matlamat
 organisasi
2. Mengekal pekerja,terutama pekerja mahir dalam organissi
3. Mengurangkan kadar ponteng kerja
4. Mengurangkan kadar lantik henti pekerja dalam organisasi
5. Meningkatkan usaha dan prestasi pekerja
6. Meningkatkan moral pekerja
7. Meningkatkan kerjasama di kalangan ahli-ahli organisasi.

27 Jelaskan kepentingan pembentukan pasukan yang baik kepada sesebuah

organisasi.

KEPENTINGAN PEMBENTUKAN PASUKAN

     Memberi motivasi kpd ahli

     Meringankan beban tugas pengurus

     Melibatkan penggabungan tenaga pakar

     Menjamin mutu/hasil kerja yg lebih baik

     Dapat mewujudkan konsep kerjasama di antara ahli 

     Mencapai matlamat kerja secara berkesan

     Boleh
melahirkan pemimpin yang berkesan dikalangan ahli  dalam
kumpulan yang terlibat.

     Mengurangkan persaingan antara pekerja.

     Dapat sumbangan idea yang yang bernas dari ahli 

28 Jelaskan maksud stres.

      Ketidakupayaan memenuhi tuntutan persekitaran

      Gangguan fungsi kehidupan

      Perubahandinamik yang menyebabkan individu berdepan dengan

masalah, kekangan dan desakan hidup

      Peristiwa atau keadaan persekitaran yang mendatangkan akibat yang

negatif

      Tekanan
yang mengakibatkan kebimbingan, keletihan dan ketegangan
kepada individu

      Tindak
balas luaran yang mengganggu mental dan fizikal atau tindak balas
kimia dalam tubuh
29 Jelaskan bagaimana rutin harian yang dilakukan pekerja boleh
menyebabkan stres.

Rutin harian          

      Melakukan perkara yg sama setiap hari & ianya membosankan

      Terpaksa lakukan dalam tempoh yang singkat

      Sekiranya
individu tersebut menganggap rutin atau kerja harian yang
dilaksanakan oleh mereka adalah membosankan dan tidak boleh
meningkatkan prestasi kerja mereka, keadaan ini akan menyebabkan
mereka mudah mendapat stres.

      Tetapi
bagi individu yang menganggap kerja dan rutin harian yang terpaksa
dilaksanakan adalah satu kewajipan yang perlu dilaksanakan dan sebagi
punca rezeki mereka, mereka akan berasa bermotivasi dan bersemangat
untuk melaksanakan rutin tersebut.

30 Jelaskan faktor interpersonal yang boleh menyebabkan stres di kalangan

pekerja.

FAKTOR INTERPERSONAL
1.      Konflik dengan rakan, pekerjaan dan lain-lain
2.      Hubungan tidak baik, tidak dapat sokongan, kepercayaan dan kerjasama.
3.      Konflik dengan pihak atasan
4.      Kekurangan Sokongan Sosial
      Tiada sokongan rakan, orang bawahan dan atasan
      Sering diperlekehkan/ di kutuk dll
5.      Gangguan Seksual
      Berhadapan
gangguan sama ada komunikasi / fizikal yg berbentuk seksual
tanpa kerelaan

31 Jelaskan fungsi adudit kewangan bagi sesebuah organisasi perniagaan.

Audit Kewangan melibatkan urusan menyemak, meneliti dan menilai

perkara-perkara berikut :
1.      Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan perakaunan dan
kewangan.
2.      Keberkesanan ekonominya kawalan tersebut.
3.      Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran rekod-rekod dan data
perakaunan dan kewangan.
4.      Pengawalan harta-harta organisasi dimasukkira dan dilindungi dari
 kehilangan dan kerosakan.
5.      Keutuhan polisi rancangan, tatacara, peraturan dan perundangan.

32 Huraikan empat aspek yang ditekankan di dalam kawalan pentadbiran

sesebuah organisasi.

Kawalan pentadbiran merangkumi 4 aspek :

1.      Perancangan organisasi iaitu melalui carta organisasi yang menunjukkan
tanggungjawab dan bidang kuasa setiap individu dalam organisasi
tersebut.
2.      Pembahagian kerja atau tugas iaitu setiap tugas perlu diasingkan dari segi
pemberian kuasa, perlaksanaan dan penjagaan aset. Bagi organisasi yang
menggunakan sistem komputer, pihak pembangunan sistem dan pihak
operasi harian hendaklah diuruskan oleh individu yang berbeza.
3.      Pemilihan kakitangan yang dilaksanakan dengan mengambilkira kelayakan,
latihan, perwatakan dan ketulusan untuk memastikan operasi berjalan
dengan licin.
4.      Pengawasan dan pemantauan iaitu dengan membuat pemantauan yang
berterusan secara keseluruhan.

33 Jelaskan kaedah menetapkan standard yang biasa dilakukan semasa

proses kawalan di dalam organisasi.

Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :-

      Berdasarkan pengalaman yang lepas.
      Atas budi bicara pengurus
      Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain
      Berdasarkan kepada kelengkapan
      Berdasarkan  kepada belanjawan[bajet].

34 Jelaskan tujuan kawalan semasa bagi kaedah kawalan yang dilaksanakan

dalam sesebiah organisasi.

Tujuan Kawalan Semasa:

1.      Mempastikan semua proses kerja dilaksanakan menepati piawaian untuk
meminimumkan kos kerosakan atau pengubahsuaian produk
2.      Dapat mengenalpasti dengan tepat bahagian atau proses yang perlu
dibaiki dan tindakan pembetulan dapat dilaksanakan dengan segera
3.      Memantau prestasi pekerja dalam melaksanakan tugasnya. 
35 Jelaskan tujuan bajet sebagai alat kawalan di dalam organisasi.

Tujuan Bajet:
1.      Membantu menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih efektif.
2.      Membantu mengagihkan sumber dengan berkesan.
3.      Membantu dalam mengawal dan memantau penggunaan sumber semasa
dalam tempoh bajet.
4.      Memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos
aktiviti yg dirancang.
5.      Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan
bagi mengelakkan pembaziran.
6.      Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan
bajet disediakan berdasarkan data berangka.