BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 1

Nama Mahasiswa : ARIANSYAH

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 043037074

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Kode/Nama UPBJJ : 51 / Tarakan

Masa Ujian : 2021/22.1 (2021.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan sasaran organisasinya tergantung dari ditentukannya oleh
kemampuan manajemennya. Dalam kaitan ini adalah kemampuan para manajer untuk mendayagunakan
sumber daya manusia dan materil (human and material resource). Disamping itu, masalah moral, etika
dan nilai juga menjadi pertimbangan yang harus diperjuangkan para manajer dalam memilih atau
penentu pencapaian tujuan yang tepat.

Pertanyaan:
Berikan sebuah contoh organisasi yang sudah menerapkan sebuah moral, etika dan nilai dalam
pertimbangannya untuk mencapai tujuan sebuah organisasi!
(Petunjuk:
Memberikan contoh organisasi yang sudah menerapkan sebuah etika, moral dan nilai dengan
membuktikannya baik dalam bentuk SOP, Peraturan yang dimiliki organisasi tersebut ataupun lainnya
yang relevan dengan pembuktian bahwa organisasi tersebut menerapkan etika, moral dan nilai).

Jawaban :
Contoh oraganisasi yang sudah menerapkan sebuah etika, moral dan nilai dalam manajemennya, yaitu
PT. Len Industri (Persero) yang merupakan BUMN milik Indonesia. Saya dapat menyebut perusahaan
ini sudah menerapkan etika, moral dan nilai karena dari profil perusahaan dan sistem manajemennya
mengacu pada prinsip-prinsip tata kelola perseroan yang baik (Good Corporate Governance).

2. Kegiatan administrasi perkantoran teraktualisasi dalam kegiatan tata usaha. Kegiatan tata usaha sebagai
suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor.
Dalam penyelidikan yang telah dilakukan di Amerika serikat di bawah National Office Management
Assocation, tercatat 55 jenis kegiatan ketatausahaan yang hasil pekerjaannya dapat diukur. Menurut
Geoffrey Whitening mengatakan bahwa diseluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama.

Pertanyaan: Kegiatan administrasi perkantoran teraktualisasi dalam sebuah kegiatan. Bagaimana

menerapkan kegiatan lima bidang utama dalam sebuah kantor?
(Petunjuk:
Mengemukakan lima kegiatan utama dalam kantor dan menguraikan penjelasan setiap kegiatannya)

Jawaban :
 Lima kegiatan utama dalam kantor menurut Geoffrey

1) Kegiatan komunikasi
Tentu komunikasi menjadi kegiatan utama dalam kantor, semua kegiatan perkantoran dimulai dari
komunikasi, dari menerima perintah samapai menyelesaikan pekerjaan.

2) Kegiatan kalkulasi
Kalkulasi atau perhitungan merupakan kegiatan yang tidak bisa lepas dari kegiatan perkantoran.
Kegiatan kalkulasi dibutuhkan dari segi perencanaan sesuatu tujuan sampai pada pembuatan
pelaporannya. Pada saat ini terdapat berbagai alat yang dapat membantu kita untuk menyelesaikan
masalah perhitungan (kalkulasi) mulai dari mesin hitung tradisional hingga mesin hitung modern.

3) Pengelolaan warkat
Warkat sangat dibutuhkan didalam kegiatan kantor yang ingin berjalan secara efektif dan efisien.
Bahkan terkadang warkat tersebut dapat dipergunakan untuk membuktikan surat kontrak yang sudah
dibuat atau janji yang sudah dikerjakan. Hal ini menyebabkan warkat ini memiliki fungsi yang
sangat vital, sehingga harus disusun dengan teliti agar dapat menghadapi permasalah dengan mudah.

4) Penyusunan laporan
Dasar dari kegiatan pelaporan adalah laporan dimana anggota staf mengetahui sesuatu yang tidak
berada ditempatnya maka dia harus melaporkannya. Oleh sebab itu dibutuhkan prosedur rutin dari
bagian-bagian kepala bagian atau manajer. Dengan adanya bantuan dari prosedur-prosedur ini maka
setiap laporan dapat dianalisa dan dipertimbangkan untuk menghadapi permasalahan yang terjadi.

5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Agar kantor dapat berfungsi dengan baik maka segala kegiatan harus dilaksanakan secara teratur,
terencana, terjadwal dengan baik dan mengikuti prosedur yang ada. Ini guna, agar kegiatan yang
sudah direncanakan dari awal dapat berjalan dengan baik dan tidak kelaur dari apa yang ingin
dicapai.

3. Sondang P. Siagian dalam bukunya ”Filsafat Administrasi” (1980:119) mengemukakan bahwa

organisasi yang baik adalah suatu organisasi yang memiliki prinsip atau ciri pokok. Salah satu ciri
pokok tersebut adalah susunan atau struktur organisasi harus dibuat sesederhana mungkin yaitu sesuai
dengan kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai.

Pertanyaan: Coba saudara analisa jika ada sebuah perusahaan yang sudah terlalu banyak pegawainya
yang kemudian struktur organisasi terlalu gemuk dan cukup rumit dikarenakan menyesuaikan dengan
jumlah pegawai yang ada?
(Petunjuk:
 Mengemukakan alasan pentingnya struktur organisasi dibuat sederhana
 Langkah apa yang direkomendasikan sebagai solusi atas permasalahan struktur organisasi yang
terlalu gemuk dan rumit)

Jawaban :
 Struktur organisasi sangatlah penting untuk menandakan bahwa suatu perusahaan tersebut aktif dan
memiliki peran yang jelas. Dalam penataan struktur organisasi dalam perusahaan juga sangat
berpengaruh untuk membuat suatu perusahaan menjadi lebih produktif dalam mengembangkan dan
menjalankan sebuat bisnis. Untuk itu pentingnya struktur organisasi dibuat sesederhana mungkin,
agar struktur organisasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai. Struktur
organisasi yang sederhana mudah dalam mengatur dan menetapkan tugas serta tanggung jawab
kepada perorangan juga dapat mempermudah untuk mengontrol pekerjaan yang dilakukan.
 Untuk mengatasi permasalahan struktur yang terlalu gemuk dan rumit, dapat dilakukan dengan
cara pemangkasanan struktur, dengan penyederhanaan struktur organisas, penyetaraan jabatan, dan
penyesuaian sistem kerja. Seperti yang terjadi saat ini di dalam organisasi pemerintahan, yaitu
penyederhanaan birokrasi, dimana jabatan Administrasi dihapus dari struktur organisasi, sehingga
jalur koordinasi menjadi lebih pendek.