ADPU4331-3

NASKAH TUGAS MATA KULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2021/22.1 (2021.2)

Fakultas : FHISIP/Fakultas Hukum, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Kode/Nama MK : ADPU4331/Administrasi Perkantoran
Tugas :2

No. Soal
1. Dalam setiap organisasi akan ditentukan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan,
pengklasifikasian pekerjaan dan membagikannya kepada kelompok, unit organisasi atau perorangan.
Pembagian tugas sering juga disebut spesialisasi agar setiap orang terlibat dalam organisasi sesuai
bidang tugasnya dan dapat mengembangkan diri menjadi spesialisnya. Banyak sekali ditemukan dalam
sebuah organisasi, para pegawai mengerjakan pekerjaan tidak sesuai dengan kualifikasi dirinya atau
bukan berdasarkan bidangnya. Hal ini penting dikaji karena pembagian tugas akan berdampak terhadap
wewenang dan tanggungjawab, banyak pekerjaan tidak tuntas diselesaikan karena bukan dikerjakan
oleh orang yang konsen kaitan pekerjaanya.

Pertanyaan:
Coba saudara berikan pandangan terkait kasus tersebut, hal apa saja yang harus menjadi perhatian
penting dan langkah konkrit apa yang bisa dilakukan jika terdapat sebuah organisasi yang keliru dan
sudah terlanjur dengan pola yang tidak jelas dalam pembagian pekerjaan!

(Petunjuk:
• Mengemukakan hal penting yang harus diperhatikan
• Memberikan rekomendasi berkaitan langkah apa yang bisa dilakukan
• Mengemukakan tanggapan yang berisi solusi terhadap organisasi yang sudah terlanjur
melakukan pembagian tugas yang keliru).

2. Banyak sekali terjadi ketidakefisienan penggunaan formulir dalam sebuah kantor, misalnya dalam kantor
kecamatan adanya kecenderungan memperbanyak atau membuat formulir baik formulir KTP, KK, Akta
ataupun lainnya tanpa menghiraukan informasi yang diperlukan sudah memadai atau belum. Banyak
terjadi masyarakat yang sudah mengisi formulir namun tidak mendapatkan haknya atas blangko yang
tersedia misalnya KTP, alasannya blangko terbatas dan kosong. Hal ini berdampak pada krisis
kepercayaan masyarakat terhadap lembaga pemerintahan.

Pertanyaan:
Coba saudara uraikan, hal apa yang harus dilakukan dalam mengatasi permasalahan ketidakefisienan
penggunaan formulir dalam sebuah kantor!

(Petunjuk:
• Mengemukakan langkah tepat yang harus disesuaikan
• Mengemukakan konsep pengendalian formulir)

1 dari 2
 ADPU4331-3

3. Secara umum surat dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis. Sedangkan secara
khusus dalam konteks administrasi surat sebagai wakil dari pengirim/ penulis, bahan pembukti,
pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan organisasi dan sarana
memperpendek jarak.

Pertanyaan:
Jika saudara adalah pegawai di salah satu perusahaan ternama di Indonesia, kemudian saudara
mempunyai tanggungjawab harus membuat surat. Coba saudara analisa proses pembuatan surat yang
baik harus bagaimana?

(Petunjuk:
• Mengemukakan langkah tepat yang harus disesuaikan
• Mengemukakan syarat baik penulisan surat)

4. Jenis laporan salah satunya adalah laopran berdasarkan waktu, laporan ini disampaikan secara periodik
(harian, mingguan, bulanan, triwulan, catur wulan, tahunan dan lima tahunan).

Pertanyaan:
Laporan harian, jenis ini penting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan langkah hari berikutnya.
Coba saudara uraikan contoh laporan harian yang sudah dilakukan oleh organisasi, kemudian berikan
tanggapan apakah sudah efektif atau belum!

(Petunjuk:
• Memberikan contoh laporan yang sudah dilakukan
• Memberikan tanggapan sebagai bentuk penilaian terhadap organisasi tersebut).

2 dari 2