NAMA : Sayid Fadhil

NOTAR : 2201377
KELAS : TD 1.5
MK : KAPITA SELEKTA
ABSEN : 21

1. Buatlah alasan mengapa kita harus mempelajari Administrasi perkantoran,buat lah minimal 4
alasan…!
JAWAB
Alasan mengapa kita harus mempelajari Administrasi Perkantoran
1) Menjadi Terampil dalam Mengelola Dokumen, Administrasi perkantoran meliputi semua aspek
pengelolaan dokumen, termasuk penyimpanan, pencarian, pengeditan, dan pemeliharaan. Dengan
mempelajari administrasi perkantoran, kita akan menjadi terampil dalam mengelola dokumen dan
memastikan bahwa mereka disimpan dengan aman dan mudah diakses.
2) Mengembangkan Kemampuan Komunikasi, Administrasi perkantoran melibatkan banyak
komunikasi, baik itu secara langsung maupun tidak langsung. Dalam mempelajari administrasi
perkantoran, kita akan mengembangkan kemampuan komunikasi yang efektif, baik dalam berbicara
maupun menulis. Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting dalam semua jenis pekerjaan,
termasuk pekerjaan administratif.
3) Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas, Administrasi perkantoran membantu meningkatkan
efisiensi dan produktivitas di tempat kerja. Dengan mempelajari administrasi perkantoran, kita akan
belajar bagaimana mengoptimalkan waktu dan sumber daya, mengatur jadwal, dan mengelola
tugas-tugas sehari-hari. Ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas di tempat
kerja.
4) Menjadi Profesional yang Terampil dan Berkompeten, Dengan mempelajari administrasi
perkantoran akan membantu kita menjadi profesional yang terampil dan berkompeten. Kita akan
mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk menjadi administrator perkantoran yang
efektif, termasuk kemampuan untuk mengelola waktu dan tugas, berkomunikasi dengan baik, dan
mengelola dokumen dengan benar. Dengan keterampilan ini, kita akan menjadi aset yang berharga
bagi setiap organisasi atau perusahaan.

2. Coba Saudara jelaskan Apa pengertian dari Administrasi, pengertian Perkantoran dan
Administrasi Perkantoran secara singkat dan jelas?
JAWAB
Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya,
yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu
orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.
Perkantoran adalah sebuah ruangan atau bagunan tempat runtuhan kegiatan tatausaha
terlaksana untuk memuai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.
Administrasi Perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan
kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.
3. Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdayaguna ada 4 (empat) macam
kegiatan, Coba Saudara jelaskan secara singkat?
JAWAB
Berikut adalah empat macam kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan fungsi
perkantoran secara baik dan berdaya guna:
1) Perencanaan, Kegiatan perencanaan merupakan langkah awal dalam melaksanakan fungsi
perkantoran dengan baik dan efektif. Perencanaan melibatkan pengambilan keputusan tentang
tujuan dan sasaran, alokasi sumber daya, dan strategi tindakan yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut.
2) Pengorganisasian, Pengorganisasian melibatkan pengaturan sumber daya dan tugas yang
diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ini mencakup penentuan struktur
organisasi, tugas dan tanggung jawab karyawan, serta alokasi sumber daya seperti dana, tenaga
kerja, dan peralatan perkantoran.
3) Pelaksanaan, Setelah perencanaan dan pengorganisasian dilakukan, maka selanjutnya adalah
pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan dan diorganisasikan. Pelaksanaan melibatkan
koordinasi tugas dan kegiatan, penggunaan sumber daya dengan efektif, serta pengambilan
tindakan untuk menyelesaikan masalah dan memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan
dicapai.
4) Pengawasan, Pengawasan melibatkan pemantauan dan evaluasi terhadap tindakan dan kegiatan
yang telah dilakukan. Ini mencakup penilaian terhadap kinerja karyawan, pengawasan penggunaan
sumber daya, serta pemantauan terhadap kemajuan dan pencapaian tujuan. Pengawasan juga
penting untuk menemukan masalah dan kesalahan, serta membuat perubahan atau perbaikan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

4. Administrasi Perkantoran berbeda dengan Tata Usaha Perkantoran, dimana letak perbedaan dan
persamaan kedua kegiatan tersebut. Jelaskan
JAWAB
Perbedaannya
1) Fokus kegiatan, Administrasi Perkantoran lebih fokus pada pengelolaan administrasi dan
operasional secara keseluruhan, sedangkan Tata Usaha Perkantoran lebih fokus pada aspek
pengurusan keuangan, akuntansi, dan keuangan.
2) Ruang lingkup, Administrasi Perkantoran memiliki ruang lingkup yang lebih luas dan mencakup
berbagai aspek pengelolaan operasional dan administratif, sedangkan Tata Usaha Perkantoran
memiliki ruang lingkup yang lebih terbatas dan hanya mencakup aspek keuangan dan akuntansi.
3) Tujuan kegiatan, Tujuan dari Administrasi Perkantoran adalah untuk memastikan efisiensi dan
produktivitas di lingkungan perkantoran, sedangkan tujuan dari Tata Usaha Perkantoran adalah
untuk memastikan keuangan dan keuangan di lingkungan perkantoran terkelola dengan baik.
Persamaannya
1) Keduanya berkaitan dengan pengelolaan operasional dan administratif di lingkungan
perkantoran. 2) Keduanya memiliki tujuan untuk memastikan bahwa operasi dan administrasi di
lingkungan perkantoran berjalan dengan baik dan efektif.
 3) Keduanya memerlukan penggunaan teknologi dan peralatan perkantoran untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.

5. Jelaskan Pekerjaan Administrasi Perkantoran itu apa saja. mengapa Tata Naskah dinas harus
disamakan dan sebutkan asas-asas Administrasi Perkantoran!
JAWAB
Perkerjaan administrasi perkantoran
 Membuat agenda kantor
 Menyiapkan surat menyurat
 Mengelola dokumen perkantoran
 Melakukan penginputan data
 Melaksanakan pengarsipan data
 Membuat perekapan data
 Menerima panggilan telpon

Tata Naskah Dinas merupakan salah satu aspek penting dari pekerjaan Administrasi Perkantoran.
Hal ini karena Tata Naskah Dinas digunakan sebagai media komunikasi resmi antara instansi atau
perusahaan dengan pihak lainnya. Oleh karena itu, Tata Naskah Dinas harus disamakan untuk
memastikan keseragaman, konsistensi, dan standar dalam penulisan surat dinas, sehingga
memudahkan pembaca untuk memahami isi surat tersebut.

1. Asas perencanaan
semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu.
misalnya: semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. jika tidak,
berarti arsip tersebut tidak diperlukan.
2. Asas penyederhanan
semua pekarjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah
mungkin. tata cara yang rumit hendaknya duhindarkan jika memang dapat dicarikan alternatif yang
lebih mudah.
3. Asas penghapusan
semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai
harus dihapus atau dihilangkan.
4. Asas penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya di gabungkan atau
didekatkan.

6. Coba Saudara jelaskan apa yang dimaksud dengan Naskah Dinas dan sebutkan 3 Jenis Naskah
Dinas beserta contohnya ...
JAWAB
 Naskah Dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh instansi atau perusahaan dan digunakan untuk
berkomunikasi secara tertulis dengan pihak lainnya. Naskah Dinas memiliki format dan gaya
penulisan yang baku, serta harus memenuhi standar tata cara dan kaidah dalam penulisan surat
dinas. Berikut ini adalah 3 jenis Naskah Dinas beserta contohnya:
1) Surat Dinas Biasa Surat Dinas Biasa adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk berkomunikasi
secara resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lainnya, seperti surat permohonan, surat
undangan, dan surat pemberitahuan. Contohnya adalah surat permohonan ijin kerja sama antar
instansi.
2) Surat Edaran Surat Edaran adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk menyampaikan
informasi atau kebijakan dari instansi atau perusahaan kepada seluruh pegawai atau pihak yang
terkait. Contohnya adalah surat edaran kebijakan baru tentang tata tertib di lingkungan kantor.
3) Nota Dinas Nota Dinas adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk berkomunikasi antar unit
atau bagian di dalam instansi atau perusahaan. Contohnya adalah nota dinas antar bagian keuangan
dan bagian kepegawaian tentang pengajuan tunjangan kesehatan.

7. Buatlah struktur Organisasi Kantor sesuai dengan penempatan kalian nanti bekerja (sesuai MoU)
Jawab :
Berikut adalah contoh struktur Organisasi Kantor untuk Dinas Perhubungan Daerah:
1) Kepala Dinas Perhubungan Daerah
 Sekretaris
 Kepala Bidang Angkutan Jalan
 Kepala Bidang Angkutan Sungai dan Danau
 Kepala Bidang Angkutan Udara
 Kepala Bidang Angkutan Kereta Api
 Kepala Bidang Keselamatan Jalan dan Transportasi
 Kepala Bidang Sarana dan Prasarana Transportasi
 Kepala Bidang Perizinan dan Pengawasan Angkutan

2) Sekretaris
 Staf Administrasi
 Staf Kepegawaian
 Staf Keuangan

3) Bidang Angkutan Jalan

 Kepala Sub Bidang Angkutan Kota
 Kepala Sub Bidang Angkutan Antarkota
 Kepala Sub Bidang Angkutan Barang
 Staf Administrasi
 Staf Keuangan

4) Bidang Angkutan Sungai dan Danau

 Kepala Sub Bidang Angkutan Sungai
 Kepala Sub Bidang Angkutan Danau
  Staf Administrasi
 Staf Keuangan

5) Bidang Angkutan Udara

 Kepala Sub Bidang Keamanan Penerbangan
 Kepala Sub Bidang Navigasi Udara
 Kepala Sub Bidang Pelayanan Udara
 Staf Administrasi
 Staf Keuangan

6) Bidang Angkutan Kereta Api

 Kepala Sub Bidang Angkutan Perkantoran
 Kepala Sub Bidang Angkutan Perkotaan dan Antar Kota
 Kepala Sub Bidang Angkutan Barang
 Staf Administrasi
 Staf Keuangan

7) Bidang Keselamatan Jalan dan Transportasi

 Kepala Sub Bidang Keselamatan Jalan
 Kepala Sub Bidang Keselamatan Transportasi
 Staf Administrasi
 Staf Keuangan

8) Bidang Sarana dan Prasarana Transportasi

 Kepala Sub Bidang Sarana Transportasi Darat
 Kepala Sub Bidang Sarana Transportasi Udara
 Kepala Sub Bidang Sarana Transportasi Laut
 Staf Administrasi
 Staf Keuangan

9) Bidang Perizinan dan Pengawasan Angkutan

 Kepala Sub Bidang Perizinan Angkutan
 Kepala Sub Bidang Pengawasan Angkutan
 Staf Administrasi
 Staf Keuangan

8. Buatlah contoh surat Dinas :

a. Surat Perintah Tugas
b. Nota Dinas
c. Surat Edaran
d. Surat Kerjasama ( MoU )
Yang menandatangani surat tersebut adalah pimpinan kantor tempat kalian bekerja (perhatikan
siapa yang harus menandatangani surat tersebut) !
JAWAB
a. Surat Perintah Tugas
Kepada Yth.,
Kepala Seksi Pengaturan dan Pengendalian Lalu Lintas
Dinas Perhubungan Daerah Kota Sungai Penuh

Dalam rangka melakukan pengecekan dan pengawasan terhadap sistem pengaturan dan
pengendalian lalu lintas di wilayah Kota Sungai Penuh, dengan ini diberikan surat perintah tugas
kepada Saudara:
Nama : Sayid Fadhil
Jabatan : Petugas Pengawas
NIP : 200109112020100001

Untuk melaksanakan tugas tersebut di atas, Saudara diminta untuk berangkat pada hari Senin,
tanggal 02 April 2022, dan akan berlangsung selama 5 (lima) hari kerja.

Demikian surat perintah tugas ini disampaikan, untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung
jawab.

Hormat Saya,
Kepala Dinas Perhubungan
Daerah

Badrul Amin, S.T, M.T

NIP:197509251997021001
b. Nota Dinas

Kepada Yth.,
Kepala Bidang Keselamatan Jalan dan Transportasi
Dinas Perhubungan Daerah Kota Sungai Penuh

Dalam rangka peningkatan keselamatan jalan dan transportasi, bersama ini disampaikan Nota
Dinas sebagai tindak lanjut dari hasil rapat koordinasi yang telah dilaksanakan pada tanggal 20
April 2022, dengan pokok pembahasan sebagai berikut:

1. Evaluasi sistem perijinan angkutan

2. Penyempurnaan sistem informasi lalu lintas
3. Evaluasi kinerja petugas pengawas transportasi
4. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk melakukan koordinasi
dan tindak lanjut sesuai dengan bidang tugas masingmasing.

Demikian disampaikan, untuk menjadi perhatian dan pelaksanaan yang sebaikbaiknya.

Hormat Saya,
Kepala Dinas Perhubungan
Daerah

Badrul Amin, S.T, M.T

NIP:197509251997021001
c. Surat Edaran

Kepada Yth.,
Seluruh Kepala Seksi dan Kepala Sub Bidang
Dinas Perhubungan Daerah Kota Sungai Penuh

Dalam rangka peningkatan pelayanan publik, dengan ini disampaikan surat edaran tentang
peningkatan kualitas pelayanan publik di bidang perhubungan, dengan beberapa poin penting
sebagai berikut:

1. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengurusan perizinan angkutan

2. Meningkatkan pelayanan informasi lalu lintas kepada masyarakat
3. Memperbaiki sarana dan prasarana transportasi yang rusak

Kami memohon kerjasama dan dukungan penuh dari seluruh jajaran untuk mewujudkan
peningkatan kualitas pelayanan publik di bidang perhubungan.

Demikian surat edaran ini disampaikan, untuk menjadi perhatian

d. Surat Kerjasama

Nomor: 114/ MOU-DPH/ 2022

Perihal: Kerjasama Operasional

Kepada Yth.,
Kepala Bidang Keselamatan Jalan dan Transportasi
Dinas Perhubungan Daerah Kota Sungai Penuh

Dengan hormat,

Bersama ini kami dari Dinas Perhubungan Kota Sungai Penuh bermaksud menjalin kerjasama
dengan Kepolisian Republik Indonesia dalam rangka meningkatkan kinerja di bidang
transportasi. Kerjasama ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi
masyarakat.

Adapun hal-hal yang akan menjadi pokok kerjasama adalah sebagai berikut:
1. Penyediaan sarana dan prasarana transportasi yang memadai.
2. Peningkatan kualitas pelayanan angkutan umum.
3. Pengaturan lalu lintas dan parkir yang efektif dan efisien.
4. Sosialisasi keselamatan dan keselamatan berkendara.

Dalam hal ini, pimpinan Dinas Perhubungan Kota Sungai Penuh, yang diwakili oleh Sayid Fadhil,
bertindak selaku pihak yang berwenang untuk menandatangani perjanjian kerjasama ini.

Demikianlah surat kerjasama ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya

Hormat Saya,
Kepala Dinas Perhubungan
Daerah

Badrul Amin, S.T, M.T

NIP:197509251997021001