BAB I

PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit,
yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka.
Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah
ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya
dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan
orang lain.
“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah
atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata
usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana
terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota
organisasi yang bersangkutan.
Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda,
perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan
pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam
melaksanakan tugas pokoknya.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan
keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan
kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan
ekspedisi.
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi
administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran
guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.

1
 Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu
jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan
efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh
kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen
yang baik supaya berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para
sekretaris dan tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga
para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi, karena mereka memimpin
kantor.
1.2. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran?
2. Unsur-unsur yang terkandung di dalam Administrasi Perkantoran?
3. Tujuan apa yang akan dicapai dalam Administrasi Perkantoran?
4. Fungsi apakah yang terdapat dalam Administrasi Perkantoran?
5. Kegiatan apa saja yang ada dalam Administrasi Perkantoran?
6. Apa saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran?

2
 BAB II
PEMBAHASAN MATERI

A. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Sebagai seorang yang terjun dalam dunia industri atau perkantoran, tentu kita akan
bertemu dengan yang namanya administrasi perkantoran. Iya hal ini akan sangat
berkaitan dengan pengawasan operasional dari sebuah perusahaan atau intansi tersebut.
Untuk memahami administrasi perkantoran memang akan sedikit rumit, untuk itu disini
akan kami sajikan untuk anda terkait dengan pengertian dan ruang lingkup administrasi
perkantoran secara lengkap.

B. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan sebuah proses controlling (pengawasan)

operasional kantor sehari-hari. Umumnya tugas administrasi kantor dibebankan kepada
pegawai administrasi atau manajer kantor. Tetapi hal seperti ini tergantung dari struktur
organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi, biasanya
tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran adalah memfokuskan diri pada
tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.
Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa administrasi perkantoran ialah suatu rangkaian
aktivitas atau kegiatan merencanakan, pengorganisasian, mengarahkanm mengawasi, dan
menyelenggarakan berbagai macam pekerjaan perkantoran atau ketatausahaan kantor.

C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Kegiatan kantor

a. Perencanaan perkantoran atau office planning, diantaranya seperti dibawah ini:

 Perencanaan gedung
 Tata ruang kantor

3
  Pencahayaan atau penerangan
 Perlengkapan kantor
 Ventilasi udara atau jendela dari ruangan kantor
 Standarisasi pekerjaan kantor
 Anggaran perkantoran
 Standar kualitas kerja
 Sistem telekomunikasi dan informasi

b. Pengorganisasian perkantoran atau office organizing, diantaranya seperti dibawah ini:

 Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau bawahan.

 Pembagian tugas dalam organisasi atau perusahaan agar tugasnya lebih efisien.
 Perlengkapan atau peralatan yang selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan untuk
memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

c. Pengarahan perkantoran atau office actuating, diantaranya seperti dibawah ini:

 Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan dan memberi

motivasi terhadap bawahan.
 Memberikan bantuan kepada pegawai ketika pengawai tersebut mengalami
kesulitan dalam pekerjaannya.
 Menyatukan visi dan misis para pegawai dengan perusahaan atau organisasi.
 Perancangan cara berkomunikasi yang baik dan efektif dengan seluruh pegawa,
agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan dengan baik atau
lancar.
 Menggunakan tolak ukur yang adil dalam hal pemberian upah atau gaji pada
pegawai.

Pengertian Pengawasan, Jenis dan Fungsinya

4
d. Pengawasan perkantoran atau office controlling

 Menggunakan peralatan dan perabotan kantor.

 Standarisasi maupun metode-metode pekerjaan kantor.
 Kualitas pekerjaan kantor.
 Pelayanan kantor.
 Budget perkantoran
 Waktu.

2. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran

a. Lokasi perkantoran, adapun faktor yang perlu diperhatikan untuk menentukan lokasi
kantor antara lain:

 Keamanan
 Lingkungan
 Harga

b. Gedung, adapun faktor dari gedung perkantoran yang perlu diperhatikan antara lain:

 Dapat menjamin keamanan dan kesehatan seluruh pegawai.

 Memiliki fasilitas yang sangat memadai.
 Harga dari gedung yang kompetitif, artinya seimbang dengan biaya dan
keuntungan.

c. Peralatan,diantaranya meliputi:

 Perabotan kantor, contohnya: meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku
dan lain sebagainya.
 Perbekalan kantor, contohnya: kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer dan lain
sebagainya.

5
d. Interior, maksud dari interior disini adalah penataan dari perabotan dan perangkat
perkantoran yang bisa mendukung terlaksananya pekerjaan dalam sebuah ruang kantor,
contohnya seperti: penerangan, ventilasi, hiasan ruang kantor, dan lain sebagainya.

e. Mesin-mesin perkantoran, yakni disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode

pekerjaan dan kebutuhan kantor lainnya.

Pengertian Manajemen Proyek Dan Ruang Lingkupnya

Demikianlah pembahasan mengenai definisi dan ruang lingkup administrasi perkantoran,

semoga pembahasan diatas dapat dipahami dan bermanfaat untuk kita semua….

Pencarian :ruang lingkup administrasi ,ruang lingkup administrasi

perkantoran ,pengertian ruang lingkup administrasi ,Jelaskan ruang lingkup
administrasi ,Pengertian ruang lingkup administrasi perkantoran ,sebutkan dan jelaskan
ruang lingkup administrasi perkantoran ,ruang lingkup kegiatan administrasi ,ruang
lingkup manajemen perkantoran ,ruang lingkup kantor ,Pengertian administrasi
perkantoran

6
 BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu
hal.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).
3.2. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang
peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan
kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai
pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan
kinerjanya menjadi terus lebih baik.

7
 DAFTAR PUSTAKA
Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.
Gunung Agung. Jakarta.
Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta : Balai Pembinaan
Administrasi, Akademi Administrasi Negara