A.

Administrasi Kantor
a. Konsep tentang Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu “ad” dan “mininstrate” yang
artinya pemberian jasa atau bantuan. Dalam bahasa Inggris disebut “administration”
artinya “to Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
1. Pengertian Administrasi
Dalam arti luas, pengertian administrasi adalah proses kerja sama beberapa
individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan
dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal
lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah
memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
2. Pekerjaan Administrasi
· Korespondensi atau surat-menyurat;
· Ekspedisi atau pencatatan setiap informasi;
· Pengarsipan atau pengelolaan informasi secara sistematis sehingga dapat
mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
3. Personil Administrasi
· Administrator, orang yang menetapkan semua ketentuan institusional yang
ingin dicaoai pada semua kegiatan yang dilaksanakan.
· Manajer, orang yang memimpin dan menggerakkan secara langsung sumber
daya manusia, uang, mesin, metode, maupun peralatan yang mendukung, dan
sebagainya.
· Staff/asisten, orang yang memiliki keahlian, karena harus menyumbangkan
pemikiran dan sebagai penasihat untuk membantu administrator dan manajer
dalam membuat kebijaksanaan pada kegiatan institusional.
· Worker/pekerja, orang yang langsung melakukan pekerjaan atas perintah
manajer untuk menghasilkan apa yang menjadi tujuan organisasi atau institusi.
4. Ciri-Ciri Administrasi
· Dilakukan oleh sekelompok orang
· Adanya kerja sama
· Adanya pembagian tugas
· Memiliki kegiatan yang runtut dalam suatu proses
· Mempunyai tujuan
b. Konsep Kantor
Untuk menjalankan pekerjaannya, administrasi membutuhkan kantor. Kantor
sebagai pusat kegiatan administrasi dan pusat pengelolaan data dan keterangan serta
tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas
manajemen.
c. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah,
ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Pengertian kantor dibagi menjadi 2 segi atau aspek, yaitu sebagai berikut.
d. 1) Dari segi fisik, kantor dapat dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat
statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya,
pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information
handling).
2) Dari segi aktivitas, kantor dapat dilihat dari kegiatannya yang bersifat
dinamins, yakni adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan organisasi.
Selain itu, pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua pengertian lain yaitu
sebagai berikut.
1) Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
penyampaian/pendistribusian data/informasi.
2) Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markan, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi.
e. Ciri-Ciri Kantor
1) Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik
2) Menggunakan alat dan perlengkapan yang tepat
3) Pegawai yang disiplin dan professional
4) Memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutanzaman
5) Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,
efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan yang manusiawi

f. Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara umum administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan
dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali
dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
Dalam arti luas administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang
dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai
struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Dalam arti sempit administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan
penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan
organisasi.

1. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

1) Organisasi, yaitu mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan
hubungan kerja sama diantara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai
tujuan tertentu.
2) Manajemen, berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina,
membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta
mengerahkan segenap fasilitas agar tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai
dengan baik.
3) Komunikasi, yaitu kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan
dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan
pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun nonformal.
4) Informasi, yaitu kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
5) Personalia, yaitu kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja.
6) Keuangan, yaitu kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya
sekaligus pertanggungjawaban penggunaan dana.
7) Perbekalan, yaitu kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur
penggunaan peralatan kerja.
8) Humas, yaitu kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari
lingkungan masyarakat sekitar terhadap perusahaan.

2. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

a. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning),
pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran
(office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering
disingkat POAC.
1) Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi
tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi:
a) Perencanaan gedung
b) Tata ruang kantor
c) Penerangan/cahaya
d) Ventilasi
e) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
f) Anggarang (budgeting) perkantoran
g) Standar kualitas kerja
h) System informasi dan telekomunikasi
2) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam
fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tersebut, yaitu:
a) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
b) Pemeliharaan hubungan kerja yang lebih baik
c) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
 3) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran merupakan suatu kegiatan untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk mencipkatan lingkungan
kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:

a) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap

bawahan
b) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
c) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
d) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
e) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi
antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
f) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
4) Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal
yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Objeknya meliputi:
a) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
b) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
c) Kualitas pekerjaan kantor
d) Pelayanan kantor
e) Waktu
f) Biaya perkantoran
b. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Sarana dan fasilitas kerja perkantoran meliputi berikut ini.

1) Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain:
a) Faktor keamanan
b) Faktor lingkungan
c) Faktor harga
2) Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain:

a) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawannya
b) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
c) Harga gedung yang kompetif seimbang dengan biaya dan keuntungan
3) Peralatan
3) Peralatan
Peralatan digolongkan menjadi dua kelompok, yaitu:
a) Perabotan kantor (office furniture) seperti meja, kursi, rak, laci, dan sebagainya
yang terbuat dari kayu, besi, ataupun bahan lainnya.
 b) Perbekalan kantor (office supplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus,
dan peralatan habis pakai lainnya.
4) Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pekajsanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafor, jendela, dan hiasan
kantor.
5) Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-
mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja,
metode kerja, dan kebutuhan interior.
6. Tujuan Administrasi Perkantoran
Pada dasarnya administra
Inti dari kegiatan administrasi perkantoran mencakup enam tujuan, yaiut:
a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan
tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
informasi yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim,
dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan mengolah informasi dengan maksud menyajikan
dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
informasi dari satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh informasi dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
B. Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain
(pekerjaan utama) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak
terbatas di kantor saja, tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.
3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang
paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah.
C. Asas-Asas Administrasi Perkantoran
1. Asas Perencanaan
2. Asas Penyederhanaan
3. Asas Penggabungan
4. Asas Penghapusan

BAB 2
MANAJEMEN PERKANTORAN

A.Pengertian Manajemen Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami dalam dua
pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; dan
pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Menurut Ricky
W. Griffin, manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan
efisien. Berdasarkan pengertian manajemen tersebut maka manajemen perkantoran dapat
diartikan sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Pengertian manajemen
perkantoran juga adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara
teratur, sistematik dan terus-menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai
keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
George R. Terry menegaskan bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
B. Fungsi Manajemen Perkantoran

Secara umum ada empat fungsi utama dalam manajemen perkantoran, yaitu fungsi
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (commanding/directing),
dan pengawasan (controlling).
1. Perencanaan (Planning)
Merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil
yang diinginkan.

2. Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi pengorganisasian ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi-bagi
tersebut.
Fungsi pengorganisasian dalam manajemen perkantoran sangat penting karena:
a. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas
b. Dapat mendeskripsikan tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas
c. Wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi lebih jelas
d. Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
e. Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui
3. Pengarahan (Commanding)
Fungsi ini dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi yang berhubungan dengan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam
melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-
benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan sejak awal.
4. Pengawasan (Controlling)
Fungsi ini sangat diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan efektivitas
pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga
tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan.
Secara garis besar, proses pengawasan dalam manajemen perkantoran mengandung langkah-
langkah kegiatan sebagai berikut.
a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
b. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan
yang dikehendaki
c. Menentukan prosedur, waktu, dan teknik yang dipergunakan
d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan
e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada
perbedaan
f. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan
C. Tujuan Manajemen Perkantoran
1. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien
2. Proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancer
3. Pengawasan pekerjaan kantor efektif dan efisien
4. Tercipta suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan
5. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab

Tujuan manajemen perkantoran juga pernah dirumuskan oleh George R. Terry, yaitu sebagai
berikut.
1. Memberikan keterangan yang lengkap
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan
4. Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada langganan
5. Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah
D. Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran antara lain:

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran atau kantor (dalam bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan tempat yang
digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.
2. Komunikasi (Communications)
Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan
efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain
untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

3. Pegawai Kantor (Official Personnel)

Kepegawaian perkantoran ini mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi atau
perkenalan pekerjaan, pelatihan pegawai, promosi pegawai (sumber daya), pengujian sumber
daya, pergantian sumber daya, sistem saran pegawai, pooling karyawan atau pegawai, absensi
pegawai, pemberhentian pegawai/karyawan, fasilitas buat pegawai/karyawan, moral dan
kedisiplinan pegawai, pensiun pegawai, penilaian, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Perabot dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabot dan perlengkapan kantor ini mencakup semua peralatan yang umunya digunakan di
kantor, contohnya meja, kursi, perlengkapan arsip, ruang atau peti besi, perabotan fungsional,
perabotan gudang, dan lainnya.

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang mempunyai
masa manfaat atau masa pakai lebih dari satu tahun, misalnya mesin tik, mesin tambah, mesin
faktur, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan dikte, perlengkapan kirim surat, dan
peralatan terlihat.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis ini mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, kertas surat,
formulir-formulir, perbekalam sarana kebersihan, perbekalan penggadaian, dan
pengevaluasian untuk perbekalan baru.

7. Metode Kerja
Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan, atau bagaimana cara melakukan
atau membuat sesuatu.

8. Warkat
Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak, yang dibuat orang dalam
rangka untuk membantu ingatan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Ini merupakanupaya yang dilakukan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu
perkantoran/organisasi/instansi/perusahaan.
E. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran

Prinsip-prinsip dalam manajemen perkantoran itu bersifat lentuk. Menurut Henry Fayol,
seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum
manajemen tersebut meliputi:

1. Pembagian kerja (division of work)

2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of
individual interests to the general interests)
7. Pembayaran upah yang adil (renumeration)
8. Pemusatan (centralization)
9. Hirarki (hierarchy)
10. Tata tertib (order)
11. Keadilan (equity)
12. Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat kesatuan (espirits de corps)
Berdasarkan pendapat Henry Fayol, prinsip-prinsip manajemen perkantoran itu mencakup
hal-hal seperti:
1. Perencanaan Pekerjaan
2. Pengorganisasian Pekerjaan
3. Pengkoordinasian Pekerjaan
4. Pengendalian Pekerjaan
5. Pemberdayaan Pegawai
6. Komunikasi
7. Tatanan Kantor
8. Peningkatan Mutu Pelayanan
F. Asas-Asas Manajemen Perkantoran
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada
satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuan-satuan organisasi yang memikul
pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin warkat, atau
memelihara arsip.
* Kebaikan Asas Sentralisasi
1. kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
2. mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
3. keseragaman dapat dicapai
4. latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
5. biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.
6. adanya fleksiblitas dalam organisasi
7. dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
*Kerugian Asas Sentralisasi
1. prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
2. adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
3. dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
4. lambat dalam pelaksanaan tugas
2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)
Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja
sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula, masing-masing
satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga
melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
*Keuntungan Asas Desentralisasi
1. pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
2. pekerjaan dilakukan menurut urutan kepentingan
3. pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
 4. cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang penting
*Kerugian Asas Desentralisasi
1. pekerjaan akan terlalu bebas
2. kurang terdapat harmonis dalam organisasi
3. kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
4. banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
5. sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor
3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi
yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada pada seluruh
organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang
bersangkutan.

BAB 3

PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian dan Fungsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan di bidang tulis-menulis, catat-mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,
maupun pelayanan. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan setiap
organisasi. Dalam garis besarnya, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat
keputusan atau tindakan yang tepat
3. Membantu kelancaran organisasi secara keseluruhan
Berdasarkan pemahaman tersebur maka fungsi pekerjaan kantor antara lain:
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Menurut G.R.Terry, pekerjaan perkantora meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
membuat warkat tulis dan laporan sebagai cara meringkas banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Sedangkan menurut
William Hendy Leffing Well dan Edwin Robinson, pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama
dengan warkat-warkat, pemakaian warkat, pembuktian warkat dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Pekerjaan kantor meliputi segenap
kegiatan seperti:
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan mengumpulkan data-data yang ada, baik yang sudah tersaji maupun yang
terpinjam di unit lainnya guna mempersatukan menjadi suatu dokumen yang terintegral dan
tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, mengingat adanya hubungan antara satu data
dengan data lainnya yang sejenis.
2. Mencatat
3. Mengolah
Yaitu tahap pemrosesan semua data yang masuk ke tahap berikutnya seperti yang sudah
distandarkan dan sesuai dengan kebutuhan untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan
bagi atasan.
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. Menyimpan
7. Melakukan Komunikasi
8. Menghitung
9. Pekerjaan Lainnya
Pekerjaan lainnya seperti pelayanan tamu, kurir, cleaning service, office boy/girl, back office,
security, dan sebagainya juga dibutuhkan dalam suatu perusahaan/organisasi.
C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat Pelayanan
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
3. Dilakukan oleh Semua Pihak
D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1. Surat
Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan
kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2. Laporan
Yaitu suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun
tertulis.
3. Formulir
Yaitu lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau
informasi yang besifat tetap, da nada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi
yang tidak tetap.

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang
dihasilkan dalam pekerjaan kantor, misalnya jadwal, tabel, peta, grafik, buku atau paper.

5. Arsip

BAB 4

STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN BIDANG ADMINISTRASI

PERKANTORAN

A.Pengertian Struktur Organisasi Kantor

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam
suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengorganisasian
adalah fungsi kedua dalam manajemen dan didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan
struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan
demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Umumnya, istilah struktur
organisasi digunakan ketika dua orang atau lebih melaksanakan fungsi-fungai tertentu dan
perlu untuk mewujudkan tujuan organisasi.
●
B. Macam-Macam Organisasi
1. Organisasi Politik, yaitu organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan Negara.
Contohnya partai politik.
2. Organisasi Bisnis, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari
usaha yang dilakukan (usaha bisnis).
3. Organisasi Profesi, yaitu organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang yang
berprofesi sama atau hamper sama untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan
dihormati. Contohnya ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia) dan ICMI (Ikatan Cendikiawan
Muslim Indonesia).
4. Organisasi Sosial, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan social
kemasyarakatan. Contohnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan,
ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan jasmani, dan sebagainya.
C. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Perumusan tujuan yang jelas
2. Pembagian kerja dan pendelegasian kekuasaan
3. Rentang kekuasaan
4. Tingkatan-tingkatan pengawasan
5. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
6. Koordinasi
D. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor dan Strukturnya
1. Organisasi Garis/Lini (Line Organization)
Yaitu bentuk organisasi yang menjelaskan bahwa wewenang atasan dan bawahan terhubung
langsung secara vertikal. Bentuk organisasi ini lebih bersifat otoriter. Ciri-ciri bentuk
organisasi garis/lini itu antara lain:
a. Jumlah karyawan sedikit.
b. Organisasi dan spesialisasi kerja masih kecil.
c. Manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana.
d. Sarana dan alatnya terbatas.
e. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung.
f. Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer.
2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Yaitu perkembangan dari organisasi garis/lini. Ciri-ciri dari system organisasi lini dan staf
diantaranya yaitu:
a. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung.
b. Jumlah karyawannya banyak.
c. Organisasi besar.
d. Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf.
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Dalam organisasi fungsional ini, wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada
kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional, kemudian dikerjakan oleh pelaksana yang
mempunyai keahlian khusus. Ciri-ciri dari bentuk organisasi ini diantaranya yaitu:
a. Organisasi kecil.
b. Adanya kelompok kerja staf ahli.
c. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
d. Target organisasi jelas dan pasti.
e. Pengawasan ketat.

4. Organisasi Divisional
Organisasi ini biasanya diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang
pesat.

*Kebaikan
1. Divisi-divisi yang dibentuk dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para manajer
muda.
2. setiap divisi menjadi tempat yang baik dalam mengembangkan intuisi kewiraswastaan.
3. meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam perusahaan.
4. kesempatan karir lebih terbuka
*Kelemahan
1. koordinasi yang buruk antarlintas divisi
2. terjadinya duplikasi sumber daya manajemen puncak
3. terjadinya persaingan antardivisi sangat potensial.
5. Organisasi Matriks
Yaitu gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan
terbaik untuk membuat struktur organisasi yang lebih efisien. Namun, ini adalah struktur
organisasi yang paling kompleks. Rantai komando divisional dan fungsional
diimplementasikan secara simulatan dan saling membebani di dalam departemen yang sama.
Jadi, terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua
pimpinan/bos. Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan
pelaksanaan beragam program atau proyek.
*Kebaikan
1. tujuan proyek menjadi lebih jelas.
2. banyak jalur untuk melakukan komunikasi
3. pekerjaan dapat dipahami secara lebih jelas
4. ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi
5. pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan.
*Kelemahan
1. mempunyai struktur yang sangat rumit
2. memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
3. membutuhkan biaya yang relative tinggi
4. dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.
E. Uraian Tugas dalam Struktur Organisasi
1.Manajer Administrasi
Manajer administrasi memiliki tugas yang sekaligus membedakannya dengan tugas manajer
kantor, misalnya:
a. Merencanakan konsep
b. Melakukan pengaturan
c. Membuat prosedur
d. Membuat keputusan
e. Membuat konsep pengembangan unitnya
f. Mengawasi bawahan
g. Memikul tanggungjawab yang lebih besar

2.Manajer Kantor
Manajer kantor adalah pejabat yang berada dalam level lapisan kedua dalam perkantoran.
Menurut Mills (1984), manajer kantor memiliki tugas seperti:
a. Menjamin sumberdaya kantor
b. Menjamin ketersediaan sumberdaya kantor
c. Menetapkan anggaran guna mengontrol output
d. Menerapkan sistem dan prosedur guna kelangsungan visi dan misi
e. Penyediaan informasi secara efisien
f. Mengatur perekrutan pegawai guna kebutuhan masa depan
g. Menjamin sistem komunikasi yang efektif
h. Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan
konsultasi staf yang efektif
i. Menjamin keselamata, kesehatan, dan kesejahteraan karyawan
j. Menjamin pelaksanaan tanggung jawab
Namun, menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat
dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:
a. Kemampuan memimpin
b. Memiliki latar belakang praktik/pendidikan
c. Kemampuan melatih
d. Kemampuan mengungkapkan diri
e. Kemampuan bersikap terbuka
f. Keingintahuan
g. Kemampuan mengembangkan kreativitas
h. Kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
i. Kemampuan menjual gagasan
j. Kemampuan bekerja sama
k. Sabar

3. Supervisor
4. Sekretaris

BAB 5
KOMUNIKASI PERKANTORAN

A. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi (communication) berasal dari bahasa Latin, yaitu ‘communis’ yang berarti
‘sama’, communico, communication, atau communicari yang berarti ‘membuat sama’ (to
make common). Sama yang dimaksud disini adalah sama makna. Secara paradigmatis,
pengertian komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang
lain untuk memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara
lisan maupun tak langsung menggunakan media.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari
komunikator (membawa pesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) dengan
menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian. Secara ringkas, proses
berlangsungnya komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut.
1. Komunikator
Komunikator (sender) yang mempunyai maksud tertentu berkomunikasi dengan orang lain
dengan cara mengirimkan suatu pesan yang bisa berbentuk bahasa ataupun lewat simbol-
simbol atau lambang.

2. Pesan
Pesan (message) itu langsung disampaikan dari komunikator yang dibawa melalui suatu
media baik secara langsung ataupun tidak langsung. Media adalah alat yang menjadi
penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan.
3. Komunikan
Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang
diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
.
C. Unsur-Unsur Komunikasi

Komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh unsur-unsur komunikasi. Unsur-unsur
komunikasi yaitu:
1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (Source)
2. Pesan (message)
3. Saluran (media) Komunikasi
4. Penerima Pesan (receiver) atau Komunikan
5. Umpan Balik (feed back)
6. Pengaruh atau Efek
D. Fungsi Komunikasi

Fungsi komunikasi dalam kehidupan manusia pada umumnya dapat dilihat dalam kehidupan
pribadi seseorang, hubungan dengan orang lain, di tempat kerja, dam di lingkungan
masyarakat.
1. Kehidupan Pribadi
a. Mengungkapkan perasaan dan gagasan kita;
 b. Menjelaskan perasaan, isi pikiran, dan perilaku kita sendiri;
c. Semakin mmengenal diri, karena dengan komunikasi kita mengenal isi hati, pikiran, dan
perilaku kita, serta mendapat umpan balik dari rekan kita tentang emosi, pikiran, kehendak,
cita-cita, dan perilaku kita.
2. Hubungan dengan Orang Lain
a. Mengenal orang lain karena melalui komunikasi, orang lain mengungkapkan identitas
dirinya pada kita;
b. Menjalin perkenalan, pertemanan, persahabatan dengan orang lain;
c. Membahas masalah, bertukar pikiran, dan membuat rencana kegiatan bersama orang
lain;
d. Meminta bantuan dan pertolongan kepada orang lain;
e. Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidup bersama orang lain.
3. Di Tempat Kerja
a. Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja;
b. Membangun kerja sama dan sinergi dengan rekan kerja;
c. Berkoordinasi dan mengarahkan pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan
perusahaan;
d. Mengatasi perbedaan pendapat, ketegangan, dan konflik.
4. Di Lingkungan Masyarakat
a. Mempersatukan orang-orang yang memiliki berbagai perbedaan latar belakang;
b. Mengatasi permasalahan yang muncul di masyarakat;
c. Memajukan dan mensejahterakan masyarakat;
d. Menciptakan perdamaian.
E. Tujuan Komunikasi

Menurut Onong Uchjana Effendi dalam bukunya Dimensi – dimensi Komunikasi, tujuan dari
komunikasi itu antara lain yaitu:
1. Perubahan Sikap (attitude change)
2. Perubahan Pendapat (opinion change)
3. Perubahan Perilaku (behavior change)
4. Perubahan Sosial (social change) dan Partisipasi Sosial

F. Teknik Komunikasi

Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukung keberhasilan kegiatan

komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai. Teknik komunikasi
yang diperlukan saat menyampaikan suatu pesan antara lain yaitu:
1. Keterampilan Berbicara
2. Gaya Bahasa dalam Berbicara
a. Gerak-gerik
b. Pakaian
c. Sikap jiwa
d. Suara
e. Pandangan mata
 f. Sikap badan
3. Keterampilan Mendengar
a. Mendengar evaluative, yaitu kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi terhadap
kata-kata yang diucapkan pembicara.
b. Mendengar proyektif, yaitu memproyeksi diri pendengar ke alam pikiran pembicara
merupakan cara mendengar secara proyektif.
4. Keterampilan Menulis
5. Keterampilan Membaca
G. Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung
dengan baik. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan proses
komunikasi. Aspek-aspek komponen komunikasi tersebut antara lain yaitu:

1. Aspek Komunikator
a. Kepercayaan dalam diri komunikator (self credibility)
b. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang cukup melalui komunikasi
c. Memilih media yang tepat
d. Menguasai isi pesan, media, dan lingkungan yang mendukung
e. Menyampaikan isi pesan dengan jelas
f. Meminta respon
2. Aspek Pesan
3. Aspek Saluran (channel)
4. Aspek Komunikan
a. Pesan komunikasi benar-benar dimengerti oleh penerima pesan
b. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan
c. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk kepentingan pribadinya
d. Mampu menempatkan baik secara mental atau fisik
e. Mempunyai sifat terbuka dan memiliki pengetahuan yang cukup
5. Aspek Umpan Balik
H. Bentuk-Bentuk Komunikasi
1. Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi intrapersonal ini disebut juga dengan komunikasi intrapribadi. Komunikasi ini
diartikan sebagai komunikasi yang dilakukan pada diri sendiri. Aktivitas komunikasi ini
sering kita lakukan, bahkan setiap hari. Misalnya berdoa, bersyukur, introspeksi diri,
berimajinasi secara kreatif, dan sebagainya.
2. Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal ini deisebut juga dengan komunikasi antarpribadi. Komunikasi

ini diartikan sebagai proses pertukaran makna dari orang-orang yang saling berkomunikasi
atau komunikasi antara individu yang satu dengan individu yang lain.
3. Komunikasi Kelompok

Komunikasi ini secara umum dapat diartikan sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau
lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi
informasi, pemeliharaan diri (self maintenance) atau pemecahan masalah. Contoh komunikasi
ini antara lain kuliah, rapat, briefing, konferensi, penataran, seminar, workshop, dan lain
sebagainya.
4. Komunikasi Organisasi

Komunikasi ini dapat didefinisikan sebagai komunikasi antarmanusia (human

communication) yang terjadi dalam konteks organisasi.
5. Komunikasi Massa

Komunikasi massa adalah bentuk komunikasi yang menggunakan saluran (media) dalam
menghubungkan komunikator dan komunkan secara massal, berjumlah banyak, atau
bertempat tinggal jauh. Komunikasi massa mempunyai ciri-ciri seperti:
a. Komunikator biasanya suatu lembaga media yang jelas seperti surat kabar, televisi, atau
radio.
b. Hubungan antara komunikator dan komunikan tidak bersifat pribadi.
c. Menggunakan media massa, baik cetak atau elektronik, yang dikelola oleh suatu lembaga
atau orang yang dilembagakan.
d. Mediumnya dapat dipergunakan oleh orang banyak.
e. Komunikan adalah massa, yang bersifat heterogen dan anonym (tidak dikenal).
f. Penyebaran pesan bersifat serentak, pada saat yang bersamaan.
g. Umpan balik bersifat tidak langsung, ada tenggang waktu, ada jarak.
h. Pesan yang disebarkan melalui komunikasi massa memiliki kedenderungan untuk tidak
langsung berpengaruh terhadap massa.
Berdasarkan ciri-ciri tersebut, maka pengertian komunikasi massa adalah komunikasi yang
ditujukan kepada sejumlah besar khalayak yang tersebar, heterogen, dan anonym melalui
media cetak atau elektronik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan
sesaat.
I. Bidang Komunikasi
Yang dimaksud dengan bidang di sini adalah bidang kehidupan manusia, di mana diantara
jenis kehidupan yang satu dengan jenis kehidupan yang lain terdapat perbedaan yang khas,
dan kekhasan tersebut menyangkut pula proses komunikasi. Bidang-bidang komunikasi itu
mencakup jenis-jenis komunikasi berikut ini.

1. Komunikasi sosial (social communication)

2. Komunikasi organisasional/manajemen (organizational/management communication)
3. Komunikasi bisnis (business communication)
4. Komunikasi politik (political communication)
5. Komunikasi internasional (international communication)
6. Komunikasi antarbudaya (intercultural communication)
7. Komunikasi pembangunan (development communication)
8. Komunikasi tradisional (traditional communication)

Untuk lebih jelasnya, simaklah pembahasan bidang komunikasi berikut ini.

1. Komunikasi Sosial
Komunikasi ini dapat diartikan sebagai proses interaksi di mana seseorang atau sesuatu
lembaga menyampaikan amanat kepada pihak lain agar pihak lain itu dapat menangkap
maksud yang dikehendaki penyampaianya baik secara verbal maupun nonverbal.
2. Komunikasi Organisasi/Majanemen

Dalam lingkup organisasi ataupun manajemen tujuan utama komunikasi adalah

memajukan dan mengembangkan organisasi yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan
untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Dalam komunikasi ini, terdapat komunikasi
vertikal, horizontal, dan diagonal.

a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi ini merupakan komunikasi tegak lurus ke atas maupun ke bawah yaitu antara
pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya. Komunikasi ini bisa secara lisan, percakapan,
rapat, ceramah, maupun pidato dan secara tertulis. Komunikasi ke atas dank e bawah
memiliki fungsi yang berbeda.
Komunikasi ke bawah berfungsi untuk:
1) Menyampaikan informasi berupa kebijakan, peraturan, prosedur, dan program kerja;
2) Memberikan penugasan dan pengarahan;
3) Menyampaikan umpan balik dari atasan kepada bawahan tentang perilaku atau kinerja.

Sedangkan komunikasi ke atas berfungsi untuk:

1) Memberikan umpan balik atas kebijakan, peraturan, pengarahan, dan instruksi atasan.
2) Menyampaikan laporan perkembangan dan hasil kerja;
3) Menyampaikan gagasan dan usulan untuk peningkatan hasil kerja dan pemecahan
masalah;
4) Meminta informasi atau bantuan;
5) Mengungkapkan perasaan, sikap, dan keluhan yang berhubungan dengan permasalahan
kerja maupun pribadi bawahan.

b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi menyamping atau mendatar, yaitu antara orang-orang yang sama tingkat
kedudukan atau jabatannya dalam kelompok atau bagian yang sama. Komunikasi ini
beruguna untuk melancarkan koordinasi kerja. Misalnya, komunikasi antara kepala bagian,
antar manajer, dan antar karyawan pelaksana.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi menyilang yang memotong rantai perintah organisasi dan dilakukan oleh
petugas dari bagian yang berbeda dan tiingkat yang berbeda pula. Misalnya antara kepala
bagian gudang yang berada di bawah manajer produksi berkomunikasi dengan manajer
oersonalia.
3. Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi di berbagai kegiatan bisnis maupun di dalam kegiatan internal organisasi bisnis.
4. Komunikasi Politik
 Komunikasi politik dalam arti sempit adalah setiap bentuk penyampaian pesan, baik dalam
bentuk lambang-lambang maupun dalam bentuk kata-kata tertulis atau terucap, ataupun
dalam bentuk isyarat yang mempengaruhi kedudukan seseorang yang ada dalam suatu
struktur kekuasaan tertentu. Sedangkan dalam arti luas, komunikasi politik adalah setiap jenis
penyampaian pesan, khususnya yang bermuatan informasi politik dari suatu sumber kepada
sejumlah penerima pesan.
5. Komunikasi Internasional
Komunikasi internasional adalah komunikasi yang dilakukakn antara komunikator yang
mewakili suatu Negara untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkaitan dengan berbagai
kepentingan negaranya kepada komunikan yang mewakili Negara lain dengan tujuan untuk
memperoleh dukungan yang lebih luas.
6. Komunikasi Antarbudaya
Menurut Stewart L. Tubbs, komunikasi antar budaya adalah komunikasi antara orang-
orang yang berbeda budaya (baik dalam arti ras, etnik, atau perbedaan-perbedaan sosio
ekonomi).
7. Komunikasi Pembangunan
Komunikasi dan pembangunan merupakan dua hal yang saling berhubungan sangat erat.
Secara sederhana pembangunan adalah perubahan yang berguna menuju suatu sistem social
dan ekonomi yang diputuskan sebagai kehendak dari suatu bangsa, dan komunikasi
merupakan dasar dari perubahan sosial.
8. Komunikasi Tradisional
Secara umum pengertian komunikasi tradisional adalah proses penyampaian pesan dari
satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan media tradisional yang sudah lama digunakan
di suatu tempat sebelum kebudayaannya tersentuh oleh teknologi modern. Tapi sekarang,
seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi tradisional, mulai luntur dan jarang
digunakan. Media komunikasi tradisional yang digunakan untuk menyampaikan pesan ini
antara lain dengan kentongan, kulkul, wayang, cerita rakyat, bedug, sendratari, ataupun
upacara rakyat.
J. Sifat Komunikasi

1. Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik secara lisan
maupun tertulis. Contoh komunikasi verbal antara lain, berbicara secara langsung, bertelepon,
berdiskusi, saling berkirim surat, menulis buku, presentasi, atau yang lainnya.

2. Nonverbal
Komunikasi nonverbal yaitu komunikasi yang pesannya dikemas dalam bentuk nonverbal
atau tanpa kata-kata. Komunikasi ini menggunakan bahasa tubuh atau gambar. Komunikasi
ini lebih banyak digunakan daripada komunikasi verbal karena dalam setiap kegiatan
komunikasi hampir secara otomatis komunikasi nonverbal ikut digunakan. Oleh karena itu,
komunikasi ini akan bersifat tetap, dan selalu ada.
3. Tatap Muka (Face to Face)
Komunikasi bersifat tatap muka maksudnya adalah komunikator dengan komunikan
berhadapan langsung atau saling berhadapan ketika proses komunikasi berlangsung.
Komunikasi secara tatap muka ini memungkinkan terjadinya respon langsung dari keduanya.
Komunikasi bersifat tatap muka ini dapat dilakukan melalui bentuk komunikasi interpersonal,
komunikasi kelompok, dan komunikasi organisasi.
4. Bermedia
Komunikasi bermedia maksudnya kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat
menggunakan perantaraan media atau saluran. Media ini dapat berupa media komunikasi
seperti telepon, surat, media cetak seperti surat kabar dan majalah, serta media elektronik
seperti radio dan televisi.
K. Tatanan Komunikasi

Tatanan komunikasi adalah proses komunikasi yang ditinjau dari jumlah komunikan
apakah satu orang, sekelompok orang, atau sejumlah orang yang bertempat tinggal secara
tersebar. Berdasarkan tatanan tersebut maka bentuk komunikasi dapat diklasifikasikan
kedalam bentuk komunikasi seperti:
1. Komunikasi pribadi, yang meliputi komunikasi intrapribadi/intrapersonal dan
komunikasi antarpribadi (interpersonal).
2. Komunikasi kelompok, yang meliputi komunikasi kelompok kecil (seperti ceramah,
forum, simposiun diskusi panel, dan seminar) dan komunikasi kelompok besar seperti public
speaking.
3. Komunikasi organisasi, merupakan komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi
seperti partai politik dan organisasi-organisasi lainnya.
4. Komunikasi massa, yang meliputi komunikasi media massa cetak (seperti surat kabar
dan majalah) dan komunikasi media massa elektronik (seperti radio, televise, film, dan web).
5. Komunikasi media, yaitu komunikasi yang menggunakan media selain media massa
seperti surat, poster, pamflet, spanduk, dan telepon.
L. Etika Komunikasi
Istilah etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasa Yunani disebut ethicios yang
berarti kebiasaan norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruk
tingkah laku manusia. Jadi, etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku
baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat. Etika komunikasi perkantoran
merupakan istilah yang mempunyai pengertian tersendiri, yakni norma, nilai, atau ukuran
tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.
Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi di perkantoran adalah semua anggota dan
pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal seperti:
1. Tata krama pergaulan yang baik
2. Norma kesusilaan dan budi pekerti
3. Norma sopan santun dalam segala tindakan
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor.
Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor,
baik secara horizontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi
(information handling) yakni menyampaikan dan penerimaan berita akan berjalan dengan
baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Berikut ini merupakan beberapa
contoh etika atau etiket dalam berkomunikasi antarmanusia dalam kehidupan sehari-hari.
1. Jujur tidak berbohong
 2. Bersikap dewasa
3. Lapang dada
4. Menggunakan panggilan/sebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien
6. Tidak mudah emosi
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog
8. Berbahasa yang baik, ramah, dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan
10. Bertingkah laku yang baik
M. Etika Menerima Tamu di Kantor
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita
berikan, misalnya:
1. Sambut dengan Tulus
a. Sambut dengan tulus misalnya dengan cara sopan dan bersemangat, buang semua
kepura-puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura-pura tulus
b. Jika berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu
c. Sebenarnya tidak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tetapi akan lebih sopan
jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
2. Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu
untuk ke ruang tamu dan mempersilahkannya duduk
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan, barulah
kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut
3. Janji Temu
a. Jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, sehingga tak
perlu lagi menanyakan identitas tamu
b. Sebaiknya, langsung menunjukkan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan
langsung mempersilahkannya masuk ke ruangan yang dituju
c. Bila posisi sebagai sekretaris atau asistem pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan
terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan
sudah siap untuk menerima tamu
d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang
harus dikerjakan, beritahukan dengan ungkapan baik dan sopan
4. Perlakuan Baik
a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang
hanya untuk mengajukan keberatan terhadap perusahaan
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan, berikan tamu suguhan
baik berupa majalah, secangkir kopi, atau makanan ringan
5. Mengantar Tamu
a. Selalu diucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke
kantor.
N. Etika Bertelepon
1. Cara Bertelepon yang Baik
a. Angkat dan jawab telepon pada dering yang kedua atau ketiga.
 b. Berikan salam dan tersenyum.
c. Perkenalkan diri dan nama perusahaan.
d. Hindari mdnjawab dengan mengatakan “Halo”.
e. Bersikap bijaksana dalam menanggapi penelepon.
f. Jangan terlalu lama berbicara dengan menghindari pembicaraan yang tidak perlu.
g. Jangan menggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi.
h. Dengarkan dengan baik setiap isi pembicaraan.
i. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan.
j. Tanggapi maksud pembicara dengan cepat.
k. Bicara dengan tempo yang tepat. Perhatikan volume suara.
l. Jangan berbicara sambil berdecak atau makan.
m. Jangan menganggap setiap telepon merupakan gangguan.
n. Catat hal-hal penting dalam setiap pembicaraan.
o. Meminta maaf dengan segera jika membuat kesalahan saat bertelepon.
p. Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam.
q. Letakkan gagang telepon dengan perlahan.
Sedangkan hal-hal yang harus dihindari:
a. Menggunakan bahasa informal.
b. Berbicara dengan orang disekitar.
c. Terlalu banyak basa-basi.
d. Berbicara dengan nada kasar.
e. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
f. Penelepon disambungkan ke alamat yang berkali-kali.
g. Berbicara dengan kesan malas atau tidak ramah.
2. Etika Menerima Panggilan Telepon
a. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan siap dengan alat
tulis.
b. Selalu menyiapkan buku catatan dan alat tulis dengan meletakkannya tidak jauh dari
pesawat telefon.
c. Setelah memberi salam serta menyebutkan identitas diri, sebutkan identitas perusahaan
dan bertanya “maaf, dengan siapa saya sedang bicara?”.
d. Hubungkan segera dengan nama atau nomor yang dituju dan katakana dengan ramah jika
harus menunggu.
e. Catat semua pesan yang disampaikan ke dalam lembar pesan telepon.
f. Sampaikan dengan segera pesan tersebut kepada yang berhak menerima.
g. Mengulang atau menanyakan kembali semua hal penting yang dicatat untuk menghindari
kesalahan.
h. Setelah pembicaraan selesai dan mengucapkan salam serta terima kasih, letakkan gagang
telepon kembali.
i. Untuk menghindari kesalahan atau memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata
yang kurang jelas, dapat digunakan kode abjad seperti di bawah ini.
j. Dalam menerima telepon, kita harus memperhatikan pula penggunaan kata atau kalimat
yang benar.
3. Etika Mentransfer Telepon
4. Etika Meminta Menunggu (Hold)
5. Etika Melakukan Panggilan Telepon (Outgoing Calls)
6. Etika Menanggapi Telepon yang Mencurigakan
7. Etika Menghubungi Nomor Telepon Darurat

BAB 6

TATA RUANG KANTOR

A. Pengertian Tata Ruang Kantor (Layout)

Tata ruang kantor juga dapat disebut sebagai cara penyusunan perabotan dan peralatan pada
luas lantai yang tersedia. Jadi, tata ruang kantor peraturan dan penyusunan seluruh mesin
kantor, alat perlengkapan kantor serta perabotan kantor pada tempat yang tepat, sehingga
pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga
tercapai efesiensi kerja.
B. Asas-Asas Pengorganisasian Kantor
Asas (prinsip) merupakan suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang dapat
dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan.
Menurut J. J. W. Neuner dan L. B. Keeling dalam bukunya yang berjudul modern office
management (1970), ada 8 asas atau prinsip pengorganisasian kantor, yaitu sebagai berikut:
• Asas tujuan
• Asas kesatuan fungsi
• Asas hubungan individual
• Asas kesederhanaan
• Asas wewenang sepadan dengan tanggung jawab
• Asas laporan kepada atasan tunggal
• Asas pengawasasn dan kepemimpinan
• Asas jangkauan pengawas.
C. Asas-Asas Tata Ruang Kantor
Asas- asas pengorganisasian kantor yang sudah dijelaskan tadi akan berkaitan dengan
penataan ruang kantor.
Menurut Richard Muther asas-asas pokok tata ruang kantor itu antara lain sebagai berikut:
• Asas jarak terpendek
• Asas rangkaian kerja
• Asas penggunaan segenap ruangan
• Asas perubahan susunan tempat kerja
• Asas integrasi kegiatan (terintegrasi)
• Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai.
D. Tujuan Tata Ruang Kantor
Penataan ruang kantor merupakan salah satu faktor penting yang dapat menentukan
kelancaran pelaksanaan tata usaha perkantoran. Tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi
organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaannya hingga tercapainya tujuan
yang diharapkan.
E. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor
1. Tata ruang kantor bersekat/berkamar (cubicle type offices)
Tata ruang kantor bersekat /berkamar adalah tata ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau
dibagi bagi dalam sekat-sekat kerja atau kamar-kamar.
2. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang di tempati oleh beberapa
pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Konsep tata ruang kantor terbuka dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai dengan
terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehinnga produktivitas
pekerjaan administrasi meningkat.

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (landscape offices)

Tata ruang berhias adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan
lainnya.
4. Tata ruang kantor gabungan (mixed offices)
Tata ruang kantor gabungan adalah tata ruang kantor yan g merupakan gabungan antara
bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias .
F. Pembagian Ruang Kantor
1. Tata Ruang Pribadi (private office)
Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti menunjukkan prestise dan status ,
misalnya ruang atasan.
2. Tata Ruang Antarbagian
Tata ruang antarbagian terbagi menjadi berikut ini:
a. General office area, area ini lebih banyak disukai daripada private office area.
b. Private office area, area ini umumnya dimiliki oleh setiap kantor atau gedung
perkantoran.
c. Service area, area ini biasnya merupakan tempat yang kator atau berisik.
d. Storage area, area ini digunakan untuk menyimpan barang.
G. Pedoman Penataan Ruang Kantor
Pada prinsipnya, tata ruang kantor harus diselenggarakan dengan setepat-tepatnya untu
menunjang pekerjaan agar lebih produktif, efektif dan sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai.
H. Faktor-Faktor Lain yang Berhubungan dengan Tata Ruang Kantor
1. Cahaya adalah unsur penerangan dalam suatu ruang kantor.
2. Warna adalah faktor yang penting untuk memengaruhi keadaan jiwa pegawai. Menurut
ahli, ada 3 warna pokok yaitu merah, kuning, biru.
3. Udara yang segar dan sejuk dalam ruangan kantor juga sangat diperlukan.
4. Suara adalah faktor lain yang sangat berhubungan dengan tata ruang kantor.

BAB 7

Fasilitas dan Lingkungan Kantor

A. Pengertian Fasilitas Kantor

Pengertian fasilitas adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan
pekerjaan, tugas dan sebagaiknya fasilitas merupakan perlaksaan fungsi.
Fasilitas kantor yang digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam
bentuk, jenis dan manfaatnya. Semakin besar aktivitas suatu perusaan maka
semakin lengkap pula fasilitas dan sarana pendukung dalam proses kegiatan
untuk peoses kegiatan untuk mencapai tujuan tesebut. Fasilitas kantor itu
mencangkup atau meliputi sarana danprasarana kantor. Karakteristik fasilitas
kantor yang mencakup sarana dan prasarana pendukung dalam proses
aktivitas perubahan atau organisasi:
1. Mempunyai bentuk fisik.
2. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.

B . Pengadaan Fasilitas Kantor

Pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua keperluan barang/benda/jasa bagi
keperluan pelaksaan tugas. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang (dengan
plakualifikasi), penunjukan langsung (plakualifikasi/paskakualifikasi).
Proses pengadaan fasilitas kantor melalui plakulifikasi dan paskakualifikasi tersebut biasanya
dilakukan oleh intansi-intansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam
jumlah besar tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan
orang lain.
C. Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor
Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya, tergantung
pada jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut,
maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan, perlengkapan kantor, peralatan
kantor, dan peralatan inventaris lainnya.
1. Sarana kantor
a. Perabot kantor
b. Peralatan/perlengkapan kantor
c. Mesin-mesin kantor
d. Pesawat kantor
e. Interior kantor

2. Prasarana kantor
a. Penambahan nilai estetis
b. Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar
c. Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial
d. Perwujudan prestasi perusahaan
e. Peningkatan wujud apresiasi seni
D. Pemeliharaan Fasilitas Kantor
Tujuan diadakan nya maintance antara lain sebagai berikut.
1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui oprasi fasilitas secara tepat
2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi
3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan pralatan
4. Memaksimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi
5. Menjaga keamanan peralatan
E. Lingkungan kantor
Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di sekitar yang memperngaruhi perkembangan
kehidupan manusia baik langsung maupun tidak langsung. Lingkungan kantor itu mencakup
lingkungan fisik kantor dan lingkungan sosial kantor.
1. Lingkungan fisik kantor,adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam
lingkungan kantor.
Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan
kantor.
2. Lingkungan sosial kantor,adalah menunjukan kepada hubungan antarorang yang terlibat
dalam kantor
Lingkungan sosial kantor menunjukkan pada hubungan antarorang yang terlibat di dalam
kantor. Berdasarkan sasaran komunikasi dan tujuannya itu maka komunikasi yang terjadi
dalam hubungan personil di lingkungan sosial kantor dapat dibedakan menjadi beberapa
macam berikut ini.
a. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam situasi formal, sehingga
bahasa/istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal.

b. Komunikasi informal, komunikasi ini terjadi dalam hubungan keseharian baik antarteman
sejawat maupun dengan bawahan.

c. Komunikasi internal, komunikasi ini terjadi dan melibatkan personil-personil dalam

lingkup satu kantor.

d. Komunikasi eksternal, komunikasi ini terjadi antarpihak perusahaan/organisasi dengan

pihak diluar lembaga kerja perusahaan/organisasi tersebut.

e. Komunikasi vertikal, komunikasi ini menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam
organisasi.

f. Komunikasi horizontal, komunikasi ini terjadi antarteman sejawat atau sesama pegawai.
F. Ergonomi dalam Penataan Fasilitas Kantor
1. Pengertian ergonomic
Istilah ”ergonomi” berasal dari bahasa Latin yaitu ergon (kerja) dan nomos (hukum alam).
Ergonomi dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan
kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engireering, manajemen, dan
desain/perancangan.
2. Penerapan Ergonomi dan Penataan Fasilitas Kantor
a. Bekerja dalam posisi atau postur normal
b. Mengurangi beban berlebihan
c. Mencakup jarang ruang
d. Minimalisasi gerakan statis
e. Mengurangi stress
f. Minimalisasi titik beban
3. Tata letak fasilitas kantor sesui pendekatan ergonomi
Tata letak fasilitas kantor adalah kumpulan unsur-unsur fisik yang di atur mengikuti aturan
atau logika tertentu guna mengunjang kelancaran kerja.
a. Sikap dan posisi kerja
b. Antropometri dan Dimensi Ruang Kerja
4. Akibat tidak menerapkan sistem dalam penataan fasilitas kantor
a. Kejenuhan pada kerja
b. Kelelahan
c. Timbul penyakit akibat kerja
d. Kematian