MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi
Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan
administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1. Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang
sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis
menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda,
kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

2. Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :
a. Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari
proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses
pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.
b. Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan
(aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai
“administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). misalnya :
1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

B. Pengertian Kantor
1. Dari segi fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu
tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen.
2. Dari segi aktivitas
Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian
pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

C. Unsur-Unsur Kantor
1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
3. Personil, yaitu semua orangyang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh
sampai pimpinan.

D. PENGERTIAN ADMINISTRASI KANTOR

Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur
dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
E. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR

Aktivitas Kantor
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang
berhubungan dengan.
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:
1) Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2) Tata suara
3) Tata warna
4) Tata ruang kantor
5) Ventilasi
6) Penerangan/cahaya
7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9) Anggaran (Budgeting) perkantoran

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang
atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
1) Kualitas pekerjaan kantor
2) Waktu pekerjaan kantor
3) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4) Biaya perkantoran
5) Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6) Pelayanan kantor
7) Pengawasan dokumentasi.

Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1) . Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat
dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap
kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2). Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus
dan peralatan habis pakai lainnya.

Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor
adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan
dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
1. Tujuan Manajemen Perkantoran
tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna

pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan
secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat),
akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

2. Karatreristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas
pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan
operatif.
3. Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi
tersebut.

3. Azas-Azas Administrasi Perkantoran

Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan
agar mendapatkan hasil yang maksimal
1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan
tujuan) dan disiplin
2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi
3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda
4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lin

4. Pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a) Mengumpulkan / Menghimpun
Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap
dipergunakan bila mana diperlukan
 b). Mencatat
Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau
berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis
c). Mengolah
Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
d). Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan
e). Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya
dengan menggunakan berbagai cara dan alat
f). Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat
dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di
butuhkan

Komunikasi kantor
1. Berkomunikasi di tempat kerja
Agar didalam berkomunikasi di tempat kerja dapat dilakukan secara efektif, maka harus
diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1) Memahami pengertian komunikasi
2) Memahami unsur-unsur komunikasi
3) Memilih media komunikasi yang tepat.
4) Azas-azas komunikasi yang harus diperhatikan adalah kemudahan
5) Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah difahami

2. Memberi bantuan pada pelanggan

Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan
prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam
memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

Sikap Dalam Bekerja

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, melainkan dalam bentuk tim. Oleh karena
kita bekerja dalam tim maka perlu memperhatikan sikap terhadap orang lain, baik atasan,
teman sekerja, maupun anak buah. Berikut ini diuraikan bagaimana kita harus
bersikap dalam bekerja.

Penanganan Keluhan Pelanggan

. Penanganan keluhan pelanggan dapat dimulai dengan mengidentifikasi sumber
permasalahan yang menyebabkan pelanggan merasa tidak puas. Sumber masalah harus
diatasi agar dimasa mendatang tidak terjadi lagi masalah yang sama.
Ketidak puasan pelanggan akan semakin besar apabila keluhannya tidak segera ditangani
dengan baik. Hal ini dilakukan agar jangan sampai pelanggan berprasangka buruk atau
negatif (negative thinking) terhadap perusahaan. Pelanggan hanya menginginkan pihak
perusahaan dapat menunjukkan perhatian terhadap ketidak puasannya.
Cara dalam menangani keluhan pelanggan, yaitu:
a. Bersikap empati terhadap pelanggan yang kecewa
b. Kecepatan dalam menangani keluhan
c. Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan keluhan
d. Kemudahan bagi pelanggan untuk menghubungi perusahaan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa menanggapi dan menangani keluhan
pelanggan merupakan salah satu prinsip pelayanan prima yang harus diperhatikan oleh
tenaga pelayan/penjual atau perusahaan

Pelayanan Prima Berdasarkan A3

Salah satu cara dalam menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan
harmonis dengan para kolega dan pelanggan adalah dengan melakukan konsep pelayanan
prima berdasarkan A3 (attitude, attention, dan action). Pelayanan prima berdasarkan
konsep A3, artinya pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dengan menggunakan
pendekatan sikap (attitude), perhatian (attention), dan tindakan (action).

Bentuk tata Ruang kantor

1 Tata Ruang Kantor Berkamar
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Ber kamar adalah ruangan untuk
bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

 Konsentrasi kerja lebih terjamin.

 Pekerjaan yang bersifat r ahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
 Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara
adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
 Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab
atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

 Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga

kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
 Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan,
pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
 Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan
perkembangan organisasi.
 Mempersulit pengawasan.
 Memerlukan ruangan yang luas.
 2. Tata Ruang Kantor Terbuka
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk
bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama- sama di
ruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka

 Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,

 pengaturan warna dan dekorasi.
 Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak
memerlukan biaya tinggi.
 Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan,
penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
 Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan: ruangan kerja,
penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
 penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka

 Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.

 Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
 Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
 Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
 Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan
peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang
kurang baik.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama
Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja
yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini
mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seper ti pemandangan alam
terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan
ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:

 Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.

 Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
 Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
 Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan
efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama:

 Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasinlainnya.

 Biaya pemeliharaan tinggi.
 Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
 Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang
kantor berkamar,

Tujuan Tata Ruang kantor

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan
kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan r uangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

Fasilitas kantor
Peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang
diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan
peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat
memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Istilah-istilah dalam
peralatan kantor adalah sebagai berikut:

Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan
kantor tahan lama seperti meja, kursi dll.

Filing Cabinet
Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah ke atas, gunanya
untuk menyimpan map-map file atau kar tukartu yang berukur an kurang lebih 25
x 35 cm.

Laci-Laci Kartu
Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada
laci-laci filing cabinet.
Peralatan
Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya
peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone),
pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, dll

Mesin kantor (office machines)

Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha
seperti mesin-mesin kantor, seperti:

Komputer
Komputer dibagi menjadi 2 bagian,yaitu perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software).

Mesin Tik Manual

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yangdijumpai sehari-hari pada
tiap kantor.

Mesin Tik Elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan
dengan mempergunakan tenaga listrik

Mesin Fotokopi
Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau
memperkecil ukuran dari aslinya.

Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas diperlukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau
dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa).

Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan,
baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.

Mesin Penjumlah
Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan
memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir

Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-
menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian
dan kejujuran dari pegawai yang ber tugas.

Mesin Hitung Saku (Kalkulator)

Mesin Kasir (Cash Register)
Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi
secara tunai.

Mesin Stensil
Ada 2 macam mesin stensil, yaitu: mesin stensil manual dan mesin stensil listrik.

Proyektor OHP
OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan
tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan di atas OHP ke layar,
sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Proyektor LCD
Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP tapi data atau informasi yang akan
ditayangkan langsung harus berbentuk digital , oleh karena itu alat ini
dihubungkan dengan alat digital lain seperti: kamera, komputer atau laptop.

Mesin Scanner
Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai
suatu bentuk maupun sifat benda, seper ti dokumen, foto, gelombang, suhu dan
lainlain.

Mesin Binding
Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat
sangat diperlukan kerapian.

Mesin Laminating
Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartukartu
identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran,
air atau dimakan kutu rayap.

Mesin Absensi
Telepon
Faksimile
Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen
yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Perbekalan kantor (office supplies)

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor.
Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis
seper tiker tas, tinta pensil, pulpen dan lainlain.

Hiasan kantor (office ornament)

Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk
menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung
mempengaruhi kinerja di dalam kantor.
Tata Lingkungan kantor
Penerangan/Cahaya
Pada dasar nya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu

Tata Warna
Pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini
dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan
pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain- lain, sehingga
di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.

Ventilasi pengatur udara

Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik pada suhu berkisar antara 13-24 derajat
celcius suhu ideal = 25,6 derajat celcius

Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi
tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara
mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

Suara Bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising
hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan
lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.

Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan
tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu
dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan di tempat kerja. Kalau tidak justru akan
mengganggu konsentrasi kerja.

Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu
diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu
betul-betul diper timbangkan secara hati- hati dan teliti.

Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi,
dan masing – masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu
mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan.
Untuk itu diperlukan upaya dengan melakukan penerapan program 5R Yaitu:Ringkas,
Rapi, Resik, Rawat dan Rajin