Management Perkantoran Modern

Pengertian Manajemen Perkantoran - Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan

data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan
organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan
kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus
diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan
terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang
merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-
mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai
dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal
ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang
akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh
faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu
adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus
menjadi fungsi seorang manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan.

 a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)

 b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)
 c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1. Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

2. Tata suara
3. Tata warna
4. Tata ruang kantor
5. Ventilasi
6. Penerangan/cahaya
7. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8. Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9. Anggaran (Budgeting) perkantoran

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau
pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor

2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu
bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun
berbagai tugas dinas lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud
di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1. Faktor lingkungan tetangga.

2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.

b. Gedung

1. Dapat memberikan fasilitas.

2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari
kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor,  khusus
untuk  menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya. 
d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah:
ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan
dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

3. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang
dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan
psikologis.

Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi
memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing
untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai,
bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga.

 Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.

 Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.

Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan.
Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu
dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber- sumber daya (resources) yang akan
dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-
fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin,
material, metode, dan pasar.

Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara
lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas
organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif
kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak  perusahaan memusatkan
perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-
terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja
dengan biaya yang tidak kecil
 STRATEGI internal, seperti membenahi
administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru
dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih
signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan
dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang
besar dalam operasional perusahaan.
Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal
bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam
persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.
Dulu, kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam kantor yang
sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap tidak terlalu penting sehinga
dalam penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu menempatkan orang-orang
pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian
administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu
menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam
mengerjakannya .
Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian
perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan, pusat kegiatan
dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu
berhubung dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau
mengelolabagian administrasi dengan baik , dampak positifnya akan menyebar ke
seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi
baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat
operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern
saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk
menempati jabatan sebagai manajer kator  (office manager ).
URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN
Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan.
Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi
bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain
:
1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
2.  Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan
Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah 
1. Efisiensi perusahaan
2. Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
 3.  Membangun image positif perusahaan
 PENGERTIAN MANAJEMEN
Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak  pada latar belakang keahlian
masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal
dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-
manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi
familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan,
manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh
perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.
Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah
proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai
tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.
Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau
langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen.
Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning,organizing,
actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)
1. Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian
tujuan tersebut.
2. Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat
program cara pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan
mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan
baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai
dengan tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah
sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda
dengan perusahaan konveksi.
3. Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur
organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya
organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau menggerakan
anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang akan
membantunnya untuk mencapai tujuan.
4. Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :
 Menetapkan standar prestasi
 Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang
telah ditetapkan.
 Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.
 PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor bisa berarti
tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga
berarti fungsi kegiatan ( kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti
perkantoran, dalam buku ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah
perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau
tata usaha (TU).
Lebih lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi manajemen
pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang di
tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin
dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling bai, dan
memberikan lingkungan yang kondusif.
Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan
organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang
luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang mendukung dalam
organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran
meliputi :
Perencanaan
1.  Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan
kantor.
2. Menganalisis sarana dan sumberdaya yang di butuhkan untuk layanan kantor.
3. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
4. Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.
Pengorganisasian
1. Mengatur pengalokasian saran dan sumberdaya kantor, agar tidak terjadi
pemborosan.
2. Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.
Pengarahan
1.  Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
2. Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja
yang baru.
3. Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.
Pengawasan
1. Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
2.  Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien
Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor,
dikelompokan menjadi 3 yaitu :
1. Hardware (perangkat keras) meliputi lingkungan fisik antara lain ruang kantor,
perabot, peralatan kantor, mesin-mesin kantor dan lain-lain.
2. Software (perangkat lunak) merupakan sistem kerja di dalam kantor antara lain
meliputi program kerja, pola operasi, metode kerja, kebijakan-kebijakan kerja dan
lain-lain.
3. Brainware merupakan sumberdaya manusia atau personil yang bekerja di bagian
perkantoran.
Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :
1. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam
mengerjakan pekerjaannya agar lebih efektif.
2. Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan
pekerjaannya.
Kegiatan manajemen perkantoran :
1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang
prima di dalam perusahaan.
3.  Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan
lebih produktif dalam bekerja.
 4.  Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan
kantor.
Tugas manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor atau
kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah (middle manager)
yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai pihak baik secara vertikal
(antara atasan dan bawahan) maupun horisontal (hubungan antar bagian).
SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR
Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari
pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana
administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan.
Dibandingkan dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris
bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggung
jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan.
RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya
pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang lingkup
manajemen perkantoran secara umum meliputi :
  Pengorganisasian kantor
 Perencanaan dan pengawasan sistem kerja
 Produk-produk perkantoran
 Peralatan kerja kantor
  Lingkungan kerja kantor
ORGANISASI KANTOR
Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan
untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal
mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari
suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur organisasi adalah
susunan keseluruhan yang menunjukan hubungan antar  fungsi – fungsi  berdasarkan
otoritas dan tanggung jawab atas masing – masing fungsi dalam organisasi.Membuat 
stuktur organisasih harus memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih ,
baru kemudian menentukan personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut. Funsi-
fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen , sedangkan personilnya
cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai dengan berjalannya waktu.
struktur organisasi kantor
Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam
membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :
1. Merumuskan tujuan usaha
2. Analisis pekerjaan kantor
3. Pembagian tugas
Selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh
bagaimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam
pelaksanaan kegiatannya. Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri sangat
dipengaruhi oleh :
  Apa jenis usaha kita. Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi-fungsi
yang berbeda pula, sehingga struktur organisasi kantornya juga akan berbeda.
 Pentingnya penilaian top manager terhadap manajemen perkantoran
  Luas cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu
organisasi akan sangat mempengaruhi jumlah pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab dari bagian perkantoran
Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :
 Analisis sistem
 Pemroses data
 Pemroses kata
 Jasa kantor
Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :
1.  Fasilitas fisik
2. Services
3. Pengawasan kantor
4. Personil kantor
PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering
timbul adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa berjalan
dengan lancar. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu
sentralisasi dan desentralisasi.
Sentralisasi
Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau
perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager.
Misalnya untuk kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian di dalam perusahaan
dilaksanakan secara terpusat dibagian arsip.
Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :
 Pengawasan administrasi lebih mudah
   Penggunaan peralatan lebih optimal
 Pekerjaan senantiasa selalu disempurnakan
 Metode kerja dapat diterapkan secara seragam
 Spesialisasi kerja dapat dilaksanakan
Kelemahan sentralisasi adalah :
   Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian
 Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu
bagian saja.
 Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.
Desentralisasi
Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau
perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan
pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional.
Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :
 Urutan penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan skala prioritas sesuai
dengan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.
 Hemat waktu
 Karyawan bersifat generalis. Artinya setiap orang bisa mengerjakan setiap
pekerjaan yang harus di kerjakan dalam kantor.
Kelemahan desentralisasi adalah :
 Pengawasan administrasi kurang optimal
  Penggunaan peralatan kurang optimal
 Tidak adanya keseragaman kerja
SISTEM KERJA
Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktifitas
dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun sesungguhnya setiap
bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Bagian
perkantoran merupakan pusatnya data dan informasi, jadi bagian perkantoran
merupakan bagian yang sangat strategis dan taktis untuk menjadi support system untuk
bagian-bagian yang lain. Mendongkrak performance perusahaan bisa dimulai dari
sistem didalam administrasi perkantoran.
Bagian yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau serangkaian
dari metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur kerja akan terhimpun
dalam sebuah subsistem yang juga merupakan dari sistem.
Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :
  Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah
dimengerti dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.
 Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung
setiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan
segala sumberdaya secara optimal.
 Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana
dan mudah dilaksanakan.
 Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat
seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem
yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.
Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat
yang banyak antara lain :
 Aktifitas kerja menjadi l-ebih lancar
 Hasil kerja menjadi lebih optimal
 Efisiensi biaya menjadi lebih baik
 Perencanaan kerja lebih mudah
   Pengendalian biaya dan pekerjaan lebih terarah
   Pengawasan kerja menjadi lebih baik
Contoh beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada
tingkatan operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada tingkatan
strategis dan sistem pada tingkatan perkantoran.
PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR
Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan
menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan
secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian
yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP).
Tujuan dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh manajer
kantor. Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian tujuan-tujuan setiap
bagian, termasuk dalam pekerjaan perkantoran, harus di tentukan oleh fungsi
manajerial masing-masing.
Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :
 Merumuskan tujuan
  Menetapkan kebijakan-kebijakan
 Menetapkan metode yang terbaik
 Mendesain prosedur
Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :
 Tujuan
 Metode yang digunakan
 Prosedur yang dilakukan
Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :
  Pekerjaan apa yang akan dikerjakan
   Cara atau metode mana yang akan dipakai
 Bagaimana urut-urutan mengerjakannya
 Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya
PENETAPAN TUJUAN
Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu
akronim dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable(dapat
dicapai), realistic (masuk akal), dan timing (penetapan waktu harus jelas. Artinya
tujuan yang ditetapkan itu harus jelas, tidak bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan
harus dapat diukur, tujuan itu dianggap tercapai ukurannya apa, misalnya seluruh
karyawan administrasi telah mengikuti training.
Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang
adalah :
1. Kumpulkan semua informasi pendukung, seperti daftar kegiatan-kegiatan,
laporan-laporan, proyek-proyek serta masukan-masukan dari berbagai pihak.
2.   Padukan informasi ini dengan kalender atau bagan perencanaan waktu.
3. Catat peristiwa-peristiwa penting kedepan yang sekirannya berpengaruh
terhadap tujuan yang akan ditetapkan.
4. Proyeksikan kendala-kendala dalam pencapaian tujuan dan buat alternatif
solusinya.
5. Selanjutnya buatlah draft disertai dengan skedul waktu.
6. Analisislah dan kaji berulang sebelum anda menetapkan tujuan. 
METODE KERJA
Metode kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja. Jika
telah menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu dibakukan. Artinya cara
kerja tersebut ditetapkan sebagai metode. Kerja yang disepakati untuk dipakai didalam
perusahaan tersebut. Tentu saja sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut
memang merupakan metode terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat
kecepatannya atau tingkat efisiensinya.
Sebuah kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat signifikan
dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan tidak peduli dengan
metode kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya dalam penghematan waktu kerja
kantor. Jika perusahaan mempunyai banyak cabang, metode kerja yang di anggap
paling baik akan dibakukan dan diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua
kantornya akan menggunakan metode kerja yang sama.
PROSEDUR KERJA
Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari langkah-langkah
yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur kerja membuat
perkejaan kantor dapat di laksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih
cepat . prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan
bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan . prosedur  kerja menjadikan setiap bagian
berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan
dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat
penghematan yang besar bagi perusahaan.
Prinsip-prinsip prosedur perkantoran :
Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan
berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena
penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan
prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat
fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin
agar optimal dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.
EVALUASI PROSEDUR
Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus
selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur
harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.
Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi dalam
hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien
maka selanjutnya perlu tindakan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3
hal yaitu :
1.  Prosedur dipertahankan
2. Prosedur disederhanakan
3. Prosedur diperbaiki
PENYEDERHANAAN
Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat
menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi
memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari
tahapan yang biasanya dilakukan.
Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan
disederhanakan meliputi :
1. Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu.
2. Mencatat seri nota dalam buku besar.
3. Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan.
4. Mencatat lokasi pengiriman barang
5. Menyimpan nota dalam box file sebagai arsip
PERBAIKAN PROSEDUR
Langkah-langkah perbaikan prosedur :
1. Temukan permasalahannya
2. Kumpulkan data-data pendukung
3. Temukan prosedur yang lebih baik
4. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut
5. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik
6. Jika sudah lebih baik lalu bakukan
Ingat suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk
menghindari hal tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :
 Lakukan perubahan secara bertahap.
 Lihat situasi dan sikap karyawan.
 Jangan dipaksakan,dan bila perlu informasikan lebih awal.
 Jika perlu mereka dilibatkan dalam perubahan prosedur
STANDAR KERJA
Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai oleh
seluruh karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil kerja, standar
pekerjaan, dan lain sebagainya. Tujuan penetapan standar kerja adalah untuk
pengendalian agar pekerja kantor efisien, untuk pengawasan terhadap perilaku atau
hasil kerja terhadap pekerjaan kantor yang dilakukan oleh para pegawai kantor.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :
 Standar kerja harus spesifik dan terukur
 Standar kerja harus realistik dan dapat dicapai
 Standar kerja dikembangkan dengan mempertimbangkan masukkan karyawan
 Standar kerja harus fleksibel terhadap perubahan
INFORMASI MANAJEMEN
Informasi manajemen adalah sejumlah data yang telah diolah menjadi sebuah informasi
dan berguna untuk pengambilan keputusan bisnis. Tantangan bagi manajer
perkantoran adalah mengumpulkan dan menyusun data kemudian mengolahnya agar
berguna bagi bagian lain.
Proses penyediaan manajemen
Untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna diperlukan 4
tahapan yaitu :
1.  Pengumpulan data. Didalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data
mentah yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi.
2. Penyajian data. Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut
perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram sehingga data
lebih komunikatif.
3.  Pengolahan data. Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel
dan diagram selanjutnya dilakukan pemrosesan data.
4.  Pendistribusian. Dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada
pengguna khususnya tingkat manajerial seperti pimpinan puncak, bagian marketing,
bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan selanjutnya akan digunakan
untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.
Jenis-jenis informasi
Informasi berdasarkan sumbernya :
1. Informasi internal. Informasi yang diperoleh dengan mengolah data yang
berasal dari dalam perusahaan sendiri. Informasi internal menggambarkan kondisi
atau keadaan dari perusahaan
2. Informasi eksternal. Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Analisis dari
informasi ini biasanya untuk mengetahui peluang dan ancaman dari usaha yang kita
jalankan.
Informasi berdasarkan tujuannya :
 1. Informasi untuk perencanaan. Informasi ini digunakan untuk membuat
 
keputusan atau penetapan kebijakan kedepan.
2.  Informasi untuk pengendalian. Informasi ini digunakan untuk evaluasi yang
selanjutnya untuk perbaikan dan pengendalian operasional.
Kualitas informasi
Agar pengambilan keputusan akurat, maka harus didukung dengan informasi harus
berkualitas. Syarat informasi yang berkualitas adalah :
 Bermakna. Informasi dikatakan bermakna apabila informasi tersebut bermanfaat
serta relavan dalam mendukung pengambilan keputusan.
 Dapat dipercaya. Untuk menjadi sebuah informasi tahapan sebelumnya adalah
berupa data lalu diproses dengan alat analisis statistik.
 Tepat waktu. Informasi dianggap berkualitas jika waktunya tepat.
 Mudah dipahami. Sebuah informasi harus komunikatif agar mudah dipahami
opleh pengguna informasi.
SARANA KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya.
Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data dan
menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk melakukan tindakan sesuain
dengan pesan yang disampaikan tersebut.
Fungsi komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar dalam
pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi kontrol, fungsi
motivasi dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi kontrol akan membantu pimpinan
dalam mengendalikan hasil kerja dan para karyawan.
KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam
banyak hal antara lain :
1. Meningkatkan produktivitas kerja
2.   Pemecahan masalah lebih cepat
3. Arus kerja menjadi lebih lancar
4. Mengurangi konflik antar karyawan
5. Merupakan marketing internal yang sangat efektif
6. Meningkatkan citra profesional
7. Meningkatkan kepuasan kerja
8. Hubungan kerja menjadi lebih baik
Sebaliknya komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya
produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam pertumbuhan atau
perkembangan suatu organisasi. Ada berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang
dikelompokkan menjadi 2 yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan
Komunikasi lisan
Komunikasi lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan
teleconference. Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable, handphone, dan
internet.
Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :
1.  Menangani telepon
2. Nada suara
3. Menerima telepon
 4. Mendengar aktif
5. Etika telepon
6.  Teleconference
Sikap berkomunikasi
Sikap baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri
seseorang. Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga adalah :
 Sikap dalam berbicara antarindividu yang baik adalah sikap yang simpati yaitu
dengan menghargai lawan bicara membuka diri serta tidak merendahkan orang lain.
 Berusaha menjadi pendengar aktif, tidak memotong pembicaraan orang lain,
penuh perhatian, konsentrasi, dan menanggapi dengan tepat.
 Komunikasi tidak hanya verbal tetapi juga visual, seperti ekspresi wajah atau
mata, sikap tubuh, gerakan tubuh serta busana.
 Bahasa atau kata-kata yang anda pilih sangat signifikan dengan tingkat
keberhasilan anda dalam komunikasi.
 Selain verbal yaitu bahasa atau kata-kata vokal juga sangat penting dalam sikap
komunikasi lisan
SURAT-SURAT KANTOR
Salah satu bentuk komunikasi perkantoran adalah komunikasi tertulis. Sarana nya
antara lain bisa dilakukan melalui suratm formulir, catatan, memo, faximile, e-mail, short
message services (sms), laporan atau makalah-makalah.
Bahasa dan penampilan surat
Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau
pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat. Oleh
sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus dipahami dalam membuat surat.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :
 Seluruh bagian surat seperti pada sebuah bingkai
 Penampilan bersih, tidak ada coretan atau tambahan ketikan
 Kertas dan amplop berkuailitas
 Kertas warna putih ukuran folio atau kuarto
 Gunakan tinta warna netral misalnya biru atau hitam
 Nama pada alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar dan jabatan
Bentuk dan bagan surat
Bentuk atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian dari
surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4 yaitu :
 Official style (bentuk resmi)
 Block style (bentuk lurus)
 Full block style (bentuk lurus penuh)
 Semi block style (bentuk setengah lurus)
Didalam program Microsoft Word tersedia program-program format baku yang sangat
membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar faximile, laporan, brosur, leaflet
dan lain sebagainya. Gaya format baik surat, faks maupun memo disajikan dalam 3
model yaitu model professional, contemporary, dan elegant.
Jenis surat
1. Surat penawaran kerja sama adalah surat yang dikirim kesebuah instasi atau
perorangan yang isinya adalah menawarkan kerja sama suatu kegiatan.
 2. Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau lembaga yang
tujuannya memberikan referensi pada seseorang atau lembaga tentang kapabilitas
yang diketahui.
3. Surat undangan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan yang sifatnya
mengharap kehadiran seseorang untuk datang dalam suatu acara tertentu pada
waktu tertentu di suatu tempat yang ditetapkan.
4. Surat pengumuman adalah suatu surat yang berisi pemberitahuanmengenai
suatu hal.
5. Surat edaran adalah pemberitahuan tertulis tentang hal-hal yang tidak bersifat
rahasia dan perlu diketahui oleh banyak pihak
6. Surat keputusan adalah surat yang memuat suatu keputusan tertentu yang
memuat ketetapan-ketetapan serta dasar-dasar pertimbangan mengenai keputusan
tersebut.
7. Surat penugasan berisi tentang perintah dari atasan kepada bawahan agar
melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
8. Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi yang lebih tinggi
kepada yang lebih rendah tingkatannya.
9. Surat instruksi dilengkapi dengan petunjuk langkah-langkah melakukannya.
10. Surat kuasa adalah surat yang berisi memberikan kuasa atau wewenang.
11. Surat perjanjian adalah surat yang berisi pernyataan seseorang dalam suatu
perjanjian.
12. Surat perjalanan dinas adalah surat yang diberikan kepada karyawan untuk
melaksanakan tugas keluar kota.
13. Surat panggilan adalah surat yang dipergunakan untuk memanggil seseorang
untuk dimintai keterangan.
14. Surat peringatan dibuat oleh suatu pihak ditujukan kepada pihak lain yang berisi
tentang peringatan atau nasihat atas suatu yang dilanggar.
15.   Surat rekomendasi surat yang dibuat untuk memberikan keterangan pada orang
yang direkomendasikan beberapa kelebihannya.
16.   Berita acara adalah suatu laporan resmi yang tercatat tentang suatu kejadian
atau kegiatan yang berlangsung.
17. Memo adalah surat tidak resmi yang berisi pesan tidak terlalu panjang dan
sifatnya tidak formal.
18.   Faximile adalah surat yang dikirim ke pihak lain melalui pesan fax.
19. Notulen adalah catatan summary hasil rapat atau suatu acara yang telah di
ringkas atau disimpulkan
20.   Sms (short message services) atau pesan singkat yang dikirim lewat
handphone.
MANAJEMEN FORMULIR
Formulir atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat
informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah
informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna
formulir. Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh instansi pembuat
formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya.
Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara
keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :
  Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan
sendiri, misalnya order penjualan
   Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan,
misalnya order pembelian
Tujuan penggunaan formulir
Secara umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional agar
tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan penggunaan formulir adalah
sebagai berikut :
  Formulir akan mempermudah dan mempercepat kelancaran kerja
 Formulir menghindari adanya pengulangan agar hemat waktu
   Formulir menegaskan informasi yang dikehendaki
 Formulir juga memungkinkan dicapainya keseragaman
 Formulir akan mempermudah dalam pengarsipan
 Formulir akan menimbulkan image profesional
Desain formulir
Desain formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi ekonomis.
Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan misalnya promosi,
image perusahaan dan lain-lain.
Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta
efisiensi yaitu :
 Tujuannya
 Cara formulir digunakan
 Jumlah kopi yang diperlukan
Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :
 Jenis kertas yang digunakan
 Jenis tinta
 Cetakan
 Ukuran
 Font
 Warna
Prinsip desain formulir
Sebelum membuat desain formulir, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
 Menetapkan tujuan formulir
 Tentukan informasi tetap serta informasi variabel yang perlu dimasukkan
 Buatlah anlisis identifikasi formulir
 Sediakan ruang yang cukup untuk data
 Bentuk formulir
Pengawasan dan pengendalian formulir
Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :
 Agar formulir dapat ditangani dengan efisien
 Agar formulir selalu dilakukan pembaruan
 Agar tidak terjadi tumpang tindih antar bagian
 Agar biaya bisa ditekan seminimal mungkin
Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa dilakukan dengan cara :
  Sentralisasi pekerjaan. Tetapkan seseorang yang akan bertanggung jawab
terhadap pengelolaan semua formulir dari beberapa bagian, sehingga kegiatan
pengawasannya terpusat disatu bagian
  Lakukan evaluasi. Amati seberapa jauh formulir-formulir kantor yang sudah ada
membantu perusahaan
 Standardisasi. Tindakan pengawasan terakhir dari formulir adalah
standardisasi. Setelah dilakukan penelitian secara mendalam dan dipastikan bahwa
formulir tersebut adalah yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka
formulir tersebut harus distandardisasi (dibakukan)
MANAJEMEN KEARSIPAN
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang
masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di masa mendatang.
Tujuan pengarsipan
 Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan.
 Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang
sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
 Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan
sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu.
Jenis arsip
Menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu :
 Arsip aktif yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
 Arsip pasif yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai diproses.
 Arsip abadi yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya.
pengorganisasian arsip
Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa yaitu :
 Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan
secara terpusat disatu bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem
sentralisasi antara lain :
1.  Memudahkan pengawasan
2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman
4. Menghemat ruang dan tempat penyimpanan
Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem sentralisasi antara lain :
1. Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan,
sehingga bisa terjadi penundaan untuk mendapatkan sebuah dokumen
2. Kebocoran kerahasian 
 Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan dimasing-masing bagian.
Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem desentralisasi antara lain :
1.  Hemat waktu karena letak dokumen dengan pemakai
2. Kerahasiaan dijaga dengan baik
Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem desentralisasi antara lain :
1.  Pengawasan relatif sulit karena dokumen menyebar dibeberapa bagian.
2. Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit
dalam hal pencatatan.
 3.  Bagianpengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena
diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan
pekerjaan lain yang beragam.
4. Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengasrsipan 
  Kombinasi. Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam
praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan
mengkombinasikan antara sentralisasi dan desentralisasi.
Perlengkapan arsip
Syarat utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan, mudah
operasinya, hemat energi, hemat tempat dan tahan lama.
Perlengkapan arsip meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper, stapler,
paper clip, document keeper, snelhecter, dan lain sebagainya.
Prosedur pengarsipan
Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian dan prosedur
penyimpanan.
Prosedur pencatatan dan pengendalian
Pencatatan dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan dengan
menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali.
1.    Buku agenda
Adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar. Ada 3 format buku
agenda yang pada umumnya digunakan yaitu buku agenda tunggal, buku agenda
berpasangan, dan buku agenda kembar.
2.    Lembar disposisi
Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar disposisi akan beredar
bersama dengan surat tersebut.
3.    Kartu kendali
Surat digolongkan menjadi 3 yaitu rahasia, biasa dan penting. Untuk surat kategori
rahasia dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi untuk kategori penting
akan menggunakan kartu kendali.
Prosedur Penyimpanan
Setelah melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat atau dokumen
masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah diperiksa terlebih dahulu
memastikan bahwa surat sudah selesai diproses.
Langkah-langkah penyimpanan antara lain :
 Membuat indeks
 Dokumen diberi kode
 Menyortir
 Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label
Sistem pengarsipan
Sistem penempatan di dalam lemari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain :
 Sistem abjad
 Sistem nomor
 Sistem geografis
  Sistem subyek
 Sistem kronologis
Pemusnahan arsip
Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain :
 Perajangan
 Pembakaran
 Pemusnahan kimiawi
 Pembuburan
Sebelum dilakukan pemusnahan harus dilakukan pengumuman terlebih dahulu dalam
bentuk berita acara pemusnahan yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum acara
pemusnahan.
LINGKUNGAN FISIK KANTOR
Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau
karyawan merasa nyaman  dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat.
Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja sangat signifikan.
Perasaan nyaman berpusat dihati setiap orang, misalnya seorang akan merasa
nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih, warna-warna
cat dinding atau peralatan kantor serasi dan penerangan kantor yang memadai.
Warna
Pemilihan warna dalam ruang kerja perusahaan mempengaruhi kondisi kerja para
karyawan. Selain warna mempunyai efek dari segi psikologis, pilihan warna juga akan
mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penataan penerangan dalam ruang
kerja.
Jenis-jenis warna
  Warna menyala. Warna menyala seperti merah atau kuning, kuning jika
dominan akan menimbulkan ketegangan mata.
   Warna kontras. Warna kontras adalah paduan antara kuning dan hitam, oranye
dan hijau.
 Warna tua. Warna tua menimbulkan rasa tertekan dan terkesan cenderung
kotor.
   Warna pastel. Warna pastel bersifat cerah, ceria dan menimbulkan kesan
bersih.
Penerangan
Penerangan dari ruang kerja merupakan faktor penting untuk meningkatkan
produktivitas kerja para karyawan. Sistem penerangan kantor yang baik akan
memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan antara lain :
 Produktivitas bertambah
 Kualitas pekerjaan lebih baik
 Mengurangi kelelahan dan kesalahan
 Memberi semangat
Mutu penerangan yang baik bukan asal ruangan menjadi terang benderang, namun
juga dipengaruhi oleh persyaratan lain yaitu :
 Sinar yang cukup terang, jernih dan tidak menyilaukan
 Distribusi atau pemancaran cahaya merata, sehingga tidak ada kontras yang
tajam
Sumber penerangan dibedakan menjadi 2 yaitu dari alam (matahari) dan buatan
(listrik). Perusahaan pada umumnya menggunakan listrik sebagai sumber penerangan.
Jenis alat penerangan dari listrik yang sering digunakan adalah lampu pijar, lampu neon
atau lampu mercury.
Ada beberapa cara untuk menghindari sinar yang menyilaukan mata dalam sistem
penerangan ruang kerja antara lain :
 Sumber cahaya jangan langsung kelihatan oleh mata
 Pantulan cahaya tidak berhimpit dengan garis penglihatan
 Jika diperlukan cahaya di-screen (disaring)
 Posisi tempat kerja tidak segaris dengan pantulan cahaya
 Tidak menggunakan perabot yang berkilau 
Suara
Dalam perusahaan sering kali menggunakan alat-alat kerja yang sistem operasinya
menimbulkan suara bising. Misalnya suara mesin pabrik, suara diesel, suara alat ketik
dan lain sebagainya.
Pengaruh suara berisik (bising) terhadap fisik karyawan :
 Menaikkan tekanan darah
 Mempercepat denyut jantung
 Membuat cepat lelah
 Menjadikan emosional
 Menurunkan daya tahan tubuh
Pengaruh suara berisik (bising) terhadap prestasi karyawan :
 Melemahkan daya pikir
 Sulit konsentrasi
 Melemahkan daya hitung
 Mengurangi kecepatan kerja
 Memperlambat daya tangkap
 Bekerja lebih lamban dan banyak kesalahan
Beberapa metode untuk mengatasi atau menanggulangi suara bising dalam lingkungan
kerja dikantor adalah :
  Sumber suara dijauhkan dari ruang kantor.
 Menggunakan peredam suara
 Menggunakan penutup telinga
MUSIK
Penggunaan musik dikantor dimungkinkan namun tergantung dari kondisi kerja serta
selera karyawan dalam kantor tersebut.
Secara umum musik dikelompokkan menjadi 2 yaitu yang lembut dan yang penuh
semangat.
  Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, musik yang cocok adalah
musik klasik.
  Untuk pekerjaan yang lebih banyak menggunakan aktivitas fisik atau jenis pekerjaan
yang monoton musik yang cocok adalah musik yang semangat.
UDARA
Udara yang baik atau bersih berpengaruh positif dalam meningkatkan produktivitas,
kualitas kerja, kesehatan, serta semangat kerja. Selain itu udara yang bersih dan segar
dalam lingkungan kerja akan menimbulkan kesan yang baik bagi tamu. Hal-hal yang
menyebabkan menurunnya kualitas udara dalam lingkungan kerja adalah pencemaran
atau polusi.
Berbagai cara untuk mendapatkan udara yang baik antara lain :
1. Jumlah orang yang tepat setiap ruangan
2. Ventilasi udara memadai
3. Menggunakan ruangan ber AC
4.   Mengatasi limbah dan atau asap pabrik
5. Membuat ruangan kerja bebas rokok
6. Menambah tanaman dalam ruangan
SUHU
Suhu atau temperatur ruang kerja merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi
kondisi kenyamanan kerja karyawan perusahaan. Suhu pada ruang kerja mempunyai
pengaruh yang tidak kecil dalam hubungannya dengan tingkat produktivitas
perusahaan. Oleh karena itu dalam perencanaan lingkungan kerja, masalah suhu
ruangan perlu direncanakan dengan baik.
Berbagai cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan suhu ruangan yang tepat
adalah :
1.   Pemasangan AC
2. Ventilasi yang memadai
3. Pemasangan kipas angin
Tata Ruang Kantor
TUJUAN TATA RUANG KANTOR
Dalam menyusun ruangan untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu
dicapai, baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung,
maupun non fungsional seperti keindahan atau citra profesional. Secara rinci tujuan dari
tata ruang antara lain :
1. Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
2. Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
3. Menciptakan kondisi kerja yang baik
4. Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
5. Membangun kesan yang baik bagi pelanggan
6. Memberikan fleksibilitas yang tinggi
7. Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan
PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR
Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-
prinsip berikut :
1. harus mengalir secara terus menerus
2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan
3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah
4. Tidak permanen agar fleksibel
5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan
dari lainnya
7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan
konsentrasi dalam bekerja
 8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat
tenaga
PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR
Komponen perencanaan tata ruang kantor meliputi :
1. Pekerjaan yang harus dilaksanakan
2. Proses yang digunakan
3. Peralatan dan mesin-mesin yang dipakai
4. Ruangan yang tersedia
5. Penerangan yang tersedia
6. Karyawan yang melaksanakan
PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR
Penempatan ruang perkantoran dibedakan menjadi 3 macam :
1.    Tata ruang yang terpisah-pisah misalnya terdiri dari atas kamar-kamar
2.    Tata ruang yang terbuka misalnya ruang kerja luas dan beberapa seksi atau bagian
bekerja bersama dalam satu ruangan
3.    Office landscaping adalah kantor terbuka dengan pengaturan yang membuat
lingkungan kantor lebih modern dan nyaman
FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENEMPATAN
KANTOR
 Bagian yang bekerja sama diletakkan berdekatan
 Bagian yang menggunakan mesin berat diletakkan dilantai bawah
 Bagian yang penting diletakkan dekat pimpinan
 Bagian yang melayani masyarakat diletakkan dibagian depan
 Disediakan ruang untuk arsip dan gudang
Mesin-mesin dan Perkakas Kantor
Penggunaan perkakas dan mesin-mesin kantor merupakan salah satu aspek yang
menarik perhatian untuk fasilitas pekerjaan kantor modern. Pemilihan fasilitas atau
peralatan yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat besar terhadap efisiensi
kantor.
OTOMATISASI KANTOR
Otomatisasi kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan
manajemen perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif
otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen perkantoran.
Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah :
1. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan
kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat.
2. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image
perusahaan
3. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak
membosankan
4. Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif
Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran
antara lain :
 Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam
pekerjaannya.
 Banyak orang yang tidak menyukai perubahan
  Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor
MESIN-MESIN KANTOR
Dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, khususnya dalam
perencanaan mesin-mesin kantor, perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia
dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.
Dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Mesin harus benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan
5. Mutu mesin harus baik
6. Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
7.   Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
8.   Pemeliharaannya mudah
9.   Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
10.   Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan
11.  Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor

PERKAKAS KANTOR
Perkakas kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Dalam
perkakas kantor yang mendapatkan perhatian paling besar adalah meja kursi kantor.
Persyaratan meja kursi kantor adalah :
1. Mulai permukaan sampai lantai tidak tertutup
2. Permukaan meja tidak mengkilat
3. Luas meja tidak berlebihan
4. Tinggi rendah kursi dapat diatur
5.   Kursi cukup kuat dan aman
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membeli perkakas kantor adalah :
1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup dibagian bawah agar mudah dibersihkan
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan
6. Keawetan bahan
7. Risiko kebakaran
ERGONOMIS
Perkakas kantor merupakan alat kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan.
Oleh karena itu dalam pemilihan alat kerja, perusahaan harus memperhatikan kondisi
karyawan sebagai pengguna perkakas tersebut.
Saat ini banyak sekali penyedia peralatan kantor yang mendesain peralatan kerja yang
bersifat ergonomis dengan memperhatikan kenyamanan, keselarasan dan kesehatan.
Ergonomis adalah ilmu yang mempelajari keseimbangan antara peralatan dengan
anatomi tubuh karyawan.
Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor
MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN
Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia
komunikasi yang efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang
efektif adalah bukan seorang pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya
tetapi seorang pemimpin yang bisa membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan
potensinya.
Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan,
mengorganisasikan seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan
menggerakannya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya
karyawan yang bahagia dan mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang
merasa puas. Karyawan yang puas adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya.
SUPERVISI PERKANTORAN
Penyedia atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur,
serta mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal.
Tugas supervisor
 Memimpin aktivitas dalam kelompok
 Mengembangkan bawahan
  Mendelegasikan tugas pada orang lain
Tanggung jawab supervisor
Pada prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral, artinya
secara vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan, secara horisontal harus
bekerja sama atau melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain yang selevel.
Pekerjaan supervisor sangatlah kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang
dihadapi dalam menjalankan tugasnya.
Mengingat beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh
karena itu kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan
antara technical skill dan personal skill.
Technical skill (keterampilan teknis)
Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang
perkantoran misalnya :
1. Kemampuan membuat perencanaan kerja kantor
2. Pengelolaan administrasi
3. Merancang metode dan prosedur kerja
4. Menetapkan standar kerja
5. Evaluasi kerja
6. Pengadaan dan pengalokasian peralatan kantor
7. Merancang dan mengelola formulir dan dokumen-dokumen perkantoran
8. Kemampuan manajerial
9. Kemampuan mengembangkan metode efektif
10. Kemampuan merencanakan dan melaksanakan ide
11. Kemampuan mengelola bawahan
Personal skill (keterampilan personal)
Adalah kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian.
Keterampilan personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :
1. Keterampilan interpersonal yaitu kemampuan mengelola diri sendiri
2. Kemampuan intrapersonal yaitu kemampuan dalam berinteraksi dengan orang
lain
 
SUPERVISI EFEKTIF
 Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :
1.    Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun
motivasi karyawan.
2.    Mempersiapkan menghadapi perubahan
         perubahan visual
         Perubahan pola pikir
         Perubahan sikap mental
3.    Membangun kualitas diri.
         Analisis kejadian
         Cari kualitas diri dari kejadian positif
4.    Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward
5.    Buat tantangan
6.    Fokus pada tujuan
         Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.
         Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu
kegiatan.
Pengembangan Karyawan Kantor
PROGRAM PENGEMBANGAN KARYAWAN
Tujuan program pengembangan karyawan yang biasanya dilakukan dalam bentuk
pelatihan, secara umum dikelompokkan menjadi 3 yaitu :
1. Mengembangkan keahlian
2. Mengembangkan pengetahuan
3. Mengembangkan sikap
Cara pengembangan karyawan yang efektif adalah dengan cara mengadakan pelatihan
secara terus-menerus dan terprogram. Beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan
karyawan yaitu :
1. Analisis kebutuhan pelatihan
2. Mengetahui tujuan pelatihan
3. Mencari pelatih atau trainer yang dibutuhkan
4. Menetapkan tempat dan waktu pelatihan
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN
Agar pelatihan berhasil, maka sebelum melakukan pelatihan harus diketahui dahulu
kebutuhan pelatihan. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan pelatihan tersebut,
sehingga bisa memilih bentuk pelatihan yang tepat. Beberapa masalah yang
membutuhkan pelatihan dalam penyelesaiannya antara lain :
1. Motivasi kerja
2. Masalah produktivitas kerja
3. Kesalahpahaman
4. Budaya kerja yang buruk
5. Etos kerja
6. Keterampilan kerja
7. Kepemimpin yang tidak efektif
8. Perubahan metode atau prosedur kerja dan lain-lain
TUJUAN PELATIHAN
Pelatihan dibutuhkan dengan berbagai tujuan dan alasan antara lain :
 1.  Ada pegawai baru. Perlu memberikan pelatihan kerja setelah perekrutan
karyawan baru sebagai orientasi kerja.
2. Pegawai lama yang mendapatkan tugas baru
3. Pergantian alat kerja
4. Perubahan prosedur atau metode kerja
5. Penyegaran atau refreshing
Manfaat dari pelatihan secara umum akan menambah semangat kerja, meningkatkan
produktivitas, mengurangi kecelakaan kerja, meningkatkan efisiensi pekerjaan yang
berarti juga efisiensi perusahaan.

JENIS-JENIS PELATIHAN
Ada beberapa jenis pelatihan yaitu :
1. Pelatihan induksi yaitu pelatihan yang bertujuan untuk membantu pegawai
menyelesaikan pekerjaannya yang baru
2. Pelatihan pekerjaan yaitu pelatihan tentang instruksi-instruksi khusus untuk
tugas pekerjaan tertentu
3. Pelatihan pengawas yaitu pelatihan untuk para pengawas bagaimana caranya
memeriksa dan mengawasi
4. Pelatihan manajemen yaitu suatu pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan
kemampuan karyawan dalam manajerial
Kesimpulan
Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak  perusahaan memusatkan
perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-
terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja
dengan biaya yang tidak kecil.
Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang
sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran
akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih
murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional
akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.
Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal
bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam
persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.
Pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat
pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program-
program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategi. Pusat-pusat
pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam
melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat
pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika telah disahkan anggaran
dikomunikasikan kepada manajer level menengah dan bawahan untuk dilaksanakan.
Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran
sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan perkataan lain, tiap-
tiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas
tertentu, dan penggabungan program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban
tersebut seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang
lebih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai.
Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja
(pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran.
Laporan kinerja disiapkan dan dikirimkan ke semua level manajemen untuk dievaluasi
kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika
sistem pengendaliananggaran berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan
kepada manajer harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan merupakan
informasi yang terbaru (up to date) dan akurat. Informasi yang relevan adalah informasi
yang dapat membedakan dengan jelasantara biaya yang dapat dikendalikan secara
langsung (controlleble) dengan biaya-biaya yang tidak dapat dikendalikan
(uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban.

Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen

Perkantoran
Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung
performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang
benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup
pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran

meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan
dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan
untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa
ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua
jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih
kecil.

2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan
dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut.
Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan
perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat
dan jelas sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir
(messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem
telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan
penerimaan tamu (reception service).

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan
kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan
dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai,

pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi
pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan
pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada
suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip,
ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan,
perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian
perlengkapan.

sumber : http://www.elpozodeagua.com/
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki
masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun
memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin
hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor.
Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan
yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah
bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka
surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan
evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing),
survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin,
melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan
membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup
kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan
mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan
dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana
meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran,
pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas,
analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.

 SUMBER BUKU
MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan
pertama, Januari 2008
PERBEKALAN ALAT-ALAT KANTOR DAN MESIN-MESIN KANTOR A.

Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering di sampaikan dengan istilah perabotan kantor atau

perlangkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabotan kantor antara lain meja tulis,
kursi, lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud
perlengkapan kantor itu adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan
dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka
perbekalan mempunyai suatu pengertian yaitu mencakup semua barang yang
diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana
pendukung pelaksanaan tugas. Perabotan kantor yaitu segala macam barang/benda
kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabotan kantor
juga bisa diartikan sebagai macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan
penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor
atau office furniture. Misalnya, meja, kursi, lemari, rak, dsb. Aktivitas perbekalan di
dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan, antara lain: 1. Meningkatkan efisiensi
dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas poko organisasi 2. Mengetahui barang
peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang
rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

B.

Macam-macam perbekalan/perabotan

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada
sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan. Tanpa ada
perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada
dasrnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahanbahan
dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam peralatan kantor, antara
lain :

1. Mesin-mesin kantor, adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
memproses pekerjaan kantor. Misalnya : mesin tik, computer, stensil, OHP, mesin foto
copy dsb. 2. Pesawat kantor, adalah semua mesin kantor yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak lain di luar
kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb. 3. Interior kantor, yaitu semua
barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta
ruangan yang serasi. Misalnya gabar, lampu, vas bunga, dsb. Adapun macam-macam
perbekalan yaitu: 
Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.

Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan dsb.

Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris,
papan tulis, kapur tulis dsb.

Macam-macan perbekalan di atas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut: 1.

Ditinjau dari sifatnya, terdiri dari dua kelompok yaitu:  Benda tetap

misalnya tanah, gedung, dan peralatan.

 Benda tidak

tetap misalnya kertas, tinta, kapur, dan lain-lain.

2. Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari empat kelompok yaitu:  Benda peralatan

umum, seperti untuk kelas dan kantor

 Benda peralatan

khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC

 Benda peralatan

laboratorium, seperti rak, OHP, mikroskup, dll.

 Benda peralatan

lain, seperti buku, kendaraan, dll.

3. Ditinjaui dari segi kegunaannya, terdiri dari empat kelompok yaitu  Benda peralatan

untuk kelas, seperti maja, kursi dan papan tulis.

 Benda

peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin

ketik, dan sebagainya. 4. Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok : 
Benda peralatan  Benda

untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.

peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin

ketik dan sebagainya. 5. Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari : 
Benda

tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus

menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya
Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.  Benda

habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis.

Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.

Dalam pengadaan macam-macam perbekalan alat-alat kantor adapun faktor yang

harus diperhatikan agar perbekalan alat-alat kantor tersebut dapat dipergunakan secara
baik 1. Sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan dan kegiatan atau pekerjaan yang
akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan devenitive serta diuji secara kritis,
untuk menjamin bahwa jenis serta jumlah alat-alat/mesin-messin dan perabot itu
esensial dengan demikian benda-benda yang tidak diperlukan dapat dihindarkan. Suatu
analisa yang teliti perlu untuk keperluan ini, terutama harus ada pengetahuan cara apa
yang terbaik untuk melaksanakan suatu kegiatan, sehingga dapat dipilih
alat-alat/perabot yang perlu digunakan sesuai dengan macam kegiatan yang akan
dilaksanakan. Analisa ini harus dilakukan sebelum pengadaan kegiatan 2. Penyesuaian
keperluan dengan situasi setempat

Tiap instansi atau perusahaan mempunyai hakikat pekerjaan, situasi serta kondisi yang
berbeda-beda, sehingga tiap perusahaan mempunyai keperluan alatalat yang berbeda-
beda pula. Oleh karena itu dalam menetapkan jenis dan jumlah alat-alat tersebut
haruslah diadakan penelitian dengan mengingat keperluan serta disesuaikan dengan
hakikat, kondisi,dan situasi masing-masin. Hal ini penting terutama untuk menentukan
penting dan tidaknya menggunakan alat-alat otomatis yang mahal harganya serta biaya
pemeliharaannya, dibandingkan dengan menggunakan lebih tenaga kerja. 3.
Fleksibilitas di dalam kegunaan dan biaya Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu
alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan, tetapi apabila perlu
dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Hal ini erat hubungannya dengan
masalah harga. Misalnya membeli sebuah alat yang dapat dipergunakan untuk dua
macam tujuan adalah lebih murah daripada membeli dua buah alat untuk tiap-tiap
keperluan. Demikian pula fleksibilitas alat-alat ini mempunyai arti untuk masa-masa
berikutnya misalnya apabila ada perubahan-perubahan atau perkembangan aktivitas.
Hal ini, berlaku bagi mesin-mesin maupun bagi perabot-perabot, misalnya meja-meja
tulis dan kursi. Untuk suatu pekerjaan mengetik misalnya, apabila volume pekerjaan itu
betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang khusus untuk pekerjaan itu betul-betul
banyak, maka dibutuhkan seorang khusus untuk pekerjaan mengetik dan alangkah
efektif dan efesiannya apabila dilengkapi dengan meja dan kursi khusus mengetik

C.

Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu

bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: 1. Pengadaan, yaitu
usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui

pembelian,

pembuatan

sendiri,

menyewa/mengontrak

dan

bantuan/sumbangan. 2. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil

pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam
buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri). 3.
Pengeluaran/Pendistribusian,

yaitu

penyaluran

barang

dari

unit

pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada
buku pengeluaran barang. 4. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus
menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-
barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku. Barang-barang
perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada
pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga
untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ; 1. Menurut

Tempat Barang a

Ada dalam gudang/persediaan. Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan

kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari
hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam
seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

Ada dalam pemakaian. Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan
secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya

(menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga
matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. 2. Menurut Jenis Barang a

Barang bergerak (bisa dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan
dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya:
mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke
pusat perbaikan di lain tempat.

Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

3. Menurut Kurun Waktu a

Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan

dan menggunakan sesuai prosedur.

Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester

atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

4. Batasan Mesin Kantor Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat
mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh
suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin
kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik,
dan sebagainya.

Klasifikasi Mesin-mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang
beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin
dan fungsi mesin-mesin kantor .

1. Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a

Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga
manusia atau tenaga murni.

Mesin Listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a .
Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau
bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual,
tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik. b . Mesin elektronik, adalah mesin
kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa
mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. 3.
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu: a . Mesin penghimpun
data atau informasi, contohnya mesin penjilid dan stapler. b . Mesin pemisah,
contohnya misin pembuka surat, mesin pemotong kertas, mesin pelubang kertas, mesin
penghancur dokumen, asahan pensil. c . Mesin pencatat data atau informasi,
contohnya mesin dikte, mesin tik, mesin penomor, mesin pencetak perangko, stampel,
pencatat uang kas, dan microfilm. d . Mesin pengolah data, contohnya mesin jumlah,
mesin hitung, dan computer. e . Mesin pengganda, contohnya mesin stensil, mesin
stensil spiritus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet, dan mesin offset.

f . Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi), contohnya telepon, telex,
facsimile, modem,intercom, radio paging, teleprinter, telafoto, telecopier, dan hand Talk
(HT) g
Mesin mengaman dan penyaman, contohnya pengaman data, kipas angin, air
conditioner, tirai udara.

Mesin pengontrol contohnya mesin presensi dan close circuit television(CCTV)

Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor

Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi
kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesinmesin kantor yang
mempunyai sifat: 1. Elektronis 2. Multifungsi 3. Pengoperasiannya mudah dan simpel 4.
Tenaga listrik yang digunakan kecil 5. Harga relatif murah 6. Ukuran fisik semakin kecil
7. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi 8. Cara kerjanya otomatis
Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai
dampak terhadap: 1. Tenaga kerja  Mutu

dan kualitas tenaga kerja meningkat

 Disiplin  Beban

dan gairah kerja meningkat

kerja dan pikiran menjadi lebih ringan

 Pendapatan

tenaga kerja meningkat

2. Prosedur Kerja  Semakin

mudah

 Semakin

lancar

 Semakin

sederhana

 Semakin
efisien

3. Hasil Kerja  Kualitas  Standar

meningkat

mutu terpenuhi

4. Keseragaman dan keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat Selain
dampak positif perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak negatif, yaitu: 1.
Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin
yang ada 2. Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan
relatif lebih sedikit 3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan
pemborosan 4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan
metode, prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja.

E.

Macam-macam Mesin-mesin kantor

Mesin kantor merupakan alat penunjang suatu alat penunjang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor merupakan segenap peralatan
yang bersifat mekanis, elektris, elektronis, maupun magnetis yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, menggandakan, atau mengirim
keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga

10

yang mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor adalah
antara lain.komputer, telepon, internet, mesin ketik manual dan elektronik Macam-
macam mesin kantor antara lain: 1. Mesin ketik Adalah mesin yang pertama yang
digunakan untuk mencetak kata a

Mesin ketik manual. Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan
perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik

Jenis-jenis mesn ketik manual  Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran
panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan
untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio
 Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator
penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio
 Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10.
Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa
kemana-mana b Mesin ketik elektronik Adalah mesin ketik yang cara kerjanya
digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri
sebagai berikut:  Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik  Komponen dan
cara kerja mesin mekanis  Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik
manual sitambah saklar

11

Mesin hitung uang

Dikantor khususnya pegawai bank sering melakukan pekerjaan hitungmenghitung uang

dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari
pegawai yang bertugas

Memilih Peralatan Kantor Peralatan/perbekalan kantor peralatan/perlengkapan,

terdiri mesin,

dari

pesawat

macam dan

yaitu

interior

Perabot, kantor.

Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam

kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan
sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor
tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk
mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam Peralatan Kantor Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor

ada 5 macam yaitu : 1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang
berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa
diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan
penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor
atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. 2. Peralatan/perlengkapan
kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

12

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi: a. Barang yang

habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak
tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb. b. Barang
yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di

pakai

berulang

kali

atau

tahan

lama.

Misalnya

penggaris, hecter/stepler, gunting dsb. 4. Mesin-mesin kantor adalah segala macam

mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik,
komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb. 5. Pesawat Kantor yaitu semua mesin
kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri
maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb. 6. Interior
kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
Identifikasi Kebutuhan Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus
tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan

tergantung

dengan

kesesuaian

kebutuhan.

Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar
dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar
kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor. Pengisian kode barang berdasarkan
ketentuan yang ada dikantor. Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun
dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui
bendaharawan.

13

Penanganan Perlengkapan Kantor Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan

kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-
langkah berikut: 1. Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh
peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan,
melalui pembelian,

pembuatan

sendiri,

menyewa/mengontrak

dan

bantuan/sumbangan. 2. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil

pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam
buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri). 3.
Pengeluaran/Pendistribusian,

yaitu

penyaluran

barang

dari

unit

pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada
buku pengeluaran barang. 4. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus
menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-
barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor

baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu
dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia
pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan
barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
14

1. Menurut Tempat Barang a

Ada dalam gudang/persediaan. Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan

kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari
hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam
seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b Ada dalam pemakaian. Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan

diletakkan

secara

aman.

Contohnya:

komputer

prosedur

penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara

rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. 2. Menurut Jenis
Barang a

Barang bergerak (bisa dipindahkan). Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan
dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya:
mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke
pusat perbaikan di lain tempat.

b Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan). Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
3. Menurut Kurun Waktu a

Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan

dan menggunakan sesuai prosedur.

b Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester

atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

15