BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang diakukan dalam
organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang
besangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang
berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya
adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata
usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administasi perkantoran,
yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan
tata usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.
Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran , pusat administrasi
(pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran
berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melakukan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat macam
kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan
pencatatan , kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan
pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh
pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan
kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua
tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani
manajemen kedalam dan keluar kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi perkantoran ?
2. Apa saja unsur-unsur administrasi perkantoran ?
3. Apa saja tujuan administrasi perkantoran ?
4. Apa saja fungsi administrasi perkantoran ?
5. Bagaimana karakteristik administrasi perkantoran ?
6. Bagaimana sasaran admnistrasi perkantoran?
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PEMBAHASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Secara Etimologi kata administrasi berasal dari Bahasa latin, yaitu ad yang memiliki arti
intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam arti
sempit , administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknik ketatausahaan
dari suatu perkantoran yang mempunya peran yang sangat penting dalam pelayana terhadap
pelaksanaa pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pemimpin, dan juga membantu
dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian merencanaka,
mengorganisasi ( mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan control),
serta menyelenggarakkan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan
ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
operatif, menghambat pengambilan keputusan /kebijaksanaan oleh pemimpin, dan
menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

1. Unsur Pengorganisasian.
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu
kerangka dari organsasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha
kerja sama mencapai segala tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.

2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan
seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerja sama yang telah ditetapkan bersama-sama bisa benar
benar tercapai.

3. Unsur tata hubungan

Unsur tata hubungan merupakan salah satu dari delapan rangkaian kegiatan yang
berfungsi untuk menyampaikan warta atau berita dari kedua belah pihak agar terjalin
proses kerjasama.

4. Umur kepegawaian
kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan
mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama atau dalam
sebuah kantor.
 5. Unsur keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengolah segi-segi pembelanjaan dalam
usaha kerjasama.

6. Unsur perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian mendaftar

mengadakan mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan atau melenyapkan
seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor

7. Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengolah
mengadakan mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.

8. Unsur perwakilan
Unsur perwakilan merupakan salah satu kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan
sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari
masyarakat usaha/perusahaan.

C. Tujuan Administrasi Perkantoran

1. menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan melaksanakan
mengorganisasikan dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat atau dokumen
sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat
masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengolah administrasi keuangan
sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggung jawabkan.
D. Fungsi Administrasi Perkantoran
Ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran yaitu fungsi rutin,fungsi
teknis, fungsi analisis,fungsi interpersonal ,dan fungsi manajerial.
1. Fungsi rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
persiapan dan pengadaan.
2. Fungsi teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan mengambil keputusan seperti memuat keputusan pembelian barang.
4. Fungsi interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengkoordinasi tim.
5. Fungsi manajerial.
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan,pengorganisasian,
Pengukuran,dan motivasi.

E.Karakteristik administrasi perkantoran

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena berfungsi untuk membantu
pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
2. Bersifat terbuka dan luas
Administrasi perkantoran bersikap terbuka dan luas, artinya semua pelaksanaan tugas kantor
dapat dilakukan, tidak harus di dalam gedung sebagai acuannya.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari
pimpinan hingga karyawan yang paling rendah jabatannya.
F.Sasaran Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (office work) walaupun demikian sasaran administrasi perkantoran sebenarnya
lebih luas bagi cakupannya serta yang disusun oleh Charles libbey adalah sebagai berikut:
1. Ruang perkantoran (office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran
udara, pendingin udara,pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan,ruang pertemuan,
faktor keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan dan pemeliharaan.
2. Komunikasi ( communication).
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh telepon, susunan kabel,
sistem telepon antar kantor, papan pengumuman, pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (office personal).
Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan,latihan, pengujian, kenaikan
pangkat,pergantian,sistem saran, keterlambatan, wawancara ,pemberhentian, fasilitas ruang,
semangat kerjasama dan disiplin.
4. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi mesin kerja,kursi, meja panjang, perlengkapan arsip,
ruang dan peti besi perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan lemari
pembekalan dan kenikmatan rak dan perabotan perpustakaan
5. Peralatan dan mesin (appliances and machines)
Peralatan dan mesin meliputi mesin ketik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain
perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan penilaian peralatan dan
mesin baru.
6. Perbaikan dan keperluan tulis (supplies and stationary).
Pembekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis,kertas
surat,formulir,perbekalan kebersihan,perbekalan pengadaan, penilaian pembekalan baru.
7. Metode.
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil
kerja tulis ,penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (records)
Warkat meliputi pengoordinasian formulir, perancangan formulir,pelayanan, surat-
menyurat,pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan (typing rools), metode
pelaporan,jadwal penyimpanan, praktik kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksanaan (Eksekutif Controls)
Kontrol pimpinan pelaksanaan meliputiperencanaan organisasi, pemusatan atau
pemecahan pelayanan ,perencanaan anggaran, perkiraan (farecasting), pedoman petunjuk
kerja ,latihan pemindahan tugas ,dan analisis tugas pekerjaan.
Namun selain yang di atas ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai. Administrasi sebagai ilmu
(science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip,
diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi sebagai seni (art) merupakan karya seseorang yang dipraktikkannya
dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori
administrasi. Iya berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan
tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia
memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam
melaksanakan tugasnya.
 BAB II
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan.
merencanakan, organisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (lakukan
kontrol) serta menyelenggarakan secara tertib sebagai pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.
Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima
layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ke
tata usahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan atau kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat
perkembangan kemajuan organisasi.
B. SARAN
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan
yang sama penting di bagian lainnya. mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan
yang cukup di bagiannya.
 Daftar Pustaka
Hardayadi,2000.Administrasi Perkantoran untuk manajemen,Bandung:
Sinar Baru
Sugandha,Danna.1986.Manajemen Administrasi, Suatu Pendekatan Sistem Dalam
Manajemen Perkantoran,Bandung:Sinar Baru.
Sukoco,Badri Munir,2007,Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern,Jakarta;Erlangga.