Pengertian Administrasi

 Berasal dari bahasa Latin Ad dan Ministrate :

Pemberian jasa atau bantuan
 Dalam bahasa Inggris administration yg
artinya serve atau to serve yakni melayani
dengan sebaik baiknya (pelayanan prima 3 A )
Attitude
Attention
Action
Administrasi menurut para pakar
 TheLiang Gie :
Segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang yg bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan

 WilliamH. New Man

Pembimbingan, kepemimpinan, dan
pengawasan usaha-usaha sekelompok
orang untuk mencapai tujuan bersama
 Sondang P Siagian
Keseluruhan kerjasama antara dua orang atau lebih
didasarkan rasionalitas terterntu untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan.

 Kamus Besar Bahasa Indonesia

 Usaha kegiatan yg meliputi penetapan tujuan

serta penetapan cara penyelenggaraan

pembinaan organisasi
 Usaha dan kegiatan yg berkaitan dgn

peneyelenggaraan kebijakan utk mencapai tujuan

 Kegiatan yg berkaitan dgn peneyelenggaraan

pemerintahan
 Kegiatan kantor dan tata usaha
Pengertian adm. Perkantoran :
 SecaraUmum : administrasi perkantoran adalah kegiatan yang
berkaitan dengan catat mencatat informasi yang ada secara
sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai
dengan kebutuhan

 Dalam arti luas : administrasi perkantoran adalah serangkaian

kerjasama yg dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi
berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi
untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

 Dalam arti sempit : administrasi perkantoran adalah semua

kegiatan yg bersifat teknis ketata usahaaan yg berperan dalam
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan informasi, dan
kelancaran organisasi.
Ciri – ciri administrasi

1. Dilakukan oleh sekelompok orang

2. Adanya kerja sama
3. Adanya pembagian tugas
4. Memiliki kegiatan yg runtut dlm suatu
proses
5. Memiliki tujuan
Unsur – unsur administrasi
1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Informasi
5. Personalia / kepegawaian
6. Keuangan
7. Perbekalan / sarpras
8. Humas / Publick Relations
Fungsi administrasri
 Fungsi Rutin
fungsi administrasi yg membutuhkan minimal
mencakup pekerjaan kearsipan dan penggandaan.
 Fungsi Teknis
Fungsi administrasi yg membutuhkan pendapat,
keputusan dan ketrampilan perkantoran yg memadai
 Fungsi Analisis
Fungsi adm. yg membutuhkan pemikiran yg kritis
dan kreatif disertai kemampuan pengambilan
keputusan seperti membuat keputusan pemeblian
barang
 Fungsi manajerial
Fungsi adm. yg membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran dan
pemotivasian
 Fungsi Interpersonal

Fungsi adm. Yg membutuhkan penilaian dan

analisi sebagai dasar pengambilan keputusan
serta ketrampilan yg berhubungan dengan
orang lain seperti mengkoordinasikan team.
Ruang lingkup adm. perkantoran
1. Kegiatan Kantor
Terdiri atas kegiatan planning, organizing,
actuanting, dan controling.
2. Sarana dan prasarana kantor
Meliputi seluruh sarana dan prasarana
kantor (gedung, peralatan, tanah)
1) Planning
 Perencanaan gedung
 Tata ruang kantor
 Pencahayaan/ventilasi
 Sarpras
 Anggaran
 Standar pekerjaan
 dll
2. Organizing
 Pembagian tugas pekerjaan agar lebih efektif
dan efisien
 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik

dengan atasan maupun bawahan

 Penyediaan sarana dan prasarana yang tepat

sesuai dengan jenis pekerjaan untuk

memudahkan karyawan dalam bekerja
3. Actuating
 Penggunaan teknik yang efektif dalam
pengawasan
 Penggunaan teknik yang fektif dalam

memotivasi bawahan
 Pemberian bantuan pada karyawan dalam

pemecahan masalah pekerjaan

 Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
 Perancangan cara komunikasi yang efektif

dengan karyawan
 Penggunaan tolak ukur yang adil dalam

penggajian
4. Controling
 Penggunaan peralatan dan perabot kantor
 Metode-metode dan standarisasi pekerjaan

kantor
 Kualitas pekerjaan kantor
 Pelayanan kantor
 Waktu
 Biaya perkantoran
Karakteristik administrasi pekantoran
 Bersifat terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dpt dilakukan dimana saja tidak
terbatas ruang dan waktu

 Bersifat Pelayanan
Berfungsi melayani pekerjaan inti / pekerjaan lain
agar berjalan efektif dan efisien

 Dilaksanakan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja
mulai dari pimpinan sampai bawahan
Azas azas administrasi perkantoran
 Azas perencanaan :
segala sesuatu yg akan dilaksanakan dlm sebuah organisasi
harus terencana untuk menghindari in efektifas dan in efisiensi

 Azas penyederhanaan
Alur dan koordinasi kerja dibuat sesederhana mungkin untuk
mencapai efektifitas dan efisiensi kerja

 Azas penggabungan
Pekerjaan yg sejenis atau mirip hendaknya digabungkan untuk
mencapai efektifitas dan efisiensi kerja

 Azas penghapusan
Sebagai konsekuensi azas penggabungan maka pekerjaan yg
dpt digabungkan hendaknya dihapuskan
Tujuan adm. perkantoran
 Menghimpun
Kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya segala
informasi yg belum ada sehingga siap untuk digunakan
 Mencatat

Membubuhkan dgn alat tulis informasi yg diperlukan

sehingga terwujud tulisan yg terbaca, terkirim, dan
tersimpan
 Mengolah

Kegiatan mengolah informasi

 Menggandakan

Memperbanyak informasi dgn berbagai cara dan alat

 Mengirim

Kegiatan menyampaikan dgn. Berbagai cara dan alat

 Menyimpan/pengarsipan

Meletakkan informasi dgn berbagai cara dan alat di tempat

yg aman sehingga jika diperlukan dpt degn mudah
ditemukan
Pekerjaan adm.